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- Registrar y actualizar los plazos asociados a una determinada convocatoria
- Recoger los integrantes de cada Comisión/Comité
- Enviar comunicaciones/notificaciones para informar del paso a una nueva fase/proceso
Registro/actualización plazos convocatoria. Periodos especiales. Comisiones. Personal de Gestión. Documentos. Envío encuestas
Una vez se accede a la plataforma, si se dispone de un rol de gestor (personal de la Unidad para la Calidad que dispone de acceso a la aplicación), se podrá acceder a registrar/actualizar los plazos de una convocatoria desde el menú lateral que dispone la aplicación, apartado "Convocatorias"
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La información que de cada convocatoria se registra y que es actualizable se puede ver pinchando en los distintos apartados como por ejemplo "Editar fechas" 
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Envío comunicaciones/notificaciones
El sistema está preparado para poder enviar comunicaciones/notificaciones en determinados momentos del proceso. En algunos casos se hace simplemente una comunicación y en otros casos una notificación. Las comunicaciones disponen de un sistema de configuración para los gestores.
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Estas son las etiquetas básicas que se han definido, a la hora de confeccionar de las diferentes plantillas puede surgir la necesidad de incluir alguna etiqueta más.
Cargar datos Profesorado a evaluar
Desde el listado de convocatorias se ha puesto una opción para que los administradores de la herramienta puedan cargar los datos del profesorado a evaluar.
Una vez abierta la convocatoria, los usuarios con Rol administrador/gestor dispondrán de una opción para poder cargar el profesorado a evaluar.
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El sistema le guiará paso a paso durante el proceso.
Paso 1 Seleccionar fichero
En este paso deberemos de cargar en el sistema el fichero con los datos del personal docente al que se le va a realizar la evaluación.
Paso 2 Seleccionar columnas
En este paso deberemos de seleccionar que columna es la que contiene la información identificativa del personal docente.
Como ayuda para poder seleccionar las columnas se mostrara el encabezado de cada columna
Una vez se proporcione la información aparecerá el resultado de la carga informando de los errores.
Paso 3 Corregir ramas y generar expedientes
Si el gestor quiere proceder a la carga (solo se cargará lo correcto) deberá pulsar el botón de "Generar expedientes". El sistema pedirá confirmación:
El sistema procederá a la carga del personal docente que es correcto en el fichero adjuntado. Debido a que el número de expedientes a crear puede ser bastante grande y que en este punto se obtendrán también las evidencias de cada uno de ellos el proceso puede tardar unos minutos, por lo que se ha implementado la carga en diferido, es decir el sistema permitirá que se sigan haciendo otras gestiones en la aplicación y mostrará la evolución de la carga cuando esta se consulte.
Hasta llegar al final del proceso
Una vez finalizado mostrará el resumen de la carga realizada.
Nota: en este caso no se ha carga ningún expediente nuevo porque el fichero usado ya había sido cargado previamente.
A partir de este punto ya se pueden consultar los expedientes y evidencias UMU generadas. Una vez realizadas las comprobaciones necesarias el siguiente paso es "Enviar comunicado al profesorado que va a ser evaluado"
Listado de cargas de datos
En la pantalla de carga de datos, se ha añadido un botón para poder acceder a las cargar de datos que se han hecho en la aplicación, lo que se ha llamado "Historial de cargas".
En este listado, está la información de las diferentes cargas que se han hecho, así como la opción de descarga el fichero que se usó para hacer la carga.
Comunicado al profesorado que va a ser evaluado
El acceso al envío de esta comunicación esta en el apartado de convocatorias.
Una vez lanzado el proceso el sistema informara del último envío realizado y en caso de repetirse el envío solo enviará la comunicación al profesorado que previamente no se le haya enviado (esto es así por si se produce una segunda carga de profesorado).
La plantilla de la comunicación se puede consultar en el apartado "Plantillas de correo" con la descripción "Notifica al solicitante del alta en DOCENTIUM para ser evaluado".
El sistema antes de proceder al envio pedirá confirmación al gestor.
El proceso aparte de enviar la comunicación por email al profesorado también creara el expediente en el Gestor de Expedientes para su futura tramitación por las diferentes comisiones que intervienen en la evaluación, por tanto el proceso puede tardar algunos minutos. Al igual que en el proceso de carga el sistema irá informando de la evolución que va realizando.
Registro de documentos asociados a la convocatoria
Existe la posibilidad de registrar documentos asociados a la convocatoria, por ejemplo el 'Informe CEUM' una vez finalizado el proceso de evaluación. Para ello se ha habilitado para los gestores un nuevo apartado 'Tipo de documentos' donde se deben registrar los diferentes tipos que se pueden asociar.
Se mostrara la siguiente patalla.
En ella podremos realizar las siguientes actuaciones:
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