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Introducción
La Universidad de Murcia, a través del Servicio de Atención a la Diversidad y Voluntariado (ADYV), se responsabiliza de fomentar la solidaridad y la concienciación social en el seno de la comunidad universitaria.
Para la gestión íntegra de la promoción y gestión de las acciones de voluntariado se cuenta con un modulo integrado en el programa informático al que se ha denominado AGAVE.
Este módulo es accesible desde el navegador a través de la dirección https://voluntariado.um.es
Otras relaciones del sistema
La aplicación está integrada con otros módulos de la Universidad de Murcia: GENTE, que permite homogeneizar la gestión de códigos comunes a todas las aplicaciones informáticas, y fundamentalmente, integrar todos los colectivos de personas ( y datos personales) del entorno en una única gestión común, SIVA (gestión académica) y CURSOS (actividades extracurriculares).
Entrada a la aplicación
Conexión módulo administrador
Al módulo administrador se accede mediante la opción 'Acceso administración' del portal de acceso en https://voluntariado.um.es
Una vez seleccionado el tipo de entrada 'Acceso administración' el sistema solicitara las credenciales UMU a través del CAS.
¿Quién puede acceder al módulo de voluntariado?
Cualquier miembro de la comunidad universitaria que haya sido autorizado para hacer uso del sistema como gestor.
¿Quién puede autorizar para el uso del sistema?
El responsable del Servicio de Atención a la Diversidad y Voluntariado (ADYV) debe solicitar por los mecanismos establecidos para ello el acceso a AGAVE del personal a su cargo que tiene que hacer uso del mismo.
Página de entrada del espacio administrador
Una vez introducidas las credenciales y comprobado que se tiene acceso al modulo de Administración el sistema mostrara la siguiente página.
Donde se da acceso a las diferentes opciones que el gestor puede realizar.
Guía de uso
El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al administrador/gestor del sistema.
¿Cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar proyectos en el sistema?
Lo primero que debemos hacer es dar de alta los proyectos que realizamos, dado que se pueden repetir año tras año lo primero es definir una ficha con los datos básicos del proyecto para posteriormente ofertarlo en uno o varios cursos académicos.
Un proyecto está formado por un conjunto de actividades, los estudiantes se inscribirán en una o varias actividades que forman el proyecto y a su vez en el proyecto se podrán definir las horas de asistencia que el voluntario ha dedicado al proyecto como tal.
Para ello usaremos la opción de menú 'Proyectos' que por defecto nos llevara al mantenimiento para poder consultar los proyectos que tenemos registrados.
En esta pantalla podremos consultar la lista de proyectos que tenemos definida aplicando una serie de filtros.
Al pulsar sobre el botón 'Buscar' el sistema nos mostrara los proyectos que cumplen con los filtros indicados.
Para ver en detalle un proyecto de la lista pulsaremos sobre el botón 'Editar' 
Se nos mostrara la ficha del proyecto en formato pestaña para cada uno de los bloques que lo componen.
Desde esta pantalla se pueden modificar los datos genéricos, pulsando sobre el botón 'Guardar' para que los cambios tengan efecto.
Tambien se puede eliminar el proyecto pulsando sobre el botón 'Borrar', un proyecto se podrá borrar siempre y cuando no haya sido ofertado en ningún curso académico.
Hay que tener en cuenta que:
- La casilla 'Estado', si no esta 'Vigente' el sistema no incluirá el proyecto para ser ofertado.
- La casilla 'Proyecto Padre' nos permite incluir un proyecto dentro de otro.
Bloque 'Entidades'
En este bloque definiremos las entidades externas que participan o colaboran en el proyecto.
Podremos añadir una nueva entidad, borrar o editar una existente.
Tanto al añadir como al editar se nos mostrara la ficha de la entidad.
Bloque 'Facultad/Centro o Servicio UMU'
En este bloque definiremos las facultades, centros o servicios que participan o colaboran en el proyecto.
Podremos añadir una nueva facultad, centro o servicio o borrar una existente.
Bloque 'Ámbitos'
En este bloque definiremos los ambitos que abarca el proyecto.
Podremos añadir un nuevo ámbito o borrar uno existente.
Bloque 'Acciones'
En este bloque definiremos las acciones que se realizan en el proyecto.
Podremos Añadir una nueva acción o borrar una existente.
Bloque 'Actividades'
En este bloque definiremos las actividades que están incluidas en el proyecto.
Bloque 'Oferta'
En este bloque se nos mostran los diferentes cursos académicos en los que el proyecto ha sido ofertado. 
En el menú lateral tenemos dos acciones más para realizar en los proyectos.
- 'Alta' incluir un nuevo proyecto en el sistema, el sistema nos mostrara la ficha del proyecto completamente vacía para que la cumplimentemos.
- 'Oferta Anual' opción de ofertar un proyecto previamente definido en la oferta anual, esta opción se explicará con detalle en el punto ¿Cómo gestionar la oferta anual? de este manual.
¿Cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar actividades en el sistema?
Una vez registrados los proyectos, debemos dar de alta las actividades que realizamos, dado que se pueden repetir año tras año lo primero es definir una ficha con los datos básicos de la actividad para posteriormente incluirla en un proyecto u ofertarlo en uno o varios cursos académicos.
Para ello usaremos la opción de menú 'Actividades' que por defecto nos llevara al mantenimiento para poder consultar las actividades que tenemos registradas.
En esta pantalla podremos consultar la lista de actividades que tenemos definidas aplicando una serie de filtros.
Al pulsar sobre el botón 'Buscar' el sistema nos mostrara las actividades que cumplen con los filtros indicados.
Para ver en detalle un proyecto de la lista pulsaremos sobre el botón 'Editar' 
Se nos mostrara la ficha de la actividad en formato pestaña para cada uno de los bloques que lo componen.
Desde esta pantalla se pueden modificar los datos genéricos, pulsando sobre el botón 'Guardar' para que los cambios tengan efecto.
Tambien se puede eliminar la actividad pulsando sobre el botón 'Borrar', una actividad se podrá borrar siempre y cuando no haya sido ofertada en ningún curso académico.
Hay que tener en cuenta que:
- La casilla 'Estado', si no esta 'Vigente' el sistema no incluirá la actividad para ser ofertada.
Bloque 'Entidades'
En este bloque definiremos las entidades externas que participan o colaboran en la actividad.
Podremos Añadir una nueva entidad, borrar o editar una existente.
Tanto al añadir como al editar se nos mostrara la ficha de la entidad.
Puede añadir nuevas entidades indicando en la ventana adicional la Entidad y la Organización.
Bloque 'Facultad/Centro o Servicio UMU'
En este bloque definiremos las facultades, centros o servicios que participan o colaboran en la actividad.
Podremos Añadir una nueva facultad, centro o servicio o borrar.
Al añadir se nos mostrara la ficha de la facultad, centro o servicio.
Bloque 'Ámbitos'
En este bloque definiremos los ambitos que abarca la actividad.
Podremos Añadir un nuevo ámbito o borrar.
Al añadir se nos mostrara la ficha del ámbito. 
Bloque 'Acciones'
En este bloque definiremos las acciones que se realizan en la actividad.
Podremos Añadir una nueva acción o borrar.
Al añadir se nos mostrara la ficha de la acción.
Bloque 'Proyecto'
En este bloque definiremos el proyecto al que esta asociada la actividad.
La actividad puede ser ofertada de forma independiente o estar incluida en un proyecto, en este apartado definiremos el proyecto al que está vinculada.
En caso de no indicar proyecto la actividad solo podrá ser ofertada como libre y en caso de vincular a un proyecto se dará de alta en la oferta anual en la pestaña de proyectos apareciendo en el apartado "Actividades vinculadas al proyecto" (Ver apartado "Ofertas de proyectos/Actividades"). 
Una vez asociado un proyecto tenemos la opción de cambiarlo.
Bloque 'Oferta Anual'
En este bloque se nos mostran los diferentes cursos académicos en los que la actividad ha sido ofertada. 
Las acciones que podemos llevar a cabo en la "Oferta Anual" las veremos en la siguiente sección.
¿Cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar entidades que participan en voluntariado en el sistema?
Para las entidades que participan en voluntariado tendremos que crear una ficha donde recogeremos los datos necesarios para nuestra gestión, a la hora de dar de alta la ficha si la entidad ya tiene o ha tenido relación con la Universidad de Murcia podremos recuperarla de la base de datos corporativa. Una vez creada la ficha ya podremos incluirla en las fichas de los proyectos y actividades en las que participe.
Por defecto, el sistema entra en la opción de mantenimiento. Según la selección de filtros saldrá la información. 
Ficha de la entidad.
Para ver la ficha de la entidad que vamos a registrar debemos pulsar el botón "añadir" que consta de la siguiente información:
El sistema a las entidades de asigna un Identificador interno que quedara vinculado a al C.I.F. de la entidad en caso de que se indique.
Gestión de entidades.
Para gestionar las entidades usaremos la opción de menú 'Entidades'.
Todos los procesos de gestión se realizarán en la opción 'Alta/Mantenimiento'.
En esta pantalla podremos realizar las siguientes acciones.
- Dar de alta una nueva entidad.
- Consultar las entidades registradas en el sistema.
- Modificar los datos de las entidades registradas en el sistema.
- Eliminar entidades registradas en el sistema.
- Alta entidades.
Para dar de alta una nueva entidad en AGAVE pulsaremos sobre el botón 'Añadir', el sistema nos abrirá una ficha completamente en blanco para que nosotros recojamos la información necesaria.
Respecto al registro del pueblo de la entidad debemos indicar primero la provincia y a continuación, en el campo de Municipio se nos mostrara la lista de valores.
- Consulta de entidades.
Para consultar las entidades el sistema nos permite una serie de filtros.
- CIF.
- Razón Social.
- Solo entidades con convenio (Vigente o en tramitación).
- Solo entidades sin CIF.
Una vez seleccionados los filtros pulsaremos sobre el botón 'Buscar' y el sistema nos mostrara la lista de entidades que cumplen con dichos filtros.
Para realizar una nueva búsqueda pulsaremos sobre el botón 'Limpiar filtros'.
La información que podemos ver de las entidades consultadas es:
- Identificador interno de AGAVE.
- CIF.
- Razón Social.
- Indicador de convenio (SI – la entidad tiene convenio vigente o en tramitación, NO – No lo tiene).
Para consultar la ficha de una de las entidades recuperadas pulsaremos sobre el botón 'Editar' de la entidad deseada.
- Modificar entidades.
Para modificar los datos recogidos en AGAVE de las entidades realizaremos la consulta como se ha indicado en el punto anterior. Una vez estemos visualizando la ficha de la entidad podremos cambiar cualquiera de los datos exceptuando la información relativa a los convenios que es solo de consulta.
- Eliminar entidades.
Para eliminar los datos recogidos en AGAVE de las entidades realizaremos la consulta como se ha indicado en el punto anterior y en la lista de entidades que se muestra tenemos que posicionarnos sobre el botón editar. Una vez dentro, al final de la ficha pulsamos sobre la opción "Borrar".
El sistema siempre nos pedirá confirmación para eliminar la entidad, esta conformación dependerá de la situación de la entidad en AGAVE realizándose los siguientes controles.
- La entidad está asociada en al menos una actividad.
- La entidad está asociada en al menos un proyecto.
- La entidad está asociada a al menos una actividad y proyecto.
- La entidad no está asociada a nada.
En función de la situación se mostrará un mensaje u otro, pero si se confirma el sistema eliminara la entidad y relaciones con actividades o proyectos si existiesen. 
¿Cómo cambiar la vigencia de un proyecto?
Para cambiar la vigencia de un proyecto tendremos que ir a la opción 'Proyectos – Mantenimiento' y una vez consultado el/los proyectos a cambiar podemos hacerlo de dos formas:
- Modificando la vigencia en la ficha del proyecto según se ha explicado en el apartado mantenimiento de proyectos.
- En la lista de proyectos que se recuperan al realizar la búsqueda hay que editar el proyecto que se quiere modificar.
- En la página de edición, se selecciona el estado "vigente".
Y una vez hemos cambiada la vigencia de todos los proyectos deseados pulsaremos sobre el botón "Guardar".
¿Cómo cambiar la vigencia de una actividad?
Para cambiar la vigencia de una actividad tendremos que ir a la opción 'Actividades – Mantenimiento' y una vez consultada la/las actividades a cambiar podemos hacerlo de dos formas:
- Modificando la vigencia en la ficha de la actividad según se ha explicado en el apartado mantenimiento de actividades.
- En la lista de actividades que se recuperan al realizar la búsqueda hay que editar la actividad que se quiere modificar.
- En la página de edición, se selecciona el estado "vigente".
Y una vez hemos cambiada la vigencia de todas las actividades deseadas pulsaremos sobre el botón "Guardar"
¿Cómo eliminar proyectos del sistema?
Los proyectos se podrán eliminar siempre que se cumplan la siguiente condición:
- El proyecto NO tiene que haber sido ofertado en ningún curso académico.
Para eliminar los proyectos que cumplen esta condición usaremos la opción de menú Proyectos – Mantenimiento.
Esta opción es la que usa para consultar, modificar y eliminar los proyectos registrados en el sistema.
En el bloque de parámetros introduciremos los criterios que cumple el proyecto que deseamos eliminar y pulsaremos sobre el botón 'Buscar', el sistema nos mostrara la relación de proyectos que cumplen con dichos criterios.
Para cada proyecto que queramos borrar, accederemos a su ficha pulsando sobre el botón "Editar".
Al pulsar sobre el botón "Borrar", el sistema comprobara si el proyecto esta ofertado o no, en caso afirmativo mostrara un mensaje informando y se cancelara la eliminación.
También se comprobará si el proyecto tiene actividades vinculadas, si es así mostrara un aviso indicándolo y nos solicitara la confirmación para eliminar el proyecto.
Tras dar la conformidad el sistema procederá a eliminar el proyecto del sistema y cuando finalice mostrará el siguiente mensaje.
¿Cómo definir las actividades y proyectos que vamos a ofertar?
Una vez tenemos las actividades y proyectos que desarrollamos definidos en el sistema es el momento de incluirlos en la oferta anual del curso académico para que los voluntarios puedan inscribirse.
Para ello usaremos la opción de menú 'Oferta anual - Mantenimiento'.
La oferta se divide en dos grandes bloques.
- Oferta de proyectos y actividades asociadas a ellos.
Se ofertarán los proyectos y una o varias actividades definidas en el proyecto.
- Oferta de actividades libres.
Se incluyen las actividades que hemos definido y no incluido en ningún proyecto.
Ofertas de proyectos/Actividades
En este apartado vamos a incluir en la oferta anual los proyectos y las actividades que tenemos definidas en cada uno de ellos.
Lo primero será ofertar el proyecto, para ello pulsaremos el botón 'Nuevo Proyecto', el sistema mostrará la lista de proyectos definidos y pendientes de ofertar en el curso académico.
Podremos consultar la ficha del proyecto pulsando sobre el botón '+' del proyecto seleccionado.
Para incluirlo en la oferta pulsaremos sobre el botón 
para crear el curso genérico que se va a vincular al proyecto y del cual podremos gestionar posteriormente las inscripciones, asistencias y horas de dedicación. 
El manual para dar de alta y gestionar los cursos genéricos se pude consultar pinchando sobre el enlace que aparece a pie de página.
Mientras estamos dando de alta el curso en la Web en gestión nos aparecerá la siguiente ventana.
Debemos pinchar sobre el botón 'Finalizar registro' cuando hayamos terminado de cumplimentar el curso en la Web. De esta forma nuestro proyecto quedará vinculado al curso creado y nos aparecerá en la lista de proyectos ofertados.
En la parte inferior de la pestaña nos aparecen dos bloques donde podemos ver las actividades vinculadas al proyecto (Ver apartado "¿CÓMO DAR DE ALTA LAS ACTIVIDADES EN EL SISTEMA?" para ver como se vincula una actividad a un proyecto).
- Actividades ofertadas.
Actividades vinculadas al proyecto que ya han sido incluidas en la oferta anual del proyecto.
- Actividades no incluidas en la oferta.
Actividades que en su ficha se ha indicado que están vinculadas a este proyecto y aún no han sido ofertadas en el curso académico.
Incluir una actividad vinculada a un proyecto en la oferta anual.
En el bloque Actividades no incluidas en la oferta pincharemos en el botón 
para ir incluyendo actividad a actividad.
Una vez pinchado sobre el botón el sistema nos solicitara que indiquemos el tipo de curso al que está vinculado la actividad.
Podremos seleccionar:
- Curso de Promoción Educativa. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en Promoción Educativa y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso de la Universidad del Mar. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en la Universidad del Mar y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso Genérico. Al igual que al dar de alta el proyecto se nos abrirá una ventana en el navegador para definir el curso que se va a vincular a la actividad.
Una vez creado el curso genérico que se va a vincular a la actividad el sistema cambia la actividad de lista pasándola a 'Actividades ofertadas'
Ofertar una nueva edición de una actividad ya ofertada.
En el bloque Actividades ofertadas pincharemos en el botón 
de la actividad a la que le vamos a crear una nueva edición.
A partir de aquí el proceso es similar al de ofertar una actividad no ofertada, tendremos que seleccionar el tipo de curso, crear la ficha del curso en web y finalmente en AGAVE finalizar el registro.
En la oferta de las actividades del proyecto podremos comprobar que se ha generado la segunda edición de la actividad con un nuevo código de curso y por tanto con fechas, inscritos y certificados diferentes.
Consultar y administrar el curso genérico vinculado a una actividad.
En la ventana 'Actividades ofertas' aparece la lista de actividades incluidas en la oferta anual del proyecto, de forma automática el sistema muestra el código de actividad, descripción y número de horas definidas en el curso vinculado a la actividad.
Podremos consultar la ficha del curso genérico pulsando sobre el botón 
y administrar dicho curso pulsando sobre el botón 
Ofertas de Actividades libres
En este apartado vamos a incluir en la oferta anual las actividades que no están vinculadas a ningún proyecto.
Pinchando en esta pestaña el sistema de forma automática mostrara las actividades libres ya ofertadas.
La información que se muestra es:
- Código de actividad.
- Descripción de la actividad.
- Vinculo: Tipo de curso al que está vinculada la actividad, pudiendo ser.
- Curso genérico.
- Curso de Promoción Educativa.
- Curso de la Universidad del Mar.
- Código de curso.
- Nº de horas definidas en el curso.
Podremos consultar la ficha del curso genérico pulsando sobre el botón y administrar dicho curso pulsando sobre el botón
Para dar de alta una nueva actividad en la oferta anual se pinchará sobre el botón 'Nueva Actividad' y el sistema mostrara la lista de actividades libres que aun no han sido ofertadas en el curso académico. 
De la lista seleccionaremos la actividad que deseamos incluir en la oferta y pulsaremos sobre el botón 
para comenzar el proceso de incluirla en la oferta anual. El sistema nos solicitara que indiquemos el tipo de curso al que se va a vincular la actividad.
Podremos seleccionar:
- Curso de Promoción Educativa. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en Promoción Educativa y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso de la Universidad del Mar. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en la Universidad del Mar y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso Genérico. Al igual que al dar de alta una actividad vinculada a un proyecto se nos abrirá una ventana en el navegador para definir el curso que se va a vincular a la actividad.
Una vez finalizado el registro del curso la actividad aparecerá en la lista de actividades libres ofertadas.
También podemos vincular una actividad que hemos definido como libre a un proyecto, ver apartado ('¿Cómo vincular una actividad definida como libre a un proyecto?').
¿Cómo cambiar la oferta de una actividad o proyecto?
En este apartado vamos a ver como modificar la oferta de una actividad o proyecto, los cambios que vamos a poder realizar van en función de si se trata de un proyecto o una actividad:
- Cambios en actividades.
- Cambiarla de curso académico.
- Vincularla a un proyecto.
- Convertirla en proyecto.
- Cambios en proyectos.
- Cambiarla de curso académico.
- Pasarla a actividad y vincularla a un proyecto.
El botón para poder realizar estos cambios es 
y lo podremos encontrar en 'Proyectos Ofertados', 'Actividades ofertadas vinculadas a un proyecto' y 'Actividades libres sin asociar a proyecto'.
Una vez pulsado sobre el botón el sistema nos mostrara las opciones de cambio que podemos realizar.
En la parte superior nos mostrara la situación actual de la oferta de la actividad o proyecto que hemos seleccionado.
En el bloque 'Cambio a realizar' es donde seleccionaremos el cambio que deseamos llevar a cabo.
En 'Nuevo curso académico' (por defecto es el actualmente ofertado) podremos indicar a que curso académico vamos a mover nuestra actividad o proyecto, independientemente de moverlo de curso académico en la misma operación podremos vincularlo a un proyecto o si es actividad pasarla a ser proyecto en función de la operación que vamos a seleccionar a continuación.
Operaciones que se pueden realizar.
- Solo cambiar de curso académico.
Seleccionaremos esta opción si lo único que deseamos hacer es mover el proyecto o actividad de curso académico, el sistema moverá la actividad o proyecto seleccionado al nuevo curso académico, hay que tener en cuenta que:
- Solo se podrá mover si no está ofertada ya en ese curso académico.
- En caso de ser proyecto no se podrá mover si tiene actividades ofertadas.
- Vincular o cambiar de proyecto
Al seleccionar esta opción se nos mostrara la lista de proyectos ofertados en el nuevo curso académico para que seleccionemos al que deseamos vincular nuestra actividad o proyecto
En caso de que el cambio a realizar sea sobre un proyecto para poder realizar el vinculo es necesario que pase a ser actividad por lo que el sistema nos solicitara que indiquemos una de las dos opciones siguientes:
- Crear nueva actividad.
Si seleccionamos esta opción, el sistema pasara el proyecto a actividad conservando toda la información definida en su ficha y el proyecto pasara a estar desactivado, no se elimina porque es posible que el proyecto este ofertado en otro curso académico como proyecto.
- Seleccionar una existente.
Si seleccionamos esta opción, el sistema nos mostrara la lista de actividades vigentes para que seleccionemos a cuál vamos a transformar nuestro proyecto.
En este caso el sistema solo dejara el proyecto como no vigente ya que al existir la actividad se mantienen todos sus datos definidos en la ficha.
Tanto si se crea una nueva actividad como si se selecciona una existente en los datos del curso web vinculado a la actividad el sistema modificara el valor de 'Curso del que forma parte' para asociarlo al proyecto al que lo estamos vinculando.
Hay que tener en cuenta que:
- Solo se podrá mover si la actividad o el proyecto no está ofertado ya en el nuevo curso académico.
- Solo se pueden vincular a un proyecto que este ofertado en el nuevo curso académico.
- En caso de seleccionar una actividad existente, esta no debe estar ofertada en el nuevo curso académico.
- Pasar a proyecto
Esta opción solo está disponible para las actividades, ya que para los proyectos no tiene sentido.
El sistema nos ofrece dos opciones para pasar a proyecto.
- Crear nuevo proyecto.
Si seleccionamos esta opción, el sistema pasara la actividad a proyecto conservando toda la información definida en su ficha y la actividad pasara a estar desactivada, no se elimina porque es posible que la actividad este ofertado en otro curso académico.
- Seleccionar uno existente.
Si seleccionamos esta opción, el sistema nos mostrara la lista de proyectos ofertados en el nuevo curso académico para que seleccionemos al que deseamos mover nuestra actividad y la actividad pasara a estar desactivada.
En los datos del curso web vinculado a al proyecto el sistema eliminara el valor de 'Curso del que forma parte' ya que ha pasado a ser proyecto.
Una vez definido el cambio que deseamos realizar pulsaremos sobre el botón 'Aplicar Cambio', el sistema nos mostrara el detalle de las acciones que va a realizar. 
Una vez comprobado que el cambio es el que deseamos pulsaremos sobre el botón 'Confirmar Cambio' y el cambio se llevara a cabo, actualizando la información en el sistema.
Nota: En caso de cambio de actividad solo se cambiará la edición correspondiente a la línea de la actividad seleccionada.
¿En la oferta anual por qué no me aparece ninguna actividad vinculada al proyecto?
Para que una actividad en la oferta anual aparezca vinculada a un proyecto es necesario que en su ficha se haya especificado dicho proyecto.
Debemos irnos a la ficha de la actividad (Menú principal – Actividades – Mantenimiento) y comprobar que en la pestaña 'Proyecto' aparezca el proyecto al que está vinculada, si en esta pestaña no aparece ningún proyecto la actividad solo se podrá ofertar libre.
Consultando la ficha del proyecto (Menú principal – Proyectos – Mantenimiento) podremos comprobar las actividades que tiene vinculadas, en la pestaña 'Actividades'.
Ver apartado "¿CÓMO DAR DE ALTA LAS ACTIVIDADES EN EL SISTEMA?"
¿Cómo comprobar si una actividad o proyecto esta ofertado?
En la opción 'Oferta Anual' se ha implementado la opción de aplicar u filtro por nombre de actividades y proyectos ofertados, pudiendo seleccionar si el nombre comienza o contiene el texto indicado en el filtro.
Este filtro hará que se muestren en la oferta anual únicamente los proyectos y/o actividades que cumplan:
- Oferta de Proyectos/Actividades.
- El nombre del proyecto comienza o contiene el texto indicado en el filtro.
- El nombre de alguna actividad vigente y vinculada al proyecto comienza o contiene el texto indicado en el filtro, en este caso se mostrará el proyecto y todas sus actividades vinculadas.
- Actividades Libres.
- El nombre de la actividad comienza o contiene el texto indicado en el filtro.
¿Cómo saber en qué curso académico y vinculado a que proyecto o actividad esta un código de curso de web?
En la opción 'Oferta Anual' se ha implementado la opción de aplicar u filtro por código de curso (de web).
Indicando el código de curso el sistema buscara ese código en la oferta anual de cualquier curso académico. En caso de localizarlo cambiara el curso académico del filtro por el que se oferto el curso y se filtrara el proyecto/actividad que lo tiene asociado.
¿Cómo eliminar una actividad y/o proyecto de la oferta anual y anular el curso asociado?
El proceso de eliminar una actividad y/o proyecto de la oferta anual implica que este ya no va a aparecer en el listado de la oferta y se va a anular el curso asociado a él (CV???).
Se pueden eliminar de la oferta tanto proyectos como actividades, dependerá de lo que tengamos seleccionado en la pantalla (Línea con fondo azul).
- Seleccionar un proyecto
- Seleccionar una actividad vinculada a un proyecto.
- Seleccionar una actividad libre
Una vez seleccionado lo que vamos a eliminar de la oferta anual pulsaremos sobre el botón eliminar registro ( 
) en la barra de iconos superior. 
El sistema comprobara si el curso vinculado tiene estudiantes matriculados, en caso de tenerlos avisara con el siguiente mensaje. 
Aun teniendo estudiantes matriculados podemos confirmar la eliminación en la oferta anual, el sistema nos volverá a solicitar la confirmación antes de proceder a eliminar el proyecto/actividad de la oferta y marcar como anulado el curso vinculado (CV???).
¿Cómo se da de alta un voluntario en el sistema?
Se da de alta automáticamente, cuando un estudiante se inscribe en un curso vinculado a una actividad definida en la oferta anual el sistema de forma automática crea la ficha del voluntario y la almacena en el sistema.
¿Cómo se en que actividades o proyectos ha participado un estudiante?
Todo lo que realiza un estudiante en las actividades o proyectos de AGAVE es almacenando en el sistema y puede ser consultado desde la opción de menú 'Estudiantes - Mantenimiento'.
La pantalla inicial es de consulta y por tanto se puede realizar la búsqueda aplicando los siguientes filtros.
- Curso académico.
- DNI, NIE, NIU o apellidos, nombre del estudiante.
- Proyecto.
- Actividad.
- Centro.
- Entidad.
- Acción.
- Ámbito.
- Periodo en el que desarrolla la actividad.
- Estado de las actividades que desarrolla.
Por tanto, podremos obtener los estudiantes que están realizando un determinado proyecto o actividad o todos los estudiantes que participan en las actividades o proyectos de una determinada acción o ámbito, etc.
Una vez hemos introducido los parámetros de búsqueda pulsaremos sobre el botón 'Buscar' y el sistema nos mostrara los estudiantes que cumplen con ellos.
Seleccionado un estudiante de la lista podremos:
- Consultar el expediente del estudiante. (botón 'Editar').
- Datos generales.
- Actividades en las que ha participado.
- Proyectos en los que ha participado.
- Resumen por curso académico.
Datos generales del estudiante
En este apartado se pueden consultar y modificar los datos que el estudiante cumplimento en su ficha al darse de alta vía Web.
Actividades en las que ha participado
En esta pantalla se pueden consultar las actividades tanto vinculadas a proyecto como libres en las que el estudiante se ha inscrito.
Proyectos en los que ha participado
En esta pantalla se pueden consultar los proyectos y actividades vinculados a ellos en los que el estudiante se ha inscrito.
Nota: Un estudiante se inscribe a un proyecto de forma automática cuando se inscribe por primera vez en una actividad vinculada a él.
En la parte superior aparece la lista de proyectos en los que el estudiante ha participado en los distintos cursos académicos y de cada uno de ellos se detalla.
- Título del proyecto.
- Curso académico en el que ha participado.
- Estado.
- Horas.
Resumen por curso académico
En esta pantalla se ofrece un resumen de lo realizado el estudiante por curso académico.
- Actividades: Número y horas de actividades en las que el estudiante está inscrito y esta con matricula conformada o con el curso superado.
- Proyectos: Número y horas de asistencia a los proyectos en los que el estudiante ha participado.
- Créditos CRAU:
- Número de horas que el estudiante ha superado en las actividades y pueden ser certificadas.
- Número de créditos ya certificados.
- Número de créditos que pueden ser certificados y no lo están.
¿Cómo dar de alta nuevas acciones y ámbitos en Maestros?
Para dar de alta nuevas acciones o ámbitos de las actividades que realizados seleccionaremos primero la opción de menú en Maestros.
Tanto en acciones como en ámbitos la forma de dar de alta es igual, vamos a poner de ejemplo las acciones.
Si seleccionamos las acciones el sistema nos mostrara la siguiente pantalla donde podremos ver las acciones ya definidas.
El botón que se encuentra en el pie de la página lo usaremos para crear una nueva acción, al pulsarlo el sistema nos deja en blanco la ficha de la acción para que recojamos los datos necesarios. 
En acción padre podremos indicar que la acción que vamos a dar de alta es un subgrupo de una acción ya existente y el sistema nos mostrara una lista con las acciones definidas para seleccionar cual va a ser la acción padre de la que estamos definiendo.
Una vez terminado de cumplimentar la ficha pulsaremos sobre el botón "Guardar" para guardar la nueva acción y el sistema actualizara la lista de acciones registradas de la izquierda.
¿Insertar, eliminar o cambiar una entidad vinculada a un proyecto o actividad?
Para eliminar o cambiar la entidad vinculada a un proyecto o actividad debemos consultar su ficha y una vez en la ficha seguiremos los siguientes pasos:
La funcionalidad es igual en proyectos como en actividades, vamos a poner de ejemplo las pantallas de un proyecto.
- En el menú seleccionamos 'proyectos – mantenimiento'
- Consultamos el proyecto al que le vamos a eliminar o cambiar la entidad.
- Veremos una pantalla como la siguiente:
- Pulsamos el botón "Borrar" y el sistema nos pedirá confirmación para eliminar la entidad.
- Una vez confirmado la entidad ya no aparecerá en la lista y se mostrará un mensaje que confirme que se ha eliminado correctamente.
Si lo que queríamos era cambiarla ahora debemos dar de alta la nueva entidad, para ello pulsamos sobre el botón 'Añadir'.
El sistema nos solicitará el identificador de la entidad, al desplegar el combo, se abrirá la lista de entidades vigentes definidas en el sistema, podremos buscar por razón social, una vez localizada la deseada la seleccionaremos.
- Completaremos el registro marcando el check 'Predominante' en caso de serlo e indicando si la organización del proyecto es 'en colaboración' o 'con el servicio'.
Por último, le daremos al botón "Guardar". 
¿Cómo administrar el buzón de sugerencias desde AGAVE?
La administración del buzón de sugerencias se realiza desde web, en AGAVE en el menú de Maestros se ha incluido una opción para acceder a la administración web. 
¿Cómo administrar el modulo de FAQS desde AGAVE?
La administración de las FAQS se realiza desde web, en AGAVE en el menú de Maestros se ha incluido una opción para acceder a la administración web.
Certificados CRAU, asistencia y participación
Cuando se pueden solicitar y emitir los certificados.
Los certificados (CRAU, asistencia y participación) se podrán solicitar y emitir siempre que el estudiante cumpla:
- Este inscrito.
- Tenga la actividad o el proyecto marcado como superado.
- Tenga recogidas las horas de participación.
- Se haya cumplimentado la encuesta de satisfacción
En el caso de los certificados CRAU para que los estudiantes lo puedan solicitar desde el espacio estudiante también debe estar abierto el periodo de solicitud. Dicho periodo se define en AGAVE.
En esta pantalla el sistema nos mostrará las convocatorias que se han realizado y los periodos en los que los estudiantes pueden solicitar créditos CRAU desde su espacio estudiante. 
Los periodos no van asociados a una convocatoria, por lo que los definiremos en formato dd/mm (día y mes), el sistema realizara la comprobación para el curso académico actual en el momento de entrar en el espacio estudiante.
Número de horas que se van a certificar.
Las horas que se van a certificar serán las realizadas por el estudiante, estas horas son las que se recogen vía web en el apartado 'Calificaciones' que se cargaran por defecto con las registradas por el tutor en su espacio.
Una vez pinchado sobre la opción 'Indicar Horas' el sistema permitirá recoger las horas de los estudiantes seleccionados, pudiendo asignar el número de horas por estudiante o asignar la misma hora a todos los estudiantes seleccionados.
Encuesta de Satisfacción.
Una vez se supere por parte del voluntario la actividad/proyecto, se le pedirá que realice una encuesta de satisfacción
- Recoger ejemplo correo que se envía a estudiante
- Recoger ejemplo encuesta
Portal estudiantes, solicitud créditos CRAU.
Para la solicitud de créditos CRAU el estudiante tiene una sección dentro de "Mis actividades" => Solicitud de certificados CRAU.
Aquí el estudiante podrá ver los todos los certificados CRAU que se el usuario haya solicitado y el estado en que se encuentran, y también podrá solicitar nuevos certificados.
Tenemos dos secciones, en la primera vemos todos los certificados solicitados viendo el estado en el que están (pudiendo descargar los firmados), en la segunda es donde se pueden solicitar nuevos certificados, aparecerán todas las titulaciones de grado que tenga el usuario conectado (en caso de tener más de una), de las cuales elegirá una (si solo tiene una aparecerá ésta por defecto), después indicará las actividades / proyectos (con horas registradas) para las que quiere el certificado (de entre sus actividades / proyectos superados para las que todavía no haya solicitado el certificado) y pulsará sobre solicitar.
Para poder realizar una solicitud de certificado de créditos, se deben cumplir una serie de condiciones:
- Tener al menos una titulación de Grado por la que pedir el certificado.
- Tener actividades superadas en las que haya realizado horas y que todavía no estén solicitadas y/o certificadas.
- Que el periodo de solicitud de CRAUs esté abierto.
- Que el número de créditos solicitados en un año no sea mayor que 3.
- Realizar la encuesta de satisfacción.
El estudiante verá todas las actividades que estén dentro de esas condiciones, con la excepción de la encuesta de satisfacción, habiendo un enlace para realizar la encuesta. Si se cumplen todas las condiciones, podrá realizar la solicitud de cada actividad. Cuando solicite el certificado, le aparecerá una pantalla donde podrá ver una previsualización del certificado y la opción de tramitarlo.
Una vez tramitado el certificado, se mandara a sello e inmediatamente aparecera en el listado superior, donde podra descargar el certificado final. No tendrá este curso/s disponible para volver a solicitarlo (a no ser que haya créditos remanentes).
Tramitar solicitudes realizadas vía Web desde el espacio estudiantes.
Este apartado queda obsoleto una vez implementado el circuito para firmar los certificados con sello electrónico, pero una vez implementado aún puede quedar algún certificado en proceso de tramitación, que seguirá los pasos descritos.
Las solicitudes que los estudiantes realizan desde el espacio estudiantes las podemos consultar y tramitar desde la opción de menú "Certificados – Peticiones Web".
El sistema por defecto nos mostrará las solicitudes realizadas por los estudiantes pendientes de ser tramitadas al pulsar el botón 'Buscar'.
Existe un bloque de parámetros donde nosotros podremos aplicar filtros para obtener las peticiones/solicitudes que deseamos.
Bloque de parámetros.
En este bloque podremos definir los filtros a aplicar para recuperar las solicitudes que cumplan con una serie de criterios. Los filtros disponibles son:
- Curso académico: Curso académico en el que se ha realizado la solicitud (por defecto todos).
- Tipo de certificado: El sistema contempla la posibilidad de gestionar las peticiones de tres tipos de certificados.
- Asistencia/Aprovechamiento a actividad.
- Créditos CRAU.
- Participación en proyecto.
- Todos
- Estado: Las peticiones pueden encontrarse en tres estados distintos:
- Pendiente de tramitar: El estudiante ha realizado la solicitud y aún no ha sido tramitada.
- Desestimada: La petición ha sido desestimada por el gestor.
En este caso es obligatorio que el gestor indique un motivo.
- Tramitada: La petición del estudiante ya ha sido tramitada.
- Proyecto: Se pueden filtrar las solicitudes de un determinado proyecto.
- Actividad: Se pueden filtrar las solicitudes de una determinada actividad.
- DNI, NIE o NIU: Identificador válido del solicitante del certificado.
Una vez introducidos todos los filtros pulsaremos sobre el botón 'Buscar' y el sistema mostrará las peticiones que cumplan con dichos filtros. Para realizar una nueva consulta pulsaremos sobre el botón 'Limpiar filtros' para que el sistema limpie los filtros actuales y se puedan introducir nuevos.
Peticiones de participación, asistencia y aprovechamiento.
En este bloque se muestran las peticiones de los certificados de los tipos 'Asistencia/Aprovechamiento a actividad' y 'Participación en proyecto'.
En este bloque se muestra la siguiente información:
- Fecha de la solicitud.
- Identificador valido del estudiante y nombre.
- Estado de la petición.
- Tipo de certificado que se ha solicitado.
- Actividad o proyecto del que se solicita el certificado.
- Número de horas de dedicación que se le han registrado al estudiante, estas horas son las que se van a certificar cuando sea tramitada la solicitud.
- En la parte inferior derecha el sistema nos mostrara el número de peticiones que el sistema ha recuperado.
Las acciones que podremos realizar son:
- Tramitar solicitudes pendientes.
Con el check de la izquierda (1) seleccionaremos las peticiones que vamos a tramitar.
Una vez seleccionadas todas las peticiones a tramitar pulsaremos sobre el botón 'Tramitar' y el sistema nos abrirá la pantalla de administración de certificados con los que hemos seleccionado para proceder a tramitarlos.
Esta opción solo estará disponible para las peticiones 'pendientes de tramitación'.
- Desestimar una petición.
En caso de que alguna petición se haya solicitado por error o si el estudiante en el momento de tramitar la petición ya no cumple con los requisitos para generarle el certificado la petición puede ser desestimada por el gestor, para ello pulsaremos sobre el botón 'Desestimar' de la línea en la que está dicha petición.
El sistema nos obligara a indicar un motivo para guardar dicha desestimación. 
Esta opción solo estará disponible para las peticiones 'pendientes de tramitación'.
- Pasar a pendiente una petición desestimada.
En caso de que por error desestimemos una petición es posible volver a dejarla 'Pendiente de tramitar', para ello marcaremos las solicitudes que vamos a dejar pendientes y pulsaremos sobre el botón 'Pasar a Pendiente'.
Esta opción solo estará disponible para las peticiones desestimadas.
Peticiones de CRAU.
En este bloque se muestran las peticiones de certificados de créditos CRAU realizadas por los estudiantes.
La información que se muestra es:
- Fecha de la petición.
- Identificador y nombre del estudiante.
- Estado de la petición.
- Titulación para la que se ha realizado la petición.
- Actividades que se han incluido en la petición del certificado.
La única acción disponible para este tipo de certificados es la de tramitación pulsando el botón 'Gestionar' el sistema abrirá en su navegador la pagina Web donde se puede tramitar la petición (Ver apartado 'Tramitar certificados créditos CRAU'). 
Emisión y administración de certificados.
La emisión de certificados se realiza desde la opción "Certificados – Administración".
En esta pantalla se pueden administrar los siguientes tipos de certificados:
- Certificados CRAU.
- Certificados de participación en proyectos.
- Certificados de asistencia y aprovechamiento en actividades.
Los procesos que se pueden realizar son los siguientes:
- Previsualizar certificados antes de ser emitidos.
- Emitir y enviar a la firma los certificados.
- Descargar copia autentica de los certificados ya firmados en portafirmas.
La pantalla se divide en tres bloques:
- Filtros de consulta
- Actividades certificadas (En portafirmas o firmadas)
- Actividades superadas sin certificar.
Filtros de consulta.
En este bloque es donde aplicaremos los filtros necesarios para poder administrar los certificados que deseamos.
Los filtros disponibles son:
- Curso académico en el que se ha realizado la actividad.
- Tipo de Certificado:
- Participación en proyecto.
- Asistencia/Aprovechamiento actividad.
- Créditos CRAU.
- Todos.
- Tipo de actividad realizada por el estudiante.
En este apartado podremos filtrar por actividad, pudiendo especificar:
- Un Curso web.
- Una actividad de AGAVE.
- Un proyecto de AGAVE.
Una vez seleccionado el tipo de actividad en la etiqueta 'Código' deberemos indicar el código identificativo de dicha actividad.
- Identificador válido (con o sin letra) del estudiante del cual vamos a administrar los certificados.
- Situación de las actividades (en cuanto a certificación).
En este apartado podremos filtrar por actividades ya certificadas o actividades superadas que aun no han sido certificadas, y en cada uno de estos apartados podremos afinar mas el filtrado indicando la situación exacta que deseamos, las posibles situaciones son:
- Todos, el sistema mostrará las actividades sin tener en cuenta su situación.
- Actividades superadas sin certificar.
En este apartado se incluyen las actividades que el estudiante ha superado y tienen horas de dedicación registradas y por tanto son susceptibles de ser certificadas.
Podremos afinar más el filtro indicando que nos muestre únicamente las que:
- El estudiante ha realizado la petición desde su espacio estudiante.
- El estudiante no ha realizado la petición desde su espacio estudiante.
- Actividades YA certificadas.
En este apartado se incluyen las actividades que ya se le han certificado al estudiante.
Podremos afinar más el filtro indicando que nos muestre únicamente las que:
- El certificado ya está firmado y puede descargarse la copia autentica desde PORTAFIRMAS.
- El certificado ha sido enviado a la firma, pero aún no está firmado.
- El certificado ha sido enviado a la firma y el firmante ha rechazado el documento.
Para poder realizarse la búsqueda es necesario que se indique al menos uno de los siguientes filtros.
- Tipo de actividad y código.
- Identificador del estudiante.
- Situación: Actividades superadas SIN certificar con petición.
Una vez hemos fijado los filtros que deseamos pulsaremos sobre el botón 'Buscar' para que el sistema lance la búsqueda y nos devuelva la información almacenada en el sistema.
Actividades certificadas (En portafirmas o firmadas).
En este bloque se mostrarán las actividades que ya han sido certificadas, tanto las que están en portafirmas (pendientes de ser firmadas o han sido rechazadas) y las ya han sido firmadas.
En este bloque se muestra la siguiente información:
- Identificador (con letra) del estudiante y nombre.
- Nº de registro del certificado.
- Estado del certificado de la actividad.
- Tipo de certificado.
- Actividad/proyecto que se ha certificado.
En caso de créditos CRAU en esta columna aparecerán todas las actividades y proyectos certificados ya que en un mismo certificado pueden certificarse las horas de más de una actividad.
- Edición de la actividad en la oferta anual.
En caso de créditos CRAU esta columna estará en blanco ya que se pueden haber certificado más de una actividad.
- Horas/Créditos en caso de certificados CRAU son el número de créditos certificados y en otro caso son el número de horas certificadas.
La única acción que se puede realizar sobre estas actividades es la impresión, este botón se activará cuando se seleccione una o más actividades del bloque.
En el bloque Incidencias en caso de producirse alguna se detallaría y no se podría descargar la copia auténtica.
Actividades superadas sin certificar.
En este bloque se mostrarán las actividades que el estudiante ha superado y tiene registradas horas de asistencia y aún no han sido certificadas o en el caso de los certificados CRAU tiene un remanente de horas que se pueden certificar.
Se mostrarán tanto las que el estudiante ha solicitado desde su espacio web como las que no ha solicitado el estudiante, pero el gestor puede tramitar. 
En este bloque se muestra la siguiente información:
- Identificador (con letra) del estudiante y nombre.
- Tipo de certificado.
- Actividad/proyecto que se ha certificado.
- Número de petición asignada cuando el estudiante ha realizado la petición desde su espacio web.
En caso de estar en blanco es porque el estudiante no ha realizado la solicitud.
- Edición de la actividad en la oferta anual.
- Horas que el estudiante ha asistido a la actividad y van a ser certificadas.
Sobre las actividades superadas sin certificar lo que se puede hacer es tramitar la emisión de sus certificados, para ello seleccionaremos primero las actividades para las cuales vamos a comenzar el proceso de tramitación y posteriormente pulsaremos sobre el botón 'Tramitar Emisión'.
En caso de que el tipo de certificado sea CRAU no es posible realizar el trámite en bloque por lo que al seleccionarlo en la columna de la izquierda el sistema nos preguntará si comenzar el trámite para el estudiante/actividad seleccionado.
Si decimos que 'Sí' el sistema nos abrirá la página web de administración de certificados CRAU del estudiante seleccionado para proceder con la tramitación. 
- Previsualizar certificados antes de ser emitidos: antes de ser emitidos los certificados es recomendable previsualizar el documento del certificado para comprobar que se generará de forma correcta, lo único que cambia con respecto al certificado final es que en el encabezado aparece el texto 'PREVISUALIZACIÓN' y el nº de registro será XXXX/XXXX ya que aún no se le ha asignado.
- Enviar el certificado al sello electronico.
En este momento es en el que se emite realmente el certificado asignándole número de registro y lo envía a la firma.
Una vez enviados a la firma ya se mostrarán en el bloque superior para su administración.
Formato certificado
Certificado de asistencia y aprovechamiento a actividades.
- Texto que aparecerá al previsualizar el certificado.
- Nombre del proyecto en caso de que la actividad este vinculado a uno en la oferta anual.
- Lugar de realización de la actividad, se define en la ficha del curso en Web.
En caso de no estar informada esta información en la ficha no se mostrará este punto en el certificado.
- Duración del curso, se define en la ficha del curso en Web.
- En caso de previsualización aparecerá XXX/XXXX ya que aun no se ha asignado número de registro, en caso de enviar al portafirmas aparecerá el número asignado.
Certificado de participación en proyecto.
- Texto que aparecerá al previsualizar el certificado.
- Lugar de realización de la actividad, se define en la ficha del curso en Web.
En caso de no estar informada esta información en la ficha no se mostrará este punto en el certificado.
- Asistencia del estudiante al proyecto, se marca en Web.
- En caso de previsualización aparecerá XXX/XXXX ya que aun no se ha asignado número de registro, en caso de enviar al portafirmas aparecerá el número asignado.
Portal de usuarios agave
¿Cómo suplantar a un estudiante en Espacio Estudiantes?
...
Índice
Introducción
Otras relaciones del sistema
Entrada a la aplicación
Conexión módulo administrador
Página de entrada del espacio administrador
Guía de uso
¿Cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar proyectos en el sistema?
¿Cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar actividades en el sistema?
¿Cómo dar de alta, consultar, modificar y eliminar entidades que participan en voluntariado en el sistema?
Ficha de la entidad.
Gestión de entidades.
¿Cómo cambiar la vigencia de un proyecto?
¿Cómo cambiar la vigencia de una actividad?
¿Cómo eliminar proyectos del sistema?
¿Cómo definir las actividades y proyectos que vamos a ofertar?
Ofertas de proyectos/Actividades
Incluir una actividad vinculada a un proyecto en la oferta anual.
Ofertar una nueva edición de una actividad ya ofertada.
Consultar y administrar el curso genérico vinculado a una actividad.
Ofertas de Actividades libres
¿Cómo cambiar la oferta de una actividad o proyecto?
¿En la oferta anual por qué no me aparece ninguna actividad vinculada al proyecto?
¿Cómo comprobar si una actividad o proyecto esta ofertado?
¿Cómo saber en qué curso académico y vinculado a que proyecto o actividad esta un código de curso de web?
¿Cómo eliminar una actividad y/o proyecto de la oferta anual y anular el curso asociado?
¿Cómo se da de alta un voluntario en el sistema?
¿Cómo se en que actividades o proyectos ha participado un estudiante?
Datos generales del estudiante
Actividades en las que ha participado
Proyectos en los que ha participado
Resumen por curso académico
¿Cómo dar de alta nuevas acciones y ámbitos en Maestros?
¿Insertar, eliminar o cambiar una entidad vinculada a un proyecto o actividad?
¿Cómo administrar el buzón de sugerencias desde AGAVE?
¿Cómo administrar el modulo de FAQS desde AGAVE?
Certificados CRAU, asistencia y participación
Cuando se pueden solicitar y emitir los certificados.
Número de horas que se van a certificar.
Portal estudiantes, solicitud créditos CRAU.
Tramitar solicitudes realizadas vía Web desde el espacio estudiantes.
Bloque de parámetros.
Peticiones de participación, asistencia y aprovechamiento.
Peticiones de CRAU.
Emisión y administración de certificados.
Filtros de consulta.
Actividades certificadas (En portafirmas o firmadas).
Actividades superadas sin certificar.
Formato certificado
Certificado de asistencia y aprovechamiento a actividades.
Certificado de participación en proyecto.
Tramitar certificados créditos CRAU en Web.
Controles definidos para AGAVE.
Certificados (ya emitidos y solicitados).
Gestión de créditos remanentes.
Número de créditos a certificar.
Portal de usuarios agave
¿Cómo suplantar a un estudiante en Espacio Estudiantes?
Entrada al portal
Oferta
Nuevas actividades
Calendario actividades
Actividades en curso
Proyectos voluntariado
Ficha de la actividad
Mis datos
Datos de contacto
Expediente
Mis actividades
Mis actividades
Solicitud certificados
Solicitud de certificados de asistencia
Solicitud de certificados CRAU
Otros
Mis notificaciones
Entidades colaboradoras
Redes sociales
Portal de tutores agave
¿Cómo suplantar a un tutor en Espacio Tutores?
Entrada al portal
¿Cómo consultar las actividades tutorizadas que están vinculadas a un tutor?
¿Cómo registrar información de los estudiantes respecto a su participación en una actividad en concreto?
¿Cómo registrar la evaluación final respecto a la participación del voluntariado universitario en una actividad en concreto?
¿Cómo puede consultar y solicitar certificados un tutor de las actividades en las que ha participado?
¿Cómo puede modificar su clave de acceso un tutor externo?
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Al módulo administrador se accede mediante la opción 'Acceso administración' del portal de acceso en https://voluntariado.um.es
Una vez seleccionado el tipo de entrada 'Acceso administración' el sistema solicitara las credenciales UMU a través del CAS.
¿Quién puede acceder al módulo de voluntariado?
Cualquier miembro de la comunidad universitaria que haya sido autorizado para hacer uso del sistema como gestor.
¿Quién puede autorizar para el uso del sistema?
El responsable del Servicio de Atención a la Diversidad y Voluntariado (ADYV) debe solicitar por los mecanismos establecidos para ello el acceso a AGAVE del personal a su cargo que tiene que hacer uso del mismo.
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Una vez introducidas las credenciales y comprobado que se tiene acceso al modulo de Administración el sistema mostrara la siguiente página.
Donde se da acceso a las diferentes opciones que el gestor puede realizar.
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El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al administrador/gestor del sistema.
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Lo primero que debemos hacer es dar de alta los proyectos que realizamos, dado que se pueden repetir año tras año lo primero es definir una ficha con los datos básicos del proyecto para posteriormente ofertarlo en uno o varios cursos académicos.
Un proyecto está formado por un conjunto de actividades, los estudiantes se inscribirán en una o varias actividades que forman el proyecto y a su vez en el proyecto se podrán definir las horas de asistencia que el voluntario ha dedicado al proyecto como tal.
Para ello usaremos la opción de menú 'Proyectos' que por defecto nos llevara al mantenimiento para poder consultar los proyectos que tenemos registrados.
En esta pantalla podremos consultar la lista de proyectos que tenemos definida aplicando una serie de filtros.
Al pulsar sobre el botón 'Buscar' el sistema nos mostrara los proyectos que cumplen con los filtros indicados.
Para ver en detalle un proyecto de la lista pulsaremos sobre el botón 'Editar'
Se nos mostrara la ficha del proyecto en formato pestaña para cada uno de los bloques que lo componen.
Desde esta pantalla se pueden modificar los datos genéricos, pulsando sobre el botón 'Guardar' para que los cambios tengan efecto.
Tambien se puede eliminar el proyecto pulsando sobre el botón 'Borrar', un proyecto se podrá borrar siempre y cuando no haya sido ofertado en ningún curso académico.
Hay que tener en cuenta que:
- La casilla 'Estado', si no esta 'Vigente' el sistema no incluirá el proyecto para ser ofertado.
- La casilla 'Proyecto Padre' nos permite incluir un proyecto dentro de otro.
Bloque 'Entidades'
En este bloque definiremos las entidades externas que participan o colaboran en el proyecto.
Podremos añadir una nueva entidad, borrar o editar una existente.
Tanto al añadir como al editar se nos mostrara la ficha de la entidad.
Bloque 'Facultad/Centro o Servicio UMU'
En este bloque definiremos las facultades, centros o servicios que participan o colaboran en el proyecto.
Podremos añadir una nueva facultad, centro o servicio o borrar una existente.
Bloque 'Ámbitos'
En este bloque definiremos los ambitos que abarca el proyecto.
Podremos añadir un nuevo ámbito o borrar uno existente.
Bloque 'Acciones'
En este bloque definiremos las acciones que se realizan en el proyecto.
Podremos Añadir una nueva acción o borrar una existente.
Bloque 'Actividades'
En este bloque definiremos las actividades que están incluidas en el proyecto.
Bloque 'Oferta'
En este bloque se nos mostran los diferentes cursos académicos en los que el proyecto ha sido ofertado.
En el menú lateral tenemos dos acciones más para realizar en los proyectos.
- 'Alta' incluir un nuevo proyecto en el sistema, el sistema nos mostrara la ficha del proyecto completamente vacía para que la cumplimentemos.
- 'Oferta Anual' opción de ofertar un proyecto previamente definido en la oferta anual, esta opción se explicará con detalle en el punto ¿Cómo gestionar la oferta anual? de este manual.
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Una vez registrados los proyectos, debemos dar de alta las actividades que realizamos, dado que se pueden repetir año tras año lo primero es definir una ficha con los datos básicos de la actividad para posteriormente incluirla en un proyecto u ofertarlo en uno o varios cursos académicos.
Para ello usaremos la opción de menú 'Actividades' que por defecto nos llevara al mantenimiento para poder consultar las actividades que tenemos registradas.
En esta pantalla podremos consultar la lista de actividades que tenemos definidas aplicando una serie de filtros.
Al pulsar sobre el botón 'Buscar' el sistema nos mostrara las actividades que cumplen con los filtros indicados.
Para ver en detalle un proyecto de la lista pulsaremos sobre el botón 'Editar'
Se nos mostrara la ficha de la actividad en formato pestaña para cada uno de los bloques que lo componen.
Desde esta pantalla se pueden modificar los datos genéricos, pulsando sobre el botón 'Guardar' para que los cambios tengan efecto.
Tambien se puede eliminar la actividad pulsando sobre el botón 'Borrar', una actividad se podrá borrar siempre y cuando no haya sido ofertada en ningún curso académico.
Hay que tener en cuenta que:
- La casilla 'Estado', si no esta 'Vigente' el sistema no incluirá la actividad para ser ofertada.
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Para ver la ficha de la entidad que vamos a registrar debemos pulsar el botón "añadir" que consta de la siguiente información:
El sistema a las entidades de asigna un Identificador interno que quedara vinculado a al C.I.F. de la entidad en caso de que se indique.
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Para gestionar las entidades usaremos la opción de menú 'Entidades'.
Todos los procesos de gestión se realizarán en la opción 'Alta/Mantenimiento'.
En esta pantalla podremos realizar las siguientes acciones.
- Dar de alta una nueva entidad.
- Consultar las entidades registradas en el sistema.
- Modificar los datos de las entidades registradas en el sistema.
- Eliminar entidades registradas en el sistema.
- Alta entidades.
Para dar de alta una nueva entidad en AGAVE pulsaremos sobre el botón 'Añadir', el sistema nos abrirá una ficha completamente en blanco para que nosotros recojamos la información necesaria.
Respecto al registro del pueblo de la entidad debemos indicar primero la provincia y a continuación, en el campo de Municipio se nos mostrara la lista de valores.
- Consulta de entidades.
Para consultar las entidades el sistema nos permite una serie de filtros.
- CIF.
- Razón Social.
- Solo entidades con convenio (Vigente o en tramitación).
- Solo entidades sin CIF.
Una vez seleccionados los filtros pulsaremos sobre el botón 'Buscar' y el sistema nos mostrara la lista de entidades que cumplen con dichos filtros.
Para realizar una nueva búsqueda pulsaremos sobre el botón 'Limpiar filtros'.
La información que podemos ver de las entidades consultadas es:
- Identificador interno de AGAVE.
- CIF.
- Razón Social.
- Indicador de convenio (SI – la entidad tiene convenio vigente o en tramitación, NO – No lo tiene).
Para consultar la ficha de una de las entidades recuperadas pulsaremos sobre el botón 'Editar' de la entidad deseada.
- Modificar entidades.
Para modificar los datos recogidos en AGAVE de las entidades realizaremos la consulta como se ha indicado en el punto anterior. Una vez estemos visualizando la ficha de la entidad podremos cambiar cualquiera de los datos exceptuando la información relativa a los convenios que es solo de consulta.
- Eliminar entidades.
Para eliminar los datos recogidos en AGAVE de las entidades realizaremos la consulta como se ha indicado en el punto anterior y en la lista de entidades que se muestra tenemos que posicionarnos sobre el botón editar. Una vez dentro, al final de la ficha pulsamos sobre la opción "Borrar".
El sistema siempre nos pedirá confirmación para eliminar la entidad, esta conformación dependerá de la situación de la entidad en AGAVE realizándose los siguientes controles.
- La entidad está asociada en al menos una actividad.
- La entidad está asociada en al menos un proyecto.
- La entidad está asociada a al menos una actividad y proyecto.
- La entidad no está asociada a nada.
En función de la situación se mostrará un mensaje u otro, pero si se confirma el sistema eliminara la entidad y relaciones con actividades o proyectos si existiesen.
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Para cambiar la vigencia de un proyecto tendremos que ir a la opción 'Proyectos – Mantenimiento' y una vez consultado el/los proyectos a cambiar podemos hacerlo de dos formas:
- Modificando la vigencia en la ficha del proyecto según se ha explicado en el apartado mantenimiento de proyectos.
- En la lista de proyectos que se recuperan al realizar la búsqueda hay que editar el proyecto que se quiere modificar.
- En la página de edición, se selecciona el estado "vigente".
Y una vez hemos cambiada la vigencia de todos los proyectos deseados pulsaremos sobre el botón "Guardar".
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Para cambiar la vigencia de una actividad tendremos que ir a la opción 'Actividades – Mantenimiento' y una vez consultada la/las actividades a cambiar podemos hacerlo de dos formas:
- Modificando la vigencia en la ficha de la actividad según se ha explicado en el apartado mantenimiento de actividades.
- En la lista de actividades que se recuperan al realizar la búsqueda hay que editar la actividad que se quiere modificar.
- En la página de edición, se selecciona el estado "vigente".
Y una vez hemos cambiada la vigencia de todas las actividades deseadas pulsaremos sobre el botón "Guardar"
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Los proyectos se podrán eliminar siempre que se cumplan la siguiente condición:
- El proyecto NO tiene que haber sido ofertado en ningún curso académico.
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Una vez tenemos las actividades y proyectos que desarrollamos definidos en el sistema es el momento de incluirlos en la oferta anual del curso académico para que los voluntarios puedan inscribirse.
Para ello usaremos la opción de menú 'Oferta anual - Mantenimiento'.
La oferta se divide en dos grandes bloques.
- Oferta de proyectos y actividades asociadas a ellos.
Se ofertarán los proyectos y una o varias actividades definidas en el proyecto.
- Oferta de actividades libres.
Se incluyen las actividades que hemos definido y no incluido en ningún proyecto.
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- Actividades ofertadas.
Actividades vinculadas al proyecto que ya han sido incluidas en la oferta anual del proyecto.
- Actividades no incluidas en la oferta.
Actividades que en su ficha se ha indicado que están vinculadas a este proyecto y aún no han sido ofertadas en el curso académico.
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En el bloque Actividades no incluidas en la oferta pincharemos en el botón para ir incluyendo actividad a actividad.
Una vez pinchado sobre el botón el sistema nos solicitara que indiquemos el tipo de curso al que está vinculado la actividad.
Podremos seleccionar:
- Curso de Promoción Educativa. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en Promoción Educativa y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso de la Universidad del Mar. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en la Universidad del Mar y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso Genérico. Al igual que al dar de alta el proyecto se nos abrirá una ventana en el navegador para definir el curso que se va a vincular a la actividad.
Una vez creado el curso genérico que se va a vincular a la actividad el sistema cambia la actividad de lista pasándola a 'Actividades ofertadas'
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- Código de actividad.
- Descripción de la actividad.
- Vinculo: Tipo de curso al que está vinculada la actividad, pudiendo ser.
- Curso genérico.
- Curso de Promoción Educativa.
- Curso de la Universidad del Mar.
- Código de curso.
- Nº de horas definidas en el curso.
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- Curso de Promoción Educativa. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en Promoción Educativa y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso de la Universidad del Mar. El sistema nos mostrara la lista de cursos dados de alta en la Universidad del Mar y que aun no están vinculados a ninguna actividad. Seleccionaremos uno y pulsaremos sobre el botón 'Vincular'.
- Curso Genérico. Al igual que al dar de alta una actividad vinculada a un proyecto se nos abrirá una ventana en el navegador para definir el curso que se va a vincular a la actividad.
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En este apartado vamos a ver como modificar la oferta de una actividad o proyecto, los cambios que vamos a poder realizar van en función de si se trata de un proyecto o una actividad:
- Cambios en actividades.
- Cambiarla de curso académico.
- Vincularla a un proyecto.
- Convertirla en proyecto.
- Cambios en proyectos.
- Cambiarla de curso académico.
- Pasarla a actividad y vincularla a un proyecto.
El botón para poder realizar estos cambios es y lo podremos encontrar en 'Proyectos Ofertados', 'Actividades ofertadas vinculadas a un proyecto' y 'Actividades libres sin asociar a proyecto'.
Una vez pulsado sobre el botón el sistema nos mostrara las opciones de cambio que podemos realizar.
En la parte superior nos mostrara la situación actual de la oferta de la actividad o proyecto que hemos seleccionado.
En el bloque 'Cambio a realizar' es donde seleccionaremos el cambio que deseamos llevar a cabo.
En 'Nuevo curso académico' (por defecto es el actualmente ofertado) podremos indicar a que curso académico vamos a mover nuestra actividad o proyecto, independientemente de moverlo de curso académico en la misma operación podremos vincularlo a un proyecto o si es actividad pasarla a ser proyecto en función de la operación que vamos a seleccionar a continuación.
Operaciones que se pueden realizar.
- Solo cambiar de curso académico.
Seleccionaremos esta opción si lo único que deseamos hacer es mover el proyecto o actividad de curso académico, el sistema moverá la actividad o proyecto seleccionado al nuevo curso académico, hay que tener en cuenta que:
- Solo se podrá mover si no está ofertada ya en ese curso académico.
- En caso de ser proyecto no se podrá mover si tiene actividades ofertadas.
- Vincular o cambiar de proyecto
Al seleccionar esta opción se nos mostrara la lista de proyectos ofertados en el nuevo curso académico para que seleccionemos al que deseamos vincular nuestra actividad o proyecto
En caso de que el cambio a realizar sea sobre un proyecto para poder realizar el vinculo es necesario que pase a ser actividad por lo que el sistema nos solicitara que indiquemos una de las dos opciones siguientes:
- Crear nueva actividad.
Si seleccionamos esta opción, el sistema pasara el proyecto a actividad conservando toda la información definida en su ficha y el proyecto pasara a estar desactivado, no se elimina porque es posible que el proyecto este ofertado en otro curso académico como proyecto.
- Seleccionar una existente.
Si seleccionamos esta opción, el sistema nos mostrara la lista de actividades vigentes para que seleccionemos a cuál vamos a transformar nuestro proyecto.
En este caso el sistema solo dejara el proyecto como no vigente ya que al existir la actividad se mantienen todos sus datos definidos en la ficha.
Tanto si se crea una nueva actividad como si se selecciona una existente en los datos del curso web vinculado a la actividad el sistema modificara el valor de 'Curso del que forma parte' para asociarlo al proyecto al que lo estamos vinculando.
Hay que tener en cuenta que:
- Solo se podrá mover si la actividad o el proyecto no está ofertado ya en el nuevo curso académico.
- Solo se pueden vincular a un proyecto que este ofertado en el nuevo curso académico.
- En caso de seleccionar una actividad existente, esta no debe estar ofertada en el nuevo curso académico.
- Pasar a proyecto
Esta opción solo está disponible para las actividades, ya que para los proyectos no tiene sentido.
El sistema nos ofrece dos opciones para pasar a proyecto.
- Crear nuevo proyecto.
Si seleccionamos esta opción, el sistema pasara la actividad a proyecto conservando toda la información definida en su ficha y la actividad pasara a estar desactivada, no se elimina porque es posible que la actividad este ofertado en otro curso académico.
- Seleccionar uno existente.
Si seleccionamos esta opción, el sistema nos mostrara la lista de proyectos ofertados en el nuevo curso académico para que seleccionemos al que deseamos mover nuestra actividad y la actividad pasara a estar desactivada.
En los datos del curso web vinculado a al proyecto el sistema eliminara el valor de 'Curso del que forma parte' ya que ha pasado a ser proyecto.
Una vez definido el cambio que deseamos realizar pulsaremos sobre el botón 'Aplicar Cambio', el sistema nos mostrara el detalle de las acciones que va a realizar.
Una vez comprobado que el cambio es el que deseamos pulsaremos sobre el botón 'Confirmar Cambio' y el cambio se llevara a cabo, actualizando la información en el sistema.
Nota: En caso de cambio de actividad solo se cambiará la edición correspondiente a la línea de la actividad seleccionada.
...
Para que una actividad en la oferta anual aparezca vinculada a un proyecto es necesario que en su ficha se haya especificado dicho proyecto.
Debemos irnos a la ficha de la actividad (Menú principal – Actividades – Mantenimiento) y comprobar que en la pestaña 'Proyecto' aparezca el proyecto al que está vinculada, si en esta pestaña no aparece ningún proyecto la actividad solo se podrá ofertar libre.
Consultando la ficha del proyecto (Menú principal – Proyectos – Mantenimiento) podremos comprobar las actividades que tiene vinculadas, en la pestaña 'Actividades'.
Ver apartado "¿CÓMO DAR DE ALTA LAS ACTIVIDADES EN EL SISTEMA?"
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En la opción 'Oferta Anual' se ha implementado la opción de aplicar u filtro por nombre de actividades y proyectos ofertados, pudiendo seleccionar si el nombre comienza o contiene el texto indicado en el filtro.
Este filtro hará que se muestren en la oferta anual únicamente los proyectos y/o actividades que cumplan:
- Oferta de Proyectos/Actividades.
- El nombre del proyecto comienza o contiene el texto indicado en el filtro.
- El nombre de alguna actividad vigente y vinculada al proyecto comienza o contiene el texto indicado en el filtro, en este caso se mostrará el proyecto y todas sus actividades vinculadas.
- Actividades Libres.
- El nombre de la actividad comienza o contiene el texto indicado en el filtro.
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En la opción 'Oferta Anual' se ha implementado la opción de aplicar u filtro por código de curso (de web).
Indicando el código de curso el sistema buscara ese código en la oferta anual de cualquier curso académico. En caso de localizarlo cambiara el curso académico del filtro por el que se oferto el curso y se filtrara el proyecto/actividad que lo tiene asociado.
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El proceso de eliminar una actividad y/o proyecto de la oferta anual implica que este ya no va a aparecer en el listado de la oferta y se va a anular el curso asociado a él (CV???).
Se pueden eliminar de la oferta tanto proyectos como actividades, dependerá de lo que tengamos seleccionado en la pantalla (Línea con fondo azul).
- Seleccionar un proyecto
- Seleccionar una actividad vinculada a un proyecto.
- Seleccionar una actividad libre
Una vez seleccionado lo que vamos a eliminar de la oferta anual pulsaremos sobre el botón eliminar registro ( ) en la barra de iconos superior.
El sistema comprobara si el curso vinculado tiene estudiantes matriculados, en caso de tenerlos avisara con el siguiente mensaje.
Aun teniendo estudiantes matriculados podemos confirmar la eliminación en la oferta anual, el sistema nos volverá a solicitar la confirmación antes de proceder a eliminar el proyecto/actividad de la oferta y marcar como anulado el curso vinculado (CV???).
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Todo lo que realiza un estudiante en las actividades o proyectos de AGAVE es almacenando en el sistema y puede ser consultado desde la opción de menú 'Estudiantes - Mantenimiento'.
La pantalla inicial es de consulta y por tanto se puede realizar la búsqueda aplicando los siguientes filtros.
- Curso académico.
- DNI, NIE, NIU o apellidos, nombre del estudiante.
- Proyecto.
- Actividad.
- Centro.
- Entidad.
- Acción.
- Ámbito.
- Periodo en el que desarrolla la actividad.
- Estado de las actividades que desarrolla.
Por tanto, podremos obtener los estudiantes que están realizando un determinado proyecto o actividad o todos los estudiantes que participan en las actividades o proyectos de una determinada acción o ámbito, etc.
Una vez hemos introducido los parámetros de búsqueda pulsaremos sobre el botón 'Buscar' y el sistema nos mostrara los estudiantes que cumplen con ellos.
Seleccionado un estudiante de la lista podremos:
- Consultar el expediente del estudiante. (botón 'Editar').
- Datos generales.
- Actividades en las que ha participado.
- Proyectos en los que ha participado.
- Resumen por curso académico.
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En este apartado se pueden consultar y modificar los datos que el estudiante cumplimento en su ficha al darse de alta vía Web.
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En esta pantalla se pueden consultar las actividades tanto vinculadas a proyecto como libres en las que el estudiante se ha inscrito.
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En esta pantalla se pueden consultar los proyectos y actividades vinculados a ellos en los que el estudiante se ha inscrito.
Nota: Un estudiante se inscribe a un proyecto de forma automática cuando se inscribe por primera vez en una actividad vinculada a él.
En la parte superior aparece la lista de proyectos en los que el estudiante ha participado en los distintos cursos académicos y de cada uno de ellos se detalla.
- Título del proyecto.
- Curso académico en el que ha participado.
- Estado.
- Horas.
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En esta pantalla se ofrece un resumen de lo realizado el estudiante por curso académico.
- Actividades: Número y horas de actividades en las que el estudiante está inscrito y esta con matricula conformada o con el curso superado.
- Proyectos: Número y horas de asistencia a los proyectos en los que el estudiante ha participado.
- Créditos CRAU:
- Número de horas que el estudiante ha superado en las actividades y pueden ser certificadas.
- Número de créditos ya certificados.
- Número de créditos que pueden ser certificados y no lo están.
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Para dar de alta nuevas acciones o ámbitos de las actividades que realizados seleccionaremos primero la opción de menú en Maestros.
Tanto en acciones como en ámbitos la forma de dar de alta es igual, vamos a poner de ejemplo las acciones.
Si seleccionamos las acciones el sistema nos mostrara la siguiente pantalla donde podremos ver las acciones ya definidas.
El botón que se encuentra en el pie de la página lo usaremos para crear una nueva acción, al pulsarlo el sistema nos deja en blanco la ficha de la acción para que recojamos los datos necesarios.
En acción padre podremos indicar que la acción que vamos a dar de alta es un subgrupo de una acción ya existente y el sistema nos mostrara una lista con las acciones definidas para seleccionar cual va a ser la acción padre de la que estamos definiendo.
Una vez terminado de cumplimentar la ficha pulsaremos sobre el botón "Guardar" para guardar la nueva acción y el sistema actualizara la lista de acciones registradas de la izquierda.
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Para eliminar o cambiar la entidad vinculada a un proyecto o actividad debemos consultar su ficha y una vez en la ficha seguiremos los siguientes pasos:
La funcionalidad es igual en proyectos como en actividades, vamos a poner de ejemplo las pantallas de un proyecto.
- En el menú seleccionamos 'proyectos – mantenimiento'
- Consultamos el proyecto al que le vamos a eliminar o cambiar la entidad.
- Veremos una pantalla como la siguiente:
- Pulsamos el botón "Borrar" y el sistema nos pedirá confirmación para eliminar la entidad.
- Una vez confirmado la entidad ya no aparecerá en la lista y se mostrará un mensaje que confirme que se ha eliminado correctamente.
Si lo que queríamos era cambiarla ahora debemos dar de alta la nueva entidad, para ello pulsamos sobre el botón 'Añadir'.
El sistema nos solicitará el identificador de la entidad, al desplegar el combo, se abrirá la lista de entidades vigentes definidas en el sistema, podremos buscar por razón social, una vez localizada la deseada la seleccionaremos.
- Completaremos el registro marcando el check 'Predominante' en caso de serlo e indicando si la organización del proyecto es 'en colaboración' o 'con el servicio'.
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La administración del buzón de sugerencias se realiza desde web, en AGAVE en el menú de Maestros se ha incluido una opción para acceder a la administración web.
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La administración de las FAQS se realiza desde web, en AGAVE en el menú de Maestros se ha incluido una opción para acceder a la administración web.
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Los certificados (CRAU, asistencia y participación) se podrán solicitar y emitir siempre que el estudiante cumpla:
- Este inscrito.
- Tenga la actividad o el proyecto marcado como superado.
- Tenga recogidas las horas de participación.
- Se haya cumplimentado la encuesta de satisfacción
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Las horas que se van a certificar serán las realizadas por el estudiante, estas horas son las que se recogen vía web en el apartado 'Calificaciones' que se cargaran por defecto con las registradas por el tutor en su espacio.
Una vez pinchado sobre la opción 'Indicar Horas' el sistema permitirá recoger las horas de los estudiantes seleccionados, pudiendo asignar el número de horas por estudiante o asignar la misma hora a todos los estudiantes seleccionados.
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Una vez se supere por parte del voluntario la actividad/proyecto, se le pedirá que realice una encuesta de satisfacción
- Recoger ejemplo correo que se envía a estudiante
- Recoger ejemplo encuesta
Portal estudiantes, solicitud créditos CRAU.
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- Tener al menos una titulación de Grado por la que pedir el certificado.
- Tener actividades superadas en las que haya realizado horas y que todavía no estén solicitadas y/o certificadas.
- Que el periodo de solicitud de CRAUs esté abierto.
- Que el número de créditos solicitados en un año no sea mayor que 3.
- Realizar la encuesta de satisfacción.
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En este bloque podremos definir los filtros a aplicar para recuperar las solicitudes que cumplan con una serie de criterios. Los filtros disponibles son:
- Curso académico: Curso académico en el que se ha realizado la solicitud (por defecto todos).
- Tipo de certificado: El sistema contempla la posibilidad de gestionar las peticiones de tres tipos de certificados.
- Asistencia/Aprovechamiento a actividad.
- Créditos CRAU.
- Participación en proyecto.
- Todos
- Estado: Las peticiones pueden encontrarse en tres estados distintos:
- Pendiente de tramitar: El estudiante ha realizado la solicitud y aún no ha sido tramitada.
- Desestimada: La petición ha sido desestimada por el gestor.
En este caso es obligatorio que el gestor indique un motivo.
- Tramitada: La petición del estudiante ya ha sido tramitada.
- Proyecto: Se pueden filtrar las solicitudes de un determinado proyecto.
- Actividad: Se pueden filtrar las solicitudes de una determinada actividad.
- DNI, NIE o NIU: Identificador válido del solicitante del certificado.
Una vez introducidos todos los filtros pulsaremos sobre el botón 'Buscar' y el sistema mostrará las peticiones que cumplan con dichos filtros. Para realizar una nueva consulta pulsaremos sobre el botón 'Limpiar filtros' para que el sistema limpie los filtros actuales y se puedan introducir nuevos.
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En este bloque se muestran las peticiones de los certificados de los tipos 'Asistencia/Aprovechamiento a actividad' y 'Participación en proyecto'.
En este bloque se muestra la siguiente información:
- Fecha de la solicitud.
- Identificador valido del estudiante y nombre.
- Estado de la petición.
- Tipo de certificado que se ha solicitado.
- Actividad o proyecto del que se solicita el certificado.
- Número de horas de dedicación que se le han registrado al estudiante, estas horas son las que se van a certificar cuando sea tramitada la solicitud.
- En la parte inferior derecha el sistema nos mostrara el número de peticiones que el sistema ha recuperado.
Las acciones que podremos realizar son:
- Tramitar solicitudes pendientes.
Con el check de la izquierda (1) seleccionaremos las peticiones que vamos a tramitar.
Una vez seleccionadas todas las peticiones a tramitar pulsaremos sobre el botón 'Tramitar' y el sistema nos abrirá la pantalla de administración de certificados con los que hemos seleccionado para proceder a tramitarlos.
Esta opción solo estará disponible para las peticiones 'pendientes de tramitación'.
- Desestimar una petición.
En caso de que alguna petición se haya solicitado por error o si el estudiante en el momento de tramitar la petición ya no cumple con los requisitos para generarle el certificado la petición puede ser desestimada por el gestor, para ello pulsaremos sobre el botón 'Desestimar' de la línea en la que está dicha petición.
El sistema nos obligara a indicar un motivo para guardar dicha desestimación.
Esta opción solo estará disponible para las peticiones 'pendientes de tramitación'.
- Pasar a pendiente una petición desestimada.
En caso de que por error desestimemos una petición es posible volver a dejarla 'Pendiente de tramitar', para ello marcaremos las solicitudes que vamos a dejar pendientes y pulsaremos sobre el botón 'Pasar a Pendiente'.
Esta opción solo estará disponible para las peticiones desestimadas.
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En este bloque se muestran las peticiones de certificados de créditos CRAU realizadas por los estudiantes.
La información que se muestra es:
- Fecha de la petición.
- Identificador y nombre del estudiante.
- Estado de la petición.
- Titulación para la que se ha realizado la petición.
- Actividades que se han incluido en la petición del certificado.
La única acción disponible para este tipo de certificados es la de tramitación pulsando el botón 'Gestionar' el sistema abrirá en su navegador la pagina Web donde se puede tramitar la petición (Ver apartado 'Tramitar certificados créditos CRAU').
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- Certificados CRAU.
- Certificados de participación en proyectos.
- Certificados de asistencia y aprovechamiento en actividades.
Los procesos que se pueden realizar son los siguientes:
- Previsualizar certificados antes de ser emitidos.
- Emitir y enviar a la firma los certificados.
- Descargar copia autentica de los certificados ya firmados en portafirmas.
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- Filtros de consulta
- Actividades certificadas (En portafirmas o firmadas)
- Actividades superadas sin certificar.
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En este bloque es donde aplicaremos los filtros necesarios para poder administrar los certificados que deseamos.
Los filtros disponibles son:
- Curso académico en el que se ha realizado la actividad.
- Tipo de Certificado:
- Participación en proyecto.
- Asistencia/Aprovechamiento actividad.
- Créditos CRAU.
- Todos.
- Tipo de actividad realizada por el estudiante.
En este apartado podremos filtrar por actividad, pudiendo especificar:
- Un Curso web.
- Una actividad de AGAVE.
- Un proyecto de AGAVE.
Una vez seleccionado el tipo de actividad en la etiqueta 'Código' deberemos indicar el código identificativo de dicha actividad.
- Identificador válido (con o sin letra) del estudiante del cual vamos a administrar los certificados.
- Situación de las actividades (en cuanto a certificación).
En este apartado podremos filtrar por actividades ya certificadas o actividades superadas que aun no han sido certificadas, y en cada uno de estos apartados podremos afinar mas el filtrado indicando la situación exacta que deseamos, las posibles situaciones son:
- Todos, el sistema mostrará las actividades sin tener en cuenta su situación.
- Actividades superadas sin certificar.
En este apartado se incluyen las actividades que el estudiante ha superado y tienen horas de dedicación registradas y por tanto son susceptibles de ser certificadas.
Podremos afinar más el filtro indicando que nos muestre únicamente las que:
- El estudiante ha realizado la petición desde su espacio estudiante.
- El estudiante no ha realizado la petición desde su espacio estudiante.
- Actividades YA certificadas.
En este apartado se incluyen las actividades que ya se le han certificado al estudiante.
Podremos afinar más el filtro indicando que nos muestre únicamente las que:
- El certificado ya está firmado y puede descargarse la copia autentica desde PORTAFIRMAS.
- El certificado ha sido enviado a la firma, pero aún no está firmado.
- El certificado ha sido enviado a la firma y el firmante ha rechazado el documento.
Para poder realizarse la búsqueda es necesario que se indique al menos uno de los siguientes filtros.
- Tipo de actividad y código.
- Identificador del estudiante.
- Situación: Actividades superadas SIN certificar con petición.
Una vez hemos fijado los filtros que deseamos pulsaremos sobre el botón 'Buscar' para que el sistema lance la búsqueda y nos devuelva la información almacenada en el sistema.
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En este bloque se mostrarán las actividades que ya han sido certificadas, tanto las que están en portafirmas (pendientes de ser firmadas o han sido rechazadas) y las ya han sido firmadas.
En este bloque se muestra la siguiente información:
- Identificador (con letra) del estudiante y nombre.
- Nº de registro del certificado.
- Estado del certificado de la actividad.
- Tipo de certificado.
- Actividad/proyecto que se ha certificado.
En caso de créditos CRAU en esta columna aparecerán todas las actividades y proyectos certificados ya que en un mismo certificado pueden certificarse las horas de más de una actividad.
- Edición de la actividad en la oferta anual.
En caso de créditos CRAU esta columna estará en blanco ya que se pueden haber certificado más de una actividad.
- Horas/Créditos en caso de certificados CRAU son el número de créditos certificados y en otro caso son el número de horas certificadas.
La única acción que se puede realizar sobre estas actividades es la impresión, este botón se activará cuando se seleccione una o más actividades del bloque.
En el bloque Incidencias en caso de producirse alguna se detallaría y no se podría descargar la copia auténtica.
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En este bloque se mostrarán las actividades que el estudiante ha superado y tiene registradas horas de asistencia y aún no han sido certificadas o en el caso de los certificados CRAU tiene un remanente de horas que se pueden certificar.
Se mostrarán tanto las que el estudiante ha solicitado desde su espacio web como las que no ha solicitado el estudiante, pero el gestor puede tramitar.
En este bloque se muestra la siguiente información:
- Identificador (con letra) del estudiante y nombre.
- Tipo de certificado.
- Actividad/proyecto que se ha certificado.
- Número de petición asignada cuando el estudiante ha realizado la petición desde su espacio web.
En caso de estar en blanco es porque el estudiante no ha realizado la solicitud.
- Edición de la actividad en la oferta anual.
- Horas que el estudiante ha asistido a la actividad y van a ser certificadas.
Sobre las actividades superadas sin certificar lo que se puede hacer es tramitar la emisión de sus certificados, para ello seleccionaremos primero las actividades para las cuales vamos a comenzar el proceso de tramitación y posteriormente pulsaremos sobre el botón 'Tramitar Emisión'.
En caso de que el tipo de certificado sea CRAU no es posible realizar el trámite en bloque por lo que al seleccionarlo en la columna de la izquierda el sistema nos preguntará si comenzar el trámite para el estudiante/actividad seleccionado.
Si decimos que 'Sí' el sistema nos abrirá la página web de administración de certificados CRAU del estudiante seleccionado para proceder con la tramitación.
- Previsualizar certificados antes de ser emitidos: antes de ser emitidos los certificados es recomendable previsualizar el documento del certificado para comprobar que se generará de forma correcta, lo único que cambia con respecto al certificado final es que en el encabezado aparece el texto 'PREVISUALIZACIÓN' y el nº de registro será XXXX/XXXX ya que aún no se le ha asignado.
- Enviar el certificado al sello electronico.
En este momento es en el que se emite realmente el certificado asignándole número de registro y lo envía a la firma.
Una vez enviados a la firma ya se mostrarán en el bloque superior para su administración.
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- Texto que aparecerá al previsualizar el certificado.
- Nombre del proyecto en caso de que la actividad este vinculado a uno en la oferta anual.
- Lugar de realización de la actividad, se define en la ficha del curso en Web.
En caso de no estar informada esta información en la ficha no se mostrará este punto en el certificado.
- Duración del curso, se define en la ficha del curso en Web.
- En caso de previsualización aparecerá XXX/XXXX ya que aun no se ha asignado número de registro, en caso de enviar al portafirmas aparecerá el número asignado.
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- Texto que aparecerá al previsualizar el certificado.
- Lugar de realización de la actividad, se define en la ficha del curso en Web.
En caso de no estar informada esta información en la ficha no se mostrará este punto en el certificado.
- Asistencia del estudiante al proyecto, se marca en Web.
- En caso de previsualización aparecerá XXX/XXXX ya que aun no se ha asignado número de registro, en caso de enviar al portafirmas aparecerá el número asignado.
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Cuando accedemos a tramitar las solicitudes de créditos CRAU el sistema nos abrirá en nuestro navegador la página de administración de certificados CRAU/LC.
En esta pantalla tenemos tres bloques.
- Controles definidos para AGAVE.
- Certificados (ya emitidos y solicitados)
- Actividades superadas sin certificar.
Pasamos a detallar cada uno de estos bloques.
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Si pinchamos sobre 'Ver controles' el sistema nos mostrara los controles que hay activados y no activos para la gestión de certificados CRAU en nuestra aplicación.
Para modificar cualquiera de estos controles es necesario que se realice una petición a ATICA mediante JIRA.
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En este bloque podemos consultar y descargar copia autentica de los certificados ya emitidos, así como consultar el estado y tramitar las solicitudes realizadas por los estudiantes.
Certificados ya emitidos
El sistema nos informara de los certificados ya emitidos mostrándonos:
- Nº de certificado y fecha
- Curso académico y titulación para el que se ha emitido el certificado.
- Relación de actividades que se han certificado.
- Nº de créditos CRAU certificados.
- Estado de firma del certificado.
- Nº de solicitud en la que el estudiante solicito el certificado (si existe)
- En caso de estar ya firmado se podrá:
Descargar la copia auténtica del certificado ().
Enviar notificación al estudiante adjuntando copia autentica.
Certificados solicitados
El sistema nos informara de las solicitudes realizadas por el estudiante, mostrándonos:
- Nº de solicitud y fecha
- Titulación para la que se ha solicitado el certificado.
- Relación de actividades que se han solicitado certificar.
- Estado de tramitación del certificado.
- En caso de estar ya tramitado el certificado se mostrará
- Nº de créditos CRAU certificados.
- Nº de certificado emitido.
En caso de estar solicitada por el estudiante y sin tramitar se podrá:
Tramitar.
En caso de tramitar el sistema nos mostrara la pantalla de tramitación de solicitudes.
El sistema por defecto marcara la titulación y actividades que el estudiante ha solicitado.
En la parte inferior se muestra la solicitud que hemos seleccionado para tramitar.
Se debe marcar el curso académico para el que se emitirá el certificado.
Una vez marcado el curso académico el sistema nos mostrara marcadas las actividades solicitadas por el estudiante
Sera obligatorio previsualizar el certificado antes de ser generado para comprobar que el documento que se va a enviar a la firma es correcto.
Una vez previsualizado se activará la opción de 'Generar certificado'.
El número de créditos que se van a certificar nos viene indicado en el cuadro verde (en este caso 3).
En este caso a la actividad que hemos certificado le corresponden 3.04, como está activo el control de 'Redondeo a Medio Crédito CRAU' se ha redondeado a 3 y los 0.04 créditos restantes quedan como remanente para una futura emisión (ya que esta activo el control 'Certificación de créditos remanentes'), en la cual se podrá certificar este mismo curso, pero solamente por 0.04 créditos remanentes ya que el resto (3 créditos) ya ha sido certificado.
Una vez generado el certificado este será enviado al portafirmas de la persona o personas que deben firmarlo.
Desestimar.
En caso de desestimar será obligatorio introducir el motivo por el que ha sido desestimada.
Actividades superadas sin certificar
En este apartado el sistema nos muestra las actividades que el estudiante ha superado y por tanto pueden ser certificadas.
En caso de que no exista ninguna solicitud pendiente de tramitar del estudiante se mostrara el cuadro 'Emisión' para poder tramitar la emisión de un nuevo certificado de las actividades que el estudiante ha superado y pueden ser certificadas.
El proceso es análogo al descrito en el apartado Solicitar de bloque 'Certificados solicitados' con la única diferencia de que el sistema no cargara ninguna información por defecto ya que no existe solicitud previa del estudiante.
En caso de existir una solicitud pendiente no se mostrará el cuadro 'Emisión' ya que se debe tramitar dicha solicitud.
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Al estar activo el control 'Certificación de créditos remanentes' el sistema guardara para futuras certificaciones el exceso de créditos de las actividades seleccionadas para la emisión de certificados producido tanto por el redondea a medio crédito como por alcanzar los máximos permitidos.
Las actividades para las cuales exista remanente de créditos aparecerán como actividades superadas sin certificar y podrán ser certificados los créditos remanentes que tienen.
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Para suplantar a un estudiante y ver en su espacio estudiantes la misma información que él ve se realiza desde gestión a través de la opción 'Estudiantes – Suplantar en web'.
En el momento de seleccionar esta opción se nos abrirá en el navegador que tengamos como predeterminado la pantalla de autentificación, y posteriormente la pantalla de suplantar donde deberemos indicar el correo electrónico o DNI del estudiante a suplantar.
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Entrada al portal
La entrada al portal se realizará mediante el enlace:
https://voluntariadotest.um.es/voluntariado/
Los voluntarios sólo podrán acceder al portal mediante su correo UM y su clave personal. 
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Oferta
Nuevas actividades
Es la primera pantalla que nos aparece al entrar al portal. En esta pantalla podremos ver todas las actividades con inscripción abierta o futura, teniendo por tanto actividades en estado "inscripción no iniciada" o "Inscripción abierta". 
Tanto en este, como en todos los listados en los que tengamos actividades, podremos pulsar sobre la misma para ver la ficha de la actividad, que nos proporcionará los datos de ésta.
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Calendario actividades
En esta página se muestra una visión del año natural y dispone de tres filtros: "solo mis actividades" (solo mostrará las actividades en las que se encuentra el usuario conectado), "por fechas de realización" (mostrar o no las fechas de realización de las actividades) y "por fechas de inscripción" (mostrar o no las fechas de inscripción). En el calendario aparecerán marcados con uno u otro color (según filtros) los días en los que hay una actividad (o varias) y si pasamos el ratón por el día que queramos podemos ver todo lo que hay ese día. También tenemos la posibilidad de tener una vista mensual pulsando sobre "mes":
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Actividades en curso
En esta página se mostrarán todas las actividades que tengan el plazo de inscripción cerrado y que estén realizándose. Al igual que en el listado anterior, pulsando sobre las actividades podremos ir a la ficha de las mismas: 
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Proyectos voluntariado
En esta página se mostrarán todos los proyectos de voluntariado, teniendo la posibilidad de ver la ficha del mismo como en el resto de listados y también podemos inscribirnos en los que tienen la inscripción abierta: 
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Ficha de la actividad
En todos los listados en los que hay actividades, se podrá pulsar sobre las mismas para la ficha de la actividad. En la ficha de la actividad podremos ver varias secciones, primero veremos los datos más importantes, como son el título, la fecha de realización, el lugar, los datos propios de la unidad (entidad, ámbito, proyecto) así como un enlace a la web de ADYV. También, según las fechas de la actividad tendremos un botón de inscripción al que podemos pulsar e ir directos a la inscripción. En una segunda sección se nos informará de todas las fechas que la actividad tenga registradas. En una tercera sección se podrá ver una la descripción que se ha puesto en el registro del curso en la parte de datos identificativos. En otra sección, si se tiene definido personal, se verá el mismo con su cargo asociado. Por último se da la información de contacto:
Cuando se accede a la ficha de la actividad desde el portal de usuario, tendremos un enlace para volver al mismo junto al enlace de la ficha.
Además de lo anterior, también podemos sacar un PDF de la ficha con toda la información: 
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Mis datos
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Datos de contacto
En esta página podremos ver la información de contacto del usuario conectado: dni, nombre, dirección, emails y teléfonos. En los datos de contacto se podrán modificar el teléfono y el email. El usuario puede disponer de dos teléfonos, el corporativo (el que registra la base de datos de la UMU) y el de contacto (para AGAVE), si todavía no consta ningún teléfono corporativo, el primero que se registre será este y a partir de ahí solo se podrá modificar el teléfono de contacto: 
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Expediente
En esta página el usuario conectado podrá consultar tanto sus actividades y proyectos cursados como sus certificados emitidos, en este último caso podrá descargarse el PDF del certificado que tenga. En el listado se podrán ver las actividades del usuario, así como los proyectos en los que esté inscrito directamente (tengan horas registradas). En el caso de proyectos (con horas) solo saldrá rellena la columna "proyecto" y no la de actividad, en el caso de actividades vinculadas a un proyecto, saldrán las dos rellenas y en el caso de actividades independientes, saldrá rellena solo la columna actividad. Además de esto, los proyectos no tendrán nada en la columna "Calificación" y las horas que aparecen son las de asistencia al proyecto. En el caso de las actividades, tendrán calificación (superada, no supera o en blanco porque todavía no se haya puesto) y las horas que aparecen son las que tiene la actividad. 
En esta página, también se podrá solicitar la firma y descargar un PDF con la información del expediente según el modelo pasado. El PDF tendrá información similar a la de la web, apareciendo sólo los proyectos/actividades superados del usuario, con los mismos criterios explicados anteriormente:
Tanto en la web como el PDF, el criterio de ordenación será primero por curso académico (de más reciente a más antiguo), luego por proyecto y finalmente por fechas de realización (de más reciente a más antiguo).
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Mis actividades
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Mis actividades
En esta página podremos ver todas las actividades en las que está o ha estado el estudiante alguna vez indicando las fechas, estados…. También saldrán los proyectos en los que esté inscrito el usuario directamente (que tengan horas registradas), como en listados anteriores, al pulsar sobre las actividades podremos acceder a su ficha:
En el caso de los proyectos, no se informará de las fechas de realización.
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Solicitud certificados
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Solicitud de certificados de asistencia
En esta página podremos ver todos los certificados de asistencia que se tengan solicitados, tramitados o firmados, así como solicitar nuevos certificados. Tenemos dos secciones, en la primera vemos todos los certificados solicitados viendo el estado en el que están, en la segunda es donde se pueden solicitar nuevos certificados, aparecerán todas las actividades y también los proyectos en los que estén inscritos directamente (con horas registradas) sensibles de ser certificados, que serán las actividades/proyectos superados del usuario conectado, que todavía no haya solicitado. Cuando no hay más actividades/proyectos para certificar, se muestra un mensaje indicándolo:
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Solicitud de certificados CRAU
Está página es similar a la anterior, pero para certificados CRAU. En esta página podremos ver todos los certificados CRAU que se tengan solicitados, tramitados o firmados, así como solicitar nuevos certificados. Tenemos dos secciones, en la primera vemos todos los certificados solicitados viendo el estado en el que están (pudiendo descargar los firmados), en la segunda es donde se pueden solicitar nuevos certificados, aparecerán todas las titulaciones de grado que tenga el usuario conectado, de las cuales elegirá una, después indicará las actividades / proyectos (con horas registradas) para las que quiere el certificado (de entre sus actividades / proyectos superados para las que todavía no haya solicitado el certificado) y pulsará sobre solicitar certificado:
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Otros
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Mis notificaciones
En esta página podremos ver todas las notificaciones que se han enviado al estudiante a través de la aplicación, también se pone en el menú un marcador de notificaciones que indicará cuantas están sin leer, conforme se van leyendo va disminuyendo este contador: 
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Entidades colaboradoras
En esta página podremos ver enlaces a las principales entidades colaboradoras, las que tengan una url definida podrán ser enlazadas desde aquí:
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Redes sociales
Se han incluido dos cajas de notificación en el portal que muestran las últimas noticias que se han publicado tanto en Facebook como en Twitter de los usuarios ADYV de dichas redes sociales: 
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Portal de tutores
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agave
¿Cómo
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visualizar a un tutor en Espacio Tutores?
Para suplantar visualizar a un tutor y ver en su espacio tutor la misma información que él ve se realiza desde gestión a través de la opción 'Tutores – Suplantar tutor'.
En En el momento de seleccionar esta opción se nos abrirá en el navegador que tengamos como predeterminado la pantalla de autentificación, y posteriormente la pantalla de suplantar donde deberemos indicar el correo electrónico o DNI del estudiante a suplantar.
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Entrada al portal
La entrada al portal se realizará mediante el enlace:
https://voluntariadotest.um.es/voluntariado/
Nos podemos encontrar dos tipos de tutores, tutores de la Universidad de Murcia, los cuales entrarán por la opción "Acceso tutores UM" y sólo podrán acceder al portal mediante su correo UM y su clave personal. Y los tutores externos que entrarán por la opción "Acceso tutores entidades externas" y podrán acceder con su NIF y clave personal. 
Si un tutor olvida su contraseña puede introducir su DNI y se le enviará la nueva clave a su correo.
La información que se muestra para el tutor de la UM y el externo es la misma salvo que a este último se le da la opción de cambiar la clave de acceso.
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¿Cómo consultar las actividades tutorizadas que están vinculadas a un tutor?
Para visualizar las actividades tutorizadas por un tutor hay que entrar en la opción "Actividades", "Actividades tutorizadas"
Se mostrará un listado con todas las actividades tutorizadas por dicho tutor donde podrá visualizar:
- Codigo Código de la actividad
- Descripción de la misma
- Periodo de realización
- Periodo de inscripción
- Nº de inscripciones
- Operaciones que puede realizar:
- Ficha. Podrá visualizar la ficha de la actividad en concreto
- Inscritos. Podrá visualizar el listado de estudiantes inscritos en la actividad y exportarlos en una Excel.
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¿Cómo registrar información de los estudiantes respecto a su participación en una actividad en concreto?
La información que un tutor puede registrar para cada estudiante que ha participado en la actividad es:
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- Envíe una notificación a PSV informando que se ha registrado en el sistema las horas de la actividad (en la notificación se informara de la actividad, tutor, voluntario e información registrada del mismo en cuanto a horas y evaluación) - Se deben dar por conformados a los inscritos en los que se haya indicado inscripción conformada, y también para estos se debe dar por superada la actividad y volcar en el sistema de CURSOS las horas registradas y evaluación final (en campo notas)
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¿Cómo registrar la evaluación final respecto a la participación del voluntariado universitario en una actividad en concreto?
El tutor debe realizar una evaluación final de las actividades que ha tutorizado. Para ello deberá rellenar un cuestionario.
Para acceder lo debe de hacer a través de "Evaluación Final" 
El tutor visualizará como en las opciones anteriores un listado con las actividades que tutoriza y podrá:
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Para completar la evaluación debe rellenar un cuestionario con tres preguntas y guardar: 
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¿Cómo puede consultar y solicitar certificados un tutor de las actividades en las que ha participado?
Un tutor puede solicitar nuevos certificados y visualizar los ya solicitados, para ello entrará por la opción "Certificados" – "Petición y Consulta"
Certificados Solicitados:
Se mostrará una lista con todas las actividades para las que el tutor ya ha solicitado el certificado y podrá descargar el PDF tantas veces como necesite: 
Solicitar nuevo certificado de tutorización:
Se mostrará un listado con las actividades finalizadas y vinculadas con el tutor y que no haya solicitado ya el certificado. El tutor debe haber completado el registro de horas y la evaluación final de la actividad. 
El tutor debe visualizar el certificado y confirmar que todos los datos son correctos indicando "Solicitar" y de esta forma se activará la opción para emisión del certificado que se firmará con sello de órgano del secretario general. 
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¿Cómo puede modificar su clave de acceso un tutor externo?
Un tutor ajeno a la Universidad de Murcia puede modificar su clave de acceso desde la opción "Ajustes" – "Cambio de clave"
El tutor debe introducir su nueva clave y repetirla y al pulsar en el botón "Modificar" está será modificada: 
ANEXO1. Modelado proceso
