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La operación de búsqueda se considera que es algo bastante común y que generalmente todas las personas en todas o la mayoría de las Universidades dispondrán de la misma información básica para realizarla, así como de un conjunto de campos mínimos básicos comunes para presentar en el listado de resultados. Es por ello que la pantalla que realiza esta operación será general y no tendrá posibilidad de adaptación por Universidad.
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Al lanzar la búsqueda, dentro de los sistemas de la Universidad, que son los que realizan realmente la búsqueda, se filtrará por esos campos de la entidad Persona, aplicando para cada uno de ellos el criterio de búsqueda introducido. Si en alguno de esos datos una persona coincide con el criterio de búsqueda introducido, esa persona se devolverá en el resultado.
Los campos que se mostrarán en el listado de resultados una vez realizada la búsqueda serán:
- Nombre: nombre propio de la persona.
- Apellidos: apellidos de la persona.
- E-mail: emails de la persona. Si tiene varios, se mostrarán separados por comas.
- Entidad: entidad o empresa con la que se encuentra vinculada la persona.
Existe un límite máximo de resultados a partir del cuál no se devolverán las personas, sino un mensaje informando de este hecho. Este límite máximo se establecerá para evitar consultas que tarden demasiado tiempo y que puedan llegar a saturar los servicios de la Universidad o dejar el SGI sin posibilidad de interacción por parte del usuario que la lanza durante un tiempo de espera elevado. Cada Universidad será la que decida qué límite es el que establece como máximo en sus servicios de consulta.
Desde este listado se podrá acceder a la ver el detalle o modificar los datos de una persona o solicitar dar de alta una persona nueva.
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- La solicitud de modificación se materializa como una modificación de la persona de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, se cerrará la ventana emergente de solicitud de modificación de la persona, y el usuario podrá ver los datos actualizados en el SGI nada más recibir el mensaje de confirmación de que ésta se ha realizado correctamente.
- La solicitud de modificación se materializa como una petición de modificación de los datos de la persona, pero los datos de la persona no se modifican de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI será simplemente que la solicitud se ha recibido, y deberá esperar a que la persona que necesita asociar a alguna entidad se modifique finalmente. Esta En este caso, en el SGI se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de modificación, como la de búsqueda, que el usuario podrá cerrar. Esta operación, dependiendo de la la Universidad que se trate, podrá llevar más o menos tiempo, pero el SGI será ajeno al momento en el que se ha completado la misma, será el usuario el que deberá consultar, cuando considere o cuando se le notifique por otros medios, si los datos de la persona ya se han modificado y puede verlos actualizados desde el SGI.
En ambos casos, en el SGI se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de modificación, como la de búsqueda, que el usuario podrá cerrar, y el mensaje que recibirá tras la operación será similar al siguiente:
8.2 Entidades o empresas
Búsqueda
Alta
Modificación
Las entidades o empresas representan las organizaciones, públicas o privadas, sociedades, etc ... que intervienen como socios en los proyectos, titulares en las invenciones, vinculados a las personas por tener una relación contractual con ellas, etc ..., son, como su nombre indica, entidades o empresas que existen en los sistemas de la Universidad y que en algún punto de la gestión dentro del SGI es necesario que se relacionen con alguna de sus entidades.
También puede ser que desde el SGI se quiera dar de alta alguna entidad nueva, si no se ha creado todavía en la Universidad o que se quieran modificar los datos de alguna otra, si se detecta algún error o se quieren completar con más información.
La operación de búsqueda se considera que es algo bastante común y que generalmente todas las empresas en todas o la mayoría de las Universidades dispondrán de la misma información básica para realizarla, así como de un conjunto de campos mínimos básicos comunes para presentar en el listado de resultados. Es por ello que la pantalla que realiza esta operación será general y no tendrá posibilidad de adaptación por Universidad.
El buscador de entidades o empresas sigue las mismas normas básicas que los buscadores comunes, según se describe en Buscadores y selectores de entidades comunes, y además se añade funcionalidad extra:
- Una vez realizada la búsqueda además de permitirse la selección de un elemento, se da acceso a una ventana para la modificación de la entidad.
- Desde la propia ventana del buscador, se da acceso para solicitar el alta de una nueva entidad.
En el caso del alta y la modificación, dado que el conjunto total de información que en las Universidades se maneja sobre esta entidad puede ser muy amplia, además de muy diversa entre una y otra, las pantallas para realizar ambas operaciones son adaptables, y podrán ser configuradas a medida para cada Universidad.
A continuación se describen más a detalle estas operaciones.
Búsqueda
En el momento de abrirse el buscador de entidades o empresas, se mostrará un único campo para filtrar, donde se podrá introducir el número de identificación fiscal, el nombre o la razón social de la entidad.
Al lanzar la búsqueda, dentro de los sistemas de la Universidad, que son los que realizan realmente la búsqueda, se filtrará por esos campos de la entidad Empresa, aplicando para cada uno de ellos el criterio de búsqueda introducido. Si en alguno de esos datos una persona coincide con el criterio de búsqueda introducido, esa entidad o empresa se devolverá en el resultado.
Los campos que se mostrarán en el listado de resultados una vez realizada la búsqueda serán:
- Nº identificación fiscal: número de identificación fiscal de la entidad o empresa.
- Entidad / Razón social: nombre o razón social de la entidad o empresa. En cada Universidad tendrán que decidir qué dato informar en este caso o si informa ambos separados mediante algún carácter.
- Datos económicos: indicador de si la Universidad dispone de los datos económicos de esa entidad o empresa o no. Tomará uno de los valores "Sí" o "No".
Se mostrará además, al igual que en el resto de buscadores comunes, una última columna "Acciones" con las acciones que es posible realizar sobre cada entidad o empresa, si bien tendrá un comportamiento especial adicional, si alguna de las entidades o empresas resultado de la búsqueda ya está asociada a la entidad del SGI en el campo desde donde se ha lanzado la búsqueda se mostrará, en lugar de la acción "Seleccionar" el texto "Entidad añadida".
Desde este listado se podrá acceder a la ver el detalle o modificar los datos de una entidad o empresa o solicitar dar de alta una entidad o empresa nueva.
Alta
Al pulsar el botón "Solicitar alta de Entidad" se abrirá una ventana emergente con el formulario específico de alta de entidades de la Universidad que se trate, un ejemplo podría ser este:
Habrá una serie de datos obligatorios, otros opcionales, diferentes tipologías de campos, etc ... al igual que en el resto de formularios del SGI, y que seguirán las mismas normas generales que las descritas en los apartados anteriores de este manual.
Una vez se completen los datos necesarios para el alta de la entidad, se debe pulsar el botón "Solicitar alta" que será el que en última instancia se comunique con los sistemas de la Universidad para hacer la petición de alta de esa nueva entidad o empresa.
Según la implementación que la Universidad haga de esta acción, la petición del alta de la entidad o empresa podrá tener dos comportamientos distintos:
- La solicitud de alta se materializa como un nuevo alta de entidad o empresa de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI llevará el identificador de la entidad o empresa recién creada. En el SGI se cerrará la ventana de solicitud de alta y la de búsqueda, apareciendo esa entidad automáticamente seleccionada en el campo de búsqueda que originó la llamada al buscador en primer término.
- La solicitud de alta se materializa como una petición de nuevo alta de entidad o empresa, pero la entidad o empresa no se da de alta de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI será simplemente que la solicitud de ha recibido. En el SGI se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de alta, como la de búsqueda, que el usuario podrá cerrar, y deberá esperar a que la entidad o empresa que necesita asociar a alguna otra entidad del SGI sea dada de alta finalmente. Esta operación, dependiendo de la la Universidad que se trate, podrá llevar más o menos tiempo, pero el SGI será ajeno al momento en el que se ha completado la misma, será el usuario el que deberá consultar, cuando considere o cuando se le notifique por otros medios, si la nueva entidad o empresa ya aparece en el buscador de entidades o empresas.
Ejemplo del primer comportamiento:
Modificación
Al pulsar sobre la acción "Editar" de un elemento de la lista de resultados de búsqueda de entidades o empresas, se abrirá una ventana emergente con el formulario específico de modificación de entidades o empresas de la Universidad que se trate, un ejemplo podría ser este:
Este formulario no tiene por qué coincidir en contenido, condiciones de modificación o de obligatoriedad con el formulario de alta pero, al igual que en el formulario de alta, en él habrá una serie de datos obligatorios, otros opcionales, diferentes tipologías de campos, etc ... al igual que en el resto de formularios del SGI, y, por tanto, sus campos también seguirán las mismas normas generales que las descritas en los apartados anteriores de este manual.
Una vez se modifiquen los datos necesarios, se debe pulsar el botón "Solicitar modificación" que será el que en última instancia se comunique con los sistemas de la Universidad para hacer la petición de modificación de los datos de esa entidad o empresa.
Según la implementación que la Universidad haga de esta acción, la petición de la modificación de la entidad o empresa podrá tener dos comportamientos distintos:
- La solicitud de modificación se materializa como una modificación de la entidad o empresa de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, se cerrará la ventana emergente de solicitud de modificación de la entidad o empresa, y el usuario podrá ver los datos actualizados en el SGI nada más recibir el mensaje de confirmación de que ésta se ha realizado correctamente.
- La solicitud de modificación se materializa como una petición de modificación de los datos de la persona, pero los datos de la persona no se modifican de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI será simplemente que la solicitud se ha recibido, y deberá esperar a que la persona que necesita asociar a alguna entidad se modifique finalmente. En este caso, en el SGI se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de modificación, como la de búsqueda, que el usuario podrá cerrar. Esta operación, dependiendo de la la Universidad que se trate, podrá llevar más o menos tiempo, pero el SGI será ajeno al momento en el que se ha completado la misma, será el usuario el que deberá consultar, cuando considere o cuando se le notifique por otros medios, si los datos de la persona ya se han modificado y puede verlos actualizados desde el SGI.
En ambos casos, el mensaje que recibirá tras la operación será similar al siguiente:
8.3 Proyectos del sistema de gestión económica
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