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Introducción

El Sistema de gestión de la investigación (SGI) de Hércules, es un sistema de información que da soporte a los procedimientos y gestión asociados a la Investigación universitaria. El uso del SGI está destinado a dos colectivos principales:

• Personal de gestión, mayoritariamente perteneciente al colectivo personal de administración y servicios de las diferentes unidades de gestión involucradas en los procedimientos de la Investigación.  
• Personal de investigación, principalmente perteneciente al colectivo personal docente e investigador. 

El SGI Hércules es un sistema de acceso vía web que requiere autenticación a través de un nombre de usuario/a y contraseña. En el proceso de autenticación el SGI identifica el permiso o rol asociado a ese nombre de usuario/a a través del que se establece la conexión. En función de este rol se delimitará la visibilidad de unos u otros módulos, así como los permisos con los que se puede acceder a la información de cada uno estos módulos. Los módulos funcionales del SGI son:

• CSP: Es el módulo principal del SGI y será utilizado de manera general por todas las unidades u oficinas de gestión (UGI, OTRE, OPE, etc), además de por el personal investigador. Cubre la gestión de convocatorias, solicitudes, proyectos y contratos y grupos de investigación. El módulo CSP contará con un mecanismo para marcar las convocatorias y proyectos bajo la titularidad de una determinada unidad de gestión. De este modo, la visibilidad de una convocatoria/proyecto/contrato cuya gestión corresponde a una unidad, estará, de forma general, restringida para el resto de unidades. El módulo CSP unifica la gestión de convocatorias, independientemente de su naturaleza. Sobre estas convocatorias se podrán registrar solicitudes, ya sea de manera directa por parte del personal de investigación, ya sea de manera delegada en las unidad de gestión correspondiente. Si bien se implementan tres tipos diferentes de solicitudes,  el objetivo del SGI es realizar la gestión con la máxima normalización posible. Las solicitudes concedidas darán lugar  a los proyectos, que independientemente de su tipología quedarán agrupados en este mismo módulo, al igual que los contratos y convenios. Los proyectos/contratos/convenios  tendrán el correspondiente equipo de investigación, de forma que el personal investigador se incluye en el equipo con un rol determinado. Los proyectos/contratos/convenios contarán con el correspondiente apartado de datos económicos. La gestión económica y contable de los proyectos, estará delegada de manera íntegra en el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo. Se entiende por datos económicos todas las operaciones relacionadas con facturación, pagos y cobros, relaciones internas, reservas, modificaciones de crédito, detracciones de costes indirectos, etc. Es fundamental, por tanto, la existencia de un mecanismo de integración entre ambos sistemas. Solo a través de este mecanismo de integración será posible que el SGI disponga de manera detallada de la información necesaria para la realización de la  justificación económica de los proyectos.  

El módulo CSP incluye la gestión de los grupos de investigación incluyendo el registro de su solicitud de constitución, la identificación de sus líneas y equipos de investigación y manteniendo el histórico de participación de todos sus miembros. Además, los grupos de investigación están directamente relacionados con el módulo de producción científica, aplicando sobre ellos la puntuación de la baremación de acuerdo a la producción científica de sus miembros.

• PRC: Módulo de producción científica.  Este módulo centraliza la producción científica oficial de la Universidad, implementado el flujo de validación y la baremación de la misma. Para ello se precisa de integración con el sistema de gestión de CVN corporativo, a través del que el SGI obtendrá los ítems de producción científica baremables. Será un módulo disponible tanto para las unidades de gestión implicadas como para el personal de investigación.
• ETI: Módulo de ética. Implementa los procesos asociados al aseguramiento de los principios éticos en tres ámbitos:
  • Investigación con la participación de seres humanos, muestras humanas y/o datos procedentes de población humana que requieren protección.
  • Investigación con animales
  • Investigación con agentes biológicos de riesgo para seres humanos, animales, plantas y el medio ambiente

El personal de investigación podrá tramitar las solicitudes de revisión por parte del comité de ética de las propuestas de proyecto. La unidad de gestión podrá planificar las reuniones de cada uno de los comités de ética y éstos podrán registrar las evaluaciones y emitir los informes correspondientes. El módulo también da cobertura al proceso de seguimiento y retrospectiva.

• PII: Módulo  propiedad industrial e intelectual. Cubre tanto la gestión del producto en sí como de todas las solicitudes de protección realizadas sobre el mismo así como la trazabilidad con los contratos de explotación derivados y el posterior cálculo del reparto de regalías. La trazabilidad con los contratos de explotación se realizará a través del módulo CSP mientras que el cálculo del reparto solo será posible a partir de la correspondiente integración con el Sistema de gestión económica corporativos. Este módulo cuenta además con la posibilidad de configuración de las vías de protección y criterios de reparto.

Adicionalmente, el SGI cuenta con el módulo INV. El módulo INV se puede considerar un módulo particular ya que es el que centraliza la funcionalidad disponible para el personal investigador (perfil de investigación).  Este módulo centraliza la funcionalidad de los módulos CSP, PRC, ETI y PII que está habilitada para el perfil de investigación.

El manual de usuario se estructura en función de los dos principales perfiles de acceso (perfil de gestión y perfil de investigación) y en función de los módulos funcionales CSP, PRC, ETI y PII.

Acceso al SGI

El acceso al SGI se realiza haciendo uso de un navegador web a través de la dirección URL facilita por el servicio de informática de cada Universidad particular. En la pantalla inicial, pantalla de "Log In" se debe introducir el nombre de usuario/a (username) y contraseña (password) facilitados.

Introducidos "username" y "password" se pulsará el botón "Log In".

Navegación y elementos comunes

Una vez hecho "Log In" se mostrará la ventana principal. La ventana principal tendrá un aspecto homogéneo para cualquier usuario/a si bien las funcionalidades disponibles dependerán del rol asociado al "username".

Las zonas o elementos principales de las pantallas de la aplicación son:

Menú lateral

El menú lateral contiene las opciones disponibles que dependerán del módulo funcional en que nos encontremos y del rol de acceso. Algunas de las opciones de menú podrían contener subopciones. Se distinguen porque contienen a su derecha el botón de control que permite desplegar la opción para tener acceso a las subopciones:

Si el submenú está desplegado, el botón de control cambia su aspecto a que permitirá replegar el submenú.

Buscadores  y listados

Como norma general las opciones de menú dan paso a la gestión de la entidad que representan (convocatorias, solicitudes, proyectos, etc.). Tras pulsar sobre una opción de menú se muestra en el espacio de datos y acciones el buscador y listado correspondiente a la entidad representada por el menú. Se muestra el ejemplo con el menú convocatorias:

Por defecto, se muestra el listado precargado mostrando los elementos activos de la entidad con la que se corresponde la opción de menú seleccionada, en este ejemplo "convocatorias".

En la parte superior se dispone del buscador que permitirá realizar búsquedas concretas sobre los elementos de la entidad correspondiente al menú. La mayoría de las entidades del SGI presentan dos opciones para el buscador:

• Búsqueda simple
• Búsqueda ampliada

Por defecto, al acceder a una opción de menú se muestra el buscador simple. El buscador simple ofrece filtros por los campos más importantes o comunes de la entidad, mientras que el buscador ampliado ofrece más posibilidades.

Los controles para actuar sobre el buscador son comunes, variando en función del buscador mostrado:

• Botón buscar: Pulsando este botón se realiza la búsqueda considerando los valores introducidos en los diferentes campos de filtrado.
• Acción para cambiar el tipo de buscador: Permitirá el intercambio entre el buscador ampliado o simple.
• Acción limpiar. Eliminará el contenido introducido en todos los campos de filtrado que hubiesen sido cumplimentados.

Listado de entidad

Los listados se muestran en formato de tabla paginada. Cada fila del listado representa un registro de la entidad correspondiente. En el listado se muestran las columnas más representativas de la entidad. La cabecera del listado contiene el título de las columnas que se muestran. La columna del extremo derecho recibe el nombre de "Acciones" y sobre ella se representan las acciones que pueden ser realizadas sobre cada uno de los registros incluidos en el listado. Las acciones se representarán mediante iconos y contendrán una descripción en modo texto que se mostrarán al pasar el ratón sobre el icono (formato tooltip).

Ordenación de los listados

Algunas de las columnas del listado permitirán la ordenación del mismo. Las columnas sobre las que se permite ordenación contienen el control a su derecha . Este control se mostrará al pasar el ratón sobre el título de la columna.

El sentido del control, arriba o abajo, representará el orden mostrado:

• Flecha hacia arriba, el orden mostrado es de menor a mayor.
• Fecha hacia abajo, el orden mostrado es de mayor a menor.

Pulsando sobre el control flecha se alterna entre un orden y el otro.

Paginación de listados

Los listados se muestran en formato de tabla paginada. Por defecto, se muestran cinco elementos por pantalla.  A pie de página se muestra el total de elementos listados, y el número de elementos que están siendo mostrados en la página actual. 

El número de elementos a mostrar en cada página, por defecto cinco, puede ser modificado. Para ello, se pulsará sobre el desplegable disponible a la derecha de "Elementos por página":

Las opciones permitidas son 5, 10, 25 y 100 elementos:

El avance y retroceso por las páginas de los listados se realiza a través de los controles situados a pie de tabla que permiten, en orden: acceder a la primera página del listado, avanzar a la página anterior del listado, acceder a la siguiente página del listado, acceder a la última página del listado. 

En función de la página actual y del total de elementos, alguno de los controles podría mostrarse desactivado.

Exportación de listados

Sobre algunos listados se incluye la opción de exportación. Esta posibilidad se identifica por la inclusión del control de exportación en el pie izquierdo del listado. La exportación generará un fichero que contendrá el mismo número de registros (filas) que los incluidos en el listado (de acuerdo a los filtros aplicados en el buscador), pero qué podrá contener más columnas que las mostradas en pantalla.

Al pulsar el botón de exportación se muestra la ventana con las opciones de exportación. Se muestra el caso concreto de la exportación de la entidad "solicitud":

• Título: Se muestra por defecto un título. "Listado de" + nombre de la entidad correspondiente. Este valor puede ser modificado. El valor introducido solo actúa sobre las opciones de exportación PDF y RTF y se mostrará como título principal del informe generado.
• Tipo de exportación: Se debe seleccionar el tipo de exportación a generar. Los tipos de exportación permitidos en la mayoría de las entidades son:
  • PDF
  • RTF (formato compatible con MS Word)
  • XLSX
  • CSV
• Ocultar apartados. Desplegable con los valores Sí/No. Aplica sobre los formatos PDF y RTF y permite ocultar la cabecera de los apartados que no contengan datos.
• Apartados a incluir. Sobre algunas entidades se permite la selección de los apartados de datos a incluir en el fichero de exportación. Cada apartado se acompaña con una casilla de check a su izquierda. Si la casilla está marcada el apartado se incluirá en el fichero de exportación. Existe una opción general "todos" que permite marcar/desmarcar todos los apartados simultáneamente. Si se desmarcan todos los apartados, el fichero de exportación solamente contendrán los datos principales de la entidad.
• Botón Exportar. Tras indicar las opciones previas se debe pulsar este botón para proceder a la obtención del fichero de exportación. Al pulsar este botón se mostrarán una ventana propia del sistema operativo, que permitirá indicar la unidad de disco y nombre del fichero con el que se guardará la exportación generada. La generación del fichero de exportación tardará un tiempo que será variable en función de la cantidad de datos que contenga el listado y el número de apartados a incluir.
• Botón Cancelar. Con este botón se cierra la ventana de exportación sin generar el fichero.

Acciones

La columna "acciones" ocupa la última posición a la derecha. Las acciones mostradas dependerán del rol con el que se haya accedido al SGI y de las acciones permitidas de acuerdo al estado del registro concreto. Si bien dependiendo de la entidad pudiera haber acciones propias, las acciones más comunes son:

• Editar o modificar. Representada por el icono
• Ver . Representada por el icono
• Eliminar. Representada por el icono

Otras acciones cuya aparición se restringe a determinadas entidades, pero que siguen una operativa común en todas aquellas en las que aparecen son:

• Recuperar. Representada por el icono
• Clonar. Representada por el icono
• Información. Representada por el icono

Editar o Modificar elemento

Al pulsar sobre su icono de acción se mostrará la página de detalle del registro, cuyo contenido dependerá de cada entidad particular. Para que esta acción esté disponible es necesario tener los permisos adecuados y que la entidad esté en un estado que admita modificaciones.

Al acceder al detalle de una entidad desde la acción "modificar" se podrán aplicar las modificaciones correspondientes. El número de campos cuya modificación estará permitida dependerá del estado concreto de cada entidad particular.

Cuando se introducen cambios se activará el botón Guardar de la entidad, situado a pie de página. Se adjunta ejemplo para la entidad "convocatoria":

Hasta que no haya cambios pendientes, el botón "Guardar" no estará habilitado:

Tras introducir algún cambio:

• Se habilitará el botón "Guardar"
• Se mostrará la advertencia de que se han realizado cambios que están pendientes de guardar

Para que los cambios introducidos sean almacenados es necesario pulsar el botón "Guardar". La acción guardar actuará sobre todos los cambios introducidos en cualquier apartado de la entidad. Además de la alerta a pie de formulario, cada apartado que presente cambios pendientes de guardar será señalizado convenientemente:

El aviso de advertencia se mostrará sobre el menú lateral, a la derecha del nombre de cada apartado que presente cambios.

Si se abandona la página de detalle de la entidad, navegando por el menú de la aplicación, sin haber pulsado el botón Guardar se mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

Ver elemento

Al pulsar sobre su icono de acción se mostrará página de detalle del registro, cuyo contenido dependerá de cada entidad particular. Al acceder al detalle de una entidad en modo "ver" no se podrá aplicar ninguna modificación sobre ningún campo.

Eliminar elemento

La acción eliminar no estará disponible para todos los registros de un listados. La disponibilidad o no de la misma dependerá del estado en el que se encuentre el registro o de la cantidad de información que ya tenga relacionada. 

La acción eliminar podrá tener dos comportamientos en función de que la entidad admita o no recuperación. Solo las entidades principales admiten recuperación. 

Tras pulsar la acción eliminar sobre un elemento se mostrará siempre un mensaje que pedirá confirmar la eliminación. Es con este mensaje con el que se puede identificar si la entidad admitirá o no recuperación. Los dos mensajes tipo que se mostrarán son:

En el caso de la Convocatoria será una de las entidades que admiten recuperación, por eso el mensaje de confirmación hace referencia a la desactivación (el campo "Activo" del registro tomará el valor "no" y a efectos prácticos el registro no estará disponible, salvo que se fuerce su recuperación). El segundo caso se  trata de la eliminación de una fase dentro de una convocatoria, que no admite recuperación, por eso el mensaje de confirmación hace referencia a la eliminación.

El detalle del comportamiento de la acción eliminar para cada una de las entidades del SGI será proporcionado en el apartado del manual de uso específico para cada entidad.

Recuperar elemento

La acción recuperar solo estará disponible para las acciones que admitan desactivación y no eliminación fija. La acción recuperar solo estará disponible para usuarios con rol administrador. Tras pulsar la opción "recuperar" se mostrará un mensaje de confirmación, tal que:

Si se pulsa "aceptar" sobre el mensaje de confirmación, el registro volverá a estar "activo" y pasará a estar disponible para su utilización en las pantallas correspondientes.

Las entidades que admitan recuperación serán identificadas en el apartado del manual de  uso específico.

Información

En el listado de algunas entidades se podrá mostrar el icono de acción "información". A través de este icono se informa de alguna particularidad que pudiera darse sobre el mismo. La información se muestra en formato "tooltip", es decir, es un mensaje de texto que se muestra al pasar el ratón sobre el icono de información. Ejemplo:

Añadir nuevo elemento

La acción de añadir nuevo elemento se proporciona en forma de botón a pie de página o del listado correspondiente, en función de si se trata de una entidad principal o de un apartado de relación dentro de una entidad principal. El aspecto de los dos botones es tal que

Nueva entidad principal	Nueva relación

Al pulsar sobre el botón añadir se mostrará la ventana de detalle correspondiente. En el caso de una entidad principal, por ejemplo "convocatoria", con toda probabilidad será una ventana con varios apartados que compondrán un menú de segundo nivel. En el caso de una relación el detalle podrá mostrarse en una ventana emergente a través de la que se introducirán los campos necesarios para añadir el nuevo elemento.

Detalle de elemento, menú de entidad o de segundo nivel

Tras acceder al detalle de una entidad, bien desde la acción de Añadir nuevo elemento bien desde la acción de Modificar elemento, y en función de la envergadura de la misma, se mostrará un menú de segundo nivel.  Las opciones de este menú de segundo nivel representan bloques o apartados de datos de la entidad.

Se muestra el ejemplo del menú que contiene los apartados en los que se desglosa el detalle de la entidad "convocatoria" que es junto con "proyecto" una de las entidades más importantes y representativa del SGI.

El menú de primer nivel se muestra plegado, distinguiendo la opción actual por ser la resaltada con una línea vertical azul . El primer nivel se pliega y repliega con solo pasare el ratón por encima. A continuación se muestra el mismo ejemplo, opciones del menú de detalle de una convocatoria, con el menú de primer nivel desplegado:

Elemento de menú de primer nivel seleccionado, plegado y desplegado:

Elemento de menú de primer nivel no seleccionado, plegado y desplegado:

Las opciones del menú de segundo nivel, representan apartados o bloques de datos de la entidad, podrían entenderse como pestañas de datos. La opción seleccionada se muestra con fondo blanco y etiqueta de texto resaltada en letra negrita, tal que:

Nivel de navegación o miga de pan

En la cabecera de las ventanas de navegación se va mostrando la profundidad del nivel de navegación, a modo de "miga de pan". 

Esto permite mantener en todo momento la referencia de los datos mostrados en pantalla.

Así, en el ejemplo anterior:

Se interpreta que se ha accedido al listado de convocatorias, al detalle de una convocatoria particular y dentro de ésta a su apartado de elegibilidad. 

Los elementos de la miga de pan son "pulsables", son accesos directos al punto de partida. Así al pulsar sobre Convocatorias se accederá al listado de convocatorias, al pulsar sobre Convocatoria, al primer apartado del detalle de la convocatoria particular (en el caso de convocatoria al apartado "datos generales") y al pulsar sobre elegibilidad se accederá al apartado "elegibilidad" de la convocatoria actual.

Apertura de ventana en nueva pestaña

Existen algunos elementos de navegación, como son las opciones de menú de primer nivel, los elementos de la miga de pan y el acceso a la gestión de apartados complejos dentro del detalle de una entidad, que permiten su apertura sobre una pestaña de navegador nueva, para ello se deberá acceder a los mismos haciendo uso de cualquiera de los mecanismos estándar:

• Pulsando sobre ellos con el uso simultaneo de la tecla Ctrl y el botón izquierdo de ratón "ctrl+click".
• Haciendo click sobre ellos con el botón derecho de ratón y seleccionando la opción "Abrir en pestaña nueva".
• Haciendo click con el botón medio del ratón