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Al marcar el check "Generar aviso", se mostrarán los datos por defecto del aviso o comunicado a enviar.
Paso 5: Modificar los datos por defecto del aviso
Los datos por defecto mostrados serán los siguientes:
- Fecha y hora de envío del email de aviso: por defecto, la fecha del hito. La hora del envío será por defecto las 00:00, pero podrá ser modificada por el usuario.
- Asunto del email de aviso: se mostrará un asunto por defecto "Convocatoria XXX - Tipo hito YYY" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, pero podrá ser modificado por el usuario.
- Contenido del email de aviso: se mostrará un texto por defecto compuesto por una parte "No modificable" adaptado a la convocatoria y tipo de hito que corresponda, que sirve para identificar el aviso sin equívoco, y una parte que el usuario podrá modificar:
- "Se comunica que con fecha XXX se alcanzará el tipo hito YYY de la convocatoria XXX. " - Parte del contenido NO modificable, se enviará siempre.
- "En el hito se han indicado los siguientes comentarios: <Contenido del campo comentarios>." - Parte modificable o incluso se puede borrar si el usuario lo considera.
- Destinatarios predefinidos del email de aviso: listado con datos por defecto. Será identificado funcionalmente a través de la identificación de los roles o destinatarios de otro tipo de todos los avisos de hitos de todas las convocatorias de cualquier unidad de gestión.
- Destinatarios adicionales del email de aviso: listado abierto de destinatarios que el usuario podrá añadir, no tendrá cargado ninguno por defecto. Podrán ser personas disponibles a través del buscador de personas de la Universidad (opción marcada por defecto) u otros destinatarios añadidos manualmente.
Paso
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6: añadir
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destinatarios adicionales
Si se quiere que el aviso llegue, además de a los destinatarios por defecto, a un nuevo destinatario que se encuentra nuevo destinatario se debe añadir este nuevo destinatario a la lista "Destinatarios adicionales".
En este caso, se plantean dos opciones:
- Que el destinatario adicional se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad.
- Que el destinatario adicional NO se encuentre en los sistemas de gestión de personas de la Universidad,
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- bien porque no exista ninguna relación registrada con él en dichos sistemas bien porque el destinatario a añadir sea una lista de distribución o un email genérico y no propio de o asociado a una persona en concreto.
En el ejemplo a continuación vemos que ya se han añadido tres destinatarios más de este tipo y vamos a ver cómo se añadiría uno nuevo.
En primer lugar, al ser vamos a añadir un destinatario que está ya en los sistemas de la Universidad seleccionaremos el radio botó botón "Destinatario Universidad" y a continuación teclearemos un dato (nombre, apellidos, documento de identificación) por el que filtrar la persona a añadir en la caja de texto "Destinatario Universidad". Pulsamos el botón "Buscar" y se buscará la persona en los sistemas de la Universidad por los parámetros de búsqueda y, si no existe o aparece más de un resultado, se abrirá el buscador de personas. Si la persona no tiene email, no podrá enviársele el comunicado, por lo que no se podría seleccionar y se abrirá igualmente el buscador de personas. Si se encuentra un único resultado, pero la persona tiene más de un email, el usuario deberá seleccionar a cuál debe enviársele el aviso. Si se encuentra únicamente un resultado, la persona tiene email y tiene solo uno, aparecerán automáticamente sus datos Nombre y apellidos y el email en la caja de texto "Destinatario Universidad".
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