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Se pueden gestionar todos los aspectos de la protección de invenciones durante toda la vida de la misma (contratos, gastos, ingresos, repartos, documentos y , titularidades e inventores).

Descripción funcional

Desde el punto de vista de la OTRI no hay diferencias entre el personal a nivel de permisos en este módulo. Todos los usuarios con permiso para acceder al mismo son rol Gestor (ACT-PII-001-Gestor).

Hay una serie de datos comunes a todas las invenciones y que serán los que en un primer momento se reflejen en el SGI a partir del formulario de solicitud del investigador y de las decisiones de la OTRI sobre el tipo de protección a llevar a cabo:

• Datos básicos
• Tipo de protección:
  • Propiedad industrial (patentes, modelos industriales, ...).
    
  • Propiedad intelectual (software, know-how, ...). Forman parte de los tipos de protección intelectual los acuerdos de secreto industrial. Se basan en un acuerdo privado de confidencialidad y uso del producto o conocimiento desarrollado y por tanto serán tratados como acuerdos de "know-how". (A veces no interesa lanzar el proceso de registro de patente y directamente se acuerda hacer uso de la misma en base a la firma de un acuerdo privado de uso secreto).
• Participantes:
  • En una invención existirán participantes tanto a nivel personal, que denominaremos "autores" de la invención, como a nivel de organizaciones o entidades/empresas, que denominaremos "titulares" de la invención.
  • Todos los autores (inventores) llevan asociado su porcentaje de participación (autoría).
  • Los autores participan vinculados a una organización. En función del porcentaje de autoría de sus miembros, cada organización o "titular" tiene, a su vez, un porcentaje de titularidad. El porcentaje de titularidad se obtendría a partir del sumatorio de los porcentajes de participación de cada uno de los autores pertenecientes a la entidad/empresa/organización colaboradora. En ocasiones, este porcentaje de titularidad puede ser establecido bajo acuerdo entre las organizaciones participantes, de forma que no se corresponda exactamente con el porcentaje de autoría.

Flujo general

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El gestor de la OTRI accede al módulo y lo primero que ve es la lista de invenciones que ya haya registradas en el sistema, pudiendo ser ninguna si el sistema no tiene ningún registro.

Al añadir una invención, lo primero que ve el usuario es la sección de "Datos generales". Deberá completar en primer lugar esta sección y "Guardar" la invención para a continuación poder completar el resto de secciones.

Las secciones disponibles en el formulario en su orden lógico son las siguientes.

Secciones del formulario 

Datos Generales

Datos generales de la invención proporcionados en el documento. Son los siguientes:

• Título. Campo de texto obligatorio.
• Descripción. Campo de texto obligatorio.
• Fecha de comunicación.  Fecha de la comunicación de la invención. Por defecto se cargará con la fecha del momento seleccionada, pero se podrá indicar otra por parte del usuario.  Obligatoria.
• Proyecto de investigación. Proyecto a asociar con la invención a seleccionar de entre los proyectos disponibles en el SGI. Sería el proyecto o contrato con el que se ha financiado la invención. Opcional.
• Tipo de la protección. Desplegable obligatorio.
  • Propiedad Industrial
    • Patente
    • Modelo de utilidad
    • Diseño industrial
    • Marca
    • Secreto industrial
  • Propiedad Intelectual
    • Software
• Subtipo de la protección. Desplegable obligatorio. El desplegable es visible si el tipo tiene subtipos.
  
• Sectores industriales. Listado de sectores empresariales que podrían estar interesados en la invención. Será obligatorio añadir al menos uno.
• Comentarios/Observaciones. Campo de texto no obligatorio.

Documentos

Sección en la que el usuario puede ver y adjuntar documentación que se genera en este proceso.

Listado de documentos con la fecha que fue adjuntado. Pudiendo ser cada uno de ellos descargado o borrado.

Se pone a disposición del usuario la opción de adjuntar un nuevo documento con una fecha seleccionada.

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Con carácter general todas las invenciones tienen la posibilidad de recoger en el SGI la misma información:

• Datos generales: serán aquellos datos mínimos básicos necesarios para dar de alta una invención en el sistema.
• Inventores: lista de autores de una invención.
• Documentos: documentación digitalizada asociada a las invenciones de carácter general, como puede ser el propio documento de "comunicación de resultados a proteger".
  
• Titularidad: información las entidades titulares de la invención a lo largo del tiempo.
• Informes de patentabilidad: informes sobre los que se sustentan las decisiones de seguir adelante o no con la protección de una invención.
• Solicitudes de protección: reflejo de los trámites que se llevan a cabo a lo largo del tiempo y, según el caso, en diferentes países para la protección de una invención. Será la única sección de información que podrá diferir en contenido entre las protecciones de tipo industrial y las de tipo intelectual.
• Ejecución económica: información sobre gastos, contratos e ingresos generados por las invenciones y sobre los procesos de reparto de los beneficios de la explotación de las mismas.
  

Flujo general

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El gestor de la OTRI accede al módulo y lo primero que verá es la lista de invenciones que ya haya registradas en el sistema, pudiendo ser ninguna si el sistema no tiene ningún registro. Podrá además realizar búsquedas para filtrar dichas invenciones bajo algún criterio si así lo requiere.

Al añadir una invención, lo primero que verá el usuario será la sección de "Datos generales" junto con la sección de "Inventores". Estas dos secciones contienen el conjunto de información a recoger del formulario de comunicación de invención que la OTRI recibe del inventor, por lo que serán los primeros datos a informar y posiblemente los únicos hasta que se arranque cualquier gestión sobre la misma. El gestor deberá por tanto completar en primer lugar estas dos secciones y "Guardar" la invención para a continuación poder completar el resto de información de la invención que se reparte por las diferentes secciones.

Una vez se guarde la invención, se podrá:

• Ver y/o modificar los datos generales.
• Ver y/o modificar los inventores. La modificación de los inventores una vez estaban ya creados no tendrá reflejo en la titularidad.
• Ver y/o modificar la información de titularidad, que será generada automáticamente si se han informado los inventores, pero se podrá modificar.
• Gestionar documentación adicional, en el alta se puede incluir únicamente un documento, que en general, será el formulario de comunicación de invención.
• Gestionar informes de patentabilidad.
• Gestionar protecciones para la invención
• Ver la información económica asociada a la invención y realizar repartos de los beneficios generados

El flujo natural de la gestión de la invención según se ha mostrado en el diagrama anterior es:

1. Alta de invención incluyendo datos generales e inventores.
2. Incorporación de informes de patentabilidad, en caso de que se hayan solicitado realizar.
3. Si en base al informe o informes y/o a criterio del gestor de la OTRI se decide seguir adelante con la protección, se arrancaría con una primera solicitud de protección.
4. Según evolucione dicha primera solicitud, se irán reflejando en el SGI sus diferentes estados e información asociada y/o a criterio del gestor se decidirá si abrir y cuándo nuevas vías de protección.
5. Desde el momento que se generen los primeros gastos y haya los primeros contratos que repercutan ingresos, éstos se verán reflejados en la invención.
6. Cuando el gestor considere, llevará a cabo el reparto de los ingresos generados.
7. En cualquier momento del flujo, se podrán incorporar documentos a la invención.

Este orden de ocurrencia no está limitado en el sistema ni este ciclo tiene un punto de fin determinado para las invenciones, sino que éstas y su información asociada permanecerá viva y será modificable en el SGI permanentemente (con alguna excepción descrita más adelante).

Las secciones de información disponibles en el formulario de invención dentro del SGI, en su orden lógico, se describen a continuación.

Secciones del formulario

Datos Generales

Datos generales de la invención proporcionados en el documento. Son los siguientes:

• Título. Campo de texto obligatorio.
• Descripción. Campo de texto obligatorio.
• Fecha de comunicación.  Fecha de la comunicación de la invención. Por defecto se cargará con la fecha del momento seleccionada, pero se podrá indicar otra por parte del usuario.  Obligatoria.
• Proyecto de investigación. Proyecto a asociar con la invención a seleccionar de entre los proyectos disponibles en el SGI. Sería el proyecto o contrato con el que se ha financiado la invención. Opcional.
• Tipo de la protección. Desplegable obligatorio.
  • Propiedad Industrial
    • Patente
    • Modelo de utilidad
    • Diseño industrial
    • Marca
    • Secreto industrial. Forman parte de los tipos de protección industrial los acuerdos de secreto industrial. Se basan en un acuerdo privado de confidencialidad y uso del producto o conocimiento desarrollado, vendrían a ser tratados como acuerdos de "know-how", pero en el marco de tipo de protección industrial. (A veces no interesa lanzar el proceso de registro de patente y directamente se acuerda hacer uso de la misma en base a la firma de un acuerdo privado de uso secreto).
      
  • Propiedad Intelectual
    
    • Software
    • Know-how
• Subtipo de la protección. Desplegable obligatorio. El desplegable es visible si el tipo tiene subtipos.
  
• Sectores industriales. Listado de sectores empresariales que podrían estar interesados en la invención. Será obligatorio añadir al menos uno.
• Comentarios/Observaciones. Campo de texto no obligatorio.

Documentos

Sección en la que el usuario puede ver y adjuntar documentación que se genera en este proceso.

Listado de documentos con la fecha que fue adjuntado. Pudiendo ser cada uno de ellos descargado o borrado.

Se pone a disposición del usuario la opción de adjuntar un nuevo documento con una fecha seleccionada.

Inventores

• Participantes:
  • En una invención existirán participantes tanto a nivel personal, que denominaremos "autores" de la invención, como a nivel de organizaciones o entidades/empresas, que denominaremos "titulares" de la invención.
  • Todos los autores (inventores) llevan asociado su porcentaje de participación (autoría).
  • Los autores participan vinculados a una organización. En función del porcentaje de autoría de sus miembros, cada organización o "titular" tiene, a su vez, un porcentaje de titularidad. El porcentaje de titularidad se obtendría a partir del sumatorio de los porcentajes de participación de cada uno de los autores pertenecientes a la entidad/empresa/organización colaboradora. En ocasiones, este porcentaje de titularidad puede ser establecido bajo acuerdo entre las organizaciones participantes, de forma que no se corresponda exactamente con el porcentaje de autoría.

Sección en la que se añaden los autores o inventores de la invención.

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