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Para que el sistema pueda funcionar correctamente hay que comprobar que la información introducida en lo que se denomina "tablas maestras" este cumplimentada de forma correcta y este actualizada.
A continuación se recogen las tablas maestras que contempla el sistema:
Parámetros generales
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Aparece con un menú izquierdo lateral donde poder modificar
- Fechas
- Restricciones
- Avisos
- Normativa
- Aseguradora
- Aseguradora FP
- Exención Beca
- Estos parámetros deben revisarse antes del inicio de cada nuevo curso académico.
- Especialmente importantes son los datos relativos a restricciones.
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En este formulario se recogen los distintos tipos de prácticas que contempla el sistema de prácticas extracurriculares.
Importes Becas
En este formulario podemos indicar los importes en las Becas UMU con fecha de inicio y fin de vigencia.
Turnos prácticas
En este formulario se recogen los distintos turnos de prácticas que contempla el sistema de prácticas extracurriculares.
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Desde este apartado el administrador puede consultar y mantener actualizadas las zonas y municipios de cada provincia.
Para cada provincia se puede consultar las zonas en las que se desglosa la provincia de cara al COIE y para zona de puede consultar los municipios que la componen.
Centro/Coordinador – > Esta opción ya no existe como tal en el menú
El sistema permite consultar el coordinador vinculado a cada Centro.
Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite tener un coordinador de prácticas extracurriculares vinculado a cada Centro.
Áreas/Titulaciones
Este formulario permite recoger las distintas áreas de conocimiento que se manejan en el COIE y las titulaciones vinculadas a las mismas.
A la hora de recoger las titulaciones vinculadas a cada área se debe especificar el tipo de estudio (grado/posgrado).
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- Descripción de la notificación junto con estado de vigencia de la misma,
- Remitente de la notificación
- Opción para poner copia a y copia oculta,
- Asunto de la notificación,
- Cuerpo de la notificación
- Por exigencia de los administradores algunos cuerpos de notificación van en formato HTML, y en estos casos aunque el sistema permite modificar dicho cuerpo se aconseja al administrador que contacte con el personal de informática para que lo hagan ellos.
Envío de mensajes
En esta pantalla podemos configurar los correos y mensajes que se envían a los diferentes actores de las notificaciones diseñadas en el sistema. Hay palabras clave definidas que luego son sustituidas por los datos concretos de la persona a la que va dirigida la notificación.
-- Opción pendiente de completar
Gestión de firmantes
Esta opción permite recoger que persona/s deben firmar los distintos documentos que emite el sistema, pudiendo indicar el orden en caso de ser necesario. 
A la hora de recoger el firmante/s de un documento se deberá indicar de forma obligatoria el identificador de la persona/s que lo debe/n firma siendo opcional la indicación del cargo (solo es necesario si el documento así lo exige).
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Coordinadores
- Centro → Coordinador vinculado a cada centro. Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite tener un coordinador de prácticas extracurriculares vinculado a cada centro.
- Titulación → Coordinador vinculado a cada titulación.
Prácticum – Opción pendiente de completar
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- Permisos Registro → Permisos especiales de registro de solicitudes de PRACTICUM (Centro y persona autorizada)
- Asignaturas con preferencia → Lista de asignaturas de practicum en las que los alumnos matriculados tendrán preferencia en las autoinscripciones
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Estudiantes. Inscripciones, prácticas y prórrogas
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Si se elije esta opción, el sistema mostrará un formulario con la siguiente apariencia: 
Se ha incluido el NUSS y el IBAN del estudiante en el apartado resumen.
Donde se puede ver para un estudiante las titulaciones en las que esta o ha estado inscrito y para cada una de ellas las prácticas realizadas.
Existe también un bloque en el que se muestra un resumen de las prácticas curriculares que el estudiante ha realizado.
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Seleccionando del bloque anterior una práctica, el sistema cargara la ficha de la práctica con todos sus detalles.
Práctica
En este bloque se muestra la información registrada de la práctica, quedando estructurada de la siguiente manera.
- Empresa: Datos de la empresa en la que le estudiante realiza la practica.
- Detalle práctica: Datos propios de la práctica como fechas, días validaciones, etc.
- Tutores: Tutores asignados al estudiante (Empresa y UMU).
- Apartados de observaciones para recoger o visualizar las observaciones del tutor UMU, el contenido de las prácticas y otras observaciones registradas por los administradores.
Información Oferta/Plaza/Beca
En este bloque se puede visualizar información sobre la oferta a la que esta vinculada la práctica, así como de la plaza ocupada por el estudiante y los detalles de la o las becas concedidas al estudiante (este apartado puede ser actualizado).
Fechas
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, Informes y Jiras
En este bloque se pueden gestionar los anexos, certificados e informes finales de los tutores (para estos existe otro apartado en el expediente donde se amplia la funcionalidad).
Además de los apartados mencionados el sistema cuenta con una serie de opciones que pueden ser realizadas utilizando los botones existentes, como pueden ser:
- Nueva: Crea una nueva prorroga de la practica seleccionada.
- Anular: El sistema marcara la práctica como anulada dejando de ser vista por el resto del sistema y dando opción de poder volver a ser activada.
- Enviar Tutor o estudiante: Envía al tutor UMU o estudiante una notificación informándole de la existencia de la práctica del estudiante. (Esta opción también estará disponible al crear o modificar una práctica que tenga firmado ya el anexo).
- Guardar Cambios: Guardara en el sistema los cambios realizados sobre la ficha de la práctica.
- Cancelar Cambios: El sistema desechara los cambios realizados en la ficha de la práctica y volverá a mostrar los valores recogidos en el sistema.
En el apartado de Jiras pueden obtener información de los jiras puestos por el sistema así como el estado en el que se encuentran los mismos. Si algún Jira puesto por el sistema falló al darlo de alta pueden forzar el reenvío.
Informes/Anexos
En este apartado se gestionan los anexos e informes finales de las prácticas realizadas por el estudiante, al igual que en el apartado de prácticas la pantalla se divide en Histórico y ficha de la práctica.
Para cada práctica se podrá gestionar:
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- Modificaciones: Se mostrara sin opción a ser modificadas las modificaciones realizadas en la ficha de las prácticas detallando el dato cambiado y el valor anterior y posterior al cambio (auditoria), también puede darse el caso de que el estudiante o empresa solicite la modificación de algún valor de la práctica, en este caso el administrador podrá aceptar o rechazar al solicitud y el sistema abra la ficha de la práctica para que el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Renuncias: El sistema mostrara las solicitudes de renuncia presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Rescisiones: El sistema mostrara las solicitudes de rescisión presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
Incidencias
--Apartado pendiente de completar
Seguros
En este apartado se gestionan los seguros vinculados a la práctica, la pantalla se divide en dos bloques, 'Seguros nacionales' y 'Seguros Extranjeros'.
El sistema mostrara los seguros existentes y dará opción a ser tramitados o eliminados.
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- Documentos registrados: Documentos ya registrados en el sistema, sobre ellos se podrán realizar las siguientes acciones.
- Enviar por correo electrónico.
- Descargar para su visualización.
- Eliminar del expediente del estudiante.
- Enviar por correo los documentos seleccionados de la lista.
- Registrar un nuevo documento: para ellos se deberá indicar la inscripción (curso académico) a la que se vincula y una breve descripción lo suficientemente descriptiva del documento, el documento se podrá obtener de un escáner o de un documento ya almacenado en el sistema.
- Documentos registrados: Documentos ya registrados en el sistema, sobre ellos se podrán realizar las siguientes acciones.
Asistencia BS
--Apartado pendiente de completar
Valoración
- en el sistema.
Asistencia BS
En esta pantalla tenemos el seguimiento del estudiante a la practica asi como los pagos y la información de justo.
Valoración
Información sobre la valoración e impacto de la práctica en el estudiante.
--Apartado pendiente de completar
Consulta estudiante
Este formulario se usa para ver de una forma rápida y resumida las prácticas extracurriculares y curriculares que un estudiante ha realizado. 
Como ayuda el sistema dará opción a buscar el estudiante por dni, nombre o correo electrónico.
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Este subsistema esta accesible desde el menú de "Tutores". Pinchando en el mismo se muestran los apartados que están disponibles del mismo.
A continuación se recoge de forma detallada la información que recogen los distintos apartados que componen el subsistema.
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- Generar nuevo certificado: En esta opción el sistema nos permitirá generar los certificados el tutor pendientes de emitirse, así como enviar al portafirmas los emitidos y no firmados digitalmente.
Coordinadores
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UMU
Gestión
--Apartado pendiente de completar
Consulta
Coordinadores de Empresa
Gestión
Consulta
Informes
Este formulario se usa para generar los informes sobre los tutores de prácticas extracurriculares.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
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- Consulta / Validación solicitudes peticiones estudiantes
- Informes
Estudiantes
Información de ofertas con estudiantes autoinscritos en prácticas
--Pendiente de completar
- Autoinscritos
- Datos de la Oferta
Preselección de candidatos
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El gestor podrá aceptar o rechazar las peticiones realizadas. En caso de ser aceptadas el sistema guiara al gestor por las diferentes pantallas que debe cumplimentar (crear oferta, práctica, etc.) para dar por aceptada la petición.
- Consulta
- Validación
- Informes
Alta Aceptación práctica EFC
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- Consulta
- Validación
- Informes
Rescisión
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- Motivos rescisión
- Consulta solicitudes
- Validación solicitudes
- Informes
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En este se pueden consultar las valoraciones registradas en los informes finales de los tutores.
- Consulta
- Informes
Selecciones
--Pendiente de completar
Selecciones
En esta pantalla gestionamos las peticiones que el COIE tiene pendiente de gestionar, según la opción indicada filtraremos los datos de manera correspondiente, pudiendo visualizar los datos del Anexo, Aceptar o Rechazar las peticiones
- Selecciones pendientes TUMU y/o Estudiante
- Selección de candidatos validadas
- Selecciones denegadas
Ofertas sin email de contacto
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Este subsistema esta accesible desde el menú de "Posgrado". Pinchando en el mismo se muestra el apartado "Acceso a Sauce" que lo que realiza es abrir la aplicación de Sauce para la gestión de prácticas curriculares.
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Informes
Empresas
- Etiquetas empresas
- Informes y certificados
Convenios
- Entidades
- Maestros
- Tipos de convenios
- Tipos de comisión
- Tipos de carácter
- Tipos de anotaciones de convenios
- Tipos de anotaciones de comisión
- Convenios
- Comisiones
Estudiantes
- Informes
- Memorias para Claustro
Tutores
- Informes
- Mantenimiento de convocatorias
Ofertas
- No publicadas y sin cubrir / cerrar
Web/ PRADO
Maestros
- Listado de zonas destino Prácticas
Envío Mensajes
Consulta Correo electrónico
Consulta Correos enviados
Consulta SMS enviados