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Podrán añadirse tantos ítems de facturación como sea necesario. El SGI no establece ninguna restricción del periodo hasta el que se pueden introducir ítems de facturación, ni de que éstos se correspondan con fechas de emisión anteriores a la fecha actual.
En el listado del calendario de facturación, además de las columnas introducidas durante la creación del ítem en el SGI, se muestran tres columnas adicionales:
- Fecha de conformidad
- Número de factura emitida
- Validación IP
Desde el listado del calendario de facturación están disponibles las acciones:
- Editar ítem,
. - Eliminar ítem,
- Notificar ítem a IP,
- Ver histórico de validación IP,
8.1 Ciclo de gestión de un ítem facturación
El SGI implementa un ciclo de validación sobre los items del calendario de facturación que implica a la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico). Una vez creado el ítem la unidad de gestión podrá solicitar (haciendo uso de la acción "Notificar IP", , del calendario de facturación) la validación correspondiente a la persona que actúe como IP o responsable económico. A través de esta validación, la persona responsable del proyecto/contrato, verifica que se puede proceder con el proceso de emisión de la factura. Este proceso de emisión de la factura será ajeno al SGI, realizándose en el SGE.
Cuando se crea un ítem de facturación, éste se toma el valor "pendiente de validación". El ítem permanecerá en este estado, hasta que la unidad de gestión pulse la acción "Notificar IP", . En este momento el ítem pasará a tomar el estado "notificado". Cuando la persona que actúa como responsable del proyecto/contrato, a través de su acceso al SGI (ver Perfil investigación - Detalle de proyecto), revisa el ítem de facturación, éste pasará a tomar el estado "validado" o "rechazado".
El estado "validado" será indicativo de que se puede proceder a la emisión de la factura. No existe una integración automática con el SGE para iniciar este proceso de emisión sino que el personal de gestión deberá iniciar manualmente en el SGE la creación de la factura. La vinculación entre el ítem de facturación del SGI y la factura creada en el SGE se establecerá a través del número de previsión. Cuando el personal de gestión se disponga a crear la factura en el SGE podrá vincularla con el número de previsión del calendario de facturación introducido en el SGI. El SGI cuenta con un servicio de integración que puede ser utilizado por el SGE para que el personal de gestión tenga disponibles los números de previsión creados en el SGI en la pantalla de creación de la factura del SGE. Establecido este vínculo, el SGI podrá mostrar el número de la factura emitida como una información adicional en el listado de ítems de facturación.
8.2 Comunicados asociados al ítem de facturación
El ciclo de validación de un ítem de facturación conlleva la generación automática de una serie de comunicados que se remiten vía email.
- Comunicado a la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico). Se remitirá un aviso por email cuando la unidad de gestión notifica un ítem de facturación. El contenido de este email será diferente en función del número de previsión que le corresponda al ítem y del tipo de facturación que tenga.
- Comunicado al personal de gestión. Se remitirá un aviso por email cuando la persona responsable del proyecto/contrato (IP/responsable económico) valida o rechaza el ítem de facturación. En el contenido del email se informará del motivo de rechazo, en caso que el ítem haya sido rechazado. Se deberán configurar, en tiempo de implantación del SGI, las direcciones de email a la que debe ser remitidos este comunicado.
9. Calendario justificación
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