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El sistema SGI va a disponer de un módulo trasversal a todo el sistema mediante el cual el usuario va a poder ver los distintos comunicados que se gestionan a través del sistemamismo.
Los usuarios que tendrán acceso a las comunicaciones serán los identificados como actores de este módulo en COM - Actores, si bien nos referiremos a ellos a lo largo de este documento como "usuarios" o "usuarios del SGI" por simplificar.
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- Comunicados generales: comunicados sobre el SGI generadas a modo informativo, para todos los usuarios que estén suscritos a ellas y que no indicarán necesidad alguna de acción por parte del usuario. Las recibirán los usuarios que estén suscritos a ellas y, si además está activa la recepción de comunicados por email, los recibirán por email esta vía adicional además de en el SGI.
- Notificaciones: comunicados sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI por parte del usuario o usuarios que las reciben. Pueden opcionalmente tener además una fecha límite estipulada para su realización, si bien este módulo no es responsable del seguimiento de la realización de la tarea, solo de notificar los comunicados emitidos sobre la misma por la gestión correspondiente. Las recibirán en el SGI todos los usuarios destinatarios de las mismas y, adicionalmente, por email , aquellos destinatarios que tengan activada dicha opción de configuración y además hayan seleccionado recibirlos para recibir las notificaciones de esa gestión concreta.
El usuario del SGI, al acceder al sistema dispondrá de una opción en el menú superior derecho desde donde acceder a las opciones de su perfil (módulo virtual que existirá únicamente a efectos de presentación), dentro de la cuál tendrá un apartado donde podrá configurar cómo y de qué gestiones le interesa recibir los comunicados. También dispondrá de una pantalla donde poder ver Dentro de las opciones de perfil de usuario, éste también dispondrá de un apartado desde donde podrá acceder a una pantalla de consulta de los comunicados que haya configurado para su recepción por email y filtrarlos, pudiendo además ir al detalle de los mismos. Además, en el caso de los comunicados que así lo hayan informado, el usuario podrá ir a la gestión que desencadenó el comunicado. También podrá marcar los comunicados como "leídos".
Así mismo, y también una vez haya accedido al sistema, el usuario dispondrá de una opción en el menú superior derecho, en un icono de notificación de "comunicados", donde recibirá una notificación visual, representado en forma de número de comunicados no leídos, que podrá pulsar y desplegar en forma de ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos" y desde donde podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados anteriormente mencionada. Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados no "leídos" del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.
Para no sobrecargar con comunicados ni a los usuarios ni al sistema, éstos tendrán un período de vigencia determinado, que será tenido en cuenta de tal forma que, una vez un comunicado supera su período de vigencia, ya no estará accesible para su consulta dentro del sistema SGI.
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- Recibir comunicados informativos generales: marca que permite indicar si se quieren recibir o no comunicados de índole informativa general emitidos por el SGI. Por defecto estará desmarcada, pudiendo el usuario cambiar la configuración a la opción para empezar a recibirlos.
- Recibir notificaciones de comunicados por email: marca que permite indicar si se quieren recibir las comunicaciones sobre tareas o gestiones concretas a realizar en el SGI, esto es, las Notificaciones, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso), en una dirección de email que el usuario debe indicar obligatoriamente al activar esta marca. Deberá además en este caso dejar seleccionada alguna obligatoriamente al menos una de las gestiones sobre las que quiera recibir esta notificación adicional por email.
- Email: este campo únicamente aparecerá si el campo "Recibir notificaciones de comunicados por email de notificación" está marcado. En este caso, el usuario tendrá la opción de bien debe introducir una dirección de email cualquiera o bien Buscar y seleccionar una dirección de las que tenga ya asociadas en el sistema de gestión de personasobligatoriamente. En esa dirección será en la que pasará a recibir de manera adicional a la notificación en el SGI los comunicados de notificaciones de las gestiones que seleccione.
- Notificaciones por email: esta sección únicamente aparecerá si el campo "Recibir notificaciones de comunicados por email de notificación" está marcado. En este caso , el usuario debe seleccionar, de las diferentes gestiones existentes en el SGI que generan notificaciones, de cuáles está interesado él en recibir sus comunicados por email, además de en el SGI (opción que no se puede deshabilitar en ningún caso y para ninguna gestión). Estas gestiones posibles serán aquellas que tengan definidas notificaciones a enviar en un momento dado, si bien cada usuario únicamente recibirá las notificaciones de aquellos módulos o gestiones sobre las que realmente ese usuario tiene los permisos necesarios para realizar la acción requerida en un momento dado. Será Este será un campo multicheck, permitiendo al usuario indicar todas las que considere, pero debe indicar al menos una obligatoriamente. Por defecto, estarán marcadas todas las gestiones.
Existirá una configuración inicial igual para todos los usuarios , en la que, por defecto tendrá , todos tendrán desactivadas las comunicaciones generales así como la notificación de comunicados por email.
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Todos los usuarios del SGI, una vez hayan hecho login en el sistema, dispondrán de una opción en el menú superior derecho en forma de icono de notificación de "comunicados", donde recibirán una notificación visual , representado en forma de con el número de comunicados , de aquellos comunicados que aún no han marcado como "leídos".
Si el usuario pulsa sobre dicho icono, se desplegará una ventana emergente para ver ese listado de los comunicados que tiene pendientes de marcar como "leídos", de los cuales se mostrará únicamente su título y fecha límite (en caso de disponer de ella) y desde donde . Desde esa ventana emergente se podrá además acceder a la pantalla de consulta y listado de todos los comunicados, disponible como una de sus opciones de perfil de usuario (Ver módulo PER - Módulo de perfil de usuario) o marcar los comunicados uno a uno como leídos, para lo cual dispondrá de un botón "Marcar como leído" en forma de icono (imagen de check o similar definido a tal efecto).
Cuando el usuario marque un comunicado como "leído", éste desaparecerá de la cuenta de comunicados del icono de notificación de comunicados así como del listado de comunicados de la ventana emergente que se despliega al pulsar sobre él.
Existe una condición a tener en cuenta internamente para la notificación de comunicados que es necesario aplicar siempre, que es que NO aparecerán nunca comunicados que hayan dejado ya de ser vigentes, esto es, cuya fecha de vigencia haya sido superada.
Búsqueda y listado de comunicados
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A esta opción el usuario podrá acceder tanto desde las opciones disponibles en su perfil (Ver módulo PER - Módulo de perfil de usuario) y podrá hacerlo en cualquier momento, como desde la ventana emergente que aparecerá al pulsar sobre el icono de comunicados en la parte superior derecha de la aplicación, si es que el usuario tiene comunicados pendientes de marcar como leídosa través de un enlace a tal efecto.
Por defecto, se le mostrarán prefiltrados aquellos comunicados que aún no haya marcado como leídos, si bien podrá ver todos los comunicados recibidos o realizar una búsqueda de los mismos filtrando por los siguientes campos:
- Tipo: indicará el tipo de comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores compuesta por: la lista de las gestiones del SGI que han podido generar el comunicado, el valor "General", que representaría los comunicados que no están vinculados a ninguna gestión sino que son de índole general, o la opción "todosTodos" (opción en blanco), con el que los comunicados no filtrarán por este campo, esto es, saldrían todos, y que será la opción por defecto.
- Asunto: texto que puede contener parcialmente el asunto del comunicadoEstado: indicará el estado del comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores: Leído, No leído o "todos" (opción en blanco).
- Fecha límite (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se encuentra la fecha límite de los comunicados, en caso de que dispongan de ella.
- Asunto: texto que puede contener parcialmente el asunto del comunicado.
- Fecha comunicado (desde-hasta): rango de fechas entre las cuales se ha creado el comunicado.
- Estado: indicará el estado del comunicado. Será un valor a seleccionar de la lista de valores: Leído, No leído o "todos" (opción en blanco).
En el listado, se mostrará al usuario un listado de los comunicados que cumplan los criterios indicados, por defecto, los no leídos, con la siguiente información:
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El usuario podrá modificar el filtro de búsqueda establecido por defecto y realizar un nuevo filtrado/búsqueda indicando nuevos valores para los campos que considere y pulsando a continuación el botón Buscar. También podrá limpiar los filtros previamente indicados, pulsando para ello el botón Limpiar.
Existe además un filtro intrínseco a las consultas de comunicados que es necesario aplicar siempre, que es aquel por el que NO aparecerán nunca comunicados que hayan dejado ya de ser vigentes, esto es, cuya fecha de vigencia haya sido superada.
Detalle de un comunicado
El usuario podrá ver el detalle de un comunicado desde el listado de comunicados pulsando el botón/icono Ver en la columna de Acciones del comunicado que considere.
Se le mostrará una ventana emergente con información más detallada del comunicado, como es:
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En esta ventana, el usuario podrá bien Marcar el comunicado como leído pulsando un botón "Marcar como leído", que solo aparecerá si no ha sido marcado previamente, bien cerrar la ventana emergente pulsando el botón "Cerrar", volviendo así al listado de comunicados, o también cerrando así la ventana emergente o también (solo para el caso de notificaciones) pulsar el enlace para ir a la la tarea/funcionalidad que generó el comunicado.
Todos los campos del detalle del comunicado serán solo de consulta, no se podrá realizar ningún cambio sobre los mismos.
Cada comunicado dispondrán además de un campo adicional interno (no se mostrará al usuario en ninguna pantalla) que se encargará de calcular la vigencia del mismo y de determinar si éste sigue vigente o no y por tanto, si ha de mostrarse en la gestión de comunicados o no. Si un comunicado no está vigente, no se podrá acceder a él desde la aplicación.