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GUÍA EWP
Interinstitutional Agreements
Versión 1.2
Fecha 30/05/2023

 Índice

Tabla de contenidos

Introducción

Para realizar la integración en la red de Universidades Erasmus Without Papers (en adelante EWP), Indra ha implementado un componente no intrusivo con las aplicaciones de gestión de Erasmus de las diferentes universidades al que denominamos "Módulo de Interoperabilidad EWPCV" (en adelante EWPCV). 
Este módulo EWPCV permite a las aplicaciones de gestión, de una manera no intrusiva, obtener la información de la red EWP y, así mismo, enviar a la misma la información propia que sea necesario intermediar con el resto de universidades europeas adscritas a EWP.

Objetivos

El objetivo principal es adaptar las aplicaciones ERASMUS de la Universidad de Murcia para que se conecte a la red EWP mediante este módulo de interoperabilidad EWPCV.

Ámbito

Este proyecto se incluye en la línea de estrategia de Administración Digital y se enmarca dentro del Programa RIGA que recoge los diferentes programas de movilidad internacional (gestionada por el Área de Relaciones Internacionales).

Elementos básicos de interoperabilidad EWP

Hoja de datos (Factsheet): Información propia de cada Institución participante en EWP.
Movilidad: Información sobre el intercambio de un alumno entre instituciones. Contiene información sobre el alumno, las instituciones involucradas y los coordinadores de las mismas.
Acuerdo de Aprendizaje (LA): Información sobre la actividad que desarrollará el alumno durante la movilidad. Habitualmente constituirá una lista de asignaturas que cursará en la institución destino y una lista de asignaturas que serán reconocidas en la institución origen a la vuelta. Debe firmarse por el estudiante y los coordinadores de ambas instituciones para tener validez.
Acuerdo Interinstitucional (IIA): Contrato que posibilita el intercambio de alumnos o personal entre dos instituciones dentro del ámbito de Erasmus.
Condición de Cooperación: Cada una de las cláusulas establecidas en el contrato anterior. Contiene información sobre cuántos alumnos se pueden enviar de una institución a otra, durante cuánto tiempo o que áreas de enseñanza se podrán abordar durante la movilidad.

Ejemplos de flujos de ejecución habituales

A continuación, se representan los flujos de acciones más comunes, como son por ejemplo crear IIAs.

Generación de un IIA

El flujo funcional para la gestión de un IIAs:

  1. Damos de alta el factsheet si no existe ya en el sistema.
  2. Insertamos nuestra copia del Acuerdo Intersintitucional.
  3. En cualquier momento la otra parte integrante del acuerdo insertará su copia.
  4. Deberemos relacionar nuestra copia con la de la otra parte integrante del acuerdo. (BIND/ENLAZAR) Es posible que la relación se establezca por la otra parte, en tal caso el sistema realizará la relación de forma automática.
  5. En cualquier momento, aprobaremos la copia de la otra parte integrante del acuerdo para formalizar.

Acuerdos Interinstitucionales (IIA)

El sistema dispondrá de una opción para que los administradores técnicos puedan gestionar sus Acuerdos Interinstitucionales con otras Universidades.
Estos Acuerdos Interinstitucionales, se corresponderán con los Convenios que tendremos recogidos en el sistema actual, por lo que, a partir de ahora, se entienden como conceptos equivalentes: Convenio, Acuerdo Interinstitucional o, simplemente, IIA.
El gestor/administrador deberá seguir registrando los convenios en el sistema actual como hasta ahora, aunque con unos ligeros cambios que se detallarán más adelante.
Para la gestión de los IIA se ha desarrollado el nuevo módulo de Convenios en la nueva Plataforma de Movilidad (movilidad.um.es).
De este modo, para realizar el flujo completo de gestión de un Convenio, los pasos serían los siguientes:

...

A continuación, detallaremos en detalle como llevar a cabo las distintas opciones. 

Consulta Convenios (Web)

El administrador/gestor podrá gestionar los Convenios ERASMUS desde la nueva plataforma única de gestión de movilidad. 
 A la consulta de convenios se accede desde Área Gestión --> Gestión de Convenios --> Consulta de convenios.

...

Una vez recuperada la lista de convenios, el sistema permitirá realizar una serie de acciones (operaciones) con estos convenios. Las acciones disponibles diferirán entre IIAs UMU e IIAs Partner.

Tipo de comunicación "IIAs UMU"

Para los IIAs UMU se hace la gestión de los convenios UMU de toda la vida, pero además se dispondrá de las nuevas opciones implementadas a raíz de la interoperabilidad del EWP. Concretamente se tendrán las siguientes opciones:

  1. Búsqueda global.
  2. Exportar la lista de convenios a Excel (con toda la información de detalle de oferta registrada)
  3. Consultar el detalle del convenio
  4. Ocultar el convenio de las búsquedas
  5. Dar de alta el convenio a EWP
  6. Hacer/Deshacer el Bind/Enlace del convenio
  7. Actualizar el convenio en la red EWP
  8. Consultar el histórico de movimientos EWP relacionados con el IIA
  9. Borrar el convenio

Tipo de comunicación "IIAs Partner"

Las opciones para gestionar los IIAs que las otras Universidades han mandado a la UMU a través de la red EWP son:

...

A continuación, se detallará mejor algunas de estas operaciones. 


Búsqueda Global

Desde esta opción se podrá filtrar el listado de convenios por aquellos que contengan el texto introducido. Por ejemplo, si se indica "fran", se filtrará la lista de convenios a aquellos que tengan la cadena "fran" en alguno de sus campos.

Generar Informe

La opción de exportar generará un listado Excel con la lista de convenios que aparecen en el listado. El sistema preguntará qué desea hacer con este listado.

Consulta y mantenimiento ficha del Convenio

La consulta de la ficha mostrará el convenio, en modo mantenimiento si es un convenio UMU, y en modo sólo consulta si se trata de uno recibido del EWP. Cuando se trata de un convenio UMU que aún no ha sido enlazado, se visualiza en pantalla completa de la siguiente forma:

En caso de estar ya enlazado se muestra la página partida con la información de los IIAs que se encuentran enlazados:

Datos de contacto del convenio

En la ficha de convenio aparece un apartado con la información de contacto del convenio. En caso de los IIAs UMU esta información permite su edición mediante el botón con icono de lápiz que aparece en la cabecera del panel llamado "Datos de contacto UMU del convenio". Por la otra parte, si es la información de contacto de un IIA remoto, los datos que se muestran son aquellos que nos han llegado a través de la red EWP bajo el título "Datos de contacto no UMU":

...

También podemos encontrarnos con instituciones que no se encuentren dadas de alta en red EWP o que no realicen la gestión de IIAs a través de ella. En ese caso, dentro de la consulta de la ficha del convenio encontraremos un panel titulado "Datos de contacto del convenio" que se divide en dos partes: "Datos de contacto UMU del convenio" y "Datos de contacto no UMU del convenio", ambas con información registrada desde la UMU y con posibilidad de edición:

Dar de Alta IIA EWP

Si se ha hecho la consulta por la opción tipo "IIA UMU", y el convenio está en estado "Firmado" y estado IIA "Pendiente", se habilitará el botón para dar de alta el IIA en la red EWP y hacerlo visible para el Partner.

El sistema mostrará detalle del convenio que se va a dar de alta en el EWP y pedirá confirmación:

Si se confirma esta acción pasará a estar en estado IIA "ALTA, NO ENLAZADO". Por otra parte, el estado de la negociación pasará de "No iniciado" a "En trámite".

Importar Convenio de EWP

Si se ha hecho realizado la consulta por la opción "IIA Partner", y el convenio está en estado "Firmado" y estado IIA "Alta, no enlazado", se habilitará el botón para importar el IIA desde EWP.

El sistema mostrará detalle del IIA que se va a importar y pedirá confirmación.

Si se confirma esta acción, se creará el convenio en nuestro sistema, se enviará nuestro IIA a la red EWP y se hará automáticamente el Bind/enlace con el IIA de la otra Universidad.

Bind/Enlace IIA

Si el convenio está ya dado de alta en la red EWP, se tendrá activa la opción de hacer Bind (o enlazar) con el IIA dado de alta por la otra Universidad.

Al pulsar en el botón de enlazar, el sistema mostrará una lista de IIAs susceptibles de hacer el enlace con el convenio seleccionado. 

 Una vez localizado el IIA equivalente de la otra parte, se debe confirmar y si todo ha ido correctamente, ambos IIA pasarán a estado IIA "ENLAZADO".

Unbind /Quitar enlace IIA

Esta opción estará disponible una vez pasemos a la siguiente versión de IIAs, por el momento no lo está. Si el convenio está ya subido a la red EWP y enlazado con el IIA de la otra Universidad, se tendrá activa la opción de deshacer este enlace/Bind con el IIA subido por la otra Universidad.

Al pulsar en el botón de No enlace EWP, el sistema mostrará el detalle del IIA y pedirá confirmación para deshacer el Bind.

Al pulsar el botón Aceptar, se deshará el Bind y ambos IIAs pasarán a estado "ALTA, NO ENLAZADO"

Actualizar Convenio a EWP

Los IIAs UMU ya dados de alta se pueden modificar y volver a actualizar en el EWP. Para ello está la opción de actualizar el convenio.

El sistema mostrará detalle del Convenio y pedirá confirmación para continuar.

Al pulsar el botón Aceptar se enviará el IIA de la red EWP con la información del actualizada. Se activa una vez el IIA ha sido dado de alta y se deberá utilizar cada vez que se haga algún cambio sobre el convenio para que la otra institución esté al tanto. También se puede emplear en aquellos casos en los que el Partner informe de que no ha recibido el IIA para volverlo a notificar.

Aprobar Convenio EWP

Una vez se ha enlazado un IIA UMU con un IIA remoto, se activa la posibilidad de aprobar el IIA remoto para poder mostrar conformidad con la información que nos envían. También se activará la opción cuando esté en estado IIA "MODIFICADO TRAS APROBACIÓN MUTUA" para que, en caso de que el Partner haya propuesto cambios después de haber alcanzado una aprobación mutua, estos puedan ser aprobados. La otra parte también deberá aprobar el IIA que nosotros le hemos enviado si está de acuerdo con la información remitida.

El sistema pedirá confirmación antes de aprobar el convenio remoto.

Borrar Convenio UMU

Si hemos realizado la consulta por la opción "IIA UMU", y el convenio está en estado IIA "Pendiente" se habilitará el botón para borrar el convenio.

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