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- Sistema de docencia. El sistema de gestión académica deberá proporcionar las horas de dedicación diaria entre un rango de fechasREQ - NF - INT - 0120 - SGACA - Horas de docencia. El total de horas diarias incluirá no solo la docencia, sino tutorías y/o actividad de gestión derivada. Es decir, se debe proporcionar al SGI el total de horas diario que no podrá ser dedicado a tareas de investigación.
- Sistema de RRHH. El sistema de RRHH debe proporcionar las ausencias diarias en un rango de fechas. El sistema de RRHH debe proporcionar las ausencias con una tipología que permita asociarlas a los tipos de actividades comunes identificadas, detallando el número de horas de ausencia en caso que no aplique para la jornada completa. Se entienden como ausencias (vacaciones, festivos, bajas temporales, ausencias parciales, permisos, etc.) REQ - NF - INT - 0130 - SGRRHH - 0120 - Detalle de ausencias y vacaciones
En caso de que no sea posible disponer de una integración con estos sistemas de forma que se obtenga una dedicación diaria para estas actividades comunes, ésta deberá ser introducida manualmente en cada uno de los timesheet con las siguientes excepciones:
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El paso a estado "Validado IM" supondrá la creación de un aviso que será gestionado por el módulo global del SGI AVI - Módulo de Avisos / Alertas. Este aviso será recepcionado por el ACT- CSP-001-Investigador que actúe como IP del proyecto o por los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente, en caso que no esté activado el estado "validado IP".
Del estado "validado IM" el timesheet podrá pasar a estado "validado IP", si así lo establece la configuración del SGI. En este caso la validación debe de ser realizada por cada IP ACT-CSP-001-Investigador responsable (rol principal) de cada proyecto incluido en el timesheet, de forma que, hasta que no se alcance el estado "validado Validado IP" para cada uno de los proyectos, el timesheet no podrá pasar al siguiente estado. El IP solamente podrá realizar el cambio de estado del timesheet (en este caso afectando únicamente al proyecto que le corresponda), no podrá modificar las horas del timesheet de otro miembro del equipo. Cualquier corrección que desee precisar sobre las horas aportadas por el miembro en el timesheet deberá ser recogido a través del campo comentario que estará disponible en la pantalla de validación del timesheet. La modificación deberá ser introducida por el miembro volviendo a desencadenar el flujo de validación con IP. En caso de requerir esta corrección el estado indicado por ACT-CSP-001-Investigador responsable (rol principal) será "Subsanación"
El paso a estado "Validado IP" supondrá la generación de un aviso en el módulo AVI - Módulo de Avisos / Alertas. Este aviso será remitido al miembro al que pertenece el timesheet validado.
Cuando el timesheet alcance el estado "validado IP" para todos los proyectos que incluya, se creará un nuevo aviso en AVI - Módulo de Avisos / Alertas para ser recibido por los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente.
En caso que por configuración se establezca no hacer uso del estado "validado IP", el timesheet podrá pasar desde "validado IM" a "validado unidad". Los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente serán los responsables de poner cada timesheet en estado "Validado unidad" . Para que los ACTo "Subsanación", aportando en este caso el comentario correspondiente, dirigido hacia ACT-CSP-003-Gestor puedan modificar los datos del timesheet deben de modificar el estado del mismo a "Subsanación". Bien desde "Subsanación", bien directamente desde "Validado IP", los ACT-CSP-003-Gestor podrán pasar el timesheet a estado "validado unidad". Desde "validado unidad" podrá volverse a estado "Subsanación" iterativamente hasta que el timesheet sea pasado a estado "Cerrado". 001-Investigador a quien corresponde el timesheet.
Ya sea desde "Validado IP" o "Validado IM" (en función de si está o no activada la revisión por parte de IP) o desde "Validado Unidad", la Unidad de gestión podrá pasar el timesheet a estado "Subsanación" o "Validado Unidad", llevando siempre la "Subsanación" a que sea el ACT-CSP-001-Investigador titular del TS quien realice los cambios sobre el mismo. Este ciclo desde "Validado Unidad" a "Subsanación" será posible de forma iterativa hasta que la Unidad de gestión marque el timesheet con el estado "Cerrado".
Hojas de firma de timesheet
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El flujo de firma de las hojas de timesheet se establecerá a través de la integración del SGI con el sistema de firma digital corporativo REQ - NF - INT - 0110 - SFIDI - 001 - Sistemas de Firma DigitalHojas de firma de timesheet. De acuerdo a la capacidad de integración y posibilidad de configuración de un flujo de firma variable (en función del IP y unidad de gestión), el proceso de firma de los timesheet podrá estar más o menos automatizado. El sistema de firma digital deberá informar al SGI el momento en el que el flujo de firma definido ha finalizado, devolviendo al SGI el documento final firmado por todos los involucrados en el flujo definido. El documento ya firmado podrá ser descargado desde el SGI.
La plantilla de hoja de firma deberá ser establecida en la configuración de cada proyecto (Datos generales), y será generada haciendo uso del módulo común del SGI de generación de informes REQ wip_REP- NF CSP- INT - 0040 - SGREP - Integración con SI Generación de Reportes. 003-Informe de hoja de firma
Distribución de timesheet
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- Los proyectos que tengan marcado "requiere timesheet" con el valor "No", no figurarán en el timesheet ni darán lugar a la generación de hojas de firma pero sí se tendrán en cuenta las horas de dedicación al mismo para la distribución
- Las horas de dedicación de los proyectos que tengan marcado "paquetes de trabajo" con el valor "No", vendrán determinadas por el valor "horas /semanatotales dedicación" que se especifique en el equipo de trabajo junto con las fechas de participación (inicio y fin) en el equipo.
- Las horas de dedicación de los proyectos que tengan marcado "paquetes de trabajo" con el valor "Sí", vendrán determinadas por el valor persona/mes del paquete de trabajo, por el porcentaje de participación las horas totales de dedicación del miembro en el paquete de trabajo y por las fechas de participación en el mismo.
- Número de horas diarias y anuales que le corresponden al investigador de acuerdo a su contrato laboral.
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Los timesheet resultantes de esta distribución estarán en estado "propuesto" para continuar a partir del mismo el ciclo de estados definido.
Vista ACT-CSP-001-Investigador miembro de equipo
Los ACT-CSP-001-Investigador tendrán acceso a la información de sus timesheet. El timesheet de cada periodo (mes natural) incluirá los proyectos para los que el ACT-CSP-001-Investigador esté incluido en el Equipo, de acuerdo a las fechas de pertenencia al mismo. Los proyectos disponibles en el timesheet serán aquellos que tuvieran marcada la opción "requiere timesheet" en sus Datos generales. Por defecto el listado de timesheet de un ACT-CSP-001 estará precargado con aquellos que estén en estado "Abierto" o "Subsanación". Para acceder al resto de timesheets el ACT-CSP-001-Investigador debe utilizar el filtro de búsqueda.
Los timesheet en estado "Abierto" o "Subsanación" podrán ser modificado por el ACT-CSP-001-Investigador, que podrá modificar el número de horas diarias de dedicación a cada uno de los proyectos/paquetes de trabajo que estén incluidos en el timesheet (no podrá añadir nuevos proyectos/paquetes de trabajo), ni modificar la base del timesheet (desglose de actividades comunes, festivos, etc.)
El ACT-CSP-001 deberá pasar cada timesheet a estado "Validado IM" para desencanedar el flujo de aprobación reflejado en apartado de Estados y ciclo de vida.
El ACT-CSP-001-Investigador tendrá acceso a las hojas de firma derivadas de sus timesheet, y será el encargado de iniciar el flujo de firma de las mismas, que será resuelto a través de la integración son el sistema de firma digital REQ - NF - INT - 0110 - SFIDI - 001 - Hojas de firma de timesheet.
Vista ACT-CSP-001-Investigador con rol principal
Los ACT-CSP-001-Investigador con rol principal tendrán acceso a la información de sus timesheet y a la validación de los timesheet de los miembros de los equipos de aquellos proyectos en los que actúan con rol principal. Como rol IP tendrán visibilidad de los timesheet de todos los miembro del equipo una vez que éstos los hubieran pasado individualmente a "Validado IM". IP no podrá modificar las horas del timesheet sino solamente marcar el estado de validación:
- "Subsanación". El timesheet deberá volver a ser revisado por el miembro del equipo a partir de las observaciones introducidas por IP.
- "Validado IP". El timesheet podrá avanzar al siguiente paso en el ciclo de estados, pasando a estar disponible para los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente.
Del mismo modo ACT-CSP-001-Investigador con rol principal accederá a las hojas de firma de todos los timesheet de los miembros del equipo de proyecto de acuerdo al flujo marcado por el sistema de firma digital REQ - NF - INT - 0110 - SFIDI - 001 - Hojas de firma de timesheet.