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- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatarios:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
- Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos
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Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
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Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso
Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.
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Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.
Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.
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- Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
- Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
- En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.
. Aplicarán los mismos destinatarios al primer aviso que al segundo.Habrá 3 tipos de destinatarios:- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
- Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán
- ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros
- emails de destino añadidos manualmente
- .
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
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