Modelo de dominio

El objeto de este módulo de Protección Industrial e Intelectual es el que desde la OTRI se gestionen las invenciones y sus protecciones.

Todo el proceso de protección de invenciones está marcado por las diferentes leyes de regulación existentes en este ámbito:

• Ley de patentes (que se extiende por norma general a todo tipo de propiedad intelectual).
• Ley de secreto industrial.

El proceso de registro de la propiedad de una invención se inicia por los investigadores cumplimentando un formulario (oficialmente llamado "comunicación de resultados a proteger") donde se recoge:

• Técnica o arte empleadas.
• Sector empresarial donde encajaría.
• Empresas a las que podría interesar la licencia de explotación.
• Si el producto o conocimiento a proteger ha sido desarrollado en un proyecto financiado con subvención o a través de un contrato del artículo 83.

Esta solicitud (el formulario de comunicación de invención o de resultados a proteger) se remite a la OTRI.

En cada universidad existe un proceso de aprobación que determinará si a partir de dicha comunicación se inicia el proceso de solicitud de protección de la misma o no y, en su caso, cómo se protegerá:

• Decisión interna a la OTRI.
• Existencia de una comisión de valoración universitaria.
• Valoración a través de consultoría externa.

Si tras este proceso de aprobación se decide que se ha de proteger la invención, la OTRI le asignará un tipo de protección. En este punto es en el que la invención aparecerá por primera vez en el SGI, esto es, será a partir de este momento cuando el personal de la OTRI la dará de alta con los datos que se considere de interés reflejar en el sistema, uno de ellos, el propio documento de comunicación.

Si el resultado es negativo existen una serie de pautas internas internas a cada universidad para permitir:

• Que el investigador se autofinancie el registro.
• Que se destinen fondos de algún Grupo de investigación para financiar el registro.

En este caso, la invención puede registrarse o no en el SGI, pero la gestión económica relativa a su financiación será transparente para el módulo de PII y tratada de igual forma que si la financiación fuese por parte de la universidad, simplemente se mostrará la información de gastos e ingresos asociados a la invención que se encuentre registrada fuera del mismo, bien en los sistemas de la universidad (gastos), bien en otros módulos (CSP, para los contratos de licencia, por ejemplo).

El Gestor (ACT-PII-001-Gestor) de la OTRI creará la invención con los datos que interese reflejar en el SGI de los contenidos en el documento e irá añadiendo la información y los posibles cambios en el proceso de decisión de si se ha de proteger la invención y cual es la mejora manera. Si la protección es llevada a cabo, el paso a realizar es la adición de solicitud o solicitudes de protección que se consideren oportunas dentro de los plazos previstos.

Se pueden gestionar todos los aspectos de la protección de invenciones durante toda la vida de la misma (contratos, gastos, ingresos, repartos, documentos, titularidades e inventores).

Descripción funcional

Desde el punto de vista de la OTRI no hay diferencias entre el personal a nivel de permisos en este módulo. Todos los usuarios con permiso para acceder al mismo son rol Gestor (ACT-PII-001-Gestor).

Con carácter general todas las invenciones tienen la posibilidad de recoger en el SGI la misma información:

• Datos generales: serán aquellos datos mínimos básicos necesarios para dar de alta una invención en el sistema.
• Inventores: lista de autores de una invención.
• Documentos: documentación digitalizada asociada a las invenciones de carácter general, como puede ser el propio documento de "comunicación de resultados a proteger".
  
• Titularidad: información las entidades titulares de la invención a lo largo del tiempo.
• Informes de patentabilidad: informes sobre los que el gestor se podrá basar para tomar las decisiones de seguir adelante o no con la protección de una invención.
• Solicitudes de protección: reflejo de los trámites que se llevan a cabo a lo largo del tiempo y, según el caso, en diferentes países para la protección de una invención. Será la única sección de información que podrá diferir en contenido entre las protecciones de tipo industrial y las de tipo intelectual.
• Ejecución económica: información sobre gastos, contratos e ingresos generados por las invenciones y sobre los procesos de reparto de los beneficios de la explotación de las mismas.
  

Flujo general

El gestor de la OTRI accede al módulo y lo primero que verá es la lista de invenciones que ya haya registradas en el sistema, pudiendo ser ninguna si el sistema no tiene ningún registro. Podrá además realizar búsquedas para filtrar dichas invenciones bajo algún criterio si así lo requiere.

Al añadir una invención, lo primero que verá el usuario será la sección de "Datos generales" junto con la sección de "Inventores". Estas dos secciones contienen el conjunto de información a recoger del formulario de comunicación de invención que la OTRI recibe del inventor, por lo que serán los primeros datos a informar y posiblemente los únicos hasta que se arranque cualquier gestión sobre la misma. El gestor deberá por tanto completar en primer lugar estas dos secciones y "Guardar" la invención para a continuación poder completar el resto de información de la invención que se reparte por las diferentes secciones.

Una vez se guarde la invención, se podrá:

• Ver y/o modificar los datos generales.
• Ver y/o modificar los inventores. La modificación de los inventores una vez estaban ya creados no tendrá reflejo en la titularidad.
• Ver y/o modificar la información de titularidad, que será generada automáticamente si se han informado los inventores, pero se podrá modificar.
• Gestionar documentación adicional, en el alta se puede incluir únicamente un documento, que en general, será el formulario de comunicación de invención.
• Gestionar informes de patentabilidad.
• Gestionar protecciones para la invención
• Ver la información económica asociada a la invención y realizar repartos de los beneficios generados

El flujo natural de la gestión de la invención según se ha mostrado en el diagrama anterior es:

1. Alta de invención incluyendo datos generales e inventores.
2. Incorporación de informes de patentabilidad, en caso de que se hayan solicitado realizar.
3. Si en base al informe o informes y/o a criterio del gestor de la OTRI se decide seguir adelante con la protección, se arrancaría con una primera solicitud de protección.
4. Según evolucione dicha primera solicitud, se irán reflejando en el SGI sus diferentes estados e información asociada y/o a criterio del gestor se decidirá si abrir y cuándo nuevas vías de protección.
5. Desde el momento que se generen los primeros gastos y haya los primeros contratos que repercutan ingresos, éstos se verán reflejados en la invención.
6. Cuando el gestor considere, llevará a cabo el reparto de los ingresos generados.
7. En cualquier momento del flujo, se podrán incorporar documentos a la invención.

Este orden de ocurrencia no está limitado en el sistema ni este ciclo tiene un punto de fin determinado para las invenciones, sino que éstas y su información asociada permanecerá viva y será modificable en el SGI permanentemente (con alguna excepción descrita más adelante).

Las secciones de información disponibles en el formulario de invención dentro del SGI, en su orden lógico, se describen a continuación.

Secciones del formulario

Datos Generales

Sección con los datos básicos de la invención proporcionados en su mayoría en el documento de comunicación de invención. Son los siguientes:

• Título. Campo de texto obligatorio.
• Fecha de comunicación.  Fecha de la comunicación de la invención. Por defecto se cargará con la fecha del momento seleccionada, pero se podrá indicar otra por parte del usuario.  Obligatoria.
• Descripción. Campo de texto obligatorio.
• Tipo de la protección. Desplegable obligatorio.
  • Propiedad Industrial
    • Patente
    • Modelo de utilidad
    • Diseño industrial
    • Marca
    • Secreto industrial. Forman parte de los tipos de protección industrial los acuerdos de secreto industrial. Se basan en un acuerdo privado de confidencialidad y uso del producto o conocimiento desarrollado, vendrían a ser tratados como acuerdos de "know-how", pero en el marco de tipo de protección industrial. (A veces no interesa lanzar el proceso de registro de patente y directamente se acuerda hacer uso de la misma en base a la firma de un acuerdo privado de uso secreto).
      
  • Propiedad Intelectual
    
    • Software
    • Know-how
• Subtipo de la protección. Desplegable obligatorio. El desplegable es visible si el tipo tiene subtipos.
  
• Proyecto de investigación. Proyecto a asociar con la invención a seleccionar de entre los proyectos disponibles en el SGI. Sería el proyecto o contrato con el que se ha financiado o en el marco del cuál ha surgido la invención. Opcional.
• Sectores de aplicación. Listado de sectores empresariales que podrían estar interesados en la invención. No se recogerán códigos CNAE en este punto porque no se dispondrá de información tan detallada, por lo que será información de más alto nivel y distinta a la que se presenta a la hora de seleccionar clasificaciones CNAE. Se pueden asociar más de uno. Será obligatorio añadir al menos uno.
• Áreas de procedencia. Listado de áreas de conocimiento de las que puede proceder o están relacionadas con la invención. Se pueden asociar más de una. Opcional.
• Documento de comunicación de invención. Formulario original que el investigador ha entregado a la OTRI para comunicar la invención. Solo es visible en esta sección en el alta de la invención por simplicidad, a partir del alta, aparecerá junto con el resto de documentos asociados a la invención. La idea es que fuese únicamente un documento, pero no se limitará. Opcional.
  
• Comentarios/Observaciones. Campo de texto abierto no obligatorio.

Documentos

Sección en la que el usuario puede ver y adjuntar documentación que se genera durante el proceso de gestión de la protección de la invención.

Dispondrá de un listado de documentos con un nombre para cada uno junto con la fecha en la que fue adjuntado, pudiendo ser cada uno de ellos descargado o borrado.

Se pone a disposición del usuario la opción de adjuntar un nuevo documento con un nombre y fecha seleccionada.

En esta sección es en la que aparecerá, en caso de haberse informado, la documentación adjuntada durante el proceso de alta de la invención en el formulario de "Datos generales".

Participantes

En una invención existirán participantes tanto a nivel personal, que denominaremos "autores" de la invención, como a nivel de organizaciones o entidades/empresas, que denominaremos "titulares" de la invención.

Todos los autores (inventores) llevan asociado su porcentaje de participación (autoría).

Los autores participan vinculados a una organización. En función del porcentaje de autoría de sus miembros, cada organización o "titular" tiene, a su vez, un porcentaje de titularidad. El porcentaje de titularidad se obtendría a partir del sumatorio de los porcentajes de participación de cada uno de los autores pertenecientes a la entidad/empresa/organización colaboradora. En ocasiones, este porcentaje de titularidad puede ser establecido bajo acuerdo entre las organizaciones participantes, de forma que no se corresponda exactamente con el porcentaje de autoría.

No existirá a nivel de formulario una sección denominada "Participantes" sino que en su lugar se distinguirá un formulario independiente para cada una de estas figuras, una para Inventores y otra para Titulares o Titularidades.

Inventores

Sección en la que se añaden los autores o inventores de la invención.

Existirá un listado de inventores donde las columnas a mostrar serán: Nombre, Apellidos, Número de documento de identificación, Entidad y Participación, pudiendo ser cada uno de ellos visualizado, modificado o borrado en lo relativo a su asociación con la invención siempre y cuando las dependencias con el reparto de pagos descrito en secciones posteriores no lo impida.

Se diferencian los inventores de la propia Universidad de los inventores externos por la columna Entidad.

En la opción de añadir nuevo inventor se muestra un buscador común y general a todo el sistema donde se buscan las personas en los sistemas de la Universidad para ser referenciados en esta sección. Si no se encuentra a la persona en los sistemas de la Universidad, se podrá solicitar el alta de la misma mediante un formulario de "Solicitar alta" de persona específico de la implantación en la universidad e integrado con el sistema universitario correspondiente, ya que los datos de los inventores, a excepción de los surgidos como necesidad específica de información dentro de este módulo, no serán almacenados en el SGI.

Los datos visibilizados al encontrar un inventor de la Universidad serán los identificados en el formulario de búsqueda común en la tabla de resultado de búsqueda y, a mayores, los del formulario de "Ver detalle" de persona específico de la implantación en la universidad e integrado con el sistema correspondiente, al que se podrá acceder desde el resultado de la búsqueda.

Un dato que siempre es rellenable en el formulario para añadir un nuevo inventor a la invención, independientemente del inventor, es el porcentaje de participación de autoría en la invención. Será un campo numérico entero de 1 a 100 y obligatorio.

Cuando el usuario informe por primera vez la lista de inventores asociados a la invención, se generará automáticamente la información acerca de la titularidad de la misma (pestaña "Titularidad").

Esto sólo ocurrirá la primera vez que se "Guarden" los inventores, esto es, en el momento de la creación de la invención o bien, estando ya creada la invención, la primera vez que se modifica la invención y se completan los inventores en esta pestaña.

Titularidad

Sección donde se ven y desde la que se gestionan los titulares (entidades) de la invención y los periodos de vigencia de los mismos definidos por una fecha de inicio y un fecha de fin.

Se mostrarán dos listados separados pero dependientes entre sí: el listado de períodos de titularidad y el listado de titulares asociados a un período de titularidad.

El Listado de períodos de titularidad contendrá un listado de períodos de tiempo diferenciados y no coincidentes cuyo objeto es el de reflejar un cambio en la titularidad de la invención del que se quiere dejar constancia.

Se mostrará tanto el período vigente, que solo podrá ser uno, como los períodos históricos, estando en un primer momento seleccionado el período vigente o, en su defecto, el histórico más reciente, al acceder a la pantalla.

Las columnas del listado son: Fecha inicio y Fecha fin (de titularidad).

Al seleccionar un período en este listado, se actualizará automáticamente el listado de titulares con los que estén asociados a ese período.

Sobre este listado se podrá modificar o eliminar únicamente el período vigente y siempre y cuando además no existan repartos de pagos asociados con él. El único dato que se podrá modificar será la fecha de inicio de la titularidad. En cuanto a la eliminación, ésta supondrá que se solicite al usuario confirmar si al eliminar el período vigente el período inmediatamente anterior vuelve a ser vigente (se elimina su fecha de fin) o bien simplemente no queda ningún período de vigencia activo.

Se podrá además añadir un nuevo período de vigencia, de forma que el inmediatamente anterior pasará a ser histórico. El usuario habrá de indicar tanto la fecha de fin del período anterior, que pasará a ser histórico, como la de inicio del nuevo período, que pasará a ser el vigente.

Al añadir un nuevo período de vigencia, se validará la secuencialidad y no intersección entre las fechas, pero no se restringirá por parte de la aplicación el que haya saltos entre períodos de titularidad. Además, se hará una copia de la lista de titulares del período anterior para que sirva de base a las modificaciones que este nuevo período precise realizar sobre los mismos.

En el Listado de titulares aparecerán por defecto las entidades titulares dentro del período vigente o, en su defecto, del histórico más reciente, pero se podrán mostrar así mismo los titulares de un período histórico si se selecciona otro período en el listado de períodos de titularidad. Las columnas del listado son: Entidad y Participación. Desde el listado de titulares vigentes también se podrá acceder al Informe de la titularidad de una entidad. Para los titulares asociados a un período histórico, no se podrá acceder al Informe de la titularidad de la entidad.

Como se ha descrito anteriormente, para el primer período de vigencia, sus titulares y los porcentajes se generarán en función de las entidades a las que pertenecen los inventores y sus porcentajes de autoría. El porcentaje de participación de una entidad es la suma de los porcentajes de autoría de sus inventores.

Así mismo, como se comenta también en la gestión del listado de períodos de titularidad, al añadir un nuevo período se cargará este listado por defecto con los titulares del período anterior.

Al modificar los titulares se pueden cambiar los porcentajes o añadir o quitar alguna de las entidades, siempre y cuando la suma de porcentajes siga sumando 100 % al ir a guardar las modificaciones.

Informe de patentabilidad

Sección para añadir los diferentes Informes de patentabilidad que se hayan solicitado realizar a entidades externas a la universidad. Se pueden añadir varios.

Se mostrará un listado con los datos básicos de los informes añadidos hasta el momento: Documento, Fecha, Entidad creadora y Resultado.

Los datos a recoger del informe son:

• Fichero adjunto. Campo de selección de un archivo a adjuntar. Obligatorio.
• Fecha. Campo de tipo fecha (sin hora). Obligatorio.
• Resultado del informe. Desplegable con las siguientes opciones posibles: Favorable, Desfavorable. Obligatorio.
  
• Entidad creadora. Entidad creadora del informe que se obtiene de los sistemas de la Universidad a través del buscador genérico de empresas común al SGI. Obligatorio.
  
• Contacto empresa creadora (**). Campo de texto libre. Obligatorio.
• Contacto examinador (**). Campo de texto libre. Obligatorio.
• Comentario. Campo de texto libre opcional.

(**) No se requiere integración con el sistema de gestión de personas de la universidad en estos campos puesto que no se dispondrá de todos los datos necesarios para poder dar de alta a estos contactos / personas en los mismos.

Solicitudes de protección

Sección para gestionar las solicitudes de protección de la invención en los distintos niveles.

Al acceder a la sección se ve la lista de solicitudes que ya haya registradas en el sistema, pudiendo ser ninguna si el sistema no tiene ningún registro.

En este listado se ven las columnas: Vía de protección, Número de solicitud, Fecha de solicitud, Nº publicación, Nº concesión, Estado y Acciones.  Estas acciones son ver/modificar la solicitud y borrarla. 

El estado que se muestra será uno de los siguientes:

• Solicitada. En general, solamente tiene la fecha de solicitud rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
  
• Publicada. En general tiene, además de la fecha de solicitud, la fecha de publicación rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
• Concedida. En general tiene, además de la fecha de publicación , la fecha de concesión rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
• Caducada. En general tiene la fecha de caducidad rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
  

La primera solicitud es muy importante en este proceso ya que es la que va a tener rellenadas las fecha de inicio y fin de prioridad.

Las vías de protección contempladas son:

• España. Lo más común es que sea la primera solicitud, aunque se puede partir de una no española.

• PCT. Es una extensión de 18 meses del año de prioridad. Lo normal es que sea la segunda solicitud.

• Europea. Esta vía tiene la particularidad de tener la validación por países.

• País específico.  Se escoge de la lista de códigos de país cual es elegido.

Los campos de una solicitud:

• Vía de protección. Desplegable Obligatorio.

• Número de solicitud.  Campo de texto no obligatorio. (España: PXXXXX, PCT: PCTXXXXX, Europea: EPXXXXX, País específico: PaisXXXXX)
• Fecha de solicitud (si no es la primera solicitud) / prioridad (si es la primera).  Obligatoria.
• Número de publicación. Campo de texto no obligatorio. (España: ESXXXXX, PCT: WOXXX, Europea: EPXXXXX, País específico: PaisXXXXX)
• Fecha de publicación. Opcional.
• Fecha fin de prioridad. Opcional. Sólo visible si es la primera solicitud. Es de 12 meses (en España, contemplar el resto) desde la Fecha de prioridad.
• Número de concesión. Campo de texto no obligatorio.
• Fecha de concesión. Opcional.
• Fecha de caducidad. Opcional. 
• Tipo de caducidad. Obligatorio si se rellena la fecha de caducidad y oculto en otro caso.
  
  • Abandono
  • Retirada
  • Denegación
• Comentario/ observación. Campo de texto no obligatorio.

Procedimientos asociados a la solicitud

Los procedimientos serán anotaciones que se quieren registrar a lo largo del tiempo relacionadas con la solicitud y de las que se quiere dejar constancia de documentación, acciones a tomar y los comentarios que se consideren oportunos.

El listado de procedimientos se muestra dentro del detalle de la solicitud.

Los campos son:

• Fecha. Obligatoria.
• Tipo de procedimiento. Desplegable Obligatorio. Uno de los tipos es "Otros" que al seleccionar muestra una caja de texto para especificar.
• Documento principal. Opcional.
• Acción a tomar. Campo de texto opcional.
• Fecha límite de la acción a tomar. Opcional
• Generar aviso. Check para abrir el diálogo de crear aviso.
• Documento secundario. Opcional.
• Comentario. Campo de texto opcional.

Países validados

Esta opción solo está disponible en la vía de solicitud Europea.

El listado de países validados se muestra dentro del detalle de la solicitud.

Los campos son:

• Fecha. Obligatoria.
• País. Obligatorio.
• Código de patente. Obligatorio.

La gestión de estas patentes se llevará mediante la creación de solicitudes en cada uno de estos países. El gestor será el encargado de su creación y gestión.

Flujo de las solicitudes

Gastos

Sección en la que se puede consultar el listado de gastos asociados a la invención obtenidos del SGE mediante integración.

Estos gastos son referenciados en la invención para poder tipificarlo como tasa u honorario (obligatorio) y asociarlos a una solicitud de protección (no obligatorio).

Se podrá consultar el informe de gastos, que contendrá la suma de los gastos asociados a cada invención y/o solicitud de protección desde la fecha de solicitud hasta la actualidad.

Contratos asociados

Sección en la que se puede consultar el listado de contratos asociados a la invención. Este listado se muestra desde el módulo CSP de Hércules. Los contratos son consultables.

Ingresos

Sección en la que se puede consultar el listado de ingresos asociados a la invención (o contratos de licencia de la misma) obtenidos del SGE mediante integración.

Estos ingresos son referenciados en la invención, esto puede ser automático si la forma de obtenerlos es inequívoca o con proceso manual si no es posible.

Se habilita un botón de Calcular pagos, donde se dirige al usuario a una pantalla en la que escoge un rango de fechas y se le muestran los gastos y los ingresos asociados a la invención en ese periodo. Además se le muestra el resultado, que si es positivo también muestra el reparto de las cantidades entre la Universidad y los autores de la misma, este reparto es fijo y se hace por tramos. El reparto entre los investigadores es en función de su porcentaje de autoría. El resultado de este proceso es la generación de un documento PDF.

Sectores industriales licenciados

Sección en la que se puede consultar los sectores industriales en los que la invención puede aplicar. Se pueden tanto borrar como añadir nuevos.

Los campos son:

• Sector industrial. Desplegable obligatorio. Listado de códigos CNAE de sectores.
• País. Desplegable Obligatorio. Listado de países.
• Exclusividad. Desplegable con valores Sí o No. Opcional.

Alertas

• De manera genérica para una solicitud: 
  • avisos a los usuarios dentro de los X meses desde la fecha de prioridad hasta la fecha de fin de prioridad. Los avisos han de ser:
    • A los X/2, a los 2X/3 y a los X-1 meses, avisando de lo que queda a hasta los X meses y que no se ha añadido una segunda solicitud de protección. Si hay más de una solicitud ya no se avisa.
    • Al mes X, avisando de que se ha terminado el periodo de prioridad.
• La solicitud es una PCT y no es la primera solicitud:
  • avisos a los usuarios dentro de los 18 meses siguiente a los X de prioridad. Los avisos han de ser:
    • A los 9, a los 14 y a los 17 meses.
    • Al mes 18, avisando de que se ha terminado de extensión.
• Generar avisos dinámicos a partir de los procedimientos de la solicitud.

Informes

• Coste de las protecciones a una invención
• Titularidad de una entidad en una invención
• Vida de la patente. Árbol de solicitudes, ingresos, gastos....

Procesos

• Generar los avisos de las solicitudes creadas. Los avisos han de tener dependencia de las solicitudes para que si se borran estas se borren los avisos.

Integraciones

• Sistema de Gestión Económica
  • Gastos de asociados a una invención.
  • Ingresos del los contratos.
  • Órdenes de pago.
• Personas físicas para la parte de autoría de la invención
• Personas jurídicas (empresas) para:
  • Titularidades de la invención.
  • Proveedora de servicios (p.ej. informe de patentabilidad).
• Otros módulos de Hércules:
  • CSP, para Contratos de la invención para su visualización.
  • CSP, para Proyectos de investigación para su asociación con la invención.