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Partiendo de un catálogo de tipos de comunicado como el siguiente:

A continuación se describen las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.

Comunicados generados por acción del usuario

Módulo CSP - Hitos de convocatorias

Descripción del comunicado:

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A continuación se describen las características de cada tipo de comunicado de los listado anteriormente y cómo se deberían configurar en caso de que disponga de esta posibilidad.

Comunicados generados por acción del usuario

Módulo CSP - Hitos de convocatorias

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto para este tipo de comunicado, por ejemplo:

Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

Configuración del comunicado:

Paso 1: incluir tantos registros de configuración como unidades de gestión para las que se vayan a definir destinatarios por defecto para este tipo de comunicado, por ejemplo:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: pendiente

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Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Paso 2: incluir tantos emails de destino por cada registro de configuración como sea necesario, por ejemplo:

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Configuración del comunicado: igual que el comunicado anteriorlo descrito para comunicados anteriores, pero con el valor del tipo de comunicado 22 y los identificadores siguientes al último generadocorrespondiente.

Módulo CSP - Proyectos - Seguimiento científico

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Configuración del comunicado: igual que el comunicado anteriorlo descrito para comunicados anteriores, pero con el valor del tipo de comunicado 23 y los identificadores siguientes al último generadocorrespondiente.. Los destinatarios IPs del comunicado se resolverán dinámicamente por parte del SGI al momento de ir a realizar el envío del mismo.

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Módulo CSP - Proyectos - Calendario de facturación - Validar IP

Descripción del comunicado:

Generación de comunicados

Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.

Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.

Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir hito"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.

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Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.

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Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. Los destinatarios se cargarán de la configuración realizada.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:

• Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
  • "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  • "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatarios:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
  • Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos

Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios.

En este caso, se plantean dos opciones:

1. Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
2. Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.

En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.

En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
2. Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456:

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3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:

1. 1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.

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       b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:

• • • La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.

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• • • La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).

        4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.

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A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
2. Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario":

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       3. Una vez se haya introducido el email del destinatario del aviso, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios. El resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.

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Paso 6: eliminar destinatarios

Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

1. Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
2. Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.

Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir fase"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.

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Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

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Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

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• Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
  • "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  • "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.

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• En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".

Configuración del comunicado: igual que lo descrito para comunicados anteriores, pero con el valor del tipo de comunicado correspondiente.

Módulo CSP - Proyectos externos - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: pendiente

Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: pendiente

Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: pendiente

Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo

Descripción del comunicado:

Configuración del comunicado: pendiente

Generación de comunicados

Se presentan a continuación casos de ejemplo de envío de comunicados que vienen a representar las dos opciones de comunicados soportadas en el SGI: semiautomáticos y automáticos. El funcionamiento sería extensible al resto de gestiones y entidades.

Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de un Hito que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de hitos de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar a consecuencia de un hito concreto.

Paso 1: Ir a opción de menú "Hitos" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir hito"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir un nuevo hito a la convocatoria.

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Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.

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Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. Los destinatarios se cargarán de la configuración realizada.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los descritos a continuación. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte de los datos es modificable:

• Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
• Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
• Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
  • "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
  • "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatarios:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
  • Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos

Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios.

En este caso, se plantean dos opciones:

1. Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
2. Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.

En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.

En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
2. Tecleamos un dato (nombre, apellidos, ...) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456:

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3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:

1. 1. Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.

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       b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:

• • • La persona no tiene email informado en los sistemas de la Universidad. En este caso, no se podría seleccionar para enviarle el aviso por email hasta que este dato esté informado. Se mostrará un mensaje informando de esto al usuario.

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• • • La persona tiene email informado y tiene solo uno. En este caso aparecerán automáticamente sus datos (Nombre y apellidos y el email) en la caja de texto "Destinatario Universidad", indicando que se ha seleccionado dicha persona, teniendo como resultado el mismo que en el caso de apartado a).

        4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.

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A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:

1. Seleccionamos el radio botón "Otro destinatario".
2. Tecleamos un email de destino en la caja de texto "Otro destinatario":

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       3. Una vez se haya introducido el email del destinatario del aviso, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" de la ventana emergente de Hito para que aparezca en la lista de Destinatarios. El resultado final es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.

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Paso 6: eliminar destinatarios

Se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono en forma de aspa (X) correspondiente a cada destinatario. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:

1. Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
2. Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito

Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Comunicados generados por acción del usuario - Creación/Modificación de una Fase que genera un comunicado o aviso

Se presentará el caso de ejemplo de fases de una Convocatoria a través de una serie de pasos a realizar para poder configurar un aviso a enviar relacionado con una fase concreta. Los pasos son muy similares a los descritos para el caso de los hitos, por lo que en este caso se describirá en detalle en las pantallas únicamente aquello que difiere entre Hitos y Fases en cuanto a la generación del comunicado.

Paso 1: Ir a opción de menú "Fases" de una convocatoria

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Paso 2:  Pulsar botón "Añadir fase"

Se mostrará la ventana emergente que permite añadir una nueva fase a la convocatoria. La diferencia con los Hitos es que en el caso de las fases hay un rango de fechas (inicio-fin) en lugar de una única fecha.

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Para indicar si la fase ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha de fin de la fase es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para esa fase de esa convocatoria.

Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para la fase

Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.

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Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso", con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.

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Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso

Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:

• Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
  • Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
  • Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX -  Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
  • Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
    • "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
    • "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
• Segundo aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.
  
  • En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYY".
• Destinatarios del email de aviso. Aplicarán los mismos destinatarios al primer aviso que al segundo.Habrá 3 tipos de destinatarios:
  
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
  • Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
  • Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 6: eliminar destinatarios

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase

Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:

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Generación de comunicados automáticos

En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.

Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.

Ejemplo 1: Avisos de período de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una al inicio y otra al final del período de presentación de la justificación de un socio.

Email de aviso de inicio de período de justificación de socio de un proyecto

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Email de aviso de fin de período de justificación de socio de un proyecto

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Ejemplo 2: Email de aviso de fin de período de pago a socio

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.

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Proyectos externos - Modificar autorización participación proyecto externo - Perfil investigador - Presentar

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• Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud".
• Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto".
• Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto. El usuario podrá añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros emails de destino añadidos manualmente.

También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se añadirán o se eliminarán todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes.

Paso 5: añadir destinatarios adicionales

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 6: eliminar destinatarios

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 7: guardar los cambios realizados

Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.

Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase

Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.

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Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.

Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios

Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del primer aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:

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Y en el caso del segundo aviso, se recibiría un email similar al siguiente:

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Generación de comunicados automáticos

En el caso de los comunicados automáticos, no existe una gestión de la información de los mismos visible por pantalla, sino que se utilizarán destinatarios, fechas y textos preconfigurados para su envío, que serán los que se definan funcionalmente por la Universidad o bien los preconfigurados, según el caso.

Se presentan a continuación varios casos de ejemplo de email de aviso. Al igual que en el caso de los comunicados generados por acción del usuario, para el resto de comunicados automáticos no presentados aquí el proceso sería similar a los del ejemplo y es la parte pendiente de cerrar funcionalmente con la Universidad.

Ejemplo 1: Avisos de período de justificación de socio de un proyecto

Ejemplo de comunicado automático que se envía 2 veces, una al inicio y otra al final del período de presentación de la justificación de un socio.

Email de aviso de inicio de período de justificación de socio de un proyecto

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Email de aviso de fin de período de justificación de socio de un proyecto

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Ejemplo 2: Email de aviso de fin de período de pago a socio

Ejemplo de comunicado automático que se envía 1 vez, al final del período de pago.

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Comunicados automáticos

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Periodos de pago socios -

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Los preconfigurados.

Correos genéricos preconfigurados por UG.

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Programada, la fecha prevista de pago al socio colaborador por parte de la Universidad.

1 aviso días antes? 7 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales

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Periodos de justificación socios -

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Los preconfigurados.

Correos genéricos preconfigurados por UG.

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Programada, fecha fin del período de presentación de la justificación para el socio colaborador.

Inicio, el mismo día

Final días antes? 3 hábiles antes del cierre

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Calendario de justificación -

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Los preconfigurados.

Correos genéricos preconfigurados por UG.

El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la justificación. 

Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.

Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de justificación.

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Seguimiento científico -

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Los preconfigurados.

Correos genéricos preconfigurados por UG y a los IPs de los proyectos.

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El SGI de manera automática al inicio y al final del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto si no se ha presentado dicha documentación.

Solo para la UG:

Aglutinar por meses con todo lo que inicia período de presentación de la justificación y enviar solo un comunicado al mes. Que incluya la fecha de fin del período de presentación de justificación.

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Solo para para el IP:

Programada, fecha de inicio y fecha de fin del período de presentación de la documentación de seguimiento científico de un proyecto.

Inicio días antes? 3 días hábiles - cubriría fines de semana, no festivos ni locales ni nacionales

Final días antes? 3 naturales

Solo 2 comunicados, el día que empieza y el que termina no hay comunicado.

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Calendario de facturación - Notificar IP - 

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Investigador principal y/o responsable económico del proyecto.

Otros tipos de aviso de este tipo - Remitir OTRI

Habrá tantos hitos de facturación como avisos distintos a enviar al investigador

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Calendario de facturación - Validar IP - 

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Correos genéricos preconfigurados por UG.

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Cambiar estado autorización participación proyecto externo - Unidad gestión

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Añadir-modificar certificado autorización participación proyecto externo

Recepción de notificaciones CVN de proyecto externo

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Para otros módulos/gestiones:

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