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Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha la fecha y hora indicada para enviar el aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
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Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.
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Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
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Para poder generar un segundo aviso, se debe marcar el check "Generar segundo aviso"
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, con lo que aparecerá un campo de fecha, "Fecha y hora de
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segundo envío", para informar cuándo se quiere hacer ese segundo aviso por email. Esta fecha tendrá que ser mayor que la del primer aviso.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
- Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
- Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase YYY por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Segundo aviso
. Es el que se activa marcando el check "Generar segundo aviso" y además hace que se muestre el campo "Fecha y hora de segundo envío" para que el usuario introduzca manualmente cuándo quiere que se envíe ese segundo aviso.- En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YYYYY".
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.
- Destinatarios adicionales del Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente. Aplicarán los mismos al primer aviso que al segundo.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
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destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
Paso 5: añadir destinatarios adicionales
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 6: eliminar destinatarios
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 7: guardar los cambios realizados
Este paso se realiza exactamente igual que en el caso de los hitos, por lo que se puede revisar su operativa en el ejemplo anterior.
Paso 8: modificar el aviso/comunicado a generar por la fase
Una vez guardada la fase, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora indicada para el envío del aviso no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Fases" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente de modificación de la fase y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
Paso 9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío de alguno de los dos avisos, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente: