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• Registrar y actualizar los plazos asociados a una determinada convocatoria
• Recoger los integrantes de cada Comisión/Comité
• Enviar comunicaciones/notificaciones para informar del paso a una nueva fase/proceso

Registro/actualización plazos convocatoria. Periodos especiales. Comisiones. Personal de Gestión. Documentos. Envío encuestas

Una vez se accede a la plataforma, si se dispone de un rol de gestor (personal de la Unidad para la Calidad que dispone de acceso a la aplicación), se podrá acceder a registrar/actualizar los plazos de una convocatoria desde el menú lateral que dispone la aplicación, apartado "Convocatorias"

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La información que de cada convocatoria se registra y que es actualizable se puede ver pinchando en los distintos apartados como por ejemplo "Editar fechas" 
s

Envío comunicaciones/notificaciones

El sistema está preparado para poder enviar comunicaciones/notificaciones en determinados momentos del proceso. En algunos casos se hace simplemente una comunicación y en otros casos una notificación. Las comunicaciones disponen de un sistema de configuración para los gestores.

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Se pueden editar y modificar el remitente, asunto y cuerpo del correo que se va a enviar.

Para la definición de las plantillas se pueden usar unas etiquetas (la lista se mostrara pulsando sobre el botón derecho del ratón) que el sistema en el momento de generar la comunicación sustituirá por los valores correspondientes de cada expediente. Estas etiquetas son:

• 
  

  Markup de wiki
  \[URL_APLICACION\] página web de la aplicación.

• 
  

  Markup de wiki
  \[SOLICITANTE_GENERO\] genero del solicitante

  
  

• 
  

  Markup de wiki
  \[ESTIMADO_PROFESOR\] sustituye por 'Estimado profesor" o "Estimada profesora" según su género.

  
  

• 
  

  Markup de wiki
  \[SOLICITANTE_NOMBRE\] Nombre del solicitante

  
  

• 
  

  Markup de wiki
  \[SOLICITANTE_APELLIDOS\] Apellidos del solicitante

  
  

• 
  

  Markup de wiki
  \[DEPARTAMENTO\] Departamento al que está vinculado el solicitante.

  
  

• 
  

  Markup de wiki
  \[CENTRO\] Centro al que está vinculado el solicitante.

  
  

  
  

• 
  

  Markup de wiki
  \[CURSOS_EVALUADOS\] Cursos académicos que van a tener en cuenta en la evaluación (los indicados por el solicitante al cumplimentar el autoinforme).

  
  

  
  

Estas son las etiquetas básicas que se han definido, a la hora de confeccionar de las diferentes plantillas puede surgir la necesidad de incluir alguna etiqueta más.

Cargar datos Profesorado a evaluar

Desde el listado de convocatorias se ha puesto una opción para que los administradores de la herramienta puedan cargar los datos del profesorado a evaluar.

Una vez abierta la convocatoria, los usuarios con Rol administrador/gestor dispondrán de una opción para poder cargar el profesorado a evaluar.

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El sistema le guiará paso a paso durante el proceso.

Paso 1 Seleccionar fichero
En este paso deberemos de cargar en el sistema el fichero con los datos del personal docente al que se le va a realizar la evaluación.

Paso 2 Seleccionar columnas
En este paso deberemos de seleccionar que columna es la que contiene la información identificativa del personal docente.
Como ayuda para poder seleccionar las columnas se mostrara el encabezado de cada columna

Una vez se proporcione la información aparecerá el resultado de la carga informando de los errores.
Paso 3 Corregir ramas y generar expedientes

Si el gestor quiere proceder a la carga (solo se cargará lo correcto) deberá pulsar el botón de "Generar expedientes". El sistema pedirá confirmación:

El sistema procederá a la carga del personal docente que es correcto en el fichero adjuntado. Debido a que el número de expedientes a crear puede ser bastante grande y que en este punto se obtendrán también las evidencias de cada uno de ellos el proceso puede tardar unos minutos, por lo que se ha implementado la carga en diferido, es decir el sistema permitirá que se sigan haciendo otras gestiones en la aplicación y mostrará la evolución de la carga cuando esta se consulte.

Hasta llegar al final del proceso

Una vez finalizado mostrará el resumen de la carga realizada.

Nota: en este caso no se ha carga ningún expediente nuevo porque el fichero usado ya había sido cargado previamente.
A partir de este punto ya se pueden consultar los expedientes y evidencias UMU generadas. Una vez realizadas las comprobaciones necesarias el siguiente paso es "Enviar comunicado al profesorado que va a ser evaluado"

Listado de cargas de datos

En la pantalla de carga de datos, se ha añadido un botón para poder acceder a las cargar de datos que se han hecho en la aplicación, lo que se ha llamado "Historial de cargas".


En este listado, está la información de las diferentes cargas que se han hecho, así como la opción de descarga el fichero que se usó para hacer la carga.

Comunicado al profesorado que va a ser evaluado

El acceso al envío de esta comunicación esta en el apartado de convocatorias.

Una vez lanzado el proceso el sistema informara del último envío realizado y en caso de repetirse el envío solo enviará la comunicación al profesorado que previamente no se le haya enviado (esto es así por si se produce una segunda carga de profesorado).
La plantilla de la comunicación se puede consultar en el apartado "Plantillas de correo" con la descripción "Notifica al solicitante del alta en DOCENTIUM para ser evaluado".
El sistema antes de proceder al envio pedirá confirmación al gestor.

El proceso aparte de enviar la comunicación por email al profesorado también creara el expediente en el Gestor de Expedientes para su futura tramitación por las diferentes comisiones que intervienen en la evaluación, por tanto el proceso puede tardar algunos minutos. Al igual que en el proceso de carga el sistema irá informando de la evolución que va realizando.

Registro de documentos asociados a la convocatoria

Existe la posibilidad de registrar documentos asociados a la convocatoria, por ejemplo el 'Informe CEUM' una vez finalizado el proceso de evaluación. Para ello se ha habilitado para los gestores un nuevo apartado 'Tipo de documentos' donde se deben registrar los diferentes tipos que se pueden asociar.

Se mostrara la siguiente patalla.

En ella podremos realizar las siguientes actuaciones:

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Al pulsar sobre el botón de la columna 'Acciones' se pedirá confirmación antes de ser eliminado del sistema.

Encuestas de satisfacción respecto al modelo para la evaluación de la actividad docente del profesorado

En el proceso de encuestas solo se tiene en cuenta los expedientes para los que se ha generado el certificado de evaluación, por lo que es importante lanzar el proceso cuando haya finalizado totalmente el proceso de evaluación.
Se han definido encuestas para 4 colectivos.

• Miembros de las comisiones
• Decanos
• Evaluados
• Departamentos

Quien puede contestar a las encuestas

Las encuestas podrán ser cumplimentadas en función del colectivo.

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Podrán cumplimentarla los jefes y jefas de departamento para los que se ha evaluado al menos a uno de sus profesores.

Definición de encuestas

En el sistema de ENCUESTAS de la Universidad de Murcia (www.encuestas.um.es) se ha creado la Unidad 'DOCENTIUM' y las encuestas.

Nota: Estas encuestas se duplicaran en el momento de crear una nueva convocatoria en DOCENTIUM, tomando como base las encuestas de la última convocatoria registrada.
El modelo de encuesta registrado para la encuesta de los comites es como el siguiente.




Nota: Se aconseja revisar el diseño de las encuestas antes de lanzar el proceso de envío.

Plantillas de

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comunicación para cumplimentación

En el apartado de 'Plantillas de correo' se han definido las plantillas para los 4 destinatarios de las encuestas.
!worddav7ebe267714c6962e866ebca49ba67507.png|height=119,width=650!
*Nota:* Sera necesario revisar el cuerpo de las plantillas antes de lanzar el proeso de envío.
Mostramos como ejemplo la plantilla definida para los comites
!worddava0486598ab4772a403fe7456e03f9e9a.png|height=325,width=516!
La etiqueta \[URL_ENCUESTAS_CUMPLIMENTACION\] será sustituida en el momento de realizar el envío por la URL a la que deben acceder para realizar la cumplimentación.

Proceso de envío de encuestas

Una vez finalizado el proceso de evaluación de la convocatoria se pueden lanzar las encuestas de satisfacción a los diferentes colectivos. Para ello en la convocatoria pulsaremos sobre el botón 'Enviar Encuesta'

Al pulsar sobre el botón se nos mostrara la siguiente pantalla

Donde debemos indicar el número de días que tienen los interesados en contestarla así como la clave de acceso al modulo de ENCUESTAS para los NO UMU. (Esta clave se le envía en la comunicación).
A modo informativa se nos informa del periodo de cumplimentación teniendo en cuenta la fecha actual y el número de días indicado.
El envío de las encuestas se hace por colectivo, por lo que pulsaremos sobre el botón 'Enviar' del colectivo al que vamos a enviar las encuestas, a modo informativo el sistema nos mostrara la fecha del último envío realizado.
Una vez pulsado el botón El sistema nos solicitara la confirmación para proceder con el envío.

Si confirmamos, se abrira el periodo de cumplimentación de la encuesta seleccionada y enviara una comunicación en función del colectivo informando de la disponibilidad de la encuesta.
Al finalizar el proceso se informara del número de destinatarios de la encuesta.
Nota: El proceso de envió se puede realizar las veces que sean necesarias, solo hay que tener en cuenta que la comunicación le va a llegar nuevamente a todos los interesados y se va a actualizar el periodo de cumplimentación.
Podremos comprobar en ENCUESTAS que:

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• Se ha creado la lista de destinarios.

Acceso de personal asociado a los centros y departamentos

Los gestores desde la ficha de la convocatoria los gestores pueden dar de alta al personal de los centros y departamentos que tienen acceso a DOCENTIUM para cumplimentar, consultar, descargar y enviar a firma los informes del personal docente vinculado a su centro/departamento del ejercicio actual.

Al pinchar sobre el botón el sistema nos mostrara la lista de personal ya definido para el ejercicio.

Cada registro puede ser editado o borrado (usando los botones de la derecha).
Al pulsar sobre 'Nuevo autorización' el sistema nos solcitara la información de la persona que vamos a dar acceso.

Una vez introducido el correo electrónico el sistema recuperara de la base de datos corporativa el nombre y apellidos, y deberemos indicar el rol de acceso que le queremos dar.

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En este apartado se muestra información en relación al inicio de proceso y para los gestores se habilitará la opción de borrar el expediente, esto solo se podrá hacer en este momento. Una vez se le envíen a los evaluados, el correo informando del inicio del proceso esta opción quedara oculta.

Fase Evidencias y  alegaciones a las evidencias objetivas

Este apartado consta de tres partes:

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En la HOJA DE RUTA se puede consultar todas las actuaciones realizadas hasta el momento

Fase Elaboración informes de Centro/Departamento/Cac y presentación alegaciones a Informes

En eleaboración

Fase Autoinforme

Desde este apartado se tendrá acceso a:

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