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Ciclo de vida de un Reconocimiento Académico
El ciclo de vida normal de un reconocimiento académico es el siguiente:
- El proceso se inicia una vez que al estudiante OUTGOING se le concede la movilidad en el programa y éste la acepta.
- Como primer paso se deben registrar en el sistema las asignaturas DESTINO de los distintos destinos para los que se ha concedido movilidad que todavía no estén registradas en el sistema, con objeto de que estén disponibles en el momento de registrar el reconocimiento académico. Esta tarea la pueden hacer tanto los tutores y coordinadores como los propios estudiantes. Las asignaturas registradas no estarán disponibles para ser incluidas por los estudiantes en sus Reconocimientos hasta que el tutor o el coordinador las validen.
- El estudiante realiza el registro del reconocimiento académico (original) vía WEB una vez que ha hablado con su tutor y se encuentran registradas y validadas las asignaturas DESTINO (NO UMU).
- El tutor UMU dará el visto bueno al reconocimiento (original) marcando si son válidos o no los bloques de equivalencia registrados en el mismo
- El coordinador dará el visto bueno al reconocimiento (original), previamente el coordinador puede haber registrado a miembros de la comisión para que recojan sus observaciones sobre los reconocimientos académicos registrados.
- Si procede, el tutor destino dará el visto bueno al reconocimiento (original)
- El estudiante se matricula para el curso académico de estancia.
- El estudiante si es necesario recoge modificaciones en el reconocimiento académico (el reconocimiento original no se modifica, sino que se genera el reconocimiento académico modificado y los cambios se hacen sobre el mismo).
- El tutor UMU valida el reconocimiento académico modificado si ha sido necesario hacer alguna modificación.
- El coordinador UMU da el visto bueno al reconocimiento académico modificado si ha sido necesario hacer alguna modificación
- Si procede, el tutor destino dará el visto bueno al reconocimiento modificado
- Una vez que hay concordancia entre la matrícula y el reconocimiento académico (a nivel de asignaturas) y el Reconocimiento tiene el visto bueno del coordinador, éste deberá marcar el Reconocimiento como que está “listo para paso a expediente académico” del estudiante.
- Las Secretarías, cuando corresponda, procederán a pasar los reconocimientos académicos que estén en esta situación al expediente del estudiante.
- Una vez el estudiante vuelva de su estancia deberá entregar las notas a su tutor.
- El tutor UMU introducirá las notas del estudiante (teniendo en cuenta que solo podrá hacerlo si el Reconocimiento está en situación de “listo para paso a expediente académico”). Una vez que introduzca las notas de todas las asignaturas el tutor podrá validarlas, de esta manera se notificará al coordinador mediante un email de que todas las notas están recogidas.
- El coordinador deberá dar el visto bueno a las notas (esta opción solo podrá hacerla si previamente están introducidas las notas de todas las asignaturas UMU recogidas en el expediente).
- En este momento la Secretaría ya puede recoger las notas registras en el sistema (teniendo en cuenta que el proceso en las Secretarías es a nivel de asignatura y no de estudiante).
Estados y situaciones por los que puede pasar un reconocimiento académico
Los estados por los que puede pasar un reconocimiento académico son los siguientes:
- No iniciado (se informará este estado si el destino ha sido concedido y aceptado por el estudiante y el estudiante no ha iniciado el registro de su reconocimiento académico en el sistema)
- Sin finalizar (Una vez el estudiante ha iniciado su reconocimiento académico y le ha dado al botón de guardar pero no le ha dado al botón de finalizar el registro)
- Pendiente de validación (Una vez que el estudiante ha finalizado su reconocimiento académico pero no ha sido validado por los distintos perfiles que intervienen en la aprobación del reconocimiento académico)
- Aprobado (cuando esta aprobado por los distintos perfiles que validan el reconocimiento según lo que marque el PROGRAMA de movilidad, actualmente en ERASMUS ESTUDIOS para dar por aprobado el reconocimiento se debe contar con el visto bueno de Coordinador y tutor destino si la universidad es de EWP y tiene activo el servicio de interoperabilidad)
Las situaciones por las que puede pasar un reconocimiento académico son las siguientes:
- Abierto para modificar (en esta situación se queda el reconocimiento cuando se desbloquea y mientras no se haya validado por ninguno de los perfiles que intervienen el en proceso)
- Validado por tutor UMU / o rechazado por tutor UMU
- Validado por comisión / o rechazado por comisión
- Validado por tutor destino / o rechazado por tutor destino
- Listo para paso a expediente (una vez que hay concordancia entre la matrícula y el reconocimiento académico (a nivel de asignaturas), el Reconocimiento tiene el visto bueno del coordinador y ha marcado que esta listo para paso a expediente)
- Aplicado a expediente (una vez que el reconocimiento ha sido aplicado al expediente del estudiante)
Las situaciones por las que puede pasar el registro de notas en el sistema son las siguientes:
- No registradas (aparecerá una vez que el reconocimiento académico este aprobado y haya sido aplicado al expediente del estudiante)
- Registradas parcialmente (cuando el tutor UM guarde las notas pero aún no las haya validado)
- Registradas (una vez el tutor las haya validado pero aún no tengan el visto bueno del coordinador)
- Listas para paso a expediente (cuando el coordinador dé el visto bueno, aparecerán como “Listas para paso a expediente”)
- Aplicadas a expediente (cuando las notas sean aplicadas a expediente)
- Aplicadas parcialmente a expediente (cuando no todas las notas se hayan aplicado al expediente pero si algunas)
Tabla resumen:
| ESTADO LA | SITUACION LA | SITUACION NOTAS |
|---|---|---|
| No iniciado | Abierto para modificar | No registradas |
| Sin finalizar | Validado por tutor UMU /Rechazado/Pendiente Validación | Registradas parcialmente |
| Pendiente Validación | Validado por comisión / Rechazado/Pendiente Validación | Registradas |
| Aprobado | Validado por tutor destino / Rechazado/ Pendiente Validación | Listas para paso a expediente |
| Listo para paso a expediente | Aplicadas a expediente | |
| Aplicado a expediente | Aplicadas parcialmente a expediente |
EWP. Learning Agreements Outgoing para tutores UM/coordinadores/secretarías
La funcionalidad relativa a los Reconocimientos Académicos / Learning Agreements Outgoing está accesible desde la consulta del listado de reconocimientos académicos del panel de coordinadores/tutores/secretarías:
En el punto de partida en la gestión de reconocimientos académicos encontraremos que el estudiante no ha registrado todavía su reconocimiento, lo cual se reflejará a través del texto "No iniciado" en su estado:
Lo siguiente que puede ocurrir es que se registre el reconocimiento pero no se finalice, sino que se guarde temporalmente como borrador. Se mostrará como estado “Sin finalizar” y en la columna “Situación” se indicará que está abierto aún para modificaciones:
Una vez que el estudiante haga click sobre el botón de “Finalizar y comunicar” (
) del reconocimiento académico, el estado pasará a ser “Pendiente de validación” y se informará de la situación de validación por parte de la comisión, tutor UM y tutor destino en caso de tratarse de una institución con gestión de LAs a través de la red EWP. Se seguirá indicando que sigue abierto para que el estudiante realice las modificaciones que desee mientras no obtenga la aprobación de ninguna de las partes UMU:
Si el coordinador o el tutor UM acceden a la validación del reconocimiento, ahora también les aparecerá el estado y la situación en la parte superior de la página:
Una vez el tutor UM o el coordinador aprueben el reconocimiento, este será bloqueado y notificado a la institución destino a través de la red EWP, si la institución pertenece a la red y tiene activo el servicio de interoperabilidad (se informará convenientemente de esta circunstancia). Se informará sobre ello tanto en la pantalla de validación:
Como en el listado de reconocimientos:
Sin embargo, si el estudiante desea realizar cambios sobre el mismo antes de que se reciba una respuesta por parte del tutor destino, deberá ponerse en contacto con su tutor UMU o coordinador para que desbloqueen el reconocimiento académico. En la pantalla de Validación del reconocimiento aparecerá la opción de desbloqueo:
Además, se ha añadido un nuevo botón “Volver a notificar LA EWP” con el que tanto tutores UM como coordinadores podrán volver a notificar la última revisión del LA EWP que se envió a la red EWP siempre y cuando el reconocimiento se encuentre bloqueado (es decir haya sido ya validado por el tutor UMU o coordinador). En esta notificación se actualizan los datos de contacto incluidos en el Learning Agreement. Si se utiliza esta opción, esta acción quedará registrada en el histórico EWP de la siguiente forma:
Finalmente, una vez hayan aprobado el reconocimiento las tres partes, este aparecerá como “Aprobado” (si se ha marcado a nivel de programa que es necesario contar con la aprobación del tutor destino para dar por aprobado el reconocimiento). De nuevo, el estado es informado tanto en la pantalla de validación:
Como en el listado de reconocimientos:
Si se cumplen las condiciones necesarias para el paso a expediente del reconocimiento, se informará de ello en la columna “Situación” tal y como se ve en la captura anterior. Y una vez el coordinador dé el visto bueno, se podrá encontrar “Aplicado a expediente” en su situación y se permitirá el registro de las notas:
Cuando el tutor UM guarde las notas pero aún no las haya validado, en la columna “Notas” se informará de que están registradas parcialmente:
Una vez el tutor las haya validado pero aún no tengan el visto bueno del coordinador, se informará de que están “Registradas” y se indicará la fecha en la que las validó:
Cuando el coordinador dé el visto bueno, aparecerán como “Listas para paso a expediente”:
Finalmente, cuando las notas sean aplicadas a expediente, se informará también de ello:
Si no todas las notas han sido aplicadas a expediente, se indicará de la siguiente forma:
Learning Agreements Outgoing para estudiantes
Una vez el estudiante finalice y comunique su reconocimiento, se le informará de que queda en estado “Pendiente de Validación”, además de indicarle en qué situación se encuentra para comisión, tutor UM y tutor destino:
En caso de que aparezca “Rechazado por Tutor destino” se permitirá al estudiante que consulte el motivo haciendo click en el icono de información que aparece a su izquierda:
Con lo que se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
Cuando esté aprobado por todas las partes y el tutor UM haya registrado las notas sin validarlas aún, aparecerá:
Una vez el tutor UM las valide y se esté en espera del visto bueno del coordinador:
Una vez hayan sido aplicadas al expediente:
En caso de que no todas las notas hayan sido aplicadas al expediente:
Datos de contacto de destino en LAs EWP outgoing
Los datos de contacto de receiving institution que se envían en los LAs EWP son aquellos que están registrados para el contraparte responsable registrado en la oferta del convenio. La actualización/mantenimiento de esta información se lleva a cabo en la Plataforma de Movilidad (movilidad.um.es). En primer lugar, hay que acceder al Mantenimiento de Programas y entrar en la edición del programa:
Entonces, ir a la pestaña "Universidades / Instituciones" y editar la institución:
Y finalmente, registrar el contraparte en la pestaña "Contrapartes":
En esta pantalla tendremos registrado el listado de contrapartes que hay para una institución dentro del programa. El siguiente paso que se tendrá que dar será indicar cuáles de esos contrapartes registrados para la institución estarán involucrados en la oferta de convenio concreta en la que se enmarcan los LAs de los estudiantes. Para ello, hay que acceder a la ficha del convenio dentro de la página de Consulta de convenios:
Y a continuación a la edición de la oferta en cuestión:
En el cuadro de diálogo de edición de la oferta encontraremos la pestaña "Contrapartes", en la que podremos añadir nuevos contrapartes a esta:
Se dará entonces a elegir el contraparte que queremos añadir a la oferta en un desplegable a partir de los contrapartes que se registraron para la institución en el Mantenimiento de Programas:
Los datos de contacto que se enviarán en los LAs EWP de los estudiantes outgoing serán los del contraparte responsable registrado para la oferta del convenio en la que se enmarcan.
Se puede dar la situación de que se haya enviado un LA antes del registro correcto de esta información y que ahora se quiera actualizar el dato. Para conseguirlo hay que seguir los pasos indicados anteriormente, de forma que el tutor destino que se quiera informar sea el contraparte indicado como responsable en la oferta. Entonces habrá que volver a notificar el LA por la red EWP. Para ello tenemos dos posibilidades:
A.) El LA del estudiante se encuentra bloqueado por coordinador o tutor UM → En la parte inferior de la página de Validación del reconocimiento académico aparece un botón "Volver a notificar LA EWP", como se comentaba anteriormente, con el que se actualizará la información de contacto y se volverá a notificar el LA a la institución destino.
B.) El LA del estudiante está pendiente de las validaciones de coordinador, tutor UM y tutor destino (por ejemplo: tras recibir un rechazo desde la institución destino por red EWP) → En este caso, bastará con que el coordinador o tutor UM vuelvan a aprobar el reconocimiento. En ese momento, se volverá a generar el LA EWP con toda la información actualizada y se notificará a la institución destino.
EWP. Learning Agreements Original/ modificado
Una vez que el reconocimiento académico sea validado por el coordinador UMU, si es la primera vez que pasa ha estado aprobado se marcará como LA Original provisional convirtiéndose en la Original definitivo una vez que el tutor destino lo apruebe. Si el tutor destino no tiene que aprobarlo porque la universidad no está dentro de la red EWP o porque no tiene activo el servicio de interoperabilidad se marcará directamente como LA ORIGINAL definitivo.
Una vez marcado como LA original definitivo cualquier cambio que se haga en el reconocimiento académico se hará sobre el LA Modificado.
Gestión de Ofertas
Cuando el gestor accede al módulo de gestión de ofertas, el sistema le pedirá que introduzca los filtros correspondientes a las ofertas que quiere consultar.
Los parámetros que puede introducir son:
...
El gestor de movilidad una vez introducidos los parámetros pulsará el botón de "filtrar"
El sistema seleccionará las ofertas correspondientes a los parámetros introducidos y mostrará el listado de ofertas ajustadas a dicha selección.
La información que se muestra de las ofertas en el listado depende de la caracterización del programa (es decir, habrá información que no se muestre si no está mecanizada):
- Código de oferta (de convenio si está informado y sino código interno de oferta)(saldrá un tooltip con esta indicación)
- País destino (para programa internacional) o provincia (para programa nacional)
- Institución destino
- Área vinculada a destino
- Titulación vinculada a destino
- Periodo de estancia
Y se dará la opción de:
- Realizar una búsqueda global entre los resultados de la consulta
- Generar un informe en Excel con las ofertas seleccionadas, donde se mostrará toda la información, tanto del listado como de detalle de cada oferta.
- Crear un nuevo catálogo de oferta (ya que toda oferta debe estar vinculada a un catálogo de oferta)
- Crear una nueva oferta, para el caso de los Programas que tengan gestión de oferta sin convenio.
- Consultar y actualizar el detalle de una oferta
- Eliminar oferta (si no tiene solicitudes asociadas)
A continuación, detallaremos algunas de esas operaciones:
Generar informe en Excel
Para poder generar el informe en Excel, primero se debe haber realizado la consulta de las ofertas que se desean ver.
Si el gestor indica que desea generar un informe en Excel con las ofertas consultadas, el sistema mostrará una ventana de generación del informe donde el gestor podrá ver el progreso de la generación del informe.
Una vez finalizada la generación del informe, el gestor podrá descargarse el informe en Excel a su equipo para consultarlo, editarlo o hacer lo que desee con él.
Ejemplo excel
Crear nuevo catálogo de oferta
Si el gestor indica que desea crear un nuevo catálogo, se le abrirá una ventana donde deberá indicar el título para el nuevo catálogo. Importante: esta opción solo se debe usar si NO EXISTE YA el catálogo al que se debe asociar la oferta.
El gestor deberá confirmar la creación de un nuevo catálogo pulsando el botón de Guardar.
Alta/Edición oferta
El gestor de movilidad seleccionará la oferta de la que quiere consultar/modificar el detalle. El sistema le mostrará toda la información registrada de la oferta seleccionada, agrupada en diferentes pestañas según los siguientes grupos:
- Datos Básicos
- Estudiantes/PAS/PDI/Investigadores (según colectivo de la convocatoria)
- Tutores UMU
- Contrapartes (tutores destino)
- Titulaciones afines
Datos Básicos
En la primera pestaña se mostrarán los datos básicos asociados a la oferta:
La información a mostrar será la siguiente:
- Nº de Oferta de convenio (si la oferta viene de convenio) y Nº de oferta interno.
- Programa de movilidad
- Curso de estancia al que se refiere la oferta.
- Colectivo al que va dirigida la oferta
- Catálogo de oferta en el que se incluye la plaza.
- País Destino (código ISO del país si esta registrado y descripción del mismo). En caso de Movilidad nacional se mostrará la provincia
- CAMPUS (código y descripción)(solo para movilidad nacional)
- Institución destino oferta (código ISO universidad si se dispone del mismo y sino código interno y descripción de la misma)
- Área ISCED (código y descripción)(Si esta registrada)
- Titulación (código y descripción)(Si esta registrada)
- Indicador de si la oferta vacante se puede solicitar en plazos siguientes al primero
- ¿Disponible en web? (SI/NO)
- Institución/Universidad orign. Dato propio de programas Multidireccionales
- Observaciones internas para los gestores.
- Observaciones públicas a mostrar en el catálogo.
Estudiantes/PAS/PDI
En la pestaña del colectivo asociado a la oferta, se mostrará el detalle de la plazas Incoming y Outgoing.
Ejemplo para colectivo de "estudiantes"
La información a registrar, tanto para Incoming como para Outgoing será:
- Nivel/es asociados a la oferta
- Número de plazas
- Duración de cada una de las estancias
- Unidad de medida de la duración (días, semanas. meses). En algunos programas esta prefijado en meses para estudiantes y no se puede modificar (por funcionalidad de pagos)
- Total duración de estancia (Número de plazas * Duración de la estancia). Dato no modificable
- Periodo de estancia. Opcional
- Idiomas y nivel requeridos para optar a la plaza.
- Indicador de si la plaza Outgoing lleva beca asociada
Tutores UMU
La pestaña de tutores UMU mantendrá los tutores UMU vinculados a la oferta.
La información se mostrará en formato tabla, ya que una oferta puede tener varios tutores UMU vinculados:
- DNI/NIE/NIU tutor
- Apellidos, nombre tutor
- E-mail tutor
- Titulación asociada al tutor. Esto se utiliza para en el caso de ofertas de PCEO, donde se puede tener un tutor diferente para cada una de las titulaciones que componen el PCEO.
- Indicador de si el tutor es el responsable para la oferta/titulación (debe haber un tutor principal de la oferta y solo uno)
El sistema permitirá editar la información del tutor, eliminar un tutor o dar de alta un nuevo tutor.
El sistema realizará las siguientes comprobaciones antes de guardar cambios en los tutores de una oferta:
- Para cada oferta, debe haber un tutor y solo un tutor responsable.
- Para cada oferta, debe haber un tutor y solo un tutor responsable para cada titulación de los tutores. Es decir, si se introducen dos tutores para la misma de titulación, uno y solo uno de los dos tiene que ser responsable de la oferta o responsable de la titulación.
- En caso de cambiarse los tutores de la oferta, se deberá preguntar si hay que actualizar el tutor de los estudiantes de la oferta.
- Antes de borrar un tutor, se avisará del número de estudiantes Incoming y Outgoing que tutoriza y se pedirá confirmación.
Contrapartes
La pestaña de contrapartes mantendrá los tutores de la Universidad de destino de la oferta.
La información se mostrará en formato tabla, ya que una oferta puede tener varios contrapartes vinculados:
- Identificador del contraparte
- Apellidos, nombre contraparte
- E-mail contraparte
- Indicador de si el contraparte es el responsable para la oferta (debe haber un contraparte principal de la oferta y solo uno)
El sistema permitirá editar la información del contraparte, eliminar un contraparte o dar de alta un nuevo contraparte.
Titulaciones Afines.
El sistema permitirá recoger titulaciones que, no siendo la titulación principal de la oferta, sí puedan optar a esta plaza.
Datos Empresas
El sistema mostrará los datos de la oferta oferta para empresas solo si es un programa con finalidad de prácticas.
La información a recoger será la siguiente:
- Conocimientos de informática (check)
- Jornada preferente (tipificado)
- Nº horas/día
- Beca a aporta por la empresa (si/no)
- En caso afirmativo cantidad/mes beca
- Fecha inicio
- Duración (meses)
- Conocimientos específicos (campo texto)
Eliminar oferta
Si el gestor indica que desea borrar una oferta, se le abrirá una ventana donde deberá confirmar que desea borrar la oferta
En caso de que la oferta tenga solicitudes asociadas, el sistema no le permitirá borrar la oferta y avisará al gestor de este hecho.