| Tabla de contenidos |
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El planteamiento aquí descrito tuvo como objetivo la validación del mismo por parte de UM, siendo a continuación trasladado al Análisis del módulo y de los módulos que intervienen en la generación de comunicados la información más detallada y/o los cambios surgidos con motivo del diseño o la implementación. Es por ello que es posible que alguna de la información aquí detallada no corresponda al 100% con la solución finalmente implementada, que sí está en cambio alineada con el resto de documentación de análisis. Puede ser de interés en todo caso para ver el flujo funcional resumido de este módulo Replanteamiento del módulo realizado tras visita semana a ser validado por UM antes de modificar todo el Análisis Funcional, ya que cambia bastante el enfoque. Se replantea de nuevo tras sucesivas reuniones con UM en octubre y noviembre 2021. |
Planteamiento funcional general
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- Los datos necesarios para el cálculo de la fecha de envío, si es que no es inmediata.
- El asunto y contenido por defecto para cada tipo de comunicado.
- La lista de emails genéricos de destino por defecto para cada tipo de comunicado y por unidad de gestión.
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- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificaral que se concatenerán a continuación las Observaciones:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los las siguientes comentariosobservaciones: <Contenido del campo comentarios>observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios del email de aviso. El comportamiento de esta sección será el siguiente:
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de las solicitudes relacionadas con la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs solicitud". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
- Si se quiere enviar el aviso a los IPs de los proyectos relacionados con las solicitudes de la convocatoria se debe marcar el check "Añadir IPs proyecto". Este check se podrá marcar, pero los destinatarios no aparecerán cargados en la lista de Destinatarios, ya que se resolverán por parte del SGI quiénes son en la fecha concreta de envío del aviso.
- El conjunto de destinatarios configurados por defecto, que serán emails de cuentas genéricas, se cargará para cada hito en el momento de darlo de alta en función de la unidad de gestión que corresponda.
- El usuario podrá también añadir o eliminar destinatarios de esta sección. Los destinatarios a añadir podrán ser tanto personas, disponibles a través del propio componente "Destinatarios", que dispondrá de función de autocompletar, como del buscador de personas de la Universidad, u otros emails de destino añadidos manualmente.
También se podrán eliminar destinatarios, incluso de los predefinidos, para que no les llegue el aviso. Únicamente en el caso de los IPs de las solicitudes y los IPs de los proyectos relacionados se tendrán en cuenta que se añadan o se eliminen añadirán o eliminarán todos como destinatarios, marcando o desmarcando respectivamente los checks correspondientes aunque, como se comenta anteriormente, al no ser visibles en la lista de Destinatarios, para el usuario esto será transparente.
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| Extracto |
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Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario, se debe añadir este nuevo destinatario al conjunto de destinatarios. En este caso, se plantean dos opciones:
2. Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad, bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto. En el ejemplo a continuación vemos que ya existe un destinatario por defecto predefinido y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo. En primer lugar, vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad. Esta sería la secuencia de acciones a realizar:
3. Si en los 10 primeros resultados propuestos por el autocompletar no aparece la persona buscada, se deberán introducir más caracteres para refinar la búsqueda o bien se podrá pulsar sobre el botón "Buscar", que abrirá el buscador de personas lanzando por defecto la búsqueda con el texto que el usuario haya introducido en el cajetín de "Destinatario".
La pantalla completa quedaría de la siguiente forma:
4. Se deberá pulsar a continuación el botón "Seleccionar" de la fila de la persona una vez la localicemos en el la lista de resultados o bien restringir más la búsqueda introduciendo más caracteres en el filtro hasta que se encuentre. Se debe seleccionar una persona que disponga de un email principal, ya que en otro caso, el comunicado no se podría generar. 5. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios. Vemos a continuación cómo quedaría el resultado del proceso.
A continuación, vamos a añadir un destinatario que o bien no está relacionado en forma alguna con la Universidad, y por tanto no se encuentra registrado en sus sistemas, o bien que es una lista de correo o similar. En este caso, esta sería la secuencia de acciones a realizar:
2. Para completar la operación y que quede añadido a la lista de destinatarios, se debe pulsar la tecla "enter":
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| Tipo de comunicado | Tipo destinatarios | Periodicidad | Tipo preaviso | Días preaviso |
|---|---|---|---|---|
| Comunicado para los hitos de las convocatorias | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para los hitos de las solicitudes | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para los hitos de los proyectos | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para las fases de las convocatorias | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado para las fases de los proyectos | PRECONFIGURADOS, MANUALES Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado de alta de solicitud de evaluación de ética desde CSP | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de cambio de estado de solicitud | PENDIENTE | INMEDIATA | ||
| Comunicado de fin de período de pago a socios de proyectos | PRECONFIGURADOS | PROGRAMADA | DIAS HÁBILES | 7 |
| Comunicado de inicio de período de presentación de justificación de socios de proyectos | PRECONFIGURADOS | PROGRAMADA | ||
| Comunicado de fin de período de presentación de justificación de socios de proyectos | PRECONFIGURADOS | PROGRAMADA | DIAS HÁBILES | 3 |
| Comunicado de inicio de períodos de presentación de justificación del calendario de justificación. | PRECONFIGURADOS | MENSUAL | ||
| Comunicado de inicio de períodos de presentación de justificación del seguimiento científico - UG. | PRECONFIGURADOS | MENSUAL | ||
| Comunicado de inicio de período de presentación de justificación del seguimiento científico - IPs. | PRECONFIGURADOS Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | DIAS HÁBILES | 3 |
| Comunicado de fin de período de presentación de justificación del seguimiento científico - IPs. | PRECONFIGURADOS Y AUTOMÁTICOS | PROGRAMADA | DIAS NATURALES | 3 |
| Comunicado de notificación al IP una factura del calendario de facturación | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de notificación a la UG de que el IP de un proyecto a validado una factura del calendario de facturación | PRECONFIGURADOS Y AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de presentación de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo | PRECONFIGURADOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de cambio de estado de una solicitud de autorización de participación en un proyecto externo | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de publicación de documento del certificado de autorización de participación en proyecto externo | AUTOMÁTICOS | INMEDIATA | ||
| Comunicado de la creación en el SGI de una notificación de CVN de proyecto externo | PRECONFIGURADOS | INMEDIATA |
Valores posibles de "Tipo destinatarios":
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