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- Ejecución presupuestaria
- Detalle de operaciones
- Facturas y justificantes
- Validación de gastos
- Justificaciones
- Facturas emitidas
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Se describe en este anexo la solución propuesta para resolver de la forma más genérica posible la integración entre SGI y SGE. Como ha quedado reflejado en otros apartados del análisis funcional todo dato económico debe ser registrado en el SGE, actuando siempre el SGI como un receptor de las operaciones y documentos contables disponibles en el SGE. El SGI contará con un interface de integración que deberá ser, del mismo modo, implementado por el SGE a fin de lograr la correcta conexión entre ambos sistemas.
Descripción general
La gestión económica de los proyectos de investigación en las Universidades públicas ha de regirse por el ciclo presupuestario característico de la contabilidad pública (contabilidad presupuestaria). En base a esto la ejecución del paquete económico de un proyecto se regirá, a muy alto nivel, por los ciclos:
- Ejecución del presupuesto de gastos: retención del crédito (RC), autorización del gasto (A), compromiso o disposición del gasto (D), reconocimiento de la obligación de pago (O) y propuesta de pago (K)
- Ejecución del presupuesto de ingresos: reconocimiento del derecho de cobro, cobro.
La ejecución del presupuesto se recoge en documentos contables. Estos documentos sirven de soporte a los apuntes contables que se realicen como consecuencia de operaciones de gestión del presupuesto asociado al proyecto. Los documentos contables además de una fase que los clasifica, tendrán un estado (ejemplo de estados: elaborado, consolidado, materializado, barrado).
Se parte de la base que el Sistema de Gestión Económica (SGE) es el sistema donde se van a realizar todos los apuntes contables que marcan la situación económica de un proyecto. El SGI será un "lector" de esos apuntes contables y en determinadas ocasiones notificará al SGE la necesidad de realizar una operación en contable. Pero en ningún caso el SGI realizará internamente la gestión de los datos económicos de un proyecto (no se registrarán gastos, ni facturas emitidas, ni reservas de crédito, etc).
El presupuesto de un proyecto se ha de descomponer en aplicaciones presupuestarias. Estas aplicaciones deberán tener su correspondencia en el SGE. A grandes rasgos la ejecución del presupuesto de gasto asociado a un proyecto (a cada una de las aplicaciones presupuestarias que le correspondan) conlleva:
- Presupuesto o crédito inicial
- Modificaciones sobre este presupuesto inicial
- Ejecución del gasto (en cualquiera de las fases)
El avance en el tiempo de las modificaciones y la ejecución del gasto de una aplicación presupuestaria quedará determinada por todas las operaciones contables que se registren, es decir, por todos los documentos contables de los tipos correspondientes. Los documentos contables que recogen las modificaciones o ejecución del gasto serán dependientes del procedimiento contable de cada Universidad (que a su vez puede venir determinado por la normativa de la contabilidad pública marcada a nivel autonómico). Del mismo modo, los estados por los que puedan pasar estos documentos contables también serán dependientes de los procedimientos contables internos y/o del SGE.
De acuerdo a esto, el SGI no puede partir de una estructura fija de operaciones contables, ni de una agrupación de las mismas preestablecida. El SGI implementará la gestión económica de los proyectos a partir un modelo de tablas que permita, dentro de unos límites, realizar una definición abierta de las operaciones contables y la agrupación de las mismas. Será una definición abierta, pero exigirá una fase de configuración en periodo de implantación, así como una fase reconfiguración cada vez que las posibles modificaciones de los procesos contables internos a la Universidad así lo requiriese.
Como parte de esta configuración es imprescindible el conocimiento y la identificación de todas las operaciones contables gestionadas en el SGE correspondiente que afecten al control presupuestario de los proyectos del SGI.
Todos los proyectos/contratos y todas las aplicaciones presupuestarias estarán sujetas al mismo comportamiento de las operaciones contables que acontezcan sobre ellas.
El SGI dispondrá el detalle económico en varios apartados:
- Ejecución presupuestaria: agrupación estructurada de las operaciones contables que debe permitir conocer el estado económico del proyecto agrupado por partidas presupuestarias
- Detalle de operaciones: listado de detalle de las operaciones contables.
- Facturas y justificantes: listado de facturas y justificantes de gasto
- Facturas emitidas: listado de facturas emitidas, centralizado previamente desde el módulo común del SGI FACT - Módulo de Facturación
La configuración descrita en este aparatado afecta a los apartados:
- Ejecución presupuestaria
- Detalle de operaciones
Ejecución presupuestaria
El apartado de ejecución presupuestaria se presentará desglosado en:
- Anualidades
- Gastos
- Ingresos
La información presentada en Anualidades, Gastos, Ingresos seguirá la misma estructura:
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Aplicación presupuestaria
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Columna 1
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Columna 1
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Columna n
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Las columnas que se mostrarán en cada sección estarán definidas a partir de unas tablas de configuración que deberán quedar especificadas durante la fase de implantación del SGI. Si bien podrán ser reconfiguradas, cualquier reconfiguración deberá ser realizada por personal técnico del SGI, es decir, no existirá una opción de configuración disponible para los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-0004-Administrador. El valor representado en cada columna se corresponderá con un importe.
El SGI dispondrá internamente de dos tablas de configuración:
- Configuración de operaciones contables a incluir en cada sección.
- Configuración de las columnas con las que se detallará la situación o balance económico en el que se encuentra la aplicación presupuestaria. El SGI definirá un número máximo de 6 columnas. Aunque el modelado previsto para la configuración admita un número ilimitado de columnas, se debe considerar la necesidad de mostrar esta información en pantalla. Se debe tener en cuenta también que a mayor número de columnas mayor complejidad en la interpretación del balance económico del proyecto.
Ejemplo (que pudiera no tener sentido contablemente pero que simplemente pretende servir como ilustración del modelo)
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Tipo_operacion_contable
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Estado
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Sección
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Columna_agrupación
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Signo
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RD
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MIRS
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Las columnas de agrupación quedarán configuradas en otra tabla:
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Configuración de balance de aplicación presupuestaria
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Ejemplo
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Identificador columna
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Sección
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Nombre columna
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Identificador columna de agrupación
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Operación de acumulación sobre columna de agrupación
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No tiene columna de agrupación, por tanto, es una columna de resultado final que se obtiene con las operaciones de todas las columnas que la referencian, en este caso: columna 5 = columna 1 + columna 2 - columna 3 - columna 4
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Sobre cada columna "imputarán" las operaciones contables que queden establecidas en la tabla "Configuración de operaciones contables". Para cada columna solo se mostrará un dato: un importe, que será leído desde el SGE y que se agrupará bajo la/s columna/s correspondientes de forma positiva o negativa de acuerdo a la tabla "configuración de operaciones contables". A su vez, las columnas podrán operar entre sí (sumando o restando) contra otra columna, la que figure referenciada a través del "Identificador columna de agrupación" de la tabla "Configuración de balance de partida presupuestaria".
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A partir de esta tabla se identificarán los tipos de operaciones contables que se considerarán en el SGI y se "agruparán" conceptualmente. Para cada operación contable se identificará su signo de acumulación (positivo o negativo) sobre la columna. De esta forma se tendrá:
- El detalle de las operaciones contables que van a ser recuperadas del SGE y el estado contable con el que deben de figurar para ser recuperadas.
- El cómputo del importe asociado a cada operación sobre cada uno de los apartados de Ejecución presupuestaria y Detalle de operaciones
El número de columnas de cada sección deberá ser limitado, equilibrando siempre el detalle de información necesaria y la facilidad de su entendimiento para destinatarios que no tengan excesivos conocimientos contables. Además, la limitación del número de columnas también estará determinada por la información a mostrar en pantalla. Aunque las columnas sean configurables, se partirá de una estructura de diseño pre-definida que no podrá variar en función del número de columnas. Se fija en 6 el número máximo de columnas.
El siguiente ejemplo de configuración:
Operación contable 1: Modificación relación interna de transferencia positiva, 3000 (agrupa sumando sobre Créditos totales)
Operación contable 2: OK, 1500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)
Operación contable 3: OK, 500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)
Operación contable 4: Modificación relación interna de transferencia negativa, 1000 (agrupa restando sobre Créditos totales)
Operación contable 5: Retención, 3000 (agrupa sumando sobre Retenciones)
Se traducirá en una tabla de balance de ejecución presupuestaria, tal que:
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Crédito inicial
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Créditos totales
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Retenciones
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Gastos ejecutados
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Crédito disponible
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Para cada aplicación presupuestaria recogida en el presupuesto del proyecto se mostrará un balance como el anterior.
En cada implantación se debe de realizar la identificación de las operaciones contables, participando en esta identificación tanto las áreas funcionales de gestión de la investigación como las de gestión económica. Las columnas de agrupación deben ser homogéneas con la estructuración de las operaciones contables. El SGE debe ser capaz de notificar al SGI todas las operaciones contables que se identifiquen y esta información debe de ser remitida para todas las aplicaciones presupuestarias del proyecto, a partir del código de identificación indicado que en el apartado de Configuración económica del proyecto y las partidas/aplicaciones presupuestarias recogidas en el Presupuesto del proyecto (también disponible en el apartado Configuración económica). Admeás, el SGE debe proveer el detalle de operaciones contables de manera individual y con el detalle de campos.
Detalle de operaciones
El detalle de operaciones económicas de los proyectos quedará agrupado en:
- Gastos
- Ingresos
- Modificaciones presupuestarias
En cada una de las pestañas se mostrará el detalle de las operaciones contables de acuerdo al valor que el tipo de operación tenga definido en la columna "Sección detalle" de la tabla "Configuración operaciones contables".
Cada una de estas secciones listará las operaciones contables con los campos de detalle configurados para cada operación. Estos campos quedarán definidos en fase de implantación, por medio de una tabla de configuración. Estos campos van a depender del detalle con el que el SGE remita las operaciones contables al SGI. Como en el caso de las columnas del balance de partidas, deberán equilibrase la fácil comprensión de la información con el detalle requerido para la elaboración de los informes de justificación (si bien en caso de ser necesario más detalle puede ser siempre obtenido accediendo al detalle de la operación contable a través de la integración con el SGE).
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Habrá campos que resultarán indispensables, como son la anualidad, el importe y la fecha. Se marca un máximos de 6 campos para recuperar y mostrar en el SGI.
Modelo lógico configuración integración económica
