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Introducción

El módulo de Protección Industrial e Intelectual o PII permite gestionar las invenciones, sus solicitudes de protección y demás elementos de información relativos a su gestión tanto administrativa como económica por parte de la OTRI.

A la gestión de todo ello se da acceso a través de la opción de menú "Invenciones", la única opción del menú principal del gestor de este módulo, que da acceso al buscador y listado de invenciones, a partir de las cuales se podrá llevar a cabo la gestión del resto de entidades relacionadas con ellas.

El apartado de "Invenciones", y todos a los que se da acceso a partir de él, serán únicamente accesibles para el rol "gestor".

Vista general del menú Invenciones:

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A continuación se detallan cada una de las opciones de menú del módulo de Protección industrial e intelectual para un usuario con el perfil de un Gestor/a.

Invenciones

Las invenciones, junto con las solicitudes de protección asociadas a ellas, son los elementos de información más importantes de este módulo.

Las invenciones son productos, conocimientos o técnicas, fruto de la investigación, generalmente en el ámbito de un proyecto de la Universidad, que por su carácter novedoso o sus posibles aplicaciones en la industria se considera que se han de proteger para poder ser explotados. La protección de las invenciones se gestionará a través de las solicitudes de protección, que no representan más que los distintos trámites que se van abriendo por diversas vías para gestionar esta protección e ir obteniendo diferentes licencias de uso de esa invención en unos u otros ámbitos y/o áreas geográficas.

El proceso de registro de la propiedad de una invención se inicia por los investigadores cumplimentando un formulario (oficialmente llamado "comunicación de resultados a proteger") donde se recoge una serie de información que permitirá a la OTRI, a quien se remite esta solicitud, determinar si a partir de dicha comunicación se inicia el proceso de solicitud de protección de la misma o no y, en su caso, cómo y dónde se protegerá.

Si se decide que se ha de proteger la invención, la OTRI le asignará un tipo de protección. En este punto es en el que la invención aparecerá por primera vez en el SGI, esto es, será a partir de este momento cuando el personal de la OTRI la dará de alta con los datos que se considere de interés reflejar en el sistema, uno de ellos, el propio documento de comunicación.

El Una vez se decide registrar en el SGI una invención, el dato de una invención la misma que determinará, desde un primer momento, cómo se gestionará su protección será el "Tipo de protección". Un tipo de protección tendrá siempre asignado un tipo de propiedad específico de entre dos opciones posibles, "Propiedad intelectual" o  "Propiedad industrial". Este tipo de propiedad del tipo de protección, será el que determine las posibles vías de protección a través de las que se puede solicitar proteger la invención, mediante las diferentes solicitudes de protección que se vayan creando, es por ello que es el dato de mayor relevancia para esta entidad.

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• Datos generales: serán aquellos datos mínimos básicos necesarios para dar de alta una invención en el sistema y que habrán sido proporcionados en su mayoría en el documento de comunicación de invención.
  
• Equipo inventor: lista de autores o miembros del equipo inventor de una invención.
• Documentos: documentación digitalizada asociada a las invenciones de carácter general, como puede ser el propio documento de "comunicación de resultados a proteger".
  
• Titularidad: información de las entidades titulares de la invención a lo largo del tiempo.
• Informes de patentabilidad: informes sobre los que el gestor se podrá basar para tomar las decisiones de seguir adelante o no con la protección de una invención.
• Solicitudes de protección: reflejo de los trámites que se llevan a cabo a lo largo del tiempo y, según el caso, en diferentes países para la protección de una invención. Será la única sección de información que podrá diferir en contenido entre las protecciones de tipo industrial y las de tipo intelectual.
• Ejecución económica: información sobre gastos, contratos e ingresos generados por las invenciones y sobre los procesos de reparto de los beneficios de la explotación de las mismas.

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Esta sección será un formulario con una serie de datos de diferentes tipos y formas de presentación. Son los siguientes:

• Título. Campo : campo de texto, a modo de breve resumen de la invención, de forma que se identifique y diferencie respecto a otras invenciones. Es obligatorio.
• Fecha de comunicación.:  Fecha fecha de la comunicación de la invención. Por defecto se cargará con la fecha del momento seleccionada, pero se podrá indicar otra por parte del usuario.  Es obligatoria.
• Descripción. Campo : campo de texto con información adicional que se quiera detallar acerca de la invención. Es obligatorio.
• Tipo de protección. Desplegable: desplegable con los valores configurados en Tipos de protección. Es obligatorio.
• Subtipo de protección. Desplegable : desplegable con los valores de subtipos de protección configurados en Tipos de protección para el Tipo de protección que se seleccione. Es opcional.
  
• Proyecto de investigación. Proyecto : referencia al proyecto a asociar con la invención a seleccionar de entre los proyectos disponibles en el SGI. Sería el proyecto o contrato con el que se ha financiado o en el marco del cuál ha surgido la invención. OpcionalEs opcional.
• Sectores de aplicación: Desplegable desplegable con los valores configurados enSectores de aplicación. Se pueden asociar más de uno. Será obligatorio añadir al menos uno.
• Áreas de procedencia: Listado listado de áreas de conocimiento de las que puede proceder o están relacionadas con la invención. Se pueden asociar más de una. Será obligatorio añadir al menos una.
• Documento de comunicación de invención: formulario original que el investigador ha entregado a la OTRI para comunicar la invención. Solo es visible en esta sección en el alta de la invención por simplicidad, a partir del alta, aparecerá junto con el resto de documentos asociados a la invención. La idea es que fuese únicamente un documento, pero no se limitará que se puedan añadir más. Será obligatorio añadir al menos uno.
  
• Comentarios/Observaciones. : campo de texto abierto. Es opcional.
  

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Esta sección será un listado de personas, existentes en el sistema de gestión de personas de la Universidad ENLACE, que representan el conjunto de autores de la invención.

La información de la que se dispondrá en el SGI relativos relativo al equipo inventor es:

• Persona miembro del equipo inventor (referencia). Aunque los datos de la persona serán : referencia a una persona dentro del Sistema de Gestión de Personas de la Universidad. Aunque los datos de la persona serán visibles y, con los permisos adecuados, modificables, en ambos casos con la adecuada conexión con los sistemas de la Universidad, estos datos no estarán almacenados en el SGI. Es obligatoria.
  
• % de Participación
  

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Documentos

Sección en la que el usuario puede ver y adjuntar documentación que se genera durante el proceso de gestión de la protección de la invención.

Dispondrá de un listado de documentos con un nombre para cada uno junto con la fecha en la que fue adjuntado, pudiendo ser cada uno de ellos descargado o borrado.

Se pone a disposición del usuario la opción de adjuntar un nuevo documento con un nombre y fecha seleccionada.

En esta sección es en la que aparecerá, en caso de haberse informado, la documentación adjuntada durante el proceso de alta de la invención en el formulario de "Datos generales".

Titularidad

Sección donde se ven y desde la que se gestionan los titulares (entidades) de la invención y los periodos de vigencia de los mismos definidos por una fecha de inicio y un fecha de fin.

Se mostrarán dos listados separados pero dependientes entre sí: el listado de períodos de titularidad y el listado de titulares asociados a un período de titularidad.

El Listado de períodos de titularidad contendrá un listado de períodos de tiempo diferenciados y no coincidentes cuyo objeto es el de reflejar un cambio en la titularidad de la invención del que se quiere dejar constancia.

• : porcentaje de participación de autoría en la invención del miembro del equipo inventor. Podrá tener un valor mayor que 0 y menor o igual que 100. Es obligatorio.
  
• Reparto Universidad: indicador de si al miembro del equipo inventor se le hará el reparto de resultados por parte de la Universidad o no. Es obligatorio.

Desde esta sección se podrá además añadir nuevos miembros al equipo inventor o modificar los datos de los existentes.

Documentos

Esta sección contendrá la documentación que se genera durante el proceso de gestión de la protección de la invención.

La información de la que se dispondrá en el SGI relativa a los documentos de una invención es:

• Fecha (en la que se ha) añadido: fecha en la que se añadió el documento asociado a la invención. Es obligatorio.
• Nombre: campo de texto, a modo de nombre identificativo que se da al documento asociado a la invención. Es obligatorio.
• Fichero: fichero físico asociado a la invención como documento. Es obligatorio.

En esta sección es en la que aparecerá la documentación adjuntada durante el proceso de alta de la invención en el formulario de "Datos generales".

Desde esta sección se podrá además añadir nuevos documentos a la invención, además de ver o modificar los datos de los existentes o de descargar el fichero asociado a cada uno.

Titularidad

En esta sección se verán, y se podrán gestionar, los titulares (entidades) de la invención y los periodos de vigencia de los mismos, definidos por una fecha de inicio y un fecha de fin.

Se mostrarán dos listados separados pero dependientes entre sí: el listado de períodos de titularidad y el listado de titulares asociados a un período de titularidad.

El listado de períodos de titularidad contendrá un listado de períodos de tiempo diferenciados y no coincidentes cuyo objeto es el de reflejar un cambio en la titularidad de la invención del que se quiere dejar constancia.

Se entenderá por período vigente a aquel que no tenga una fecha de fin y por período histórico al que sí la tenga. En Se entenderá por período vigente a aquel que no tenga una fecha de fin y por período histórico al que sí la tenga. En un momento concreto, solo podrá existir un único período vigente.

En este listado de se mostrará tanto el período vigente, que solo podrá ser uno, como los períodos históricos, estando en un primer momento seleccionado el período vigente o, en su defecto, el histórico más reciente, al acceder a la pantalla. Las columnas del listado son: Fecha inicio y Fecha fin (de titularidad)

La información de la que se dispondrá en el SGI relativa a los períodos de titularidad de una invención es:

• Fecha inicio: fecha de inicio del período de titularidad. Es obligatorio.
• Fecha fin: fecha de fin del período de titularidad. Es opcional.

Al seleccionar un período en este listado, se actualizará automáticamente el listado de titulares con los que estén asociados a ese período.

Sobre este listado se podrá modificar o eliminar únicamente el período vigente y siempre y cuando además no existan repartos de pagos asociados con él. El único dato que se podrá modificar será la fecha de inicio de la titularidad. En cuanto a la eliminación, ésta supondrá que se solicite al usuario confirmar si al eliminar el período vigente el período inmediatamente anterior vuelve a ser vigente (se elimina su fecha de fin) o bien simplemente no queda ningún período de vigencia activo.

Se podrá además añadir un nuevo período de vigencia, de forma que el inmediatamente anterior pasará a ser histórico. El usuario habrá de indicar tanto la fecha de fin del período anterior, que pasará a ser histórico, como la de inicio del nuevo período, que pasará a ser el vigente.

Al añadir un nuevo período de vigencia, se validará la secuencialidad y no intersección entre las fechas, pero no se restringirá por parte de la aplicación el que haya saltos entre períodos de titularidad. Además, se hará una copia de la lista de titulares del período anterior para que sirva de base a las modificaciones que este nuevo período precise realizar sobre los mismos.

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, como la de inicio del nuevo período, que pasará a ser el vigente.

Al añadir un nuevo período de vigencia, se validará la secuencialidad y no intersección entre las fechas, pero no se restringirá por parte de la aplicación el que haya saltos entre períodos de titularidad. Además, se hará una copia de la lista de titulares del período anterior para que sirva de base a las modificaciones que este nuevo período precise realizar sobre los mismos.

En el listado de titulares aparecerán por defecto las entidades titulares dentro del período vigente o, en su defecto, del histórico más reciente, pero se podrán mostrar así mismo los titulares de un período histórico si se selecciona otro período en el listado de períodos de titularidad.

La información de la que se dispondrá en el SGI relativa a los titulares de una invención dentro de un período de titularidad es:

• Entidad (titular): referencia a la entidad titular de la invención, en el período de titularidad seleccionado, en el Sistema de Gestión de Empresas de la Universidad.  Aunque los datos de la entidad/empresa serán visibles y, con los permisos adecuados, modificables, en ambos casos con la adecuada conexión con los sistemas de la Universidad, estos datos no estarán almacenados en el SGI. Es obligatoria.
• % de Participación: porcentaje de participación de la entidad en la titularidad invención. Podrá tener un valor mayor que 0 y menor o igual que 100. Es obligatorio

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Como se ha descrito anteriormente, para el primer período de vigencia, sus titulares y los porcentajes se generarán en función de las entidades a las que pertenecen los miembros del equipo inventor y sus porcentajes de autoría. El porcentaje de participación de una entidad es la suma de los porcentajes de autoría de los miembros del equipo inventor vinculados a ella.

Así mismo, como se comenta también en la gestión del listado de períodos de titularidad, al añadir un nuevo período se cargará este listado por defecto con los titulares del período anterior.

Al modificar los titulares se pueden cambiar los porcentajes o añadir o quitar alguna de las entidades, siempre y cuando la suma de porcentajes siga sumando 100% al ir a guardar las modificaciones.

Desde esta sección se podrá además añadir nuevos períodos de titularidad a la invención, además de ver o modificar los datos de los existentes del propio período, o de los titulares asociados a los mismos, o de asociar nuevos titulares a un período.

Informes de patentabilidad

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El estado que se muestra para las solicitudes de protección de invenciones de Propiedad industrial será uno de los siguientes:

• Solicitada. En general, solamente tiene la fecha de solicitud rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
• Publicada. En general tiene, además de la fecha de solicitud, la fecha de publicación rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
• Concedida. En general tiene, además de la fecha de publicación , la fecha de concesión rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
• Caducada. En general tiene la fecha de caducidad rellenada, pero no se restringirá a que así sea.
  

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• Título. Campo de texto. Obligatorio.
• Fecha de solicitud.  Obligatoria.
• Vía de protección. Desplegable. Obligatorio.
• Número de solicitud.  Campo de texto. Obligatorio.
  
• Número de registro.  Campo de texto. Opcional.

En cuanto a la gestión de las propias solicitudes, ésta también difiere en función del tipo de propiedad. En el caso de la Propiedad intelectual no aparecen los conceptos de prioridad ni la diferenciación por países, ya que se gestiona su protección a nivel mundial, y solamente habrá una solicitud de protección, mientras el el caso de la Propiedad industrial, generalmente habrá varias solicitudes de protección y sí se manejan los conceptos de inicio y fin de prioridad y de fin de plazo para entrada en períodos regionales/nacionales para las PCTs y la posibilidad de hacer solicitudes por país específico.

Para el caso de la Propiedad industrial, por el hecho de tener en cuenta el concepto de prioridad, lala primera solicitud es muy importante, ya que es la que va a tener informadas las fecha de inicio y fin de prioridad. Sobre esta cuestión hay varios puntos a matizar en función de la vía de protección específica que se seleccione.

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• Datos generales: esta sección será la que se pueda informar en el momento de la creación. Contendrá dos listados, uno con el listado de gastos a deducir y otro con el listado de ingresos a repartir. Sobre cada gasto e ingreso el usuario habrá de realizar dos operaciones:
  • Seleccionar si  lo quiere incluir o no en el reparto
  • En el caso de haber incluido el gasto o ingreso en el reparto, indicar qué importe concreto quiere deducir o repartir, respectivamente, en este proceso de reparto.
    
• Reparto de resultados: esta esta sección solo estará visible si el resultado es positivo para poder llevar a cabo el reparto de las cantidades entre la Universidad y los miembros del equipo inventor de la misma. Este reparto, que será en porcentajes, se configura de antemano con un valor por defecto y se hace por tramos de resultado, si bien se podrá modificar por el usuario. El reparto del importe correspondiente a cada uno de los miembros del equipo inventor será calculado automáticamente en función de su porcentaje de autoría, basándose en el importe correspondiente al conjunto del equipo, si bien también se podrá modificar por parte del usuario. 

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• Datos generales:
  • Listado de gastos a deducir con la siguiente información:
    • Fecha
    • Referencia
    • Importe
    • Concepto
    • Tipo
    • Solicitud
    • Importe pendiente de compensar
    • Importe a compensar
  • Listado de ingresos a repartir con la siguiente información:
    • Fecha
    • Referencia
    • Nº interno de contrato
    • Entidad pagadora
    • Importe
    • Importe pendiente de reparto
    • Importe a repartir
  • Además se mostrará en esta pestaña el cálculo del resultado en base a los desgloses indicados en gastos e ingresos como la diferencia entre ingresos y gastos.
• Reparto de resultado:
  • Resultado a repartir. Decimal. Solo lectura. Calculado en base a sumatorio de ingresos a repartir - sumatorio de gastos a deducir.
    
  • Reparto de ingresos según tramo. Composición de 3 campos de texto informando del tramo que aplica en base al resultado y los porcentajes que corresponden para ese tramo a Universidad y equipo inventor.
    
  • Importe del reparto a la Universidad. Decimal. Calculado en base al % correspondiente a la Universidad.
    
  • Importe del reparto a equipo inventor. Decimal. Calculado en base al % correspondiente al equipo inventor.
    
  • Desglose de reparto a equipo inventor. Listado de miembros del equipo inventor a los que la Universidad tiene obligación adquirida de hacer repartos de regalías. Para cada elemento del listado aparecerá la siguiente información:
    
    • Datos personales del miembro del equipo inventor (nombre, apellidos, número de documento, entidad a la que está vinculado)
    • Porcentaje de autoría
    • Porcentaje que le aplica en el reparto (calculado en base a su porcentaje de autoría relativo al resto de miembros del equipo inventor a los que paga la Universidad)
    • Desglose del reparto:
      • Importe a recibir en nómina
      • Importe a dedicar a un proyecto
      • Importe a gestionarse por otra vía que no sea nómina ni proyecto
    • Importe total del reparto que corresponde al miembro del equipo inventor

Se deberá comprobar que la suma del importe importe a pagar Universidad y del importe a pagar a los inventores coincida con el Resultado a repartir.

Así mismo,  el importe total, una vez desglosado el reparto entre los miembros del equipo inventor, ha de coincidir con el importe del reparto que se ha indicado que corresponde al equipo inventor en su conjunto.

Buscador y listado de invenciones

Al acceder a la opción de menú "Invenciones", se seguirá el comportamiento general de la aplicación para los accesos de menú de gestión de entidades, con dos tipos de búsqueda, simple y ampliada, según se describe respectivamente en Buscadores y listados y Listado de entidad.

Las invenciones se podrán dar de alta o modificar, pero no se podrán dar de baja desde la aplicación.

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En el caso de la "Búsqueda simple", los campos de búsqueda corresponderán a la entidad invención, y se completarán con más campos de la entidad invención y con campos de la entidad solicitud de protección, al activarse la "Búsqueda ampliada".

Para la búsqueda simple los campos por los que se podrá filtrar serán:

• Número de invención

• Tipo de protección:

• Sector de aplicación:

• Título

• Miembro de equipo inventor

Para la búsqueda ampliada los campos por los que se podrá filtrar serán:

• Palabras clave - PONER OPERATIVA EN COMÚN
• Número de solicitud
• Fecha de solicitud/prioridad (desde-hasta)
• Título
• Vía de protección
• País

• Fecha fin de prioridad o de presentación a fases nacionales/regionales (desde - hasta)

• Estado

Las columnas que se mostrarán en el listado serán:

• Nº de invención
• Fecha comunicación
• Título
• Tipo de protección
• Activo

Desde este listado el gestor/a puede realizar las siguientes acciones, disponibles en la columna "Acciones" para cada registro:

• Editar un registro

Además, desde esta misma pantalla de listado de invenciones, se podrán también dar de alta nuevas invenciones o exportar a formato excel o csv información relativa a las invenciones y solicitudes listadas como resultado de la búsqueda.

Alta de invenciones

Al pulsar sobre el botón "Añadir invención" se navegará a una pantalla donde se podrán completar dos de las secciones de información de invenciones:

• Datos generales: con las condiciones de obligatoriedad/opcionalidad descritas anteriormente en ENLACE.
• Equipo inventor: será obligatorio definir el equipo inventor al completo para poder dar de alta la invención, con las condiciones descritas anteriormente en ENLACE.

El resto de secciones, se podrán completar durante el proceso de modificación de la invención.

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Modificación de invenciones

Al pulsar sobre el botón "Modificar invención" se navegará a una pantalla donde se podrán completar o modificar todas las secciones de información de invenciones.