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En la parte superior de la herramienta aparecen todos los apartados disponibles, existiendo submenús en los casos en los que es necesario.
Botonera
La aplicación dispone, debajo de la franja de menú de una botonera que recoge los botones disponibles en cada momento. 
Los más usados son los siguientes:
Para guardar la información 
Para salir de la pantalla 
Para borrar un elemento
Para insertar un registro
Para introducir una consulta
Para ejecutar una consulta
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Existen dos tipos de mensajes.
- Mensajes de alerta, son usados cuando se quiere informar al usuario de alguna información importante, estos mensajes son mostrados en una ventana emergente y deben ser cerrados por el usuario antes de proseguir en el proceso.
- Mensajes en línea inferior de la pantalla, son usados para informar al usuario sobre la acción realizada así como para indicar algún tipo de ayuda.
Guía de uso
El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al administrador/gestor del sistema.
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- Es importante tener en cuenta que el para hacer uso del sistema el usuario debe estar autorizado.
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Una vez en la aplicación el gestor deberá seleccionar una opción de menú o apartado en función de la tarea que quiera desempeñar. El sistema recoge los siguientes grandes apartados:
- Empresas
- Convenios
- estudiantes
- OfertasEstudiantes
- Tutores / Coordinadores
- BecasOfertas
- Web/PRADO
- PosgradoBecas
- Estadísticas
- Posgrado
- Informes
- Tablas maestras
Estos apartados se explicarán en detalle a lo largo del manual.
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Para que el sistema pueda funcionar correctamente hay que comprobar que la información introducida en lo que se denomina "tablas maestras" este cumplimentada de forma correcta y este actualizada.
A continuación se recogen las tablas maestras que contempla el sistema:
Parámetros generales
Desde esta pantalla los administradores del COIE pueden marcar datos parametrizados importantes, de cara a la puesta en marcha del sistema de prácticas para un curso académico y al sistema de control de las mismas.
Aparece con un menú izquierdo lateral donde poder modificar
- Fechas
- Restricciones
- Avisos
- Normativa
- Aseguradora
- Exención Beca
- Estos parámetros deben revisarse antes del inicio de cada nuevo curso académico.
- Especialmente importantes son los datos relativos a restricciones.
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Desde este apartado el administrador puede consultar y mantener actualizadas las zonas y municipios de cada provincia.
Para cada provincia se puede consultar las zonas en las que se desglosa la provincia de cara al COIE y para zona de puede consultar los municipios que la componen.
Centro/
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Coordinador – > Esta opción ya no existe como tal en el menú
El sistema permite consultar el coordinador vinculado a cada Centro.
Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite tener un coordinador de prácticas extracurriculares vinculado a cada Centro.
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Desde esta opción se recogen notificaciones que contempla el sistema de carácter general.
Cuando se recoge una notificación la información que se facilita es la siguiente:
- Descripción de la notificación junto con estado de vigencia de la misma,
- Remitente de la notificación
- Opción para poner copia a y copia oculta,
- Asunto de la notificación,
- Cuerpo de la notificación
- Por exigencia de los administradores algunos cuerpos de notificación van en formato HTML, y en estos casos aunque el sistema permite modificar dicho cuerpo se aconseja al administrador que contacte con el personal de informática para que lo hagan ellos.
Envío de mensajes
-- Opción pendiente de completar
Gestión de firmantes
Esta opción permite recoger que persona/s deben firmar los distintos documentos que emite el sistema, pudiendo indicar el orden en caso de ser necesario. 
A la hora de recoger el firmante/s de un documento se deberá indicar de forma obligatoria el identificador de la persona/s que lo debe/n firma siendo opcional la indicación del cargo (solo es necesario si el documento así lo exige).
estudiantes. Inscripciones, prácticas y prórrogas
Coordinadores – Opción pendiente de completar
- Centro → Coordinador vinculado a cada centro. Es importante tener en cuenta que el sistema solo permite tener un coordinador de prácticas extracurriculares vinculado a cada centro.
- Titulación → Coordinador vinculado a cada titulación.
Prácticum – Opción pendiente de completar
- Permisos Registro
- Asignaturas con preferencia
Estudiantes. Inscripciones, prácticas y prórrogas
Este subsistema esta accesible desde el menú de "Estudiantes". Pinchando en el mismo se muestran los Este subsistema esta accesible desde el menú de "estudiantes". Pinchando en el mismo se muestran los apartados que están disponibles del mismo.
A continuación se recoge de forma detallada la información que recogen los distintos apartados que componen el subsistema.
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Este formulario es el más importe del subsistema de estudiantes ya que proporciona todo el expediente del estudiante respecto a las prácticas extracurriculares que ha hecho en el COIE. 
Cuando se entra a la opción de expediente el sistema en primer lugar solicita que se seleccione al estudiante del que se desea ver el expediente mostrando el formulario de "consulta de estudiantes en prácticas", en el que se tendrá que introducir los criterios/filtros para la selección.
Hecho esto el gestor tendrá dos opciones:
- Consultar el expediente de un estudiante
- Realizar una nueva inscripción de un estudiante en prácticas extracurriculares
A continuación se detallan cada una de las opciones indicadas.
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Para poder ver el expediente de prácticas extracurriculares de un estudiante primero hay que seleccionar al estudiante.
El sistema permite hacer la selección del estudiante contando con los siguientes filtros:
- Por curso académico (opcional). En caso de marcar un curso académico restringirá la selección a los estudiantes inscritos en prácticas extracurriculares en el curso académico introducido.
- Por empresa/delegación (opcional). En caso de marcar una empresa restringirá la selección a los estudiantes de prácticas extracurriculares que han realizado alguna práctica con la empresa indicada. El sistema como ayuda permite buscar a la empresa por razón social/CIF en la base de datos corporativa de las empresas que tienen relación con el COIE.
- Por número de oferta (opcional). En caso de informar de un número de oferta la selección se restringirá a los estudiantes de prácticas que han realizado prácticas vinculadas a la oferta en cuestión.
- Por estudiante (opcional). El sistema como ayuda permite la búsqueda de un estudiante por apellidos/nombre.
- Por tutor (opcional). Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un tutor UMU o a un tutor Empresa. Como ayuda el sistema permite buscar al tutor según colectivo al que pertenezca, por apellidos/nombre y por e-mail.
- Por centro. Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un centro concreto. La pantalla dispone de una lista con los posibles valores de los centros.
Para hacer una búsqueda de estudiantes de prácticas por lo menos de debe introducir un filtro.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda el gestor deberá hacer click en el botón de buscar 
que hay justo después de los criterios de selección.
Si la selección no devuelve ningún estudiante o se quiere hacer una nueva búsqueda se deberá hacer click en el botón de nueva búsqueda 
que hay en el margen derecho debajo de los criterios de selección.
Una vez hecha la selección mostrará de cada estudiante seleccionado su NIF, apellidos y nombre, teléfonos de contacto y e-mail, dando la opción de consultar su expediente haciendo click en el botón 
que se encuentra en la misma línea en la que aparece el estudiante
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El expediente consta de los siguientes apartados:
- ResumenInscripciones
- Insc. Prácticas
- Prácticas/Prórrogas
- Informes/Anexos
- Modificaciones/Rescisiones/Renuncias
- Incidencias
- Seguros
- Becas CARM
- Becas Empresa
- Becas RuralesPreselecciones
- Insc. Ofertas
- Aceptaciones
- Certificado HistóricoCertificados
- Documentos
- Asistencia BS
- Valoración
Cuando Cuando se pincha en la opción de consulta de expediente aparece un formulario que recoge en el margen de la izquierda un menú con los apartados indicados anteriormente y en el resto de la pantalla por defecto se muestra el resumen del expediente de prácticas extracurriculares del estudiante seleccionado.
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Si se elije esta opción, el sistema mostrará un formulario con la siguiente apariencia: 
Donde se puede ver para un estudiante las titulaciones en las que esta o ha estado inscrito y para cada una de ellas las prácticas realizadas.
Existe también un bloque en el que se muestra un resumen de las prácticas curriculares que el estudiante ha realizado.
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Seleccionando del bloque anterior una inscripción, el sistema cargara la ficha de la inscripción con todos sus detalles. 
estudianteEstudiante
En este apartado se recogen:
- Preferencias de la práctica. Son las preferencias del estudiante en relación a la práctica que quiere realizar, tales como periodo en que desea realizar la práctica y zona/provincia/municipio que prefiere.
- Disponibilidades del estudiante. Se recoge si el estudiante tiene carné de conducir, si tiene coche, si tiene posibilidad de desplazarse, si solo quiere prácticas que sean remuneradas, si posee conocimientos en informática básica y si le viene mejor algún tipo de horario en particular para la realización de la práctica.
- Contacto. En este apartado se recogen los datos de contacto del estudiante, teléfonos de contacto, teléfonos del estudiante registrados en la base de datos corporativa (solo a título informativo ya que no se pueden tocar), indicador de si desea recibir información por e-mail e indicador de si desea recibir información vía SMS.
- Observaciones. Este campo va dirigido al gestor con objeto de que recoja las observaciones en relación a la inscripción que estime oportunas.
Existe Existe un botón 'Expediente académico' para consultar la nota informativa expedida por gestión académica del expediente del estudiante. También existe la posibilidad de cambiar la titulación por la que esta inscrito el estudiante 'Cambiar titulación'.
Conocimiento/Idiomas
En este apartado se recogen los conocimientos e idiomas que el estudiante aporta a su inscripción, desglosándose en:
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Titulaciones UMU finalizadas
Este apartado es de solo consulta y se mostraran las titulaciones finalizadas en la Universidad de Murcia.
Prácticas/
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prórrogas
En este apartado se gestionan las prácticas extracurriculares que el estudiante ha o esta realizando, al igual que en el apartado de inscripciones la pantalla se divide en dos bloques.
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Oferta/Plaza/Beca
En este bloque se puede visualizar información sobre la oferta a la que esta vinculada la práctica, así como de la plaza ocupada por el estudiante y los detalles de la o las becas concedidas al estudiante (este apartado puede ser actualizado).
Fechas e informes
En este bloque se pueden gestionar los anexos, certificados e informes finales de los tutores (para estos existe otro apartado en el expediente donde se amplia la funcionalidad).
Además de los apartados mencionados el sistema cuenta con una serie de opciones que pueden ser realizadas utilizando los botones existentes, como pueden ser:
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En este apartado se gestionan los anexos e informes finales de las prácticas realizadas por el estudiante, al igual que en el apartado de prácticas la pantalla se divide en Histórico y ficha de la práctica.
Para cada práctica se podrá gestionar:
- Anexos: pudiendo indica fecha de impresión y generar el documento.
- Certificado: pudiendo indica fecha de impresión y generar el documento así como podremos marcar la práctica como NO CERTIFICABLE (Una práctica marcada como no certificable se puede volver a marcar como certificable en cualquier momento).
- Informes finales de estudiante, tutor empresa y tutor UMU. Se dará opción a:
- Para los informes del tutor empresa y tutor UMU se podrá marcar la fecha de cumplimentación sin realmente ser cumplimentados.
- Se podrá generar el documento con la plantilla del informe final para los tres modelos.
- Se podrá confeccionar el informe final.
- Se podrá eliminar el informe final existente.
Modif./Renun./Resci
En este apartado se gestionan las modificaciones, renuncias y rescisiones realizadas sobre las prácticas del estudiante, al igual que en el apartado de prácticas la pantalla se divide en Histórico y ficha de la práctica.
- Modificaciones: Se mostrara sin opción a ser modificadas las modificaciones realizadas en la ficha de las prácticas detallando el dato cambiado y el valor anterior y posterior al cambio (auditoria), también puede darse el caso de que el estudiante o empresa solicite la modificación de algún valor de la práctica, en este caso el administrador podrá aceptar o rechazar al solicitud y el sistema abra la ficha de la práctica para que el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Renuncias: El sistema mostrara las solicitudes de renuncia presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
- Rescisiones: El sistema mostrara las solicitudes de rescisión presentadas por el estudiante y dando opción a ser aceptadas, lo que implicara que el sistema abra la ficha de la práctica y el administrador pueda realizar cambios o anularla si lo considera oportuno.
Incidencias
--Apartado pendiente de completar
Seguros
En este apartado se gestionan los seguros vinculados a la práctica, la pantalla se divide en dos bloques, 'Seguros nacionales' y 'Seguros Extranjeros'.
El sistema mostrara los seguros existentes y dará opción a ser tramitados o eliminados.
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En este apartado se podrán gestionar los certificados de prácticas extracurriculares del estudiante. Se podrán realizar las siguientes acciones.
- Realizar una petición de certificado: Certificar las prácticas realizadas por el estudiante.
- Ver detalles de lo que se va a certificar.
- Visualizar el certificado tal cual se va a generar.
- Generar e imprimir para ser firmado de forma manual.
- Generar e imprimir para ser firmado con firma digital (enviar portafirmas).
- Histórico de certificados emitidos.
- Realizar una petición de certificado: Certificar las prácticas realizadas por el estudiante.
El sistema mostrara la relación de certificados ya emitidos al estudiante.
- En caso de estar firmado digitalmente se podrá descargar la copia autentica del portafirmas.
- Ver los detalles de las prácticas certificadas en el documento.
- Visualizar el certificado. (en caso de no estar ya firmado).
- Rechazar el certificado. (en caso de no estar ya firmado).
- Enviar al portafirmas para su firma digital (en caso de no estar ya firmado).
Se ha incluido la gestión de peticiones de certificados CRAU por lo que en esta pantalla se podrán previsualizar, rechazar y enviar al portafirmas.
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En este apartado se podrán gestionar los documentos vinculados a las prácticas extracurriculares que han sido recogidos por los administradores y registrados en el sistema.
Existen dos apartados:
- Documentos registrados: Documentos ya registrados en el sistema, sobre ellos se podrán realizar las siguientes acciones.
- Enviar por correo electrónico.
- Descargar para su visualización.
- Eliminar del expediente del estudiante.
- Enviar por correo los documentos seleccionados de la lista.
- Registrar un nuevo documento: para ellos se deberá indicar la inscripción (curso académico) a la que se vincula y una breve descripción lo suficientemente descriptiva del documento, el documento se podrá obtener de un escáner o de un documento ya almacenado en el sistema.
- Documentos registrados: Documentos ya registrados en el sistema, sobre ellos se podrán realizar las siguientes acciones.
Asistencia BS
--Apartado pendiente de completar
Valoración
--Apartado pendiente de completar
Consulta estudiante
Este formulario se usa para ver de una forma rápida y resumida las prácticas extracurriculares y curriculares que un estudiante ha realizado. 
Como ayuda el sistema dará opción a buscar el estudiante por dni, nombre o correo electrónico.
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Este formulario se usa para ver la relación de estudiantes de movilidad de la Universidad de Murcia estén registrados en el sistema de prácticas o no. 
Los parámetros de consulta que el sistema ofrece son:
- Curso académico de estancia.
- Identificador del estudiante.
- Titulación a la que esta vinculada.
- Centro al que esta vinculado
- País de origen
Y la información que se muestra es:
- Identificador del estudiante.
- Apellidos, nombre.
- Teléfonos.
- Correo electrónico.
- Titulación o centro al que esta vinculado.
- Periodo de estancia.
- País de origen.
El sistema da opción a exportar estos datos a hoja de cálculo.
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Inscripciones en ofertas
Este formulario se usa para gestionar las preselecciones de los estudiantes ya sea por estudiante, entidad u oferta. 
Se pueden realizar las siguientes acciones.
- Búsqueda de preselecciones: Pudiendo filtrar por curso académico, empresa, oferta o estudiante, y ordenar el resultado por fecha de alta, número de oferta o por estado de la inscripción.
- Insertar una nueva preselección: Podremos insertar una nueva preselección para un estudiante.
- Cambiar de estado las preselecciones existentes.
- En caso de ser aceptado el sistema abrirá la pantalla de prácticas para que el administrador registre la práctica en la que ha sido seleccionado el estudiante.
- Se podrá enviar a la empresa para que realice la selección.
- También se podrá rechazar, marcar como auto-descartado, descartado COIE, no seleccionado u Otra oferta. En caso de rechazo se podrá indicar el motivo.
Seguros
Este formulario se usa para gestionar los seguros de prácticas extracurriculares para los estudiantes. Este formulario se divide en dos pestañas, seguros nacionales y seguros extranjeros, mostrando en cada pestaña los estudiantes con el tipo de seguro indicado. 
Las acciones que pueden realizarse son:
- Se podrá eliminar un seguro previamente registrado.
- Tramitar los seguros pendientes de tramitación.
- Imprimir informes con los seguros pendientes y tramitados.
Certificado histórico
Este formulario se usa para gestionar los certificados de prácticas extracurriculares de los estudiantes, el sistema solicitara el identificador del estudiante del cual deseamos gestionarlos y una vez indicado el sistema abrirá el apartado de 'Cert. Histórico' de su expediente para proceder a la gestión.
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Estudiantes en prácticas no matriculados
Este formulario se usa para gestionar los estudiantes registrados en prácticas y que en el momento actual no está registrada su matrícula en el curso académico y titulación por la que realizaron la inscripción, esto se da principalmente por anulaciones o bajas de matrícula posteriores a la inscripción en prácticas extracurriculares.
El sistema da opción al administrador de consultar directamente la ficha de la inscripción y de la práctica del estudiante por si fuera necesaria la anulación.
Con el fin de poder llevar control de esta situación, en cada estudiante el administrador podrá marcar como 'validada' la situación por lo que el sistema no volverá a mostrar al estudiante en esta consulta como 'Pendiente'.
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Estudiantes con informes sin entregar
Este formulario se usa para controlar los informes finales pendiente de cumplimentar, ya sea por el estudiante, tutor UMU o tutor empresa.
El sistema dispone de los siguientes filtros para realizar la consulta.
- Curso académico.
- Informe pendiente: pudiendo indicar un solo tipo o que este pendiente de cualquiera de ellos.
- Con solicitud de beca CARM.
En caso de estar indicado el sistema solo mostrara los estudiantes que han solicitado este tipo de beca.- Con solicitud de beca Rural.
- Con solicitud de beca Santander.
El sistema dispone de las siguientes acciones que pueden ser realizadas por el administrador.
- Imprimir Informe: Imprime un informe con los estudiantes visualizados en pantalla.
- Enviar notificación a todos: Abre la pantalla de envío de notificaciones con el tipo 'Envío E-mail cumplimentar informes finales a tutores y estudiantes' y ya con los parámetros preestablecidos en la pantalla de consulta para que el administrador modifique el texto si es necesario y realice en envío.
- Enviar notificación SMS a todos: Abre la pantalla de envío de notificaciones con el tipo 'Envío SMS a estudiantes Inf. Finales no cumplimentados' y ya con los parámetros preestablecidos en la pantalla de consulta para que el administrador modifique el texto si es necesario y realice en envío.
Las notificaciones se enviaran solo a los que les falte por cumplimentar el informe en cada caso.
Para cada una de las prácticas visualizadas el administrador podrá consultar los detalles de los informes finales pulsando sobre el botón 'Detalles'.
Mostrando la siguiente información:
- Información de la práctica: Numero de oferta, empresa y plaza ocupada.
- Información del estudiante. Datos del estudiante, indicador de si esta cumplimentado el informe final, fecha de la cumplimentación y fechas en las que se le ha enviado notificación para su cumplimentación.
- Información del tutor empresa. Datos del tutor, indicador de si esta cumplimentado el informe final, fecha de la cumplimentación y fechas en las que se le ha enviado notificación para su cumplimentación.
- Información del tutor UMU. Datos del tutor, indicador de si esta cumplimentado el informe final, fecha de la cumplimentación y fechas en las que se le ha enviado notificación para su cumplimentación.
El sistema da opción a enviarle un SMS o correo electrónico de forma individual. (Se enviara a los que les falte por cumplimentar el informe).
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Este formulario se usa para generar los informes sobre las prácticas realizadas por los estudiantes.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
- Estudiantes en Prácticas
- Estudiantes con Prácticas Finalizadas
- Estudiantes Inscritos
- Etiquetas de estudiantes en Prácticas con certificado
- Estudiantes inscritos en destino
- estudianteS POR EMPRESAS
- estudianteS POR TITULACIÓN
- estudianteS SIN SEGURO
- estudianteS QUE HAN SOLICITADO EL TITULO MIENTRAS REALIZAN PRACTICAS
- estudianteS INSCRITOS EN DESTINO (BANCOS, CAJAS, HUERTANICA, ETC)
- ANEXOS SIN FIRMAR
- ANEXOS SIN IMPRIMIR
- ETIQUETAS DE estudianteS EN PRACTICAS CON CERTIFICADO
- INFORMES CRUE
- LISTADO GENERAL DE estudianteS PARA EXCEL
- ESTADÍSTICAS estudianteS POR CENTROS Y TITULACIONES
- estudianteS CON PRACTICAS FINALIZADAS
- estudianteS EN PRACTICAS
- Estudiantes que han solicitado el título mientras realizan prácticas
- Anexos sin imprimir
- Anexos sin firmar
- Estudiantes sin seguro
- Informe CRUE
- Listado general de estudiantes para Excel
- Estadísticas estudiantes por Centros y Titulaciones
- Estudiantes por Titulación
- Estudiantes por Empresas
- Estudiantes Beca Santander con asistencias no cumplimentadasestudianteS INSCRITOS
Memorias para claustro
Este formulario se usa para generar los informes de memoria para el claustro de las prácticas realizadas por los estudiantes.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
- NUMERO NÚMERO DE estudianteS ESTUDIANTES EN PRÁCTICAS.
- NUMERO NÚMERO DE PLAZAS DE PRÁCTICAS.
- DATOS GLOBALES DE PRÁCTICAS POR CARÁCTER DE LA ENTIDAD.
- EMPRESAS QUE HAN SUBVENCIONADO PRÁCTICAS. NUMERO DE estudianteS ESTUDIANTES Y BECA TOTAL APORTADA.
- TUTORES ACADÉMICOS DE EMPRESA DE PRACTICAS
- DETALLE DE TUTORES DE EMPRESA DE PRÁCTICAS.
- TUTORES ACADÉMICOS DE PRÁCTICAS.
- PRÁCTICAS.
- PLAZAS OFERTADAS Y CUBIERTAS DE PRÁCTICAS.
- DISTRIBUCIÓN DE PRÁCTICAS CURRICULARES. POR CONSERJERÍAS Y TITULACIÓN.
- DETALLE DE estudianteS ESTUDIANTES ASEGURADOS.NUMERO
- NÚMERO DE estudianteS ESTUDIANTES ASEGURADOS.
Tutores universidad y empresa.
Este subsistema esta accesible desde el menú de "Tutores". Pinchando en el mismo se muestran los apartados que están disponibles del mismo.
A continuación se recoge de forma detallada la información que recogen los distintos apartados que componen el subsistema.
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Tutores Universidad
Se han definido dos pantallas para los tutores, una de consulta y otra para la gestión de los certificados.
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Consulta
En esta pantalla se pueden consultar los tutores universidad definidos en el sistema.
Indicando un curso académico y nombre se puede consultar tanto las titulaciones de grado como de posgrado de las que la persona esta asignada como tutor universidad para autorizar la realización de las prácticas extracurriculares.
El sistema una vez recuperada la información da opción de cambiar el estado del tutor pasándolo a 'Operativo' o 'No operativo', gestionar los certificados así como de generar un informe.
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En esta pantalla se pueden gestionar los certificados de las prácticas que han sido autorizadas por los tutores universidad.
Esta pantalla se divide en tres bloques:
- Parámetros de consulta: deberemos indicar el identificador el tutor del cual deseamos gestionar sus certificados.
- Histórico de certificados: En este bloque aparecerán los certificados ya emitidos al tutor seleccionado, la información que se muestra es, fecha de emisión del certificado, numero de estudiantes tutelados, estado del certificado y un indicador para indicar si el certificado ha día de hoy esta actualizado (SI) o existen estudiantes no incluidos en dicho certificado y que pueden ser certificados también (NO).
Para cada uno de los certificados se podrá descargar (si el certificado esta firmado digitalmente), visualizar el certificado emitido (si no esta firmado digitalmente) o enviar al portafirmas para su firma digital si aun no lo esta.
- Generar nuevo certificado: en este bloque están los botones para generar un nuevo certificado dando opción a:
- Visualizar el certificado que se va a generar antes de ser generado.
- Generar e imprimir para su firma manual.
- Generar y enviar al portafirmas para
su firma digital- Generar nuevo certificado: en este bloque están los botones para generar un nuevo certificado dando opción a:
- el sello.
Tutores Empresa
Se han definido dos pantallas para los tutores, una de consulta y otra para la gestión de los certificados.
Consulta
En esta pantalla se pueden gestionar los tutores empresa definidos en el sistema.
Esta pantalla se divide en cuatro bloques:
- Parámetros de consulta: Podremos buscar por identificador y nombre del tutor o entidad.
- Tutores: Lista de tutores que cumplen con los filtros introducidos.
- Ficha tutor seleccionado: mostrara la ficha completa del tutor que hemos seleccionado en la lista de tutores anterior.
- Podremos crear un nuevo tutor pulsando sobre el botón 'Nuevo Tutor'.
- Podremos consultar los datos personales pulsando sobre el botón 'Datos Personales'.
- Podremos cambiar la clave de acceso Web del tutor empresa pulsando sobre 'Clave Web', tras el cambio de clave el sistema dará opción de enviarle una notificación al tutor con la nueva clave generada.
- Empresas de las que es o ha sido tutor: mostrara la relación de empresas de las que ha sido tutor de prácticas extracurriculares dando opción a ser modificadas o insertar nuevas.
Proceso de unificar fichas tutores empresa.
Dado que históricamente en el sistema se guardaban fichas de tutores empresa SIN DNI se ha dado el caso de tener tutores duplicados con el mismo nombre unos con DNI y otros sin el, para ir corrigiendo esta situación el administrador utilizando el botón 'UNIFICAR FICHAS' podrá unificar en una sola ficha los tutores visualizados en la lista de tutores.
Para poder realizar la unificación es obligatorio que al menos uno de los tutores de la lista tenga el dni registrado en el sistema.
Para evitar que se unifiquen fichas por error el sistema una vez pulsado sobre 'UNIFICAR FICHAS' realizara las siguientes comprobaciones y pedirá confirmación para cada una de ellas.
- En la lista de tutores seleccionados existe más de uno con dni informado.
- En la lista de tutores seleccionados existe más de un nombre distinto.
Con el fin de que el administrador que esta realizando el proceso haga una última comprobación antes de realizar la unificación el sistema mostrara una lista con los tutores seleccionados para ser unificados y solicitara expresamente que se realice dicha unificación. 
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En esta pantalla se pueden gestionar los certificados de las prácticas que han sido autorizadas por los tutores empresa.
Las solicitudes de certificados deben ser realizadas por los propios tutores a través de la opción Web habilitada a tal fin. 
Esta pantalla se divide en tres bloques:
- Parámetros de consulta: podremos filtrar los tutores que deseamos gestionar por titulación, empresa o indicando directamente el identificador el tutor (como ayuda el sistema dará opción a realizar la búsqueda por nombre y correo electrónico).
- Histórico de certificados: En este bloque aparecerán los certificados ya emitidos al tutor seleccionado, la información que se muestra es, fecha de emisión, identificador el tutor, empresa, titulación, estado y un indicador para indicar si el certificado
ha - a día de hoy esta actualizado (SI) o existen estudiantes no incluidos en dicho certificado y que pueden ser certificados también (NO), el sistema ampliara en la parte inferior de la pantalla indicando razón social de al empresa y delegación y descripción de la titulación del certificado seleccionado de la lista.
Para cada uno de los certificados se podrá descargar (si el certificado esta firmado digitalmente), visualizar el certificado emitido (si no esta firmado digitalmente), rechazar la petición de certificado realizado por el tutor vía Web o enviar al portafirmas para su firma digital a sellar si aun no lo esta.
- Generar nuevo certificado: En esta opción el sistema nos permitirá generar los certificados el tutor pendientes de emitirse, así como enviar al portafirmas los emitidos y no firmados digitalmente.
Coordinadores de Empresa
Gestión
--Apartado pendiente de completar
Informes
Este formulario se usa para generar los informes sobre los tutores de prácticas extracurriculares.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
- Listado de tutores empresa por titulación detallando estudiantes
- Listado de tutores empresa por titulación con número total de estudiantes
- Listado de tutores UMU por titulación
- TUTORES UMU SIN VALIDAR
- VALORACIONES DEL TUTOR UMU
Ofertas de prácticas extracurriculares.
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Este formulario es uno de los mas importantes del sistema junto con el expediente del estudiante ya que proporciona toda la información sobre las ofertas realizadas por las empresas para la realización en ellas de prácticas extracurriculares por parte de los estudiantes del la Universidad de Murcia.
Cuando se entra a la opción de ofertas el sistema en primer lugar solicita que se seleccione la oferta que se desea gestionar mostrando el formulario de "consulta de ofertas de prácticas", en el que se tendrá que introducir los criterios/filtros para la selección.
Hecho esto el gestor tendrá tres opciones:
- Consultar el expediente de la oferta
- Confeccionar una nueva oferta de una empresa.
- Gestionar las preselecciones de la oferta seleccionada.
A continuación se detallan cada una de las opciones indicadas.
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Para poder ver la información de la oferta para la realización de prácticas extracurriculares de los estudiantes primero hay que seleccionar la oferta.
El sistema permite hacer la selección de la oferta contando con los siguientes filtros:
- Por curso académico (opcional). En caso de marcar un curso académico restringirá la selección a las ofertas registradas en prácticas extracurriculares en el curso académico introducido.
- Numero de oferta (opcional) En caso de marcar un numero de oferta el sistema solo seleccionara esta.
- Por empresa/delegación (opcional). En caso de marcar una empresa restringirá la selección a las ofertas de prácticas extracurriculares que ha realizado la empresa indicada. El sistema como ayuda permite buscar a la empresa por razón social/CIF en la base de datos corporativa de las empresas que tienen relación con el COIE.
- Por tutor (opcional). Se pueden filtrar los estudiantes de prácticas vinculados a un tutor UMU o a un tutor Empresa. Como ayuda el sistema permite buscar al tutor según colectivo al que pertenezca, por apellidos/nombre y por e-mail.
- Por titulación solicitada (opcional). Se pueden filtrar las ofertas dirigidas a una determinada titulación. Como ayuda el sistema permite buscar la titulación según la tipología y denominación.
- Por centro de las titulaciones solicitadas (opcional). Se pueden filtrar las ofertas dirigidas a un determinado centro, teniendo en cuenta los centros en los que se imparten las titulaciones para las que esta definida la oferta. Como ayuda el sistema permite buscar el centro por denominación.
Para hacer una búsqueda de ofertas por lo menos debe introducir un filtro.
Una vez introducidos los criterios de búsqueda el gestor deberá hacer click en el botón de buscar que hay justo después de los criterios de selección.
Si la selección no devuelve ninguna oferta o se quiere hacer una nueva búsqueda se deberá hacer click en el botón de nueva búsqueda que hay en el margen derecho debajo de los criterios de selección.
Una vez hecha la selección mostrará de cada oferta seleccionada su curso académico, numero de oferta, empresa y delegación, periodo de vigencia de la oferta, estado, numero de plazas ofertadas y numero de plazas libres, dando la opción de consultar su expediente haciendo click en el botón (+)que se encuentra en la misma línea en la que aparece la oferta
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La ficha de la oferta es donde se registra toda la información necesaria para poder gestionarla.
La información se distribuye en los siguientes bloques:
Ficha
- Oferta: Oferta: En este bloque se indica la información base de la oferta como la entidad a la que va dirigida, curso académico, estado, fecha de alta, numero de oferta CARM vinculado si es de PRADO.
- Datos Oferta: En este bloque se indicara, el programa y convenio asociado, número de plazas, en este bloque se podrá aumentar y disminuir el número de plazas.
- Titulaciones de la oferta. Se definen las titulaciones que deben cursar los estudiantes a los que va dirigida.
- Requisitos de los estudiantes: Nivel de idiomas y conocimientos que deben tener los estudiantes.
- Características de las prácticas. Información sobre las prácticas a realizar por los estudiantes.
- Publicación Web. Indicadores de si la oferta debe publicarse en Web o no, y un indicador que muestra si actualmente esta publicada.
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En esta opción el sistema mostrara la relación de plazas generadas para la oferta y de cada una de ellas mostrara.
- estudiante
- Estudiante asignado.
- Detalle de la plaza.
- Detalle de la práctica definida para el estudiante que la ocupa.
En caso de estar vacante la plaza el sistema permitirá asignarle un estudiante y crear la práctica correspondiente enlazando con el expediente del estudiante.
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Este formulario se usa para generar los informes sobre las ofertas de prácticas extracurriculares registradas.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
- Listado de ofertas por centro (Excel)
- Ofertas cerradas con plazas libres
- Ofertas no publicadas y sin cubrir
- Ofertas publicadas en web
- Listado ofertas para Seguridad Social
- LISTADO DE OFERTAS POR CENTRO (EXCEL)
- OFERTAS NO PUBLICADAS Y SIN CUBRIR
- OFERTAS PUBLICADAS EN WEB
- LISTADO OFERTAS PARA LA SEGURIDAD SOCIAL
Web/Prado.
Este subsistema esta accesible desde el menú "Web/Prado". Pinchando en el mismo se muestran los apartados que están disponibles del mismo.
Aquí están definidos todos los procesos de aceptación/rechazo de las peticiones realizadas vía Web y PRADO. También se han incluido los procesos de suplantación de identidad de los diferentes perfiles para la parte Web.
A continuación se recoge de forma detallada la información que recogen los distintos apartados que componen el subsistema.
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En este proceso se gestionan las peticiones por parte de las empresas para crear ofertas de prácticas extracurriculares ya sean de la CARM (peticiones PRADO), peticiones de estudiantes de informática o del resto de estudiantes.
El gestor podrá aceptar o rechazar las peticiones realizadas. En caso de ser aceptadas el sistema guiara al gestor por las diferentes pantallas que debe cumplimentar (crear oferta, práctica, etc.) para dar por aceptada la petición.
- Consulta / Validación solicitudes peticiones estudiantes
- Informes
Estudiantes
--Pendiente de completar
- Autoinscritos
Preselección de candidatos
En este proceso se gestionan las preselecciones de estudiantes realizadas por las empresas vía Web.
- Consulta
- Validación
- Informes
Selección de candidatos
En este proceso se gestionan peticiones de estudiantes realizadas por las empresas vía Web.
Los diferentes tipos de peticiones que se gestionan son:
- Aceptaciones libres de estudiantes. La empresa solicita un estudiante por iniciativa propia.
- Aceptación selección. La empresa selecciona un estudiante de los que le ha enviado el COIE.
- Aceptación prorrogas.
- Aceptación de rechazos de estudiantes. La empresa rechaza el estudiante que el COIE les ha enviado.
El gestor podrá aceptar o rechazar las peticiones realizadas. En caso de ser aceptadas el sistema guiara al gestor por las diferentes pantallas que debe cumplimentar (crear oferta, práctica, etc.) para dar por aceptada la petición.
- Consulta
- Validación
Alta Aceptación práctica EFC
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- Paso 1. Introducimos el cif y la delegación si la hubiere de la entidad que va a crear la ofertapetición.
- Paso 2. Pulsamos el botón Nueva Aceptación Libre que nos llevara a la pantalla web para introducir los datos de la oferta. La oferta se crea validada y con todos los controles pasados.petición.
- Paso 3. Una vez creada la oferta petición se habilita el botón Crear Práctica Práctica. Al pulsar se enlaza con la pantalla de aceptación y se simula la pulsación del botón 'Aceptar Solicitud' que ya hace todo el circuito hasta crear la práctica.
Si el proceso falla en algún punto se cancela el proceso y se borra la oferta creada. También se dispone de un botón Cancelar Proceso para hacerlo de forma manual.
para hacerlo de forma manual.
Flujo del procedimiento
Paso 1
El gestor introduce el CIF y delegación donde se van a realizar las prácticas.
El sistema mostrara la razón social de la entidad/delegación para comprobar que es la correcta.
Paso 2
El gestor pulsara sobre el botón ‘Nueva Aceptación Libre’
- El sistema generara un nuevo Código de petición.
- El gestor debe cumplimentar la solicitud web y guardar los datos.
- Se marcará un nuevo tipo de petición "alta aceptación efc coie" y se marcará con estado pendiente de aceptación (una vez finalizado el proceso de creación de la práctica se pasaría a estado aceptado)
- El aplicativo de gestión ya está preparado para seguir el proceso
Paso 3
El gestor pulsará sobre el botón ‘Crear Práctica’
- El sistema comprobara que la petición ha sido creada correctamente desde web.
- Si no ha sido creada, eliminará el registro de petición creado y cancelara el proceso.
- El sistema comenzara la creación de la práctica (mismo procedimiento que al aceptar una petición de aceptación libre)
- Se comprueban los estudios que esta realizando el estudiante.
- Si solo esta realizando uno se asigna este a la práctica
- Si esta realizando mas de uno se mostrara la lista y el gestor deberá de seleccionar el que asignar en la práctica.
- Se comprueba que el estudiante no tenga beca rural en el periodo de las prácticas.
- Se comprobará al tutor empresa y en caso de no existir se abrirá la ficha para crearlo.
- Se comprobará si existe inscripción en prácticas del estudiante, y en caso de no existir se inscribirá.
- Se comprobará la oferta.
- Si la entidad tiene ofertas abiertas se preguntará si asignar una de ellas.
- Si no tiene o no se ha seleccionado ninguna en el paso anterior se abrirá la ficha para crearla.
- Se abrirá la ficha de la práctica con toda la información precargada y el gestor deberá de guardarla, pulsando sobre el botón ‘SIGUIENTE’.
Al coordinador le aparecerá la práctica como como pendiente de aceptación.
Paso 4
El coordinador desde su espacio web aceptara la práctica y asignara el tutor UMU.
- El sistema de forma automática realizara las siguientes actuaciones:
- Marca como validada Coordinador
- Marca como validada Estudiante.
- Marca como validada COIE.
- Asigna la fecha de firma del anexo.
- Cambia el estado de la práctica a Validada
- Asignar tutor a la práctica y tipo de estudio.
- Indicador de si la práctica es curricular o extracurricular
- Se cambiará el estado de la petición web a ‘Aceptada’
- Enviar correo a los gestores informando de que el coordinador ya ha aceptado la práctica.
Modificaciones
En este proceso se gestionan las peticiones de modificación de los datos de las prácticas que se están realizando, la petición puede ser realizada tanto por el estudiante como por la empresa y el gestor podrá aceptar o rechazar las peticiones realizadas. En caso de ser aceptadas el sistema guiara al gestor por las diferentes pantallas que debe cumplimentar (práctica, etc.) para dar por aceptada la petición.
- Consulta
- Validación
- Informes
Rescisión
--Pendiente de completar
- Motivos rescisión
- Consulta solicitudes
- Validación solicitudes
- Informes
Informe tutor
En este se pueden consultar las valoraciones registradas en los informes finales de los tutores.
- Consulta
- Informes
Selecciones
--Pendiente de completar
- Selecciones
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Aceptación tutor UMU
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- pendientes TUMU y/o Estudiante
- Selección de candidatos validadas
- Selecciones denegadas
Ofertas sin email de contacto
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En este proceso se gestionan las solicitudes de alta de convenios presentadas por las empresas vía Web.
En caso de ser aceptada la solicitud el sistema guiara al gestor para la creación de un nuevo convenio.
- Alta manual
- Solicitudes Alta Web
- Validación
- Informes
Suplantación de identidad
El sistema dispone de opciones para que el gestor pueda suplantar la identidad de los diferentes roles que intervienen en la parte Web para comprobar su funcionamiento. Estos roles son:
- Empresa.
- Tutor empresa.
- Tutor UMU.
- Coordinador UMU.
estudiante- Estudiante.
- Gestión de permisos
El sistema a la hora de suplantar abrirá un navegador y solicitara la cuenta de correo o el dni de la persona que se desea suplantar y permitirá visualizar y realizar las mismas acciones que dicha persona puede realizar desde la Web de prácticas en empresa.
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Este formulario se usa para consultar los convenios con subvención CARM definidos en el sistema.
La consulta puede realizarse por curso académico o año natural.
Registro de solicitudes / Convenio CARM/CROEM
Este formulario se usa para registrar nuevas solicitudes por parte de los estudiantes de becas CARM.
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Este formulario se usa para la consultar y modificación las solicitudes de becas ya registradas en el sistema.
El sistema permitirá indicar los siguientes filtros para realizar la consulta.
- Año o curso académico de la convocatoria.
- Convenio.
- Dni del solicitante.
- Nº de solicitud.
- Nº de orden de la solicitud.
- Estado de la subvención.
Una vez introducidos los filtros pulsando sobre 'Consultar' el sistema mostrara la relación de solicitudes de beca que cumplen con dichos filtros así como una serie de indicadores totales de la convocatoria.
Para cada solicitud existe un botón etiquetado como '+' para poder consultar y modificar la solicitud existente en la misma línea.
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Este formulario se usa para consultar y solicitar la contabilización en JUSTO de las becas concedidas para que se efectúe el pago a los estudiantes.
Informes solicitudes
Este formulario se usa para generar los informes sobre las solicitudes de becas registradas en el sistema.
En el sistema están implementados los siguientes informes.
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Este formulario se usa para realizar el cambio de identificador de aquellos estudiantes que están registrados con NIU y han informado de su NIE.NIE.
Becas
Becas Rurales
En este apartado se gestionan las becas rurales por parte del COIE.
Las diferentes pantallas y funcionalidad de este modulo se ha definido con detalle en el documento "manual_becas_rurales_COIE".
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Este subsistema esta accesible desde el menú de "Estadísticas". Pinchando en el mismo se muestran los apartados que están disponibles del mismo.
A continuación se recoge de forma detallada la información que recogen los distintos apartados que componen el subsistema.
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Este subsistema esta accesible desde el menú de "Posgrado". Pinchando en el mismo se muestra el apartado "Acceso a Sauce" que lo que realiza es abrir la aplicación de Sauce para la gestión de prácticas curriculares.
Informes
Empresas
- Etiquetas empresas
- Informes y certificados
Convenios
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- Tipos de comisión
- Tipos de carácter
- Tipos de anotaciones de convenios
- Tipos de anotaciones de comisión
- Convenios
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Estudiantes
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Tutores
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