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Para que el sistema pueda funcionar correctamente hay que comprobar que la información introducida en lo que se denomina "tablas maestras" este cumplimentada de forma correcta y este actualizada.
A continuación se recogen las tablas maestras que contempla el sistema:
Parámetros generales
Desde esta pantalla los administradores del COIE pueden marcar datos parametrizados importantes, de cara a la puesta en marcha del sistema de prácticas para un curso académico y al sistema de control de las mismas.
Aparece con un menú izquierdo lateral donde poder modificar
- Fechas
- Restricciones
- Avisos
- Normativa
- Aseguradora
- Exención Beca
- Estos parámetros deben revisarse antes del inicio de cada nuevo curso académico.
- Especialmente importantes son los datos relativos a restricciones.
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Desde este apartado el administrador puede consultar y mantener actualizadas las zonas y municipios de cada provincia.
Para cada provincia se puede consultar las zonas en las que se desglosa la provincia de cara al COIE y para zona de puede consultar los municipios que la componen.
Centro/
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Coordinador – > Esta opción ya no existe como tal en el menú
El sistema permite consultar el coordinador vinculado a cada Centro.
Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite tener un coordinador de prácticas extracurriculares vinculado a cada Centro.
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- Descripción de la notificación junto con estado de vigencia de la misma,
- Remitente de la notificación
- Opción para poner copia a y copia oculta,
- Asunto de la notificación,
- Cuerpo de la notificación
- Por exigencia de los administradores algunos cuerpos de notificación van en formato HTML, y en estos casos aunque el sistema permite modificar dicho cuerpo se aconseja al administrador que contacte con el personal de informática para que lo hagan ellos.
Envío de mensajes
-- Opción pendiente de completar
Gestión de firmantes
Esta opción permite recoger que persona/s deben firmar los distintos documentos que emite el sistema, pudiendo indicar el orden en caso de ser necesario. 
A la hora de recoger el firmante/s de un documento se deberá indicar de forma obligatoria el identificador de la persona/s que lo debe/n firma siendo opcional la indicación del cargo (solo es necesario si el documento así lo exige).
Coordinadores – Opción pendiente de completar
- Centro → Coordinador vinculado a cada centro. Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite tener un coordinador de prácticas extracurriculares vinculado a cada centro.
- Titulación → Coordinador vinculado a cada titulación.
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Prácticum – Opción pendiente de completar
- Permisos Registro
- Asignaturas con preferencia
Estudiantes
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. Inscripciones, prácticas y prórrogas
Este subsistema esta accesible desde el menú de "estudiantesEstudiantes". Pinchando en el mismo se muestran los apartados que están disponibles del mismo.
A continuación se recoge de forma detallada la información que recogen los distintos apartados que componen el subsistema.
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Este formulario es el más importe del subsistema de estudiantes ya que proporciona todo el expediente del estudiante respecto a las prácticas extracurriculares que ha hecho en el COIE. 
Cuando se entra a la opción de expediente el sistema en primer lugar solicita que se seleccione al estudiante del que se desea ver el expediente mostrando el formulario de "consulta de estudiantes en prácticas", en el que se tendrá que introducir los criterios/filtros para la selección.
Hecho esto el gestor tendrá dos opciones:
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- Por curso académico (opcional). En caso de marcar un curso académico restringirá la selección a los estudiantes inscritos en prácticas extracurriculares en el curso académico introducido.
- Por empresa/delegación (opcional). En caso de marcar una empresa restringirá la selección a los estudiantes de prácticas extracurriculares que han realizado alguna práctica con la empresa indicada. El sistema como ayuda permite buscar a la empresa por razón social/CIF en la base de datos corporativa de las empresas que tienen relación con el COIE.
- Por número de oferta (opcional). En caso de informar de un número de oferta la selección se restringirá a los estudiantes de prácticas que han realizado prácticas vinculadas a la oferta en cuestión.
- Por estudiante (opcional). El sistema como ayuda permite la búsqueda de un estudiante por apellidos/nombre.
- Por tutor (opcional). Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un tutor UMU o a un tutor Empresa. Como ayuda el sistema permite buscar al tutor según colectivo al que pertenezca, por apellidos/nombre y por e-mail.
- Por centro. Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un centro concreto. La pantalla dispone de una lista con los posibles valores de los centros.
Para hacer una búsqueda de estudiantes de prácticas por lo menos de debe introducir un filtro.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda el gestor deberá hacer click en el botón de buscar 
que hay justo después de los criterios de selección.
Si la selección no devuelve ningún estudiante o se quiere hacer una nueva búsqueda se deberá hacer click en el botón de nueva búsqueda 
que hay en el margen derecho debajo de los criterios de selección.
Una vez hecha la selección mostrará de cada estudiante seleccionado su NIF, apellidos y nombre, teléfonos de contacto y e-mail, dando la opción de consultar su expediente haciendo click en el botón 
que se encuentra en la misma línea en la que aparece el estudiante
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El expediente consta de los siguientes apartados:
- ResumenInscripciones
- Insc. Prácticas
- Prácticas/Prórrogas
- Informes/Anexos
- Modificaciones/Rescisiones/Renuncias
- Incidencias
- Seguros
- Becas CARM
- Becas Empresa
- Becas RuralesPreselecciones
- Insc. Ofertas
- Aceptaciones
- Certificado HistóricoCertificados
- Documentos
- Asistencia BS
- Valoración
Cuando se pincha en la opción de consulta de expediente aparece un formulario que recoge en el margen de la izquierda un menú con los apartados indicados anteriormente y en el resto de la pantalla por defecto se muestra el resumen del expediente de prácticas extracurriculares del estudiante seleccionado.
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Si se elije esta opción, el sistema mostrará un formulario con la siguiente apariencia: 
Donde se puede ver para un estudiante las titulaciones en las que esta o ha estado inscrito y para cada una de ellas las prácticas realizadas.
Existe también un bloque en el que se muestra un resumen de las prácticas curriculares que el estudiante ha realizado.
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Seleccionando del bloque anterior una inscripción, el sistema cargara la ficha de la inscripción con todos sus detalles. 
estudianteEstudiante
En este apartado se recogen:
- Preferencias de la práctica. Son las preferencias del estudiante en relación a la práctica que quiere realizar, tales como periodo en que desea realizar la práctica y zona/provincia/municipio que prefiere.
- Disponibilidades del estudiante. Se recoge si el estudiante tiene carné de conducir, si tiene coche, si tiene posibilidad de desplazarse, si solo quiere prácticas que sean remuneradas, si posee conocimientos en informática básica y si le viene mejor algún tipo de horario en particular para la realización de la práctica.
- Contacto. En este apartado se recogen los datos de contacto del estudiante, teléfonos de contacto, teléfonos del estudiante registrados en la base de datos corporativa (solo a título informativo ya que no se pueden tocar), indicador de si desea recibir información por e-mail e indicador de si desea recibir información vía SMS.
- Observaciones. Este campo va dirigido al gestor con objeto de que recoja las observaciones en relación a la inscripción que estime oportunas.
Existe Existe un botón 'Expediente académico' para consultar la nota informativa expedida por gestión académica del expediente del estudiante. También existe la posibilidad de cambiar la titulación por la que esta inscrito el estudiante 'Cambiar titulación'.
Conocimiento/Idiomas
En este apartado se recogen los conocimientos e idiomas que el estudiante aporta a su inscripción, desglosándose en:
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Titulaciones UMU finalizadas
Este apartado es de solo consulta y se mostraran las titulaciones finalizadas en la Universidad de Murcia.
Prácticas/
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prórrogas
En este apartado se gestionan las prácticas extracurriculares que el estudiante ha o esta realizando, al igual que en el apartado de inscripciones la pantalla se divide en dos bloques.
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Oferta/Plaza/Beca
En este bloque se puede visualizar información sobre la oferta a la que esta vinculada la práctica, así como de la plaza ocupada por el estudiante y los detalles de la o las becas concedidas al estudiante (este apartado puede ser actualizado).
Fechas e informes
En este bloque se pueden gestionar los anexos, certificados e informes finales de los tutores (para estos existe otro apartado en el expediente donde se amplia la funcionalidad).
Además de los apartados mencionados el sistema cuenta con una serie de opciones que pueden ser realizadas utilizando los botones existentes, como pueden ser:
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- Modificaciones: Se mostrara sin opción a ser modificadas las modificaciones realizadas en la ficha de las prácticas detallando el dato cambiado y el valor anterior y posterior al cambio (auditoria), también puede darse el caso de que el estudiante o empresa solicite la modificación de algún valor de la práctica, en este caso el administrador podrá aceptar o rechazar al solicitud y el sistema abra la ficha de la práctica para que el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Renuncias: El sistema mostrara las solicitudes de renuncia presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Rescisiones: El sistema mostrara las solicitudes de rescisión presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
Incidencias
--Apartado pendiente de completar
Seguros
En este apartado se gestionan los seguros vinculados a la práctica, la pantalla se divide en dos bloques, 'Seguros nacionales' y 'Seguros Extranjeros'.
El sistema mostrara los seguros existentes y dará opción a ser tramitados o eliminados.
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