...
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.
Paso
...
4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
...
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.
Paso
...
5: añadir destinatarios adicionales
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".
...
4. Una vez se haya seleccionado el destinatario del aviso por la vía que haya sido posible, se debe pulsar el botón "Añadir destinatario" para que aparezca en la lista de Destinatarios adicionales. El funcionamiento es el mismo que el visto para el caso de añadir un destinatario dado de alta en la Universidad.
Paso
...
6: eliminar destinatarios
Tanto en la sección de Destinatarios predefinidos como en la de Destinatarios adicionales se pueden borrar destinatarios pulsando sobre el icono de borrado correspondiente al registro. De esta forma, dichos destinatarios no recibirán el aviso.
Paso
...
7: guardar los cambios realizados
Una vez completada la información del hito de la convocatoria, incluida la información del aviso a generar, se deben guardar los cambios. Para ello:
- Pulsar el botón "Añadir" de la ventana emergente "Hito". El nuevo hito aparecerá en la lista de hitos de la convocatoria.
- Pulsar el botón "Guardar" de la pantalla de gestión de Convocatoria. Los cambios realizados en el hito y en el aviso se almacenarán y el aviso se generará con la información indicada en la fecha y hora indicada y con destino los destinatarios indicados.
Paso
...
8: modificar el aviso/comunicado a generar por el hito
Una vez guardado el hito, si se quisiera modificar la información del aviso a generar sería posible realizarlo siempre y cuando dicha fecha y hora no se hayan sobrepasado aún. Para ello, se debe ir a la opción de menú "Hitos" de la Convocatoria y pulsar sobre el icono editar del hito que se quiera modificar, con lo que se mostrará la misma ventana emergente que en el caso del alta y se podrán modificar los datos por parte del usuario. Si la fecha actual es superior a la programada para el aviso, no se podrá cambiar la información del aviso. En otro caso, será modificable con las mismas condiciones que en el caso de la creación descrito en puntos anteriores.
...
Pulsando sobre el botón "Guardar" de la ventana emergente y a continuación el botón "Guardar" de la convocatoria, los cambios se almacenarían.
Paso
...
9: recepción del email de aviso por parte de los destinatarios
Cuando se alcance la fecha y hora programada para el envío del aviso, los destinatarios del mismo recibirán un email similar al siguiente:
...
Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar. En el caso de los comunicados de fases existirá la posibilidad de generar dos avisos.
Paso 4: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes. Para cada uno se indica si se puede modificar y qué parte:
- Primer aviso. Es el que se activa marcando el check "Generar aviso" y además hace que se muestre el check "Generar segundo aviso", que estará desmarcado por defecto.
- Fecha y hora de envío del email del primer aviso: por defecto, la fecha de inicio de la fase. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo fase YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de fase que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX da comienzo la fase YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En esta fase se han incluido las siguientes observaciones: <Contenido del campo observaciones>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Segundo aviso
- En el caso del email del segundo aviso, se antepondrá automáticamente el texto "Segundo Aviso - " al asunto, siendo por ejemplo, en este caso, "Segundo Aviso - Convocatoria XXX - Tipo fase YY".
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
- Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.
También se podrá añadir destinatarios adicionales o eliminar algún destinatario incluso de los predefinidos para que no les llegue el aviso.