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Existen dos tipos de mensajes.
- Mensajes de alerta, son usados cuando se quiere informar al usuario de alguna información importante, estos mensajes son mostrados en una ventana emergente y deben ser cerrados por el usuario antes de proseguir en el proceso.
- Mensajes en línea inferior de la pantalla, son usados para informar al usuario sobre la acción realizada así como para indicar algún tipo de ayuda.
Guía de uso
El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al administrador/gestor del sistema.
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Desde esta opción se recogen notificaciones que contempla el sistema de carácter general.
Cuando se recoge una notificación la información que se facilita es la siguiente:
- Descripción de la notificación junto con estado de vigencia de la misma,
- Remitente de la notificación
- Opción para poner copia a y copia oculta,
- Asunto de la notificación,
- Cuerpo de la notificación
- Por exigencia de los administradores algunos cuerpos de notificación van en formato HTML, y en estos casos aunque el sistema permite modificar dicho cuerpo se aconseja al administrador que contacte con el personal de informática para que lo hagan ellos.
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Este formulario es el más importe del subsistema de estudiantes ya que proporciona todo el expediente del estudiante respecto a las prácticas extracurriculares que ha hecho en el COIE. 
Cuando se entra a la opción de expediente el sistema en primer lugar solicita que se seleccione al estudiante del que se desea ver el expediente mostrando el formulario de "consulta de estudiantes en prácticas", en el que se tendrá que introducir los criterios/filtros para la selección.
Hecho esto el gestor tendrá dos opciones:
- Consultar el expediente de un estudiante
- Realizar una nueva inscripción de un estudiante en prácticas extracurriculares
A continuación se detallan cada una de las opciones indicadas.
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Para poder ver el expediente de prácticas extracurriculares de un estudiante primero hay que seleccionar al estudiante.
El sistema permite hacer la selección del estudiante contando con los siguientes filtros:
- Por curso académico (opcional). En caso de marcar un curso académico restringirá la selección a los estudiantes inscritos en prácticas extracurriculares en el curso académico introducido.
- Por empresa/delegación (opcional). En caso de marcar una empresa restringirá la selección a los estudiantes de prácticas extracurriculares que han realizado alguna práctica con la empresa indicada. El sistema como ayuda permite buscar a la empresa por razón social/CIF en la base de datos corporativa de las empresas que tienen relación con el COIE.
- Por número de oferta (opcional). En caso de informar de un número de oferta la selección se restringirá a los estudiantes de prácticas que han realizado prácticas vinculadas a la oferta en cuestión.
- Por estudiante (opcional). El sistema como ayuda permite la búsqueda de un estudiante por apellidos/nombre.
- Por tutor (opcional). Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un tutor UMU o a un tutor Empresa. Como ayuda el sistema permite buscar al tutor según colectivo al que pertenezca, por apellidos/nombre y por e-mail.
Para hacer una búsqueda de estudiantes de prácticas por lo menos de debe introducir un filtro.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda el gestor deberá hacer click en el botón de buscar 
que hay justo después de los criterios de selección.
Si la selección no devuelve ningún estudiante o se quiere hacer una nueva búsqueda se deberá hacer click en el botón de nueva búsqueda 
que hay en el margen derecho debajo de los criterios de selección.
Una vez hecha la selección mostrará de cada estudiante seleccionado su NIF, apellidos y nombre, teléfonos de contacto y e-mail, dando la opción de consultar su expediente haciendo click en el botón 
que se encuentra en la misma línea en la que aparece el estudiante
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En este apartado se gestionan los anexos e informes finales de las prácticas realizadas por el estudiante, al igual que en el apartado de prácticas la pantalla se divide en Histórico y ficha de la práctica.
Para cada práctica se podrá gestionar:
- Anexos: pudiendo indica fecha de impresión y generar el documento.
- Certificado: pudiendo indica fecha de impresión y generar el documento así como podremos marcar la práctica como NO CERTIFICABLE (Una práctica marcada como no certificable se puede volver a marcar como certificable en cualquier momento).
- Informes finales de estudiante, tutor empresa y tutor UMU. Se dará opción a:
- Para los informes del tutor empresa y tutor UMU se podrá marcar la fecha de cumplimentación sin realmente ser cumplimentados.
- Se podrá generar el documento con la plantilla del informe final para los tres modelos.
- Se podrá confeccionar el informe final.
- Se podrá eliminar el informe final existente.
Modif./Renun./Resci
En este apartado se gestionan las modificaciones, renuncias y rescisiones realizadas sobre las prácticas del estudiante, al igual que en el apartado de prácticas la pantalla se divide en Histórico y ficha de la práctica.
- Modificaciones: Se mostrara sin opción a ser modificadas las modificaciones realizadas en la ficha de las prácticas detallando el dato cambiado y el valor anterior y posterior al cambio (auditoria), también puede darse el caso de que el estudiante o empresa solicite la modificación de algún valor de la práctica, en este caso el administrador podrá aceptar o rechazar al solicitud y el sistema abra la ficha de la práctica para que el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Renuncias: El sistema mostrara las solicitudes de renuncia presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Rescisiones: El sistema mostrara las solicitudes de rescisión presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
Seguros
En este apartado se gestionan los seguros vinculados a la práctica, la pantalla se divide en dos bloques, 'Seguros nacionales' y 'Seguros Extranjeros'.
El sistema mostrara los seguros existentes y dará opción a ser tramitados o eliminados.
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En este apartado se podrán gestionar los certificados de prácticas extracurriculares del estudiante. Se podrán realizar las siguientes acciones.
- Realizar una petición de certificado: Certificar las prácticas realizadas por el estudiante.
- Ver detalles de lo que se va a certificar.
- Visualizar el certificado tal cual se va a generar.
- Generar e imprimir para ser firmado de forma manual.
- Generar e imprimir para ser firmado con firma digital (enviar portafirmas).
- Histórico de certificados emitidos.
- Realizar una petición de certificado: Certificar las prácticas realizadas por el estudiante.
El sistema mostrara la relación de certificados ya emitidos al estudiante.
- En caso de estar firmado digitalmente se podrá descargar la copia autentica del portafirmas.
- Ver los detalles de las prácticas certificadas en el documento.
- Visualizar el certificado. (en caso de no estar ya firmado).
- Rechazar el certificado. (en caso de no estar ya firmado).
- Enviar al portafirmas para su firma digital (en caso de no estar ya firmado).
Se ha incluido la gestión de peticiones de certificados CRAU por lo que en esta pantalla se podrán previsualizar, rechazar y enviar al portafirmas.
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En este apartado se podrán gestionar los documentos vinculados a las prácticas extracurriculares que han sido recogidos por los administradores y registrados en el sistema.
Existen dos apartados:
- Documentos registrados: Documentos ya registrados en el sistema, sobre ellos se podrán realizar las siguientes acciones.
- Enviar por correo electrónico.
- Descargar para su visualización.
- Eliminar del expediente del estudiante.
- Enviar por correo los documentos seleccionados de la lista.
- Registrar un nuevo documento: para ellos se deberá indicar la inscripción (curso académico) a la que se vincula y una breve descripción lo suficientemente descriptiva del documento, el documento se podrá obtener de un escáner o de un documento ya almacenado en el sistema.
- Documentos registrados: Documentos ya registrados en el sistema, sobre ellos se podrán realizar las siguientes acciones.
Consulta estudiante
Este formulario se usa para ver de una forma rápida y resumida las prácticas extracurriculares y curriculares que un estudiante ha realizado. 
Como ayuda el sistema dará opción a buscar el estudiante por dni, nombre o correo electrónico.
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Este formulario se usa para ver la relación de estudiantes de movilidad de la Universidad de Murcia estén registrados en el sistema de prácticas o no. 
Los parámetros de consulta que el sistema ofrece son:
- Curso académico de estancia.
- Identificador del estudiante.
- Titulación a la que esta vinculada.
- Centro al que esta vinculado
- País de origen
Y la información que se muestra es:
- Identificador del estudiante.
- Apellidos, nombre.
- Teléfonos.
- Correo electrónico.
- Titulación o centro al que esta vinculado.
- Periodo de estancia.
- País de origen.
El sistema da opción a exportar estos datos a hoja de cálculo.
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Este formulario se usa para gestionar las preselecciones de los estudiantes ya sea por estudiante, entidad u oferta. 
Se pueden realizar las siguientes acciones.
- Búsqueda de preselecciones: Pudiendo filtrar por curso académico, empresa, oferta o estudiante, y ordenar el resultado por fecha de alta, número de oferta o por estado de la inscripción.
- Insertar una nueva preselección: Podremos insertar una nueva preselección para un estudiante.
- Cambiar de estado las preselecciones existentes.
- En caso de ser aceptado el sistema abrirá la pantalla de prácticas para que el administrador registre la práctica en la que ha sido seleccionado el estudiante.
- Se podrá enviar a la empresa para que realice la selección.
- También se podrá rechazar, marcar como auto-descartado, descartado COIE, no seleccionado u Otra oferta. En caso de rechazo se podrá indicar el motivo.
Seguros
Este formulario se usa para gestionar los seguros de prácticas extracurriculares para los estudiantes. Este formulario se divide en dos pestañas, seguros nacionales y seguros extranjeros, mostrando en cada pestaña los estudiantes con el tipo de seguro indicado. 
Las acciones que pueden realizarse son:
- Se podrá eliminar un seguro previamente registrado.
- Tramitar los seguros pendientes de tramitación.
- Imprimir informes con los seguros pendientes y tramitados.
Certificado histórico
Este formulario se usa para gestionar los certificados de prácticas extracurriculares de los estudiantes, el sistema solicitara el identificador del estudiante del cual deseamos gestionarlos y una vez indicado el sistema abrirá el apartado de 'Cert. Histórico' de su expediente para proceder a la gestión.
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Este formulario se usa para controlar los informes finales pendiente de cumplimentar, ya sea por el estudiante, tutor UMU o tutor empresa.
El sistema dispone de los siguientes filtros para realizar la consulta.
- Curso académico.
- Informe pendiente: pudiendo indicar un solo tipo o que este pendiente de cualquiera de ellos.
- Con solicitud de beca CARM. En caso de estar indicado el sistema solo mostrara los estudiantes que han solicitado este tipo de beca.
El sistema dispone de las siguientes acciones que pueden ser realizadas por el administrador.
- Imprimir Informe: Imprime un informe con los estudiantes visualizados en pantalla.
- Enviar notificación a todos: Abre la pantalla de envío de notificaciones con el tipo 'Envío E-mail cumplimentar informes finales a tutores y estudiantes' y ya con los parámetros preestablecidos en la pantalla de consulta para que el administrador modifique el texto si es necesario y realice en envío.
- Enviar notificación SMS a todos: Abre la pantalla de envío de notificaciones con el tipo 'Envío SMS a estudiantes Inf. Finales no cumplimentados' y ya con los parámetros preestablecidos en la pantalla de consulta para que el administrador modifique el texto si es necesario y realice en envío.
Las notificaciones se enviaran solo a los que les falte por cumplimentar el informe en cada caso.
Para cada una de las prácticas visualizadas el administrador podrá consultar los detalles de los informes finales pulsando sobre el botón 'Detalles'.
Mostrando la siguiente información:
- Información de la práctica: Numero de oferta, empresa y plaza ocupada.
- Información del estudiante. Datos del estudiante, indicador de si esta cumplimentado el informe final, fecha de la cumplimentación y fechas en las que se le ha enviado notificación para su cumplimentación.
- Información del tutor empresa. Datos del tutor, indicador de si esta cumplimentado el informe final, fecha de la cumplimentación y fechas en las que se le ha enviado notificación para su cumplimentación.
- Información del tutor UMU. Datos del tutor, indicador de si esta cumplimentado el informe final, fecha de la cumplimentación y fechas en las que se le ha enviado notificación para su cumplimentación.
El sistema da opción a enviarle un SMS o correo electrónico de forma individual. (Se enviara a los que les falte por cumplimentar el informe).
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En esta pantalla se pueden gestionar los certificados de las prácticas que han sido autorizadas por los tutores universidad.
Esta pantalla se divide en tres bloques:
- Parámetros de consulta: deberemos indicar el identificador el tutor del cual deseamos gestionar sus certificados.
- Histórico de certificados: En este bloque aparecerán los certificados ya emitidos al tutor seleccionado, la información que se muestra es, fecha de emisión del certificado, numero de estudiantes tutelados, estado del certificado y un indicador para indicar si el certificado ha día de hoy esta actualizado (SI) o existen estudiantes no incluidos en dicho certificado y que pueden ser certificados también (NO).
Para cada uno de los certificados se podrá descargar (si el certificado esta firmado digitalmente), visualizar el certificado emitido (si no esta firmado digitalmente) o enviar al portafirmas para su firma digital si aun no lo esta.
- Generar nuevo certificado: en este bloque están los botones para generar un nuevo certificado dando opción a:
- Visualizar el certificado que se va a generar antes de ser generado.
- Generar e imprimir para su firma manual.
- Generar y enviar al portafirmas para su firma digital.
- Generar nuevo certificado: en este bloque están los botones para generar un nuevo certificado dando opción a:
Tutores Empresa
Se han definido dos pantallas para los tutores, una de consulta y otra para la gestión de los certificados.
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En esta pantalla se pueden gestionar los tutores empresa definidos en el sistema.
Esta pantalla se divide en cuatro bloques:
- Parámetros de consulta: Podremos buscar por identificador y nombre del tutor o entidad.
- Tutores: Lista de tutores que cumplen con los filtros introducidos.
- Ficha tutor seleccionado: mostrara la ficha completa del tutor que hemos seleccionado en la lista de tutores anterior.
- Podremos crear un nuevo tutor pulsando sobre el botón 'Nuevo Tutor'.
- Podremos consultar los datos personales pulsando sobre el botón 'Datos Personales'.
- Podremos cambiar la clave de acceso Web del tutor empresa pulsando sobre 'Clave Web', tras el cambio de clave el sistema dará opción de enviarle una notificación al tutor con la nueva clave generada.
- Empresas de las que es o ha sido tutor: mostrara la relación de empresas de las que ha sido tutor de prácticas extracurriculares dando opción a ser modificadas o insertar nuevas.
Proceso de unificar fichas tutores empresa.
Dado que históricamente en el sistema se guardaban fichas de tutores empresa SIN DNI se ha dado el caso de tener tutores duplicados con el mismo nombre unos con DNI y otros sin el, para ir corrigiendo esta situación el administrador utilizando el botón 'UNIFICAR FICHAS' podrá unificar en una sola ficha los tutores visualizados en la lista de tutores.
Para poder realizar la unificación es obligatorio que al menos uno de los tutores de la lista tenga el dni registrado en el sistema.
Para evitar que se unifiquen fichas por error el sistema una vez pulsado sobre 'UNIFICAR FICHAS' realizara las siguientes comprobaciones y pedirá confirmación para cada una de ellas.
- En la lista de tutores seleccionados existe más de uno con dni informado.
- En la lista de tutores seleccionados existe más de un nombre distinto.
Con el fin de que el administrador que esta realizando el proceso haga una última comprobación antes de realizar la unificación el sistema mostrara una lista con los tutores seleccionados para ser unificados y solicitara expresamente que se realice dicha unificación. 
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En esta pantalla se pueden gestionar los certificados de las prácticas que han sido autorizadas por los tutores empresa.
Las solicitudes de certificados deben ser realizadas por los propios tutores a través de la opción Web habilitada a tal fin. 
Esta pantalla se divide en tres bloques:
- Parámetros de consulta: podremos filtrar los tutores que deseamos gestionar por titulación, empresa o indicando directamente el identificador el tutor (como ayuda el sistema dará opción a realizar la búsqueda por nombre y correo electrónico).
- Histórico de certificados: En este bloque aparecerán los certificados ya emitidos al tutor seleccionado, la información que se muestra es, fecha de emisión, identificador el tutor, empresa, titulación, estado y un indicador para indicar si el certificado ha día de hoy esta actualizado (SI) o existen estudiantes no incluidos en dicho certificado y que pueden ser certificados también (NO), el sistema ampliara en la parte inferior de la pantalla indicando razón social de al empresa y delegación y descripción de la titulación del certificado seleccionado de la lista.
Para cada uno de los certificados se podrá descargar (si el certificado esta firmado digitalmente), visualizar el certificado emitido (si no esta firmado digitalmente), rechazar la petición de certificado realizado por el tutor vía Web o enviar al portafirmas para su firma digital si aun no lo esta.
- Generar nuevo certificado: En esta opción el sistema nos permitirá generar los certificados el tutor pendientes de emitirse, así como enviar al portafirmas los emitidos y no firmados digitalmente.
Informes
Este formulario se usa para generar los informes sobre los tutores de prácticas extracurriculares.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
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Este formulario es uno de los mas importantes del sistema junto con el expediente del estudiante ya que proporciona toda la información sobre las ofertas realizadas por las empresas para la realización en ellas de prácticas extracurriculares por parte de los estudiantes del la Universidad de Murcia.
Cuando se entra a la opción de ofertas el sistema en primer lugar solicita que se seleccione la oferta que se desea gestionar mostrando el formulario de "consulta de ofertas de prácticas", en el que se tendrá que introducir los criterios/filtros para la selección.
Hecho esto el gestor tendrá tres opciones:
- Consultar el expediente de la oferta
- Confeccionar una nueva oferta de una empresa.
- Gestionar las preselecciones de la oferta seleccionada.
A continuación se detallan cada una de las opciones indicadas.
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Para poder ver la información de la oferta para la realización de prácticas extracurriculares de los estudiantes primero hay que seleccionar la oferta.
El sistema permite hacer la selección de la oferta contando con los siguientes filtros:
- Por curso académico (opcional). En caso de marcar un curso académico restringirá la selección a las ofertas registradas en prácticas extracurriculares en el curso académico introducido.
- Numero de oferta (opcional) En caso de marcar un numero de oferta el sistema solo seleccionara esta.
- Por empresa/delegación (opcional). En caso de marcar una empresa restringirá la selección a las ofertas de prácticas extracurriculares que ha realizado la empresa indicada. El sistema como ayuda permite buscar a la empresa por razón social/CIF en la base de datos corporativa de las empresas que tienen relación con el COIE.
- Por tutor (opcional). Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un tutor UMU o a un tutor Empresa. Como ayuda el sistema permite buscar al tutor según colectivo al que pertenezca, por apellidos/nombre y por e-mail.
- Por titulación solicitada (opcional). Se pueden filtrar las ofertas dirigidas a una determinada titulación. Como ayuda el sistema permite buscar la titulación según la tipología y denominación.
- Por centro de las titulaciones solicitadas (opcional). Se pueden filtrar las ofertas dirigidas a un determinado centro, teniendo en cuenta los centros en los que se imparten las titulaciones para las que esta definida la oferta. Como ayuda el sistema permite buscar el centro por denominación.
Para hacer una búsqueda de ofertas por lo menos debe introducir un filtro.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda el gestor deberá hacer click en el botón de buscar que hay justo después de los criterios de selección.
Si la selección no devuelve ninguna oferta o se quiere hacer una nueva búsqueda se deberá hacer click en el botón de nueva búsqueda que hay en el margen derecho debajo de los criterios de selección.
Una vez hecha la selección mostrará de cada oferta seleccionada su curso académico, numero de oferta, empresa y delegación, periodo de vigencia de la oferta, estado, numero de plazas ofertadas y numero de plazas libres, dando la opción de consultar su expediente haciendo click en el botón (+)que se encuentra en la misma línea en la que aparece la oferta
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En esta opción el sistema mostrara la relación de plazas generadas para la oferta y de cada una de ellas mostrara.
- estudiante asignado.
- Detalle de la plaza.
- Detalle de la práctica definida para el estudiante que la ocupa.
En caso de estar vacante la plaza el sistema permitirá asignarle un estudiante y crear la práctica correspondiente enlazando con el expediente del estudiante.
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En este proceso se gestionan las peticiones por parte de las empresas para crear ofertas de prácticas extracurriculares ya sean de la CARM (peticiones PRADO), peticiones de estudiantes de informática o del resto de estudiantes.
El gestor podrá aceptar o rechazar las peticiones realizadas. En caso de ser aceptadas el sistema guiara al gestor por las diferentes pantallas que debe cumplimentar (crear oferta, práctica, etc.) para dar por aceptada la petición.
Estudiantes
--Pendiente de completar
Preselección de candidatos
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En este proceso se gestionan peticiones de estudiantes realizadas por las empresas vía Web.
Los diferentes tipos de peticiones que se gestionan son:
- Aceptaciones libres de estudiantes. La empresa solicita un estudiante por iniciativa propia.
- Aceptación selección. La empresa selecciona un estudiante de los que le ha enviado el COIE.
- Aceptación prorrogas.
- Aceptación de rechazos de estudiantes. La empresa rechaza el estudiante que el COIE les ha enviado.
El gestor podrá aceptar o rechazar las peticiones realizadas. En caso de ser aceptadas el sistema guiara al gestor por las diferentes pantallas que debe cumplimentar (crear oferta, práctica, etc.) para dar por aceptada la petición.
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- Paso 1. Introducimos el cif y la delegación si la hubiere de la entidad que va a crear la ofertapetición.
- Paso 2. Pulsamos el botón Nueva Aceptación Libre que nos llevara a la pantalla web para introducir los datos de la oferta. La oferta se crea validada y con todos los controles pasados.petición.
- Paso 3. Una vez creada la oferta petición se habilita el botón Crear Práctica Práctica. Al pulsar se enlaza con la pantalla de aceptación y se simula la pulsación del botón 'Aceptar Solicitud' que ya hace todo el circuito hasta crear la práctica.
Si el proceso falla en algún punto se cancela el proceso y se borra la oferta creada. También se dispone de un botón Cancelar Proceso para hacerlo de forma manual.
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El sistema dispone de opciones para que el gestor pueda suplantar la identidad de los diferentes roles que intervienen en la parte Web para comprobar su funcionamiento. Estos roles son:
- Empresa.
- Tutor empresa.
- Tutor UMU.
- Coordinador UMU.
- estudiante.
El sistema a la hora de suplantar abrirá un navegador y solicitara la cuenta de correo o el dni de la persona que se desea suplantar y permitirá visualizar y realizar las mismas acciones que dicha persona puede realizar desde la Web de prácticas en empresa.
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Este formulario se usa para la consultar y modificación las solicitudes de becas ya registradas en el sistema.
El sistema permitirá indicar los siguientes filtros para realizar la consulta.
- Año o curso académico de la convocatoria.
- Convenio.
- Dni del solicitante.
- Nº de solicitud.
- Nº de orden de la solicitud.
- Estado de la subvención.
Una vez introducidos los filtros pulsando sobre 'Consultar' el sistema mostrara la relación de solicitudes de beca que cumplen con dichos filtros así como una serie de indicadores totales de la convocatoria.
Para cada solicitud existe un botón etiquetado como '+' para poder consultar y modificar la solicitud existente en la misma línea.
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