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En el listado del calendario de facturación, además de las columnas introducidas durante la creación del ítem en el SGI, se muestran tres columnas adicionales:
- Fecha de conformidad
- Número de factura emitida
- Validación IP
Desde el listado del calendario de facturación están disponibles las acciones:
- Editar ítem,
. - Eliminar ítem,
- Notificar ítem a IP,
- Ver histórico de validación IP,
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- . Es el estado de validación en el que se encuentra el ítem. Consultar el ciclo de gestión de un ítem de facturación.
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- Fecha de conformidad. Es la fecha en la que se realiza la validación del ítem por parte de la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico).
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Cuando se crea un ítem de facturación, éste se toma el valor "pendiente de validación". El ítem permanecerá en este estado, hasta que la unidad de gestión pulse la acción "Notificar IP", . En este momento el ítem pasará a tomar el estado "notificado". Cuando la persona que actúa como responsable del proyecto/contrato, a través de su acceso al SGI (ver Perfil investigación - Detalle de proyecto), revisa el ítem de facturación, éste pasará a tomar el estado "validado" o "rechazado".
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- Contendrá la fecha de la validación más reciente (en caso que haya pasado por validaciones rechazadas). Estará en balnco hasta que no se haya realizado la validación (es decir, mientras el estado de la validación IP sea "pendiente"). Consultar el ciclo de gestión de un ítem de facturación.
- Número de factura emitida. Es el número de la factura emitida en el SGE con la que se corresponde el ítem de facturación. Consultar el ciclo de gestión de un ítem de facturación.
Desde el listado del calendario de facturación están disponibles las acciones:
- Editar ítem, .
- Eliminar ítem,
- Notificar ítem a IP, . Se utilizará esta opción para notificar a la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico) que debe realizar la validación del ítem de facturación. Ver el ciclo de gestión de un ítem de facturación.
- Ver histórico de validación IP,
| Ancla | ||||
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El SGI implementa un ciclo de validación sobre los items del calendario de facturación que implica a la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico). Una vez creado el ítem la unidad de gestión podrá solicitar (haciendo uso de la acción "Notificar IP", , del calendario de facturación) la validación correspondiente a la persona que actúe como IP o responsable económico. A través de esta validación, la persona responsable del proyecto/contrato, verifica que se puede proceder con el proceso de emisión de la factura. Este proceso de emisión de la factura será ajeno al SGI, realizándose en el SGE.
Cuando se crea un ítem de facturación, éste se toma el valor "pendiente de validación". El ítem permanecerá en este estado, hasta que la unidad de gestión pulse la acción "Notificar IP", . En este momento el ítem pasará a tomar el estado "notificado". Cuando la persona que actúa como responsable del proyecto/contrato, a través de su acceso al SGI (ver Perfil investigación - Detalle de proyecto), revisa el ítem de facturación, éste pasará a tomar el estado "validado" o "rechazado".
El estado "validado" será indicativo de que se puede proceder a la emisión de la factura. No existe una integración automática con el SGE para iniciar este proceso de emisión sino que el personal de gestión deberá iniciar manualmente en el SGE la creación de la factura. La vinculación entre el ítem de facturación del SGI y la factura creada en el SGE se establecerá a través del número de previsión. Cuando el personal de gestión se disponga a crear la factura en el SGE podrá vincularla con el número de previsión del calendario de facturación introducido en el SGI. El SGI cuenta con un servicio de integración que puede ser utilizado por el SGE para que el personal de gestión tenga disponibles los números de previsión creados en el SGI en la pantalla de creación de la factura del SGE. Establecido este vínculo, el SGI podrá mostrar el número de la factura emitida como una información adicional en el listado de ítems de facturación.
Una vez que se ha solicitado la validación del ítem, a través de la acción "Notificar IP, , el ítem pasará a estar en estado "notificado" reflejándose con el icono 
en el calendario de facturación. La persona responsable del proyecto/contrato recibirá el comunicado correspondiente.
El ítem permanecerá con este estado "notificado" hasta que la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico) valide o rechace el ítem. Si el ítem es rechazado, el personal de gestión recibirá el comunicado correspondiente y el ítem volverá a tener activada la acción "notificar IP"
El personal de gestión deberá volver a notificar la validación, cuando proceda, volviendo a pasar el ítem a estado "notificado IP":
El ítem permanecerá con este estado "notificado" hasta que la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico) valide o rechace el ítem. Si el ítem es validado, el personal de gestión recibirá el comunicado correspondiente y el ítem no tendrá disponible ninguna acción de notificación. Se mostrará el campo "fecha de conformidad" informado. La fecha se corresponde con el momento en que la persona responsable del proyecto/contrato realiza la validación a través de su acceso al SGI.
Aunque la validación del ítem de facturación deba ser realizada, en primera instancia, por la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico) a través de su acceso al SGI (ver Perfil investigación - Detalle de proyecto), el personal de la unidad de gestión también podrá realizar esta validación.
Una vez que el ítem está notificado, , el personal de gestión podrá pulsar sobre pulsar sobre este icono de acción.
Al pulsar sobre la acción se mostrará el detalle del ítem, sobre el que es necesario seleccionar un valor en el campo "Nuevo estado de validación IP".
El campo "Nuevo estado de validación IP" es un desplegable con los dos valores posibles "rechazada" o "validada".
Si se selecciona el estado "rechazada" se mostrará el campo "motivo de rechazo" que debe ser cumplimentado de forma obligatoria.
Tras pulsar el botón "Aceptar" el ítem quedará en estado "rechazado".
Si se selecciona el estado "validada" no será necesario introducir ningún dato adicional:
Tras pulsar el botón "Aceptar" el ítem quedará en estado "validado", tomando la fecha actual como la "fecha de conformidad" del mismo.
| Ancla | ||||
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El ciclo de validación de un ítem de facturación conlleva la generación automática de una serie de comunicados que se remiten vía email.
- Comunicado a la persona responsable del proyecto/contrato (IP o responsable económico). Se remitirá un aviso por email cuando la unidad de gestión notifica un ítem de facturación. El contenido de este email será diferente en función del número de previsión que le corresponda al ítem y del tipo de facturación que tenga.
- Comunicado al personal de gestión. Se remitirá un aviso por email cuando la persona responsable del proyecto/contrato (IP/responsable económico) valida o rechaza el ítem de facturación. En el contenido del email se informará del motivo de rechazo, en caso que el ítem haya sido rechazado. Se deberán configurar, en tiempo de implantación del SGI, las direcciones de email a la que debe ser remitidos este comunicado.
8.3 Editar ítem de facturación
8.4 Eliminar ítem de facturación
8.5 Ver histórico de validación IP
9. Calendario justificación
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