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Una palabra clave será una cadena de texto, formada por una única palabra, única a nivel de todo el SGI, que se registrará dentro de lo que se llamará diccionario de palabras clave y que se asignará a una instancia de una entidad, esto es, será asignable a nivel de registros concretos que sean instancias de una de las entidades principales del SGI referenciadas anteriormente. Estas palabras claves que se asocien a los registros se podrán explotar mediante a través de los buscadores de dichas entidades, esto es, "palabra clave" será un campo más de dichas entidades por el que se podría buscar.
Una palabra clave no podrá contener espacios en blanco u otros caracteres que pudieran ser identificados como separadores entre palabras o cadenas de texto independientes, sino que cada palabra clave se tratará a todos los efectos como una cadena de texto atómica y no se contemplará ningún tratamiento que requiera identificación de subcadenas independientes dentro de ella.
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Las palabras clave serán únicas a nivel de todo el SGI, esto es, no se permitirá dar de alta una misma palabra clave 2 veces. Si la palabra clave que se quiere asociar a un elemento de información ya existe en el SGI, lo que habrá que hacer es asociársela. Al no haber distinción entre mayúsculas y minúsculas, se considerará que por ejemplo las palabras clave "clase", "Clase" y "CLASE" sean equivalentes y por tanto no se pueda dar de alta ninguna de ellas si existe ya en el sistema "clase", ya que como se comenta anteriormente, las palabras clave se almacenarán en minúsculas independientemente de cómo las haya escrito el usuario. En ningún caso Cara a su gestión en el diccionario de palabras clave, se considerará que las palabras con tilde y sin tilde son equivalentes, puesto que de hecho puede ser se refieran a conceptos distintos, por ejemplo,"secretaria" y "secretaría" se considerarán palabras clave distintas.
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