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• Listado de proyectos
• Ejecución presupuestaria
• Detalle de operaciones
• Facturas y justificantes
• Validación de gastos
• Justificaciones 
• Facturas emitidas

Listado de proyectos

Debido a la casuística  comentada en el párrafo inicial (varios proyectos SGI comparten el mismo identificador en el SGE), en este listado se informará de todos los proyectos que están vinculados al identificador SGE para el que se va a mostrar el detalle económico. Todos los proyectos incluidos en el listado compartirán la misma información económica.

Desde este listado de proyectos se podrá acceder al detalle de cada uno de ellos.

Ejecución presupuestaria

En este apartado se verá el balance de la situación de las aplicaciones presupuestarias que hubieran sido incluidas en el presupuesto del o los proyectos que estén vinculados al identificador SGE para el que se está consultando la información. Este balance de las aplicaciones presupuestarias se presentará desglosado en tres bloques:

• Anualidades
• Gastos 
• Ingresos

La información mostrada será la íntegramente recuperada del SGE a través del mecanismo de integración establecido teniendo en cuenta la configuración establecida en el periodo de implantación. Esta configuración determinará el detalle mostrado en este apartado de acuerdo a lo descrito en Configuración del detalle de información económica

Anualidades

Gastos

Ingresos

Detalle de operaciones

Facturas y justificantes

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Validación de gastos

Justificaciones

Facturas emitidas

Ancla
configuracion_economica configuracion_economica

Configuración del detalle de información económica

Descripción general

La gestión económica de los proyectos de investigación en las Universidades públicas ha de regirse por el ciclo presupuestario característico de la contabilidad pública (contabilidad presupuestaria). En base a esto la ejecución del paquete económico de un proyecto se regirá, a muy alto nivel, por los ciclos:

• Ejecución del presupuesto de gastos: retención del crédito (RC), autorización del gasto (A), compromiso o disposición del gasto (D), reconocimiento de la obligación de pago (O) y propuesta de pago (K)
• Ejecución del presupuesto de ingresos: reconocimiento del derecho de cobro, cobro.

La ejecución del presupuesto se recoge en documentos contables. Estos documentos sirven de soporte a los apuntes contables que se realicen como consecuencia de operaciones de gestión del presupuesto asociado al proyecto. Los documentos contables además de una fase que los clasifica, tendrán un estado (ejemplo de estados: elaborado, consolidado, materializado, barrado).

Se parte de la base que el Sistema de Gestión Económica (SGE) es el sistema donde se van a realizar todos los apuntes contables que marcan la situación económica de un proyecto. El SGI será un "lector" de esos apuntes contables y en determinadas ocasiones notificará al SGE la necesidad de realizar una operación en contable. Pero en ningún caso el SGI realizará internamente la gestión de los datos económicos de un proyecto (no se registrarán gastos, ni facturas emitidas, ni reservas de crédito, etc).

El presupuesto de un proyecto se ha de descomponer en aplicaciones presupuestarias. Estas aplicaciones deberán tener su correspondencia en el SGE. A grandes rasgos la ejecución del presupuesto de gasto asociado a un proyecto (a cada una de las aplicaciones presupuestarias que le correspondan) conlleva:

• Presupuesto o crédito inicial
• Modificaciones sobre este presupuesto inicial
• Ejecución del gasto (en cualquiera de las fases)

El avance en el tiempo de las modificaciones y la ejecución del gasto de una aplicación presupuestaria quedará determinada por todas las operaciones contables que se registren, es decir, por todos los documentos contables de los tipos correspondientes. Los documentos contables que recogen las modificaciones o ejecución del gasto serán dependientes del procedimiento contable de cada Universidad (que a su vez puede venir determinado por la normativa de la contabilidad pública marcada a nivel autonómico). Del mismo modo, los estados por los que puedan pasar estos documentos contables también serán dependientes de los procedimientos contables internos y/o del SGE.

De acuerdo a esto, el SGI no puede partir de una estructura fija de operaciones contables, ni de una agrupación de las mismas preestablecida. El SGI implementará la gestión económica de los proyectos a partir un modelo de tablas que permita, dentro de unos límites, realizar una definición abierta de las operaciones contables y la agrupación de las mismas. Será una definición abierta, pero exigirá  una fase de configuración en periodo de implantación, así como una fase reconfiguración cada vez que las posibles modificaciones de los procesos contables internos a la  Universidad así lo requiriese.

Como parte de esta configuración es imprescindible el conocimiento y la identificación de todas las operaciones contables gestionadas en el SGE correspondiente que afecten al control presupuestario de los proyectos del SGI.

Todos los proyectos/contratos y todas las aplicaciones presupuestarias estarán sujetas al mismo comportamiento de las operaciones contables que acontezcan sobre ellas.

El SGI dispondrá el detalle económico en varios apartados:

• Ejecución presupuestaria: agrupación estructurada de las operaciones contables que debe permitir conocer el estado económico del proyecto agrupado por partidas presupuestarias
• Detalle de operaciones: listado de detalle de las operaciones contables.
• Facturas y justificantes: listado de facturas y justificantes de gasto
• Facturas emitidas: listado de facturas emitidas, centralizado previamente desde el módulo común del SGI FACT - Módulo de Facturación

El apartado de detalles estará distribuido en tres "pestañas":

• Detalle de gastos
• Detalle de ingresos
• Detalle de modificaciones

Ejecución presupuestaria

El apartado de ejecución presupuestaria se presentará agrupado en:

• Anualidades
• Gastos
• Ingresos

La información presentada en  Anualidades, Gastos, Ingresos  seguirán la misma estructura:

Las columnas que se mostrarán en cada sección estarán definidas a partir de unas tablas de configuración que deberán quedar especificadas durante la fase de implantación del SGI. Si bien podrán ser reconfiguradas, cualquier reconfiguración deberá ser realizada por personal técnico del SGI, es decir, no existirá una opción de configuración disponible para los responsables funcionales.

El SGI dispondrá internamente de dos tablas de configuración:

• Configuración de operaciones contables a incluir en cada sección
• Configuración de balance de partida presupuestaria. El SGI definirá un número máximo de columnas, aún sin determinar pero un número que a priori parece razonable sería poner un máximo de 10 columnas. Aunque se permita la configuración se debe considerar la necesidad de mostrar esta información en pantalla. Se debe tener en cuenta también que a mayor número de columnas mayor complejidad en la interpretación del balance económico del proyecto.

Ejemplo (que pudiera no tener sentido contablemente pero que simplemente pretende servir como ilustración del modelo)

Las columnas de agrupación quedarán configuradas en otra tabla:

Ejemplo

Sobre cada columna "imputarán" las operaciones contables que queden establecidas en la tabla "Configuración de operaciones contables". Para cada columna solo se mostrará un dato: un importe, que estará calculado a partir de la imputación de las operaciones contables (de forma positiva o negativa de acuerdo a la tabla "configuración de operaciones contables". A su vez, las columnas podrán operar entre sí  (sumando o restando) contra otra columna, la que figure referenciada a través del "Identificador columna de agrupación" de la tabla "Configuración de balance de partida presupuestaria".

Se deberá valorar si las "columnas iniciales" deben de identificarse de alguna forma, estas columnas iniciales estarán informadas mediante introducción manual de los usuarios (gestores).

A partir de esta tabla se identificarán los tipos de operaciones contables que se considerarán en el SGI  y se "agruparán" conceptualmente. Para cada operación contable se identificará su signo de acumulación (positivo o negativo) sobre la columna. De esta forma se tendrá:

• El detalle de las operaciones contables
• El cómputo de cada agrupación 

El número de columnas de cada sección deberá ser limitado, equilibrando siempre el detalle de información necesaria y la facilidad de su entendimiento para destinatarios que no tengan excesivos conocimientos contables. Además, la limitación del número de columnas también estará determinada por la información a mostrar en pantalla. Aunque las columnas sean configurables, se partirá de una estructura de diseño pre-definida que no podrá variar en función del número de columnas.

Ejemplo

Detalle de operaciones:

Operación contable 1:  Modificación relación interna de transferencia positiva, 3000 (agrupa sumando sobre Créditos totales)

Operación contable 2: OK, 1500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)

Operación contable 3: OK, 500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)

Operación contable 4:  Modificación relación interna de transferencia negativa, 1000 (agrupa restando sobre Créditos totales)

Operación contable 5: Retención, 3000 (agrupa sumando sobre Retenciones)

Se traducirá en una tabla de balance tal, tal que:

Cada partida presupuestaria del proyecto tendrá un balance como el anterior, y todas las operaciones contables deberán venir del SGE con la aplicación presupuestaria completa (orgánica + funcional + económica)

En cada implantación se debe de realizar la identificación de las operaciones contables, participando en esta identificación tanto las áreas funcionales de gestión de la investigación como las de gestión económica. Las columnas de agrupación deben ser homogéneas con la estructuración de las operaciones contables. El SGE debe ser capaz de notificar al SGI todas las operaciones contables que se identifiquen.

El SGE debe proveer el detalle de operaciones contables de manera individual y con el detalle de campos. 

Detalle de operaciones

El detalle económico de los proyectos quedará agrupado en tres "pestañas"

• Gastos
• Ingresos
• Modificaciones 

En cada una de las pestañas se mostrará el detalle de las operaciones contables de acuerdo al valor que el tipo de operación tenga definido en la columna "Sección detalle" de la tabla "configuración operaciones contables".

Cada una de estas secciones listará las operaciones contables con el los campos de detalle configurados para cada operación. Estos campos quedarán definidos en fase de implantación, por medio de una tabla de configuración.  Estos campos van a depender del detalle con el que el SGE remita las operaciones contables al SGI. Como en el caso de las columnas del balance de partidas, deberán equilibrase la fácil comprensión de la información con el detalle requerido para la elaboración de los informes de justificación (si bien en caso de ser necesario más detalle puede ser siempre obtenido accediendo al detalle de la operación contable a través de la integración con el SGE).

Habrá campos que resultarán indispensables, como son la anualidad, el importe y la fecha que marque la acción que resulta de interés para el SGI, y a partir de la cual se aplicarán los filtros de búsqueda posteriores.