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Entrada al apartado de ACTAS
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La entrada a la gestión/administración de las actas se realiza desde la aplicación APPICE, menú Inscripciones -> Actas Cursos.
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En esta pantalla se pueden consultar, generar e imprimir las actas, así como gestionar las incidencias.
Estados en los que se puede encontrar un acta
- Pendiente
El acta aun no está cumplimentada (o está a medio cumplimentar), está pendiente de finalizar la cumplimentación y enviar al portafirmas.
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El acta ha sido cumplimentada y enviada a la firma, pero en el portafirmas ha sido rechazada por lo que se podrá modificar y volver a enviar al portafirmas.
Quien firma el acta
La persona que va a firmar las actas está definida en la aplicación APPICE y puede ser cambiada por el gestor en la opción Maestros – Firmantes.
El acta se envía al portafirmas de la persona indicada en este apartado, donde debe de entrar a firmarla.
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Que comunicaciones se envían desde el módulo de ACTAS
Envío a los participantes
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en una acción formativa de la CALIFICACIÓN obtenida
El sistema brinda la posibilidad de enviar una notificación comunicación a los participantes que se desee informándoles de la nota calificación obtenida en la actividad.
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Esta comunicación se puede enviar desde la pantalla de administración de actas que se detalla a continuación.
Envío a los gestores comunicación informando
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que se ha producido la firma
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del acta.
El sistema de forma automática cuando se produzca la firma del acta en portafirmas enviara enviará una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
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Puede ser descargada e impresa desde la aplicación.
Envío a los gestores comunicación informando de que se ha rechazado la firma del acta en PORTAFIRMAS.
El sistema de forma automática cuando se produzca el rechazo en portafirmas enviara enviará una comunicación a formapdi@um.es informando de ese hecho.
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Puede comprobarse el documento y volver a enviarlo desde la aplicación.
Gestión de Actas
Desde este formulario es desde donde se hace la gestión de la actas
La información que se muestra de cada una de las acciones formativas es la siguiente:
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- Nº Acta se compone con el prefijo ‘CP’ y va seguido de una secuencia. Si el número de acta esta está en blanco es porque aun no se ha comenzado a cumplimentar.
- ‘Estado’ se muestra el estado del acta (descrito anteriormente en este manual), en caso de estar firmada se muestra entre paréntesis la fecha de firma.
- ‘Recogidas Asistencias’ se informará de si existen asistencias recogidas para la actividad en el momento de la consulta. En caso de actividades virtuales se informará siempre “VI”“SI”
- ‘Asignado Ponentes’ se informará de si hay ponentes asignados a la actividad.
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¿Cuándo se puede cumplimentar el acta de una acción formativa?
Es Importante tener en cuenta que para poder cumplimentar el acta, en caso de actividades de modalidad no virtual, debe estar recogida la asistencia y debe haberse asignado al menos un ponente a la actividad.
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- Gestión del acta (Al pulsar sobre el botón
) - Enviar correo con calificación a los participantes (botón
)
Pasamos a detalla detallar cada uno una de estas acciones.
Gestión del acta
Se abrirá en su navegador la web de administración del acta.
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Una vez que haya participantes que tengan diplomas generados no se podrán generar incidencias sobre estos, sólo se podrán generar incidencias sobre los estudiantes que todavía no tengan el diploma. En este caso en el listado se mostrará un cuadro informativo indicando esto, dando también el número de estudiantes con diplomas en marcha. |
Cumplimentación de actas
Se distingue entre actas de actividades virtuales y actas de actividades NO virtuales
Actividades de modalidad no virtual
Cuando entramos a cumplimentar el acta, veremos un listado de los participantes con inscripción conformada en la actividad, para cada uno, veremos todas sus notas parciales que NO serán modificables y finalmente podremos poner la nota al participante:
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- Horas presen.
- Horas No presen.
- Horas TC
- Total horas.
- Sesiones / Asis.
Estas Éstas se rellenan de forma automática al cargar un acta, recogiéndose de la asistencia registrada.
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Se puede dar el caso de que se haga un guardado de un borrador del acta y después las notas parciales varíen, en este caso aparecerá una marca de exclamación junto a la nota parcial que ha cambiado, de forma que el gestor pueda determinar antes de entregar el acta, si el apto o no apto que puso sigue siendo coherente con los nuevos datos.
Enviar al portafirmas
Una vez registradas todas las notas en el acta para todos los participantes, si el gestor pulsa sobre “Entregar acta” el sistema le enviará a una nueva pantalla que la va a permitir enviar el acta al portafirmas:
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En esta página el gestor podrá ver un resumen de todo lo que se ha cumplimentado y para darle validez deberá pulsar sobre “Enviar a portafirmas”, que enviará al portafirmas del gestor el documento del acta para su firma y registrará en la BD de ATENEA APPICE toda la información asociada al acta (tanto calificación final como notas parciales en el momento del envio envío del acta al portafirmas: horas presenciales y horas no presenciales, horas tc, total horas, sesiones/asistencia, apto/no apto/NP).
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En la pantalla de “envío a portafirmas” el gestor también puede “Cancelar acta”, que no hace nada, es decir, no envía al portafirmas el acta y por tanto lo único que tiene es un borrador de acta que podrá seguir modificando en otro momento.
Incidencias/Diligencias
Una vez que este firmada un acta, solo se podrá hacer modificaciones sobre la misma registrando una incidencia.
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Este guardado todavía no hace nada salvo refrescar el listado con la calificación y notas parciales actualizadas:
Si el gestor se ha equivocado al generar alguna incidencia de un participante, siempre puede deshacer el cambio (si todavía no la ha entregado (, es decir, enviado al portafirmas) pulsando sobre “Revocar incidencia”, por lo que se volverá a dejar al participante las mismas notas que tenía antes.
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Cuando a un participante ya se le ha creado una incidencia, pero todavía no está firmada, no se podrán podrá crear nuevas incidencias sobre este participante hasta que dicha incidencia sea firmada, en tal caso, en la entrada del alumno participante se verá un cartel indicando que tiene incidencias pendientes:
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Este apartado de incidencias se hace extensivo también a las incidencias de inclusión, es decir, si después de tener un acta firmada se han ha incluido más participante participantes en la actividad, en esta pantalla de incidencias saldrán todos estos participante participantes también, de forma que se les pueda poner nota generando una incidencia sobre ellos de igual forma que se ha explicado arriba.
Error con portafirmas en incidencias
Una vez que se ha preparado una nueva incidencia y se envía al portafirmas, si este falla, el sistema nos permite poder recuperar la incidencia para poder volverla a mandar:
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De esta forma podemos volver a entregar la incidencia para que sea firmada en el portafirmas.
Enviar correo con calificación a los participantes
Se abrirá una nueva ventana para enviar por correo a los participantes la notificación comunicación de la calificación registrada en el acta. Esta opción solo estará disponible si el acta esta está ya firmada.
En caso de no estar firmada, el sistema nos informara informará con el siguiente mensaje:
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El sistema nos mostrará la relación de participantes incluidos en el acta con la calificación obtenida y el correo electrónico al que se va a enviar la notificacióncomunicación.
Podremos seleccionar a los participantes a los que enviar la notificación marcando el check ‘Enviar’. Si pulsamos sobre el check ‘Todos’ marcará (o desmarcará) todos los participantes.
Pulsando sobre el botón ‘Plantilla’ podremos ver y modificar la plantilla de la notificación que se va a enviar (visto en el apartado anterior).
Al pulsar sobre el botón ‘Enviar notificaciones’ el sistema procederá a enviar la notificación comunicación a todos los participantes con el check ‘Enviar’ marcado.
Diseño del acta
