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Los proyectos del sistema de gestión económica o SGE son aquellos proyectos, dentro de los sistemas de la Universidad, con los que algunas entidades del SGI (p. ej. los proyectos o los grupos del SGI ) se podrán relacionar, para que se pueda puedan ver los datos económicos y/o llevar a cabo la parte de su gestión económica cuya responsabilidad corresponde al SGI.
También puede ser que desde el SGI se quiera dar de alta un proyecto económico nuevo, si no se ha creado todavía en la Universidad o que se quieran modificar los datos de algún otro, en este caso, si se detecta algún error o se quieren quiere completar con más información.
La operación de búsqueda se considera que es algo bastante común y que generalmente todos los proyectos del SGE, en todas o la mayoría de las Universidades, dispondrán de la misma información básica para realizarla, así como de un conjunto de campos mínimos básicos comunes para presentar en el listado de resultados. Es por ello que la pantalla que realiza esta operación será general y no tendrá posibilidad de adaptación por Universidad.
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Por un lado, se añade funcionalidad extra. Una vez realizada la búsqueda, se da acceso a una ventana a una funcionalidad para "Añadir un proyecto económico" a la entidad con la que se está asociando. Por otro lado, la relación entre los las entidades del SGI (p. ej. proyectos y los grupos del SGI ) y los proyecto proyectos del SGE es una relación de muchos a muchos, esto es, se contempla que, por ejemplo, un proyecto o grupo del SGI se relacione con varios proyectos del SGE, y a la inversa. Es por ello que, siguiendo con el ejemplo, el acceso al buscador de proyectos del SGE se producirá desde el listado de los proyectos SGE relacionados con el proyecto SGI o grupo que corresponda, en lugar de producirse desde un campo único. A modo de ejemplo, para el caso de proyectos la pantalla de acceso sería así:
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Por otro lado, también la operación de selección de un proyecto SGE del buscador tiene un comportamiento que no es exactamente igual al general de los buscadores. Al pulsar sobre el icono de selección se abrirá lo que vendría a ser la pantalla de "Modificación" del proyecto del SGE, que consistirá únicamente en "relacionarlo" con un nuevo proyecto del SGI. Se trata de una modificación del proyecto del SGE porque esta nueva relación también se notifica a los sistemas de la Universidad, quedando también registrado en el SGE una nueva relación entre el proyecto SGI y el proyecto SGE. Aparte de lo anterior, como no hay un campo concreto sobre el que rellenar el proyecto seleccionado, una vez se complete la operación de modificación y selección lo que se hará será añadirlo añadir ese proyecto al listado de proyectos SGE relacionados con el proyecto SGI, siguiendo con el mismo ejemplo.
En el caso del alta (añadir identificador) y la modificación (seleccionar y notificar), dado que el conjunto total de información que en las Universidades se maneja sobre esta entidad puede ser muy amplia, además de muy diversa entre una y otra, las pantallas para realizar ambas operaciones son adaptables, y podrán ser configuradas a medida para cada Universidad.
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- La solicitud de alta se materializa como un nuevo alta de proyecto de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI llevará el identificador del proyecto recién creado. En el SGI se cerrará la ventana de solicitud de alta y la de búsqueda, apareciendo ese proyecto automáticamente añadido al listado de proyectos del SGE en la pantalla que originó la llamada al buscador en primer término.
- La solicitud de alta se materializa como una petición de nuevo alta de proyecto en el SGE, pero el proyecto no se da de alta de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI será simplemente que la solicitud se ha recibido. En el SGI se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de alta, como la de búsqueda, que el usuario podrá cerrar, y deberá esperar a que el proyecto del SGE que necesita asociar a alguna otra entidad del SGI sea dada de alta finalmente. Esta operación, dependiendo de la la Universidad que se trate, podrá llevar más o menos tiempo, pero el SGI será ajeno al momento en el que se ha completado la misma, será el usuario el que deberá consultar, cuando considere o cuando se le notifique por otros medios, si el nuevo proyecto ya aparece en el buscador de proyectos del SGE.
8.3.3 Solicitar relacionar
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proyecto SGI con proyecto económico
Al pulsar el botón de "Seleccionar" un proyecto SGE a vincular con la entidad del SGI que corresponda, se abrirá una ventana emergente donde se cargarán los datos actuales de la entidad del SGI y, además, se podrán informar campos adicionales a comunicar al SGE. Un ejemplo podría ser este:
Habrá una serie de datos obligatorios, otros opcionales, diferentes tipologías de campos, etc ... al igual que en el resto de formularios del SGI, y que seguirán las mismas normas generales que las descritas en los apartados anteriores de este manual.
Una vez se completen los datos necesarios para relacionar la entidad del SGI con el proyecto del SGE, se debe pulsar el botón "Solicitar relación proyecto económico" que será el que en última instancia se comunique con los sistemas de la Universidad para hacer la petición de relacionar la entidad del SGI con ese proyecto en el SGE.
Según la implementación que la Universidad haga de esta acción, la petición de relación con el proyecto en el SGE podrá tener dos comportamientos distintos:
- La solicitud de relación se materializa de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI llevará el identificador del proyecto del SGE recién relacionado con la entidad del SGI. En el SGI se cerrará la ventana de solicitud de relación y la de búsqueda, apareciendo ese proyecto automáticamente añadido al listado de proyectos del SGE en la pantalla que originó la llamada al buscador en primer término.
- La solicitud de relación se materializa como una petición de nueva relación entre una entidad del SGI y un proyecto del SGE, pero la relación no se registra de manera directa en los sistemas de la Universidad. En este caso, la respuesta de la Universidad al SGI será simplemente que la solicitud se ha recibido. En el SGI se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de relación, como la de búsqueda, que el usuario podrá cerrar, y deberá esperar a que el proyecto del SGE que necesita asociar a alguna otra entidad del SGI sea relacionada finalmente. Esta operación, dependiendo de la la Universidad que se trate, podrá llevar más o menos tiempo, pero el SGI será ajeno al momento en el que se ha completado la misma, será el usuario el que deberá consultar, cuando considere o cuando se le notifique por otros medios, si la entidad del SGI ya se ha vinculado al proyecto del SGE en los sistemas de la Universidad.
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9. Palabras clave
El componente de palabras clave es común al SGI. Son varias las entidades sobre las que se pueden indicar palabras clave, entre ellas, convocatorias, proyectos, grupos de investigación.
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