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Al pulsar el botón de exportación se muestra la ventana con las opciones de exportación. Se muestra el caso concreto de la exportación de la entidad "solicitud":
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- Tipo de exportación: Se debe seleccionar el tipo de exportación a generar. Los tipos de exportación permitidos en la mayoría de las entidades son:
- XLSX. Cada elemento se incluye en una fila del fichero, y cada columna representa un campo. El fichero xlsx generado no contendrá celdas combinadas. Si el elemento tiene relaciones con varios elementos (por ejemplo, una convocatoria podría tener varias entidades convocantes), se repetirán tantos bloques de columnas como sean necesarios para mostrar la información de todas las entidades convocantes.
- CSV. Cada elemento se incluye en una fila del fichero, y cada columna representa un campo. Si el elemento tiene relaciones con varios elementos (por ejemplo, una convocatoria podría tener varias entidades convocantes), se repetirán tantos bloques
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- de columnas como sean necesarios para mostrar la información de todas las entidades convocantes.
- Apartados a incluir. Sobre algunas entidades se permite la selección de los apartados de datos a incluir en el fichero de exportación. Cada apartado se acompaña con una casilla de check a su izquierda. Si la casilla está marcada el apartado se incluirá en el fichero de exportación. Existe una opción general "todos" que permite marcar/desmarcar todos los apartados simultáneamente. Si se desmarcan todos los apartados, el fichero de exportación solamente contendrán los datos principales de la entidad.
- Botón Exportar. Tras indicar las opciones previas se debe pulsar este botón para proceder a la obtención del fichero de exportación. Al pulsar este botón se mostrarán una ventana propia del sistema operativo, que permitirá indicar la unidad de disco y nombre del fichero con el que se guardará la exportación generada. La generación del fichero de exportación tardará un tiempo que será variable en función de la cantidad de datos que contenga el listado y el número de apartados a incluir.
- Botón Cancelar. Con este botón se cierra la ventana de exportación sin generar el fichero.
Existen una serie de variables de configuración que permiten limitar el número de registros a exportar. El SGI permite la configuración de un límite general, que afecta a todas las exportaciones de listadospero también se permite la configuración individual de cada uno de los listados MDU - Perfil de Administración del sistema:
- Listados del módulo CSP MDU-Perfil Administración del sistema - Configuración CSP
- Listados del módulo de Ética MDU-Perfil Administración del sistema - Configuración ETI
- Listados del módulo PII MDU-Perfil Administración del sistema - Configuración PII
3.9 Acciones
La columna "acciones" ocupa la última posición a la derecha. Las acciones mostradas dependerán del rol con el que se haya accedido al SGI y de las acciones permitidas de acuerdo al estado del registro concreto. Si bien dependiendo de la entidad pudiera haber acciones propias, las acciones más comunes son:
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Las operaciones a las que se da acceso desde el SGI sobre cada una de estas entidades, y sus particularidades según la entidad de que se trate, se describen a continuación.
8.1 Personas
Las personas representan los sujetos que intervienen como miembros de equipo de proyectos, grupos, invenciones, como responsables de diferentes actividades a realizar sobre las entidades, etc.
El SGI no realiza la gestión de personas sino que se comunica con el sistema o sistemas de gestión corporativos en los que se almacenan y mantienen de manera centralizada los datos de las personas. En el contexto del SGI, este sistema corporativo recibe de manera genérica el nombre de Sistema de gestión de personas (SGP). En tiempo de implantación del SGI se han realizado los trabajos técnicos necesarios para que se establezca la comunicación entre SGI y SGP. De esta forma, el SGI puede mostrar los datos referidos a las personas así como realizar las búsquedas necesarias para vincular las personas con los elementos de gestión propios del SGI (proyectos, grupos, etc.). Esta comunicación entre ambos sistemas también permitirá realizar desde el SGI la solicitud de creación de una nueva persona o la modificación de los datos de una persona. Es importante reflejar que la creación de personas no se realizará en el SGI sino que el SGI simplemente realiza la solicitud de la creación al SGP, siendo en este sistema donde se almacenarán de manera centralizada los datos de la nueva persona. Los datos de las personas que pueden ser modificados desde el SGI estarán limitados a los datos que sean visibles desde el SGI. De la misma forma que en el caso de la creación, eEl SGI realizará la solicitud de modificación al SGP y será en este sistema donde se actualice la información.
Existe un buscador de personas que es común a todo el SGI. Es un buscador genérico que, a priori, no podría ser particularizado para una Universidad determinada. El buscador de personas sigue las mismas normas básicas que los buscadores comunes, según se describe en Buscadores y selectores de entidades comunes, y además se añade funcionalidad extra:
- Una vez realizada la búsqueda además de permitirse la selección de un elemento, se da acceso a una ventana para la modificación de la entidad.
- Desde la propia ventana del buscador, se da acceso para solicitar el alta de una nueva entidad.
En el caso del alta y la modificación, dado que el conjunto total de información que en las Universidades se maneja sobre esta entidad puede ser muy amplia, además de muy diversa entre una y otra, las pantallas para realizar ambas operaciones son adaptables, y podrán ser configuradas a medida para cada Universidad.
A continuación se describen más a detalle estas operaciones.
8.1.1 Buscar personas
En el momento de abrirse el buscador de personas, se mostrará un único campo para filtrar, donde se podrá introducir nombre, apellidos o email de la persona.
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En ambos casos, el mensaje que recibirá tras la operación será similar al siguiente:
8.1.4 Visualización de datos relacionados con personas eliminadas en el sistema corporativo
Como ya se ha indicado, el SGI no almacena los datos propiamente dicho de las personas sino solamente las relaciones de estas personas con elementos propios del SGI. Estas relaciones se establecen a través de un código o referencia que permite identificar de forma única a cada persona dentro del SGP corporativo. De manera extraordinaria pudiera darse el caso que una persona con la que el SGI tenga relaciones establecidas sea eliminada del SGP. Esto impediría que los datos de esa persona pudieran ser mostrados en el SGI.
En estos escenarios se mostrará un mensaje genérico sobre el campo de la pantalla en el que debieran estar apareciendo los datos de la persona. El mensaje pretende advertir que el SGI no está recibiendo del SGP los datos de la persona.
Sirva como ejemplo el caso de un miembro de un Grupo de investigación que, por las razones que fueran, sus datos personales han sido eliminados en el SGP. El SGI seguirá manteniendo la relación con el código o referencia de la persona, pero no podrá mostrar los datos asociados, ya que éstos fueron eliminados en el SGP.
La siguiente imagen muestra un escenario similar, en este caso en el listado de solicitudes.
Este mensaje también podrá aparecer incrustado en un campo en el que debieran estar mostrándose datos de la persona. Sirva como ejemplo la pantalla de datos generales de una solicitud para los que no pueden obtenerse los datos personales de su solicitante.
8.2 Entidades o empresas
Las entidades o empresas representan las organizaciones, públicas o privadas, sociedades, etc ... que intervienen como socios en los proyectos, titulares en las invenciones, vinculados a las personas por tener una relación contractual con ellas, etc ..., son, como su nombre indica, entidades o empresas que existen en los sistemas de la Universidad y que en algún punto de la gestión dentro del SGI es necesario que se relacionen con alguna de sus entidades.
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