¿Qué es Gestión de órganos colegiados?

Gestión de órganos colegiados (GOC) es una aplicación pensada para convocar y gestionar las reuniones de los órganos colegiados de la Universidad de Murcia. Es el caso del Claustro, el Consejo de Gobierno, el Consejo de Dirección, el Consejo Social, el Consejo del Estudiantado, las Juntas de Centro (Facultad y Escuela), el Consejo de Instituto y la Junta Permanente, los Consejos de Departamento y la Junta Permanente o la Junta Electoral, entre otros. 

Esta herramienta cubre todo el proceso de organización de una reunión desde su convocatoria hasta el cierre del acta. Así, la aplicación facilita los trámites y posibilita, desde una misma plataforma, convocar una reunión, añadir los puntos del orden del día, adjuntar documentación y enviar la convocatoria a los miembros de un órgano colegiado para que reciban la información de la reunión y confirmen su asistencia. Se ha integrado un sistema de votación electrónica para las reuniones telemáticas y prevé la votación secreta para que no se conozca el sentido del voto de las personas asistentes, cuando un punto del orden del día lo requiera. Una vez realizada la reunión, permite incluir el resultado de los acuerdos y deliberaciones y, acto seguido, cerrar el acta, validarla, firmarla digitalmente y archivarla para que quede guardada en un histórico. Es decir, desde un mismo espacio se almacena y gestiona toda la información y datos de una reunión. 

Para solicitar el Alta en la aplicación, puede consultar el Procedimiento de solicitud de alta aquí.

Acceso a la aplicación

La aplicación se accede a través de un navegador, en la dirección siguiente:

• https://goc.um.es/goc 

Tipos de usuario en la aplicación

Es una herramienta que facilita las tareas para convocar las reuniones de los diferentes órganos colegiados y gestionar la información sobre los acuerdos que se toman. La aplicación está destinada sobre todo a Secretaría General, el Personal Técnico de Gestión de Administración y Servicios (PTGAS), y al Personal Docente Investigador (PDI) que forme parte de los cualquier órgano colegiado de la Universidad de Murcia, así como los posibles invitados a los que se les quiera dar acceso a la documentación de las reuniones. 

En esta aplicación hay dos roles diferentes:

• Gestores del órgano: tiene acceso a las pantallas de Miembros (de cuyos Órganos está autorizado), Reuniones e Histórico de reuniones (de las reuniones a las que tiene acceso). Cada uno de los usuarios puede acceder y consultar las reuniones que está convocando, las del órgano al que pertenece o aquellas que le convocan como miembro, así como realizar las acciones que le haya autorizado el administrador/a. Mediante esta aplicación, los convocantes remiten la información y datos de una reunión a los asistentes, tanto a los miembros de los órganos colegiados como a los invitados, que pueden ser fijos o puntuales. Además, pueden configurar la votación electrónica de los diferentes puntos del orden del día.

• Vocales de órgano: tienen acceso únicamente a las Ficha de la Reuniones, que contienen la documentación para las reuniones, así como el Histórico de reuniones en las que has sido convocado. También es posible desde estas páginas realizar las votaciones y obtener el certificado de asistencia a una reunión.

Página de inicio de GOC

Cuando se accede a GOC, la primera pantalla que aparece es parecida a la siguiente:

Desde el menú principal de la aplicación podéis acceder a las siguientes pantallas:

• Órganos (Solo para usuarios Administradores): esta pestaña permite gestionar los órganos concretos que se podrán convocar a una reunión, así como los autorizados a hacer una convocatoria y los invitados fijos que podrán asistir a las reuniones o consultar la información de forma permanente. 

• Tipos de órgano (Solo para usuarios Administradores): desde aquí, se pueden añadir o quitar los tipos de órgano que maneja la aplicación. Actualmente están definidos: Consejo de Gobierno, Junta de Facultad o Escuela, Consejo de Departamento, Comisión o Órgano Colegiado general.

• Miembros: se pueden gestionar las personas que forman parte de los órganos y que, por lo tanto, pueden ser convocadas a una reunión. Si desea más información, consulte Gestionar Miembros. 

• Reuniones: espacio donde se crean y se convocan las reuniones. Acá también podéis editar sus características y añadir los puntos del orden del día. Consulte ¿como se convoca una reunión? para obtener más información.

• Histórico de reuniones: lista de las reuniones ya realizadas y desde donde se puede acceder al acta con el resultado de acuerdos y deliberaciones. Si queréis obtener más información ver Histórico de Reuniones. 

• Cargos (Solo para usuarios Administradores): A través de esta función se pueden gestionar los cargos que pueden tener los diversos miembros convocados a una reunión.

En cualquier momento podéis pulsar la palabra Ayuda, situada en la parte superior derecha, para enlazar con este manual que explica el funcionamiento de la aplicación.

A continuación, en los siguientes puntos del manual, se explican con detalle todas las acciones y tareas que permite hacer GOC. 

Características de un Órgano Colegiado

Aunque los Gestores del órgano no tienen acceso a la Gestión de Órganos de la aplicación, es importante entender las posibles opciones de configuración disponibles para un órgano, y que se puede solicitar su configuración a través del Procedimiento para la solicitud del alta, o a través de un Dumbo a ATICA.

• Nombre del órgano colegiado. Ejemplos: "Junta de Facultad de Matemáticas". "Consejo de Departamento de Derecho Administrativo", "Comisión de Investigación".
• E-mail que será utilizado como remitente en el envío de convocatorias y comunicaciones del órgano en general.
• Procedimiento de votación: Ordinario / Abreviado. Si selecciona abreviado, las votaciones electrónicas estarán disponibles desde el momento que se envíe la convocatoria de la reunión. 
• Convocar sin orden del día: SI/NO. Si dice que si, las reuniones pueden ser convocadas sin orden del día.
• Delegación de voto múltiple: SI/NO. Si dice que si, varios miembros del órgano pueden delegar el voto en la misma persona.
• Voto doble del Presidente: SI/NO. Si dice que si, en caso de empate en una votación, el voto del Presidente vale el doble.
• Ver delegaciones: SI/NO. Si se quiere que se muestren las delegaciones de los miembros.
• Habilitar acta provisional: SI/NO, Si se dice que sí, las reuniones generarán un borrador del acta y se tendrá acceso a ella desde la ficha de la reunión.
• Permite abstención de voto: SI/NO. Si lo queremos, las personas miembro se podrán abstener en las votaciones.
• Mostrar asistentes: SI/NO. Muestra explícitamente la asistencia o ausencia de los miembros.
• Enviar cambios a ausentes: SI/NO. Envía avisos de cambio a los miembros que no asisten.
• Listado de correos electrónicos de personas AUTORIZADAS. Estas personas tendrán permiso para poder convocar una reunión del órgano colegiado. 

Además, los órganos pueden tener un conjunto de:

• Personas AUTORIZADAS, que serán las personas que pueden gestionar los miembros del órgano, crear reuniones, o acceder al histórico de reuniones, y a los oficios.
• Invitados. Si se desea, se puede tener permanente un conjunto de personas Invitadas, que tendrán acceso a las Fichas de las Reuniones, y por tanto a la documentación. Estas personas no formarán parte del órgano, ni podrán participar en las votaciones.

Gestión de miembros del órgano

¿Cómo se añade un miembro a un órgano?

Desde esta pestaña, también podéis agregar nuevos miembros a un órgano concreto.

Tal y como se indica en la imagen de abajo, en primer lugar, tenéis que seleccionar el Órgano donde queréis insertar un nuevo miembro. En segundo lugar, tenéis que hacer clic en el botón y, después, en la nueva ventana que se abra, seleccionar a la persona que queréis incluir como miembro. Una vez hecho esto, tenéis que adjudicarle un cargo entre los que se ha o los que habéis definido con anterioridad, podéis marcar si Es miembro nato o no de este órgano y, por último, pulsar Actualizar. Siguiendo estos pasos habéis colocado un nuevo miembro en el órgano para que pueda asistir a la reunión y consultar toda la información.

 Es necesario que tenga en cuenta que los miembros natos son aquellas personas que están obligadas a votar en ciertas votaciones y no se pueden abstener. La aplicación considera, por defecto, al presidente/a y al secretario/a como miembros natos, pero podéis añadir más marcando manualmente la opción de miembro nato.

Además, recuerde que las personas que tengan el cargo de secretario o secretaria y el de presidente o presidenta podrán configurar la votación telemática y cerrarla. Podéis obtener más información en ¿Cómo se configura la votación electrónica? (COMPLETAR)

¿Qué sucede si añado un miembro del órgano con reuniones ya creadas?

En el caso de añadir miembros nuevos al órgano, posteriormente a la creación de una reunión, es necesario sincronizar de manera explícita estos miembros desde la pantalla de gestión de reuniones. Si no se realiza, no podrá ser convocada y no recibirá las comunicaciones pertinentes.

Desde la pantalla de reuniones, es necesario que seleccione la reunión ya creada y, seguidamente, a través del botón Acciones, pulse sobre Sincronizar y miembros y cargos de la reunión.

Convocatoria y gestión de reuniones

Las personas autorizadas son los usuarios encargados de hacer las convocatorias de las reuniones. A continuación, se detalla el procedimiento a seguir para crear una reunión, añadir los puntos del orden del día, adjuntar la documentación necesaria, enviar la convocatoria a los asistentes y obtener la hoja de firmas.

Crear una reunión

Para generar una nueva reunión, tenéis que ir a la pestaña Reuniones del menú principal. En esta pantalla, parecida a la bandeja de entrada de un correo electrónico, cada usuario únicamente puede ver las reuniones que haya convocado o todas las del órgano colegiado del que es autorizado.

Las columnas muestran el Asunto, la Fecha yla Duración de las reuniones ya convocadas, además de indicar si se ha adjuntado algún documento o si ya ha sido o no enviada la convocatoria.

Para crear una nueva reunión, simplemente tenéis que hacer clic en el botón Añadir. Veréis que se abra la ventana de la Nueva Reunión donde tenéis que rellenar varios campos de información, así como especificar los órganos asistentes.

Para poder convocar una reunión, como mínimo, tenéis que rellenar los campos obligatorios: Asunto, Fecha y Órganos asistentes.

• Asunto: materia o tema de la reunión.

• Fecha: Se indica la fecha de la reunión y la Hora de inicio. Si ponéis una fecha anterior a la actual, el sistema os advertirá con un mensaje en el momento que hacéis clic en Guardar. Si queréis, también tenéis la opción de especificar la Duración.

• Órganos asistentes: tenéis que señalar cuál o cuáles son los órganos colegiados que queréis convocar en la reunión, entre aquellos que tenéis autorización y, por tanto, tenéis acceso a ellos. Conviene que tengáis presente que sin definir los miembros de la reunión no podréis enviar la convocatoria. Podéis agregarlos y elegirlos a través del icono de la cruz que aparece en la parte derecha como se ve en la imagen de abajo. 

• Admite votación: se debe indicar si la reunión está sujeta a votación o no.

Si os equivocáis podéis borrar el órgano seleccionado a través del icono del aspa que aparece a la derecha:

También es importante destacar que existe una función para poder sincronizar a los miembros y cargos de un órgano en una reunión ya creada. Es una opción útil para cuando se afiale un miembro a un órgano que ya tiene reuniones creadas. En este caso, es necesario que seleccione la reunión en la pantalla Reuniones y a través del botón Acciones pulse Sincronizar miembros y cargos de la reunión.

También tenéis la posibilidad de duplicar una reunión, manteniendo el orden del día y dejando en blanco los acuerdos, las deliberaciones y la documentación de los puntos. Solo hace falta que marque la reunión que queramos clonar, haga clic en el botón Acciones y prepárese Duplicar la reunión. Entonces se abrirá la ventana para definir la reunión donde deberéis especificar la Fecha y el Número de sesión. Esta opción está pensada para agilizar la creación de las reuniones de los órganos que siempre son iguales.

Establecimiento colaborativo de la fecha y hora de la reunión

Al crear la reunión, es posible configurarla para establecer la fecha y hora de la reunión de manera colaborativa entre los convocados. Esta opción es especialmente útil cuando se quiere consensuar la disponibilidad antes de fijar la reunión.

Para ello, en la ventana de Nueva reunión, encontraréis una nueva opción para activar el modo colaborativo de selección de fecha y hora. Al activarla:

• Se desactivará la selección tradicional de Fecha y Hora de inicio.
• Se podrán definir varias propuestas de días y horas para que los convocados puedan votar.

¿Cuál es el funcionamiento del proceso colaborativo?

1. Propuestas de fecha y hora.
   El convocante puede añadir varias combinaciones de fecha y hora como propuestas.

2. Envío de la convocatoria.
   El aviso no se envía al apretar el botón Guardar. La convocatoria debe enviarse manualmente desde el menú Acciones. El correo electrónico incluirá un mensaje informativo y un enlace a la página donde los convocados podrán consultar y votar las propuestas. Este enlace también estará disponible en la ficha de la reunión.

3. Votación de las propuestas.
   Los convocados podrán acceder a la página de propuestas y votar las opciones que prefieran.

4. Selección de la fecha definitiva.
   La propuesta con más votos se destacará, pero será el convocante quien decidirá finalmente qué fecha y hora se establecen.

5. Cierre de la votación. 
   Cuando se envíe la convocatoria definitiva, se fijará la fecha y hora de la reunión. A partir de este momento:

   1. Ya no se podrán votar más propuestas.

   2. Sólo el convocante podrá modificar la fecha y hora desde la opción de edición de la reunión.

Características de una reunión

Aparte de los campos obligatorios para poder convocar una reunión, también podéis incluir otros datos complementarios y opcionales:

• Fecha envío convocatoria: se puede programar el día en que queremos enviar la convocatoria, y se enviará hacia las 8:00.

• Duración: podéis poner la duración estimada de la reunión.

• Hora de finalización: en este campo, una vez celebrada la reunión, podéis indicar la hora de finalización real de la reunión para que conste en el acta. 

• Convocatoria comienzo reunión: tras finalizar la reunión podéis concretar en qué convocatoria comenzó la reunión, para que conste en el acta. Así quedará reflejado si se inició, por ejemplo, en la segunda convocatoria.

• Segunda convocatoria: se puede especificar la hora de inicio si hay señalada una segunda convocatoria.

• Número de sesión: permite indicar el número de sesión de la reunión si la tiene.

• Admite votación: se debe indicar si la reunión está sujeta a votación o no.

• Opciones (por defecto la aplicación marca las siguientes opciones):

  • Admite suplencias: si dejamos marcada esta opción, los convocados con un cargo que permita suplentes podrán delegar su asistencia en otra persona. El asistente lo indicará, posteriormente, desde la ficha de la reunión cuando se le notifica la convocatoria. Para obtener más información consulte Gestionar Suplencias. 

  • Admite delegación de voto: si esta opción está marcada, los miembros que no puedan asistir a una reunión podrán delegar su voto en otro de los miembros del órgano convocado. El asistente también podrá decidir a quién delega su voto desde la ficha de la reunión. Si desea más información, ver Delegar voto.

  • Revisar acta última reunión: si marcase esta opción, se incluirá automáticamente un punto del orden del día al comienzo de la reunión que servirá para revisar el acta anterior y que estará enlazado automáticamente al acta de la última reunión cerrada del órgano. Para más información ver Añadir puntos del orden del día. Tenéis que tener en cuenta que esta opción sólo la podréis configurar en el momento de la creación de la reunión. Si después editáis o modificais otros campos, esta opción ya no se mostrará en el formulario de la reunión y, por lo tanto, no la podréis ni activar ni desactivar.

  • Admite comentarios: marcando esta opción los miembros asistentes pueden añadir comentarios cuando se les envía la convocatoria desde la ficha de la reunión. Pueden hacer comentarios tanto de la reunión en general como de cada uno de los puntos del orden del día. Cada vez que se afianza un comentario, como convocantes, os llegará un correo electrónico de notificación. Para más información ver Añadir comentarios.

  • Recibir notificación de nuevos comentarios: por defecto, cuando se hace un nuevo comentario tanto en la reunión como en los puntos del orden del día, el sistema envía automáticamente una notificación tanto al convocante como a los miembros e invitados. Si no queréis que se envíen notificaciones cuando se hagan comentarios, desmarcad esta opción. Si deseas más información, consulte Añadir comentarios.

• Tipo:

  • Reunión presencial: por defecto la reunión será considerada presencial a menos que se indique lo contrario.

  • Reunión telemática: marque esta opción si la reunión es telemática. Cuando la seleccione, fijaos que se despliega un campo de texto en la parte de abajo, donde tenéis que describir el tipo de conexión telemática y si se utiliza Zoom o Meet. 

  • Reunión híbrida: seleccione esta opción cuando la reunión se desarrolle simultáneamente de manera presencial y telemática. Esta modalidad se utiliza cuando:

    • una parte de las personas participantes asistirá presencialmente, y

    • otra parte participará a distancia.

    En este caso, el sistema mostrará las mismas opciones de configuración que en las reuniones telemáticas, incluyendo el campo de texto para describir:

    • La plataforma de conexión

    • El tipo de acceso telemático

    • Las instrucciones necesarias para la participación remota.

• Ámbito:

  • Reunión privada: por defecto la reunión será considerada pública salvo que se indique lo contrario. Si se marca como privada, el contenido de la misma, así como puntos del día y los acuerdos serán de acceso y consulta únicamente para los miembros del órgano.

  • Reunión pública: se puede marcar si la reunión es pública y, por lo que, los acuerdos de la reunión y los puntos del orden del día, que se marcarán como públicos, se colgarán en abierto y podrán ser consultados por cualquier persona. Para obtener más información consulte Buscador de acuerdos. Con la última versión de la aplicación se ha incorporado una nueva función que permite cambiar la visibilidad de la reunión y/o de los puntos del orden del día de una reunión ya cerrada. Podéis ampliar la información en Modificar la visibilidad de una reunión y de los puntos del orden del día.

• Responsable de la votación: este campo aparecerá a condición de que la reunión admita votación. Además esta persona tendrá asignada la función de abrir y cerrar las votaciones de la misma manera que lo haría el secretario o la secretaria.

• Votaciones:

  • Admite votación telemática: es necesario que marque esta opción para habilitar la votación electrónica. Fíjate que una vez se marca esta casilla se muestran otras opciones. Podéis ampliar la información en el punto ¿Como se configura la votación electrónica?

  • Admite cambio de voto: cuando en la votación se permita que los miembros puedan cambiar su voto mientras la votación esté abierta.

• Resultados de las votaciones:

  • Visualizar resultados al cerrar la reunión: esta casilla se marca, por defecto, para mostrar los resultados de la votación sólo cuando se cierra la reunión. Podéis obtener más información en Cerrar el acta.

  • Visualizar resultados al llegar a la fecha de fin de votación: si marcas esta opción los resultados se muestran en la fecha y hora que habéis indicado que finaliza la votación.

  • Fecha de fin la votación y hora de finalización: acá indicar el día y la hora en que queréis que finalice la votación.

• Lugar: para indicar el lugar donde se realiza la reunión.

• URL de grabación: espacio pensado para insertar, una vez realizada la reunión, la dirección URL donde se ha colgado el fichero de audio o vídeo con la grabación. 

• Descripción: permite incluir una descripción general de la reunión, independientemente de poder agregar los puntos del orden del día, como se explicará en el siguiente punto del manual.

• Invitados: podéis designar, de forma puntual, a uno o varios invitados para que asistieran a una reunión, eventualmente, como si fueran un miembro. Ver Añadir invitados a una reunión para obtener más información.

Una vez cumplimentados los campos de la nueva reunión (al menos los obligatorios) podéis pulsar Guardar. Si os habéis equivocado o queréis modificar alguno de los campos de la reunión podéis hacerlo, en cualquier momento, haciendo clic en el botón Editar. También podéis eliminar una reunión con el botón Borrar. Tenéis que tener presente, sin embargo, que en caso de que ya lo hayáis convocado lo estaréis anulando. Para más información ver Enviar convocatoria y mensajes electrónicos a los asistentes.

En esta pantalla, podéis buscar una reunión o filtrarlas porque sólo se muestran las de un Tipo de Órgano y/o las de un Órgano concreto en el que estén autorizados o tenéis acceso.

Añadir puntos del orden del día

Una vez creada la reunión e incluidos los datos principales, el siguiente paso es añadir los puntos de la agenda de la reunión. Sin embargo, recuerda que hay organismos que pueden convocar reuniones sin puntos del orden del día, si el órgano está configurado de esta manera.

Para incluir o consultar los puntos de la agenda, debes hacer clic en el botón Orden del día, marcado en rojo en la imagen de abajo, o hacer doble clic en la reunión.

Entonces verás una nueva pantalla abierta desde donde puedes añadir tantos puntos de la agenda como necesites. Pulsando el botón Atrás, situado en la esquina superior derecha, puedes volver a la pantalla de reuniones. Recuerda que si previamente has marcado, al crear la reunión, la opción Revisar las actas de la última reunión, el sistema añadirá automáticamente el primer punto en la agenda bajo el título "Lectura y aprobación, si procede, de las actas anteriores". El artículo también incluirá un enlace a las actas de la última reunión a puerta cerrada del órgano y podrás acceder a él haciendo clic en el icono que aparece a la derecha. Si quieres añadir un nuevo punto de la agenda a la reunión, debes pulsar en Añadir.

Después, se abre la ventana de Nuevo Punto de la Agenda,como la que se muestra en la imagen de abajo, donde necesitas rellenar los siguientes datos:

• Título: debes incluirlo.

• Descripción: Tienes la posibilidad de escribir una breve explicación del punto del orden del día que vas a añadir.

• Publicar acuerdos: debes marcar esta opción si quieres que un punto de la agenda sea público y, por tanto, pueda ser consultado por cualquiera. Esto hará que aparezca en el buscador de acuerdos también.

• Deliberaciones y acuerdos: estos dos campos deben ser rellenados por la persona responsable del acta una vez celebrada y cerrada la reunión. Puede verse la sección de añadir acuerdos y deliberaciones.

Además, será posible configurar si la votación sobre este punto debe ser telemática o cara a cara. Esto se explica en la sección de Voto telemático.

En los puntos de votación presenciales se mostrarán los asistentes y se marcará la opción de voto de cada uno. En caso de que la votación sobre este punto sea secreta, se añadirá la información del recuento y el número de votos y mostrará para cada miembro si ha votado o no. Por defecto, la casilla está marcada para votar por. Si la votación es presencial, los miembros no verán opciones de voto en la aplicación.

Una vez que los campos estén rellenos, puedes guardarlo. En caso de que cometas un error, puedes hacer modificaciones con el botón Editar,eliminar el punto mediante Borrar o añadir documentación con el botón de Adjuntos. Cabe señalar que no puedes eliminar puntos de la agenda si ya tienen acuerdos incluidos. En este caso, la app te lanzará un mensaje de advertencia, tanto si intentas eliminar el punto del orden del día como la reunión en la que forma parte.

 Los secretarios, secretarios y responsables de votar podrán registrar los votos (manualmente y aparecerán en la página de votación) que se hayan realizado en persona en las reuniones que permiten votar. Este tipo de votación presencial debe definirse en los puntos de la agenda.

Puntos del orden del día con votación telemática

En caso de que ya haya indicado que la reunión permite la votación en línea, cuando añada un punto en la agenda, se mostrarán las opciones de "Ámbito de la votación" (Pública, Secreta o No es necesario votar este punto).  además de los campos que se rellenarán en el Título,Descripción, Deliberaciones y Acuerdos:

• Ámbito de votación: Público o secreto.

• Tipo de votación: telemática, presencial e híbrida.

• Tipo de procedimiento de votación: Abreviado u Ordinario.

• Votos con lista de valores: Este tipo de votación te permite definir una lista de opciones personalizadas.

• Tipo de recuento de votos: debes indicar si es por mayoría simple, mayoría absoluta de los presentes, mayoría absoluta del cuerpo o dos tercios del cuerpo.

• Opciones: Por defecto, la casilla está marcada para permitir que votes en contra, pero si solo quieres que las opciones aparezcan a favor y Abstención, debes desmarcarla.

Se dará más información en la Sección de Votación telemática.

¿Cómo se crean los subpuntos?

Dentro de un ítem de la agenda puedes añadir otros elementos haciendo clic con el botón derecho del ratón y pulsando Añadir subpunto.

Entonces se abre la misma ventana que cuando creas los puntos. Al menos tienes que introducir el título y hacer clic en Guardar. A continuación, verás cómo se creó el punto inferior, siguiendo una estructura de árbol, como puedes ver en la imagen de abajo.

Puedes ocultar los subpuntos haciendo clic en el icono de resta y desplegándolos con el icono de suma. Cabe señalar que si eliminas un punto, también eliminarás los subpuntos que contiene en niveles inferiores. Cuando pulsas el botón Borrar, la app te mostrará un mensaje de confirmación como el siguiente. 

¿Cómo se organizan los puntos de la agenda?

Una vez que hayas creado los distintos elementos de la agenda (y sub-puntos), puedes ordenarlos a través de las flechas que aparecen a la izquierda, junto a cada uno de los puntos y subpuntos. Es importante que tengas en cuenta que con las flechas solo puedes moverlas dentro del nivel en el que están.

También puedes mover un punto de un lugar a otro, seleccionarlo y arrastrarlo a donde quieras con el botón izquierdo del ratón.

Como puedes ver en la imagen de abajo, tienes dos posibilidades: puedes añadirlo como hijo, es decir, como subpunto a un nivel inferior, o puedes moverlo aquí y dejarlo en el lugar específico donde lo arrastraste. Si lo añades como hijo y no tiene subpuntos, se creará automáticamente un nivel inferior nuevo. Si, al arrastrarlo, aparece un cartel de prohibido en la pantalla, significará que no puedes hacer ese movimiento.

El orden que establezcas en la aplicación será el que luego se mostrará en la Ficha de la Reunión, en las Actas y en la lista de puntos de la agenda que se envía en el correo de llamada. También se mostrarán en este orden en la parte pública, en la Lista de reuniones y en la Lista de acuerdos de los órganos colegiados. Y, además, incorporarán automáticamente la numeración (1, 2, 2.1, 2.2, 3, 4...). También cabe señalar que, tras la celebración de la reunión, cuando se cierran las actas, se genera un certificado para cada uno de los acuerdos de los puntos del orden del día, que puede consultarse en el Buscador de Acuerdos.

Adjuntar y consultar documentos

Puedes incorporar documentos tanto en reuniones como en puntos de la agenda. En ambos casos, debes tener en cuenta que, al incorporar un documento, la aplicación registra automáticamente el día y la hora en que lo hiciste e incluye y muestra en la Ficha de la Reunión.

Ya sea a escala de reuniones o a escala de puntos del orden del día, si la convocatoria ya ha sido enviada, cuando un documento o acuerdo necesite ser eliminado o modificado, aparecerá una ventana para que se pueda especificar el motivo.

¿Cómo adjunto un documento a una reunión?

Para añadir un documento, primero debes seleccionar la reunión y luego hacer clic en el botón Adjuntos, marcado en rojo en la imagen de abajo.

En la ventana que se abre, como puedes ver en la imagen de abajo, tienes que especificar la Descripción del documento (como si fuera el título), luego elegirla mediante el botón Seleccionar archivo y, en tercer lugar, hacer clic en Subir documento. El botón Borrar Formulario te permite eliminar cualquier elemento que tengas antes de subirlo. El documento adjunto se refleja en la parte superior de la ventana (como se ve en el cuarto paso de la imagen). Puedes descargar el documento y con la hoja puedes eliminarlo. Una vez que el documento esté subido, puedes cerrar la ventana.

Si quieres actualizar a una nueva versión y reemplazar un archivo adjunto sin cambiar las descripciones, simplemente marca el documento en la parte superior de la ventana, selecciona un nuevo archivo y, finalmente, pulsa Subir Nueva Versión.

Para asegurarte de que has adjuntado un documento a la reunión, debería aparecer un icono de archivo en la columna de Documentos. Como puedes ver en la imagen de abajo, este icono solo aparece en aquellas reuniones que tienen documentación adjunta. 

¿Cómo adjunto documentos a los puntos del orden del día?

En el caso de los puntos de la agenda, tienes dos opciones: a través del botón de Documentación y desde la Ficha de la reunión (si se ha habilitado que los autorizados puedan subirlo desde aquí)

A través del botón de Documentación, verás una ventana abierta donde debes seleccionar el tipo de documento que quieres subir: Anexos o Acuerdos, con la transcripción de los acuerdos realizados durante la reunión. Debes seguir los mismos pasos que al añadir un documento a una reunión: Descripción > Seleccionar Archivo > Subir Documento.

Una vez subida, tienes que hacer doble clic para comprobar si quieres publicar en el motor de búsqueda y, por tanto, mostrarla en el Buscador de acuerdos (también las propuestas de acuerdo si la reunión aún no se ha celebrado) y si quieres que aparezca en el expediente y, por tanto, pueda ser consultado por las personas convocadas. Debes tener en cuenta que los acuerdos adjuntos a un documento antes de que termine la reunión se reflejan como propuestas de acuerdo.

Ten en cuenta que, una vez que subes los documentos, se indica en la columna de Documentos y/o Acuerdos, como puedes ver en el ejemplo de la imagen de abajo.

También debe señalarse que los documentos adjuntos de los acuerdos estarán disponibles en las Actas de la reunión, para que la persona responsable del acta pueda acceder a ella a través de un enlace.

Algunas personas autorizadas también pueden añadir documentación a los puntos del orden del día de la Ficha de la reunión. Si tienes este permiso, al acceder a la hoja de reunión, el botón Añadir documento se mostrará en cada uno de los puntos, como puedes ver en la imagen de abajo.

Por otro lado, se debe enfatizarse que de la Ficha de la Reunión, también puedes consultar la documentación adjunta, ya sea a través de los enlaces de cada archivo o mediante el botón  Descarga toda la documentación de la reunión, como puedes ver en esta imagen. Te permite descargar un archivo zip a tu ordenador con toda la documentación organizada en carpetas por puntos de la agenda.

Enviar la convocatoria y mensajes electrónicos a los asistentes

Una vez que hayas completado los datos de la reunión y añadido los puntos del orden del día, ahora puedes enviar la invitación por correo electrónico a todos los miembros asistentes haciendo clic en el botón Acciones > Enviar Convocatoria.

Como puedes ver en la imagen de abajo, la aplicación te lanzará una pregunta de confirmación y, una vez que pulses el botón Sí, se abrirá una ventana donde podrás escribir texto adicional. Debes hacer clic en el botón Si para poder proceder. Comprueba que el sistema muestre un mensaje confirmando que se ha enviado correctamente.

Una vez enviada la convocatoria, se mostrará un mensaje confirmando que el envío ha sido exitoso.

Al enviar una convocatoria a los asistentes, debes tener en cuenta los siguientes requisitos:

• No se puede enviar una convocatoria sin definir los miembros de la reunión. Si se intenta, la aplicación te mostrará un mensaje de advertencia.
• Antes de enviar una convocatoria, debes incluir los puntos del orden del día. Si no lo haces, la aplicación te lo recordará con un mensaje de error. Cabe señalar que hay una excepción, ya que hay órganos que pueden convocar reuniones sin agenda (esto debe haber sido configurado previamente por los administradores). En este último caso, este mensaje no se mostrará.

Una vez que la hayas enviado, cada uno de los miembros del órgano colegiado y los invitados que has añadido recibirá un correo electrónico en el que se les comunica la convocatoria  con un enlace a la Ficha de la Reunión. Al mismo tiempo, como autorizado,también recibirás una copia para que puedas llevarla y revisarla.

Además, en la aplicación se mostrará que la convocatoria ha sido enviada en la columna Enviada:

Si quieres cancelar una reunión que ya ha sido convocada, debes seleccionarla y pulsar el botón Borrar. La aplicación entonces mostrará un mensaje, como el siguiente, para notificarle que se enviará un correo electrónico a todos los convocados para comunicar que la reunión ha sido suspendida, aunque se puede configurar para que no se notifique si así lo deseas:

Además de enviar la convocatoria, a través de la aplicación tienes la posibilidad de enviar un correo electrónico a todos los convocados a la reunión. Para ello, debes seleccionar la reunión y hacer clic en el botón Acciones > Enviar e-mail a los miembros convocados. 

En la ventana que se abre, escribe el texto que quieres y, finalmente, haz clic en Enviar. La aplicación mostrará un mensaje confirmando el envío:

Añadir invitados a una reunión

Como se mencionó anteriormente, un órgano colegiado puede tener invitados permanentes, es decir, personas que, de forma permanente, pueden asistir a las reuniones del órgano colegiado como si fueran miembros.

Sin embargo, una reunión también puede tener invitados esporádicos, es decir, personas invitadas a la reunión de un órgano colegiado para que puedan asistir, de forma puntual, como si fueran miembros. Los invitados tienen acceso a toda la información como si fueran miembros, sin embargo, no pueden designar suplentes ni añadir comentarios. Tanto en la dicha Ficha de la reunión como en Acta y la hoja de firmas, los invitados están especificados, separados de los miembros asistentes.

Para designar a un invitado casual, debes Editar la reunión a la que quieres invitarle (Reuniones > seleccionar reunión > Editar). En esta ventana, tienes que ir al campo Invitados, situado justo debajo de los Cuerpos Asistentes, añadir uno mediante el icono de suma y elegir uno entre Seleccionar Invitados. 

Una vez que tengas uno seleccionado, puedes incluir el motivo por el que estás invitado a la reunión. Solo tienes que hacer clic en el icono del documento, como puedes ver en la imagen de abajo. Luego introduce la razón en la nueva ventana que se abre y haz clic en el botón OK. Verás que el icono del documento ha cambiado e indica que se ha señalado una razón. Por último, puedes hacer clic en Guardar.

En este punto, si la reunión ya ha sido convocada y enviada, la app envía automáticamente una notificación al nuevo invitado. Así, podrás acceder a la información y actas de la reunión como si fueras miembro.

Gestionar ausencias 

sadfasdfad

Gestionar suplencias

Obtener la hoja de firmas

Dentro de la pestaña de Reuniones, haciendo clic en el botón de Acciones > Hoja de Firmas, puedes obtener el documento con la hoja de firma para controlar la asistencia presencial a una reunión.

El documento en formato pdf presenta la lista de los miembros asistentes. Primero aparece el presidente, seguido del secretario y luego el resto de los miembros en orden alfabético. También incluye los nombres de las personas que han confirmado que no asistirán a la reunión (excusen su asistencia), quienes han delegado su voto y los invitados.

Este documento puede imprimirse, para ser llevado a la reunión y firmado por los miembros presentes. Debes tener en cuenta que, una vez terminada la reunión, podrás subir el documento con la hoja de firma a la solicitud para que quede registrado. 

¿Cómo se cierra, se archiva el acta y se genera el expediente de una reunión?

Una vez celebrada y finalizada la reunión, la persona responsable puede añadir el resultado de los acuerdos y deliberaciones de cada uno de los puntos del orden del día para que se incluyan en el Acta. Posteriormente puede cerrar las actas para que se firmen y almacenen digitalmente y puedes subir la hoja de firma con el control de asistencia a la solicitud.

Añadir acuerdos y deliberaciones

Se pueden agregar los resultados de los acuerdos y deliberaciones de los puntos del orden del día de dos maneras diferentes:

• individualmente de cada punto
• juntos de todos los puntos a la vez.

Recuerda que también tienes la posibilidad de subir un documento en cada momento con la transcripción de los acuerdos.

Cabe señalar que, si añades acuerdos o adjuntas documentación como acuerdos antes de que se celebre la reunión, estos se reflejarán como propuestas de acuerdos en la Ficha de la Reunión Además, debes tener en cuenta que al cerrar el acta también puedes incluir los acuerdos generales de la reunión.

¿Cómo se añaden los acuerdos y deliberaciones individualmente de cada punto de la agenda?

Primero, desde la pestaña de Reuniones debes seleccionar la reunión en la que quieres incluir los acuerdos y deliberaciones y ir a los puntos del orden del día, ya sea haciendo doble clic en la reunión o a través del botón de Agenda. Siguiendo las indicaciones de la imagen de abajo, uno por uno, debes editar cada uno de los puntos del orden del día y, en la ventana que se abre, escribir el resultado de los Acuerdos y Deliberaciones. Por último, tienes que pulsar el botón de guardar.

¿Cómo se añaden los acuerdos y deliberaciones de cada punto a la vez?

También tienes la posibilidad de agregar los acuerdos y deliberaciones, sin necesidad de editar cada uno de los puntos del orden del día uno por uno. En este caso, tienes que ir a la pestaña Reuniones del menú principal, seleccionar la reunión y hacer clic en el botón Acciones en la opción Editar acuerdos y deliberaciones, como puedes ver en la imagen de abajo.

A continuación, verás una ventana abierta donde podrás escribir el resultado de los acuerdos y deliberaciones de cada uno de los puntos del orden del día. Debes seleccionar el punto del orden del día y en los campos de abajo escribir las Deliberaciones y Acuerdos. Cuando hayas completado los acuerdos y deliberaciones de uno de los puntos de la agenda, puedes hacer clic en Guardar y continuar guardando sin salir de la pantalla y continuar con el resto de los puntos. Finalmente, pulsa Guardar para cerrar la ventana y vuelve a la pantalla del registro de reuniones.

Cierre de la reunión y el acta

Una vez que el resultado de los acuerdos y deliberaciones se ha incorporado a los puntos de la agenda, ya se puede cerrar la reunión por tanto el acta, seleccionando la reunión y haciendo clic en el botón Acciones > Cerrar acta. Ten en cuenta que en las reuniones con voto telemático, si la votación sigue abierta, al cerrar el acta terminará automáticamente y no se aceptarán más votos.

A continuación, se abre una ventana donde debes incluir el resultado de los Acuerdos Generales de la reunión, elegir a la persona responsable de las actas entre las opciones que se muestran y luego hacer clic en Firmar y cerrar.

Firma del acta, creación y consulta del expediente

Una vez cerrada la reunión, se recopila y se bloquea en la herramienta. Automáticamente, la aplicación procederá a crear un expediente en el Gestor de Expedientes de la Universidad de Murcia,, cuya Unidad Gestora será aquella a la que esté vinculado el Órgano Colegiado. Dicho expediente estará inicialmente en estado INICIADO, a la espera de la firma del acta de la reunión. Las personas vinculadas a dicha Unidad, tendrán acceso a la visualización del expediente, pudiendo realizar cualquier tarea disponible en la actualidad en el Gestor de Expediente.

En paralelo, la aplicación pondrá el acta de la reunión en el Portafirmas de la Universidad de Murcia del cargo que esté habilitado como Secretario de la Reunión.

Una vez el acta se haya firmado, la aplicación la incorporará al expediente asociado, y procederá al CIERRE del mismo.

Ficha de la reunión

La Ficha de la reunión es una página web que detalla la información básica de la reunión que se ha completado previamente. Permite el acceso a las actas provisionales (Borrador) en caso de que los administradores las hayan configurado previamente.

También se muestra la documentación (si se ha adjuntado con antelación), los puntos del orden del día (que ya se han incluido previamente), las propuestas de acuerdo (si hay alguna para cada uno de los puntos del orden del día) y el coordinador de la reunión.

Ten en cuenta que en la tarjeta, como en el ejemplo siguiente, un icono con un ojo verde seguido de la palabra PÚBLICOindica cuándo una reunión es pública o, además, qué puntos del orden son públicos. En el archivo también está el botón Descargar toda la documentación de la reunión, que te permite descargar todos los documentos que han estado previamente adjuntos a tu ordenador. Recuerda que los descarga en un archivo zip con toda la documentación es organizada en carpetas por puntos de la agenda.

Asimismo, esta hoja contempla la posibilidad de que cada miembro pueda hacer comentarios sobre la reunión o sobre cada uno de los puntos del orden del día (si el coordinador lo ha especificado previamente en la Características de la reunión marcando la opción Permitir comentarios) y acceder a la votación electrónica (si ha sido marcada como Permitir votación telemática).

La Ficha de la Reunión, que se envía a los miembros del órgano asistente y los invitados, también puede consultarse desde la pestaña de Reuniones a través del icono que aparece en cada una de las reuniones creadas:

Funcionalidad disponible para los vocales y miembros del órgano

Aunque la aplicación permite que los miembros puedan confirmar la asistencia a una reunión, o excusarla introduciendo un motivo, esta funcionalidad está actualmente DESHABILITADA, por lo que la asistencia tiene que ser gestionada por los coordinadores de la reunión.

De manera similar, la aplicación permite proponer un suplente que asista en nombre del titular de un órgano colegiado. Dicha funcionalidad está actualmente DESHABILITADA, por lo que la gestión de suplentes debe ser realizada por los coordinadores de la reunión.

Visualización del orden del día  y descarga de documentación

La principal actividad que pueden realizar los asistentes es revisar el orden del día de la reunión, y descargar la documentación asociada tanto a la reunión en general, como a cada uno de los puntos del orden del día.

Borrador del acta

asdfadf

Votaciones 

adfadfadf

Mis reuniones

adfadfadf