¿Qué es Gestión de órganos colegiados?

Gestión de órganos colegiados (GOC) es una aplicación pensada para convocar y gestionar las reuniones de los órganos colegiados de la Universidad de Murcia. Es el caso del Claustro, el Consejo de Gobierno, el Consejo de Dirección, el Consejo Social, el Consejo del Estudiantado, las Juntas de Centro (Facultad y Escuela), el Consejo de Instituto y la Junta Permanente, los Consejos de Departamento y la Junta Permanente o la Junta Electoral, entre otros. 

Esta herramienta cubre todo el proceso de organización de una reunión desde su convocatoria hasta el cierre del acta. Así, la aplicación facilita los trámites y posibilita, desde una misma plataforma, convocar una reunión, añadir los puntos del orden del día, adjuntar documentación y enviar la convocatoria a los miembros de un órgano colegiado para que reciban la información de la reunión y confirmen su asistencia. Se ha integrado un sistema de votación electrónica para las reuniones telemáticas y prevé la votación secreta para que no se conozca el sentido del voto de las personas asistentes, cuando un punto del orden del día lo requiera. Una vez realizada la reunión, permite incluir el resultado de los acuerdos y deliberaciones y, acto seguido, cerrar el acta, validarla, firmarla digitalmente y archivarla para que quede guardada en un histórico. Es decir, desde un mismo espacio se almacena y gestiona toda la información y datos de una reunión. 

Para solicitar el Alta en la aplicación, puede consultar el Procedimiento de solicitud de alta aquí.

Acceso a la aplicación

La aplicación se accede a través de un navegador, en la dirección siguiente:

• https://goc.um.es/goc 

Tipos de usuario en la aplicación

Es una herramienta que facilita las tareas para convocar las reuniones de los diferentes órganos colegiados y gestionar la información sobre los acuerdos que se toman. La aplicación está destinada sobre todo a Secretaría General, el Personal Técnico de Gestión de Administración y Servicios (PTGAS), y al Personal Docente Investigador (PDI) que forme parte de los cualquier órgano colegiado de la Universidad de Murcia, así como los posibles invitados a los que se les quiera dar acceso a la documentación de las reuniones. 

En esta aplicación hay dos roles diferentes:

• Gestores del órgano: tiene acceso a las pantallas de Miembros (de cuyos Órganos está autorizado), Reuniones e Histórico de reuniones (de las reuniones a las que tiene acceso). Cada uno de los usuarios puede acceder y consultar las reuniones que está convocando, las del órgano al que pertenece o aquellas que le convocan como miembro, así como realizar las acciones que le haya autorizado el administrador/a. Mediante esta aplicación, los convocantes remiten la información y datos de una reunión a los asistentes, tanto a los miembros de los órganos colegiados como a los invitados, que pueden ser fijos o puntuales. Además, pueden configurar la votación electrónica de los diferentes puntos del orden del día.

• Vocales de órgano: tienen acceso únicamente a las Ficha de la Reuniones, que contienen la documentación para las reuniones, así como el Histórico de reuniones en las que has sido convocado. También es posible confirmar la asistencia a la reunión, realizar las votaciones y obtener el certificado de asistencia a una reunión.

Página de inicio de GOC

Cuando se accede a GOC, la primera pantalla que aparece es parecida a la siguiente:

PENDIENTE DE TENER LA VERSION DEFINITIVA CON LA CONFIGURACION DE UMU

Desde el menú principal de la aplicación podéis acceder a las siguientes pantallas:

• Órganos: esta pestaña permite gestionar los órganos concretos que se podrán convocar a una reunión, así como los autorizados a hacer una convocatoria y los invitados fijos que podrán asistir a las reuniones o consultar la información de forma permanente. Podéis obtener más información en Gestionar Órganos (PENDIENTE).

• Miembros: se pueden gestionar las personas que forman parte de los órganos y que, por lo tanto, pueden ser convocadas a una reunión. Si desea más información, consulte Gestionar Miembros. (PENDIENTE)

• Reuniones: espacio donde se crean y se convocan las reuniones. Acá también podéis editar sus características y añadir los puntos del orden del día. Consulte ¿como se convoca una reunión? para obtener más información.

• Histórico de reuniones: lista de las reuniones ya realizadas y desde donde se puede acceder al acta con el resultado de acuerdos y deliberaciones. Si queréis obtener más información ver Histórico de Reuniones. 

En cualquier momento podéis pulsar la palabra Ayuda, situada en la parte superior derecha, para enlazar con este manual que explica el funcionamiento de la aplicación.

A continuación, en los siguientes puntos del manual, se explican con detalle todas las acciones y tareas que permite hacer GOC. 

Características de un Órgano Colegiado

Aunque los Gestores del órgano no tienen acceso a la Gestión de Órganos de la aplicación, es importante entender las posibles opciones de configuración disponibles para un órgano, y que se puede solicitar su configuración a través del Procedimiento para la solicitud del alta, o a través de un Dumbo a ATICA.

• Nombre del órgano colegiado. Ejemplos: "Junta de Facultad de Matemáticas". "Consejo de Departamento de Derecho Administrativo", "Comisión de Investigación".
• E-mail que será utilizado como remitente en el envío de convocatorias y comunicaciones del órgano en general.
• Procedimiento de votación: Ordinario / Abreviado. Si selecciona abreviado, las votaciones electrónicas estarán disponibles desde el momento que se envíe la convocatoria de la reunión. 
• Convocar sin orden del día: SI/NO. Si dice que si, las reuniones pueden ser convocadas sin orden del día.
• Delegación de voto múltiple: SI/NO. Si dice que si, varios miembros del órgano pueden delegar el voto en la misma persona.
• Voto doble del Presidente: SI/NO. Si dice que si, en caso de empate en una votación, el voto del Presidente vale el doble.
• Ver delegaciones: SI/NO. Si se quiere que se muestren las delegaciones de los miembros.
• Habilitar acta provisional: SI/NO, Si se dice que sí, las reuniones generarán un borrador del acta y se tendrá acceso a ella desde la ficha de la reunión.
• Permite abstención de voto: SI/NO. Si lo queremos, las personas miembro se podrán abstener en las votaciones.
• Mostrar asistentes: SI/NO. Muestra explícitamente la asistencia o ausencia de los miembros.
• Enviar cambios a ausentes: SI/NO. Envía avisos de cambio a los miembros que no asisten.
• Listado de correos electrónicos de personas AUTORIZADAS. Estas personas tendrán permiso para poder convocar una reunión del órgano colegiado. 
• Cargo de la/s personas que deben firmar el acta oficial de las reuniones del órgano.
• Unidad productora que será la responsable del expediente electrónico que se cree en el Gestor de Expedientes.

Además, los órganos pueden tener un conjunto de:

• Personas AUTORIZADAS, que serán las personas que pueden gestionar los miembros del órgano, crear reuniones, o acceder al histórico de reuniones, y a los oficios.
• Invitados. Si se desea, se puede tener permanente un conjunto de personas Invitadas, que tendrán acceso a las Fichas de las Reuniones, y por tanto a la documentación. Estas personas no formarán parte del órgano, ni podrán participar en las votaciones.

Gestión de miembros del órgano

¿Cómo se añade un miembro a un órgano?

Desde esta pestaña, también podéis agregar nuevos miembros a un órgano concreto.

Tal y como se indica en la imagen de abajo, en primer lugar, tenéis que seleccionar el Órgano donde queréis insertar un nuevo miembro. En segundo lugar, tenéis que hacer clic en el botón y, después, en la nueva ventana que se abra, seleccionar a la persona que queréis incluir como miembro. Una vez hecho esto, tenéis que adjudicarle un cargo entre los que se ha o los que habéis definido con anterioridad, podéis marcar si Es miembro nato o no de este órgano y, por último, pulsar Actualizar. Siguiendo estos pasos habéis colocado un nuevo miembro en el órgano para que pueda asistir a la reunión y consultar toda la información.

 Es necesario que tenga en cuenta que los miembros natos son aquellas personas que están obligadas a votar en ciertas votaciones y no se pueden abstener. La aplicación considera, por defecto, al presidente/a y al secretario/a como miembros natos, pero podéis añadir más marcando manualmente la opción de miembro nato.

Además, recuerde que las personas que tengan el cargo de secretario o secretaria y el de presidente o presidenta podrán configurar la votación telemática y cerrarla. Podéis obtener más información en ¿Cómo se configura la votación electrónica? (COMPLETAR)

 Es necesario que tenga en cuenta que los miembros natos son aquellas personas que están obligadas a votar en ciertas votaciones y no se pueden abstener. La aplicación considera, por defecto, al presidente/a y al secretario/a como miembros natos, pero podéis añadir más marcando manualmente la opción de miembro nato.

Además, recuerde que las personas que tengan el cargo de secretario o secretaria y el de presidente o presidenta podrán configurar la votación telemática y cerrarla. Podéis obtener más información en ¿Cómo se configura la votación electrónica? (COMPLETAR Y ENLAZAR)

¿Qué sucede si añado un miembro del órgano con reuniones ya creadas?

En el caso de añadir miembros nuevos al órgano, posteriormente a la creación de una reunión, es necesario sincronizar de manera explícita estos miembros desde la pantalla de gestión de reuniones. Si no se realiza, no podrá ser convocada y no recibirá las comunicaciones pertinentes.

Desde la pantalla de reuniones, es necesario que seleccione la reunión ya creada y, seguidamente, a través del botón Acciones, pulse sobre Sincronizar y miembros y cargos de la reunión.

Convocatoria y gestión de reuniones

Las personas autorizadas son los usuarios encargados de hacer las convocatorias de las reuniones. A continuación, se detalla el procedimiento a seguir para crear una reunión, añadir los puntos del orden del día, adjuntar la documentación necesaria, enviar la convocatoria a los asistentes y obtener la hoja de firmas.

Crear una reunión

Para generar una nueva reunión, tenéis que ir a la pestaña Reuniones del menú principal. En esta pantalla, parecida a la bandeja de entrada de un correo electrónico, cada usuario únicamente puede ver las reuniones que haya convocado o todas las del órgano colegiado del que es autorizado.

Las columnas muestran el Asunto, la Fecha yla Duración de las reuniones ya convocadas, además de indicar si se ha adjuntado algún documento o si ya ha sido o no enviada la convocatoria.

Para crear una nueva reunión, simplemente tenéis que hacer clic en el botón Añadir. Veréis que se abra la ventana de la Nueva Reunión donde tenéis que rellenar varios campos de información, así como especificar los órganos asistentes.

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Para poder convocar una reunión, como mínimo, tenéis que rellenar los campos obligatorios: Asunto, Fecha y Órganos asistentes.

• Asunto: materia o tema de la reunión.

• Fecha: Se indica la fecha de la reunión y la Hora de inicio. Si ponéis una fecha anterior a la actual, el sistema os advertirá con un mensaje en el momento que hacéis clic en Guardar. Si queréis, también tenéis la opción de especificar la Duración.

• Órganos asistentes: tenéis que señalar cuál o cuáles son los órganos colegiados que queréis convocar en la reunión, entre aquellos que tenéis autorización y, por tanto, tenéis acceso a ellos. Conviene que tengáis presente que sin definir los miembros de la reunión no podréis enviar la convocatoria. Podéis agregarlos y elegirlos a través del icono de la cruz que aparece en la parte derecha como se ve en la imagen de abajo. 

• Admite votación: se debe indicar si la reunión está sujeta a votación o no.

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Si os equivocáis podéis borrar el órgano seleccionado a través del icono del aspa que aparece a la derecha:

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También es importante destacar que existe una función para poder sincronizar a los miembros y cargos de un órgano en una reunión ya creada. Es una opción útil para cuando se afiale un miembro a un órgano que ya tiene reuniones creadas. En este caso, es necesario que seleccione la reunión en la pantalla Reuniones y a través del botón Acciones pulse Sincronizar miembros y cargos de la reunión.

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También tenéis la posibilidad de duplicar una reunión, manteniendo el orden del día y dejando en blanco los acuerdos, las deliberaciones y la documentación de los puntos. Solo hace falta que marque la reunión que queramos clonar, haga clic en el botón Acciones y prepárese Duplicar la reunión. Entonces se abrirá la ventana para definir la reunión donde deberéis especificar la Fecha y el Número de sesión. Esta opción está pensada para agilizar la creación de las reuniones de los órganos que siempre son iguales.

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Establecimiento colaborativo de la fecha y hora de la reunión

Al crear la reunión, es posible configurarla para establecer la fecha y hora de la reunión de manera colaborativa entre los convocados. Esta opción es especialmente útil cuando se quiere consensuar la disponibilidad antes de fijar la reunión.

Para ello, en la ventana de Nueva reunión, encontraréis una nueva opción para activar el modo colaborativo de selección de fecha y hora. Al activarla:

Se desactivará la selección tradicional de Fecha y Hora de inicio.

Se podrán definir varias propuestas de días y horas para que los convocados puedan votar.

¿Cuál es el funcionamiento del proceso colaborativo?

1. Propuestas de fecha y hora.
   El convocante puede añadir varias combinaciones de fecha y hora como propuestas.

2. Envío de la convocatoria.
   El aviso no se envía al apretar el botón Guardar. La convocatoria debe enviarse manualmente desde el menú Acciones. El correo electrónico incluirá un mensaje informativo y un enlace a la página donde los convocados podrán consultar y votar las propuestas. Este enlace también estará disponible en la ficha de la reunión.

3. Votación de las propuestas.
   Los convocados podrán acceder a la página de propuestas y votar las opciones que prefieran.

4. Selección de la fecha definitiva.
   La propuesta con más votos se destacará, pero será el convocante quien decidirá finalmente qué fecha y hora se establecen.

5. Cierre de la votación .
   Cuando se envíe la convocatoria definitiva, se fijará la fecha y hora de la reunión. A partir de este momento:

• Ya no se podrán votar más propuestas.

• Sólo el convocante podrá modificar la fecha y hora desde la opción de edición de la reunión.

Características de una reunión

Añadir puntos del orden del día

Puntos del orden del día con votación telemática

Adjuntar y consultar documentos

Enviar la convocatoria y mensajes electrónicos a los asistentes

Añadir invitados a una reunión

Obtener la hoja de firmas

¿Cómo se cierra, se archiva el acta y se genera el expediente de una reunión?

Funcionalidad disponible para los vocales y miembros del órgano