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Para indicar si el hito ha de generar un aviso, se deberá marcar el check "Generar aviso", que estará desactivado si la fecha es anterior a la de hoy. Si se deja desmarcado, no se generará ningún aviso para ese hito de esa convocatoria.
Paso 3: Indicar que se quiere generar un aviso para el hito
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- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios del email de aviso. Habrá 3 tipos de destinatariosEl comportamiento de esta sección será el siguiente:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
- El Se cargará además el conjunto de destinatarios configurados por defecto, que serán emails de cuentas genéricas, se cargará para cada hito en el momento de darlo de alta.
- . El usuario podrá también añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser tanto personas, disponibles a través del propio componente "Destinatarios", que dispondrá de función de autocompletar, como del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) , u otros emails de destino añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatariopodrán eliminar destinatarios, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se tendrán en cuenta que se añadirán añadan o se eliminarán eliminen todos como destinatarios marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes .aunque, como se comenta anteriormente, al no ser visibles en la lista de Destinatarios, para el usuario esto será transparente.
Se muestra a continuación el Zoom sobre la sección de Destinatarios en un posible estado inicial para el ejemplo de un hito de una convocatoria:
Paso 5: añadir destinatarios adicionales a Paso 5: añadir destinatarios adicionales a los predefinidos
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario, se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios.
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- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad. En este caso, hay 2 formas posibles de añadir destinatarios al comunicado:
- Utilizando la función de autocompletar
- Utilizando el texto introducido + el botón buscar para abrir el buscador de personas con el resultado de la búsqueda por dicho texto ya cargada
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
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En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
- Seleccionamos el radio botón "Destinatario Universidad".
- Tecleamos un dato Tecleamos parte de un dato (nombre, apellidos , ...o email) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad", por ejemplo, 123456:
3. Pulsamos el botón "Buscar", con lo que se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda. Se plantean varios escenarios para la búsqueda:
- Si no se encuentran resultados o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. El usuario deberá entonces refinar la búsqueda o seleccionar una de las personas que se hayan devuelto como resultado.
- el componente "Destinatarios" en la zona donde aparece el texto "Añadir destinatario ...", por ejemplo, "jim":
- Si se encuentra la persona entre las sugerencias del autocompletar, para completar la operación de añadir el destinatario, se debe seleccionar una persona y a continuación pulsar "click" con el ratón o bien pulsar la tecla "enter", con lo que la persona se añadirá a la lista de destinatarios.
3. Si en los 10 primeros resultados propuestos por el autocompletar no aparece la persona buscada, se deberán introducir más caracteres para refinar la búsqueda o bien se podrá pulsar sobre el botón "Buscar", que abrirá el buscador de personas lanzando por defecto la búsqueda con el texto que el usuario haya introducido en el cajetín de "Destinatario".
La pantalla completa quedaría de la siguiente forma:
4. Se deberá pulsar a continuación el botón "Seleccionar" de la fila de la persona una vez la localicemos en el la lista de resultados o bien restringir más la búsqueda introduciendo más caracteres en el filtro hasta que se encuentre.
b. En otro caso, esto es, si se encuentra únicamente un resultado, se plantean igualmente varias opciones:
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4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
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