GUÍA EWP
Interinstitutional Agreements
Versión 1.2
Fecha 2330/09/2022
 

Índice

Tabla de contenidos

Introducción

05/2023

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Índice

Índice
Introducción
Objetivos
Ámbito
Elementos básicos de interoperabilidad EWP
Ejemplos de flujos de ejecución habituales
Generación de un IIA
Generación de un LA con aprobación del coordinador de la institución destino
Generación de un LA con rechazo de destino
Aceptación de un LA entrante
Rechazo de un LA entrante
Guía de uso
Factsheet
Acuerdos Interinstitucionales (IIA)
Consulta Convenios (Web)
Comunicación IIAs UMU a Partner
Gestión IIAs comunicados por Partners
Búsqueda Global
Generar Informe
Consulta y mantenimiento ficha del Convenio
Subir Convenio a EWP
Importar Convenio de EWP
Bind
Unbind
Actualizar Convenio a EWP
Aprobar Convenio EWP
Borrar Convenio UMU

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Introducción

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Para realizar la integración en la red de Universidades Erasmus Without Papers (en adelante EWP), Indra ha implementado un componente no intrusivo con las aplicaciones de gestión de Erasmus de las diferentes universidades al que denominamos "Módulo de Interoperabilidad EWPCV" (en adelante EWPCV).  
Este módulo EWPCV permite a las aplicaciones de gestión, de una manera no intrusiva, obtener la información de la red EWP y, así mismo, enviar a la misma la información propia que sea necesario intermediar con el resto de universidades europeas adscritas a EWP.

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Objetivos

El objetivo principal es adaptar las aplicaciones ERASMUS de la Universidad de Murcia para que se conecte a la red EWP mediante este módulo de interoperabilidad EWPCV.

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Ámbito

Este proyecto se incluye en la línea de estrategia de Administración Digital y se enmarca dentro del Programa RIGA que recoge los diferentes programas de movilidad internacional (gestionada por el Área de Relaciones Internacionales).

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Elementos básicos de interoperabilidad EWP

Hoja de datos (Factsheet): Información propia de cada Institución participante en EWP.
Movilidad: Información sobre el intercambio de un alumno entre instituciones. Contiene información sobre el alumno, las instituciones involucradas y los coordinadores de las mismas.
Acuerdo de Aprendizaje (LA): Información sobre la actividad que desarrollará el alumno durante la movilidad. Habitualmente constituirá una lista de asignaturas que cursará en la institución destino y una lista de asignaturas que serán reconocidas en la institución origen a la vuelta. Debe firmarse por el estudiante y los coordinadores de ambas instituciones para tener validez.
Acuerdo Interinstitucional (IIA): Contrato que posibilita el intercambio de alumnos o personal entre dos instituciones dentro del ámbito de Erasmus.
Condición de Cooperación: Cada una de las cláusulas establecidas en el contrato anterior. Contiene información sobre cuántos alumnos se pueden enviar de una institución a otra, durante cuánto tiempo o que áreas de enseñanza se podrán abordar durante la movilidad.

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Ejemplos de flujos de ejecución habituales

A continuación, se representan los flujos de acciones más comunes, como son por ejemplo crear IIAs o aprobar o rechazar acuerdos de aprendizaje.

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Generación de un IIA

El flujo funcional para la gestión de un IIAs:

1. Damos de alta el factsheet si no existe ya en el sistema.
2. Insertamos nuestra copia del Acuerdo InterinstitucionalIntersintitucional.
3. En cualquier momento la otra parte integrante del acuerdo insertará su copia.
4. Deberemos relacionar nuestra copia con la de la otra parte integrante del acuerdo. (BIND) Es posible que la relación se establezca por la otra parte, en tal caso el sistema realizará la relación de forma automática.
5. En cualquier momento, aprobaremos la copia de la otra parte integrante del acuerdo para formalizar.

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Generación de un LA con aprobación del coordinador de la institución destino

1. Insertamos la movilidad si no existe ya en el sistema.
2. Insertamos el acuerdo de aprendizaje una vez aprobado por el coordinador de nuestra universidad.
3. En cualquier momento el coordinador de la institución destino enviará la aprobación del acuerdo de aprendizaje.

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Generación de un LA con rechazo de destino

1. Insertamos la movilidad si no existe ya en el sistema.
2. Insertamos el acuerdo de aprendizaje una vez aprobado por el coordinador de nuestra universidad.
3. En cualquier momento el coordinador de la institución destino rechazará del acuerdo de aprendizaje, enviando un comentario al respecto.
4. Se realizan en la universidad origen las correcciones indicadas por el coordinador de la institución destino.
5. En cualquier momento el coordinador de la institución destino enviará la aprobación del acuerdo de aprendizaje actualizado.

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Aceptación de un LA entrante

1. En cualquier momento la institución destino nos enviará un acuerdo de aprendizaje en modalidad "Incoming".
2. Una vez revisados los detalles, se acepta el acuerdo de aprendizaje.

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Rechazo de un LA entrante

1. En cualquier momento la institución destino nos enviará un acuerdo de aprendizaje en modalidad "Incoming
2. Una vez revisados los detalles, se rechaza el acuerdo de aprendizaje, enviando unas observaciones junto al rechazo

En la universidad origen se realizan las correcciones oportunas.

1. Una vez recibida la corrección aplicada en la institución de origen, se vuelve a revisar el acuerdo de aprendizaje y se aprueba por nuestra universidad

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Guía de uso

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...

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A continuación, describiremos cómo se han adaptado las aplicaciones de la Universidad de Murcia, para que permitan realizar las diferentes operaciones de interoperabilidad del EWP.
Dividiremos esta guía, según los módulos EWP, que son:

• Factsheet
• Acuerdos Interinstitucionales (IIA)
• Acuerdos de Aprendizaje (LA)
• Movilidades

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Factsheet

El Factsheet lo componen los datos propios de la Universidad, y se dará de alta en el sistema en el momento en que se ponga en marcha sistema.
Esta información es estática, y no hay mantenimiento de ella, se genera a partir de la información proporcionada por el ARI.

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...

Acuerdos Interinstitucionales (IIA)

El sistema dispondrá de una opción para que los administradores técnicos puedan gestionar sus Acuerdos Interinstitucionales con otras Universidades.
Estos Acuerdos Interinstitucionales, se corresponderán con los Convenios que tendremos recogidos en el sistema actual, por lo que, a partir de ahora, se entienden como conceptos equivalentes: Convenio, Acuerdo Interinstitucional o, simplemente, IIA.
El gestor/administrador deberá seguir registrando los convenios en el sistema actual como hasta ahora, aunque con unos ligeros cambios que se detallarán más adelante.
Para la gestión de los IIA se ha desarrollado el nuevo módulo de Convenios en la nueva Plataforma de Movilidad (movilidad.um.es).
De este modo, para realizar el flujo completo de gestión de un Convenio, los pasos serían los siguientes:

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A continuación, detallaremos los cambios en la aplicación actual de Gestión, así como los nuevos desarrollos en el Portal de Gestión de la Movilidad.

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Consulta Convenios (Web)

El administrador/gestor podrá gestionar los Convenios ERASMUS desde la nueva plataforma única de gestión de movilidad. Esta plataforma sustituye a los módulos de gestión actuales.
 A A la consulta de convenios se accede desde Área Gestión -->  Gestión de Convenios -->  Consulta de convenios.
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Para que nuestra aplicación actual, permita tener la versatilidad que tiene la interoperabilidad EWP, ha sido necesario realizar los siguientes cambios:

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La consulta de convenios ERASMUS permite filtrar por tipo de convenio EWP, entendiendo que tendremos dos tipos:

1. Comunicación IIA UMU a Partner. Estos serán los convenios ERASMUS registrados en la base de datos ERASMUS recogidos por el ARI. Es decir, son los mismos que tenemos en la aplicación de Gestión.
2. Gestión IIA Partnercomunicados por Partners. Estos serán los IIAs que nos han enviado las otras Universidades que pertenecen a la red EWP.

...

Una vez que tenemos los filtros para la consulta, pulsaremos el botón "Filtrar" y nos devolverá la lista de los convenios que cumplen los parámetros indicados.
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Para cada convenio recuperado el sistema mostrará:

• Universidad con la que se firma el convenio.
• Número de convenio con esta Universidad
• Áreas de las ofertas asociadas al convenio
• Periodo de vigencia
• País de la Universidad
• Nombre y email de la persona de contacto
• Estado del convenio (Firmado, No Firmado)
• Situación en EWP (Institución no EWP, Pendiente, Subido, Bind o Approved)
• Fecha de la última modificación en EWP.

Una vez recuperada la lista de convenios, el sistema permitirá realizar una serie de acciones con estos convenios. Las acciones disponibles diferiran entre el apartado de "Comunicación IIAs UMU a Partner" o "Gestión IIAs comunicados por Partners".

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Comunicación IIAs UMU a Partner

En el apartado "Comunicación IIAs UMU a Partner" gestionaremos los convenios UMU de toda la vida, pero además tendremos las nuevas opciones que nos proporciona el EWP.
Image RemovedConcretamente tendremos las siguientes opciones:
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Donde cada opción significa:

1. Búsqueda global.
2. Exportar la lista de convenios a Excel
3. Alta nuevo convenio
4. Consultar el detalle del convenio
5. Ocultar el convenio de las búsquedas
6. Subir el convenio a EWP /(si estamos en "Comunicación IIA UMU a Partner") o Importar convenio de EWP (si estamos en "Gestión IIA comunicados por Partner")
7. Hacer/Deshacer el Bind del convenio
8. Actualizar el convenio en la red EWP
9. Aprobar el convenio
10. Borrar el convenio

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Gestión IIAs comunicados por Partners

Mientras que en "Gestión IIAs comunicados por Partners" podremos gestionas los IIAs que las otras Universidades nos han mandado a través de la red EWP. Tendremos las siguientes opciones:
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Donde cada opción significa:

1. Búsqueda global.
2. Exportar la lista de convenios a Excel
3. Consultar el detalle del convenio
4. Ocultar el IIA de las búsquedas
5. Importar IIA a un nuevo convenio UMU.
6. Hacer/Deshacer el Bind del IIA
7. Aprobar el convenio

A continuación, detallaremos mejor algunas de estas operaciones

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Búsqueda Global

Podemos filtrar el listado de convenios por aquellos que contengan el texto introducido. Por ejemplo, si indicamos "fran", se filtrará la lista de convenios a aquellos que tengan la cadena "fran" en alguno de sus campos.

...

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Generar Informe

La opción de exportar generará un listado Excel con la lista de convenios que aparecen en el listado. El sistema preguntará qué desea hacer con este listado.

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Consulta y mantenimiento ficha del Convenio

La consulta de la ficha nos mostrará el convenio, en modo mantenimiento si es un convenio UMU, y en modo sólo consulta si se trata de uno recibido del EWP. La ficha tendrá un formato similar al mantenimiento de convenios que existe en Gestión.
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Subir Convenio a EWP

Si hemos realizado la consulta por la opción "Comunicación IIA UMU", y el convenio está en estado "Firmado" y situación "Pendiente" se habilitará el botón para subir el convenio a EWP.

El sistema mostrará detalle del Convenios que se va a dar de alta en el EWP y pedirá confirmación.
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Si se confirma esta acción, se enviará a la otra Universidad el IIA a través de la red EWP.

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Importar Convenio de EWP

Si hemos realizado la consulta por la opción "Gestión IIA Partnercomunicado por Partners", y el convenio está en estado "Firmado" y situación "SubidoAlta, no enlazado" se habilitará el botón para importar el convenio desde EWP.
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El sistema mostrará detalle del IIA que se va a importar y pedirá confirmación.
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Si se confirma esta acción, se creará el convenio en nuestro sistema, se enviará nuestro Convenio a la red EWP y se hará automáticamente el Bind con el IIA de la otra Universidad.

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Bind

Si el convenio está ya subido a EWP, tendremos activa la opción de hacer Bind con el convenio subido por la otra Universidad.

Al pulsar en el botón de Bind, el sistema mostrará una lista de IIAs susceptibles de hacer el Bind con el convenio seleccionado.

Una vez localizao el convenio equivalente de la otra parte, se debe confirmar pulsando el botón Bind EWP, y si todo ha ido correctamente, ambos IIA pasarán a estado Bind.

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Unbind

Si el convenio está ya subido a la red EWP y enlazado con el IIA de la otra Universidad, tendremos activa la opción de deshacer este enlace/Bind con el convenio subido por la otra Universidad.

Al pulsar en el botón de No enlace EWP, el sistema mostrará el detalle del IIA y pedirá confirmación para deshacer el Bind.

Al pulsar el botón Aceptar, se deshará el Bind y el IIA remoto pasará a estado

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Actualizar Convenio a EWP

Los convenios UMU ya subidos a EWP, se pueden modificar y volver a actualizar en el EWP. Para ello está la opción de actualizar el convenio.

El sistema mostrará detalle del Convenio y pedirá confirmación para continuar.
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Al pulsar el botón Aceptar se actualizará el IIA de la red EWP con la información del Convenio actualizada.

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Aprobar Convenio EWP

Los IIAs remotos se deben aprobar una vez ya hecho el Bind con el convenio UMU. La otra parte aprobará el IIA que nosotros le hemos enviado.

El sistema pedirá confirmación antes de aprobar el convenio remoto.

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Borrar Convenio UMU

Si hemos realizado la consulta por la opción "Gestión IIA Partner", y el convenio está en situación "Pendiente" se habilitará el botón para borrar el convenio.

El sistema pedirá confirmación antes de borrar el convenio.

Se permitirá borrar un convenio UMU solamente cuando no tenga ofertas. Las ofertas se borran desde el mantenimiento del convenio.