1. Introducción
Dentro del menú de detalle de un proyecto está disponible la opción de "Configuración económica".
La opción "Configuración económica" es un agrupador de menú, que se despliega, a través del control, dando paso al siguiente listado de opciones:
Para volver a plegar el menú se hará uso del control .
Este menú agrupa las funcionalidades relacionadas con la configuración de los datos económicos del proyecto/contrato. La configuración económica de un proyecto/contrato debe ser realizada para posteriormente poder realizar el seguimiento económico a través del apartado CSP-Ejecución económica.
Se detallan a continuación cada uno de los apartados del menú de "Configuración económica".
2. Configuración económica - Identificación
Desde el punto de vista del SGI un proyecto del Sistema de gestión económica (SGE) será un identificador (numérico o alfanumérico, dependiendo del SGE de cada Universidad) a través del que se obtendrá el detalle del estado económico de un proyecto/contrato del SGI. En función del SGE corporativo de cada universidad este identificador podrá ser conocido como número de proyecto, orgánica, expediente, centro de coste, etc. A lo largo de este manual de usuario se hará uso del término "identificador del proyecto económico" para hacer referencia de forma genérica a los nombres particulares de los diferentes SGE.
En la opción de menú Configuración económica - Identificación se establece la relación entre el proyecto/contrato SGI y el correspondiente identificador de proyecto del SGE. Es por tanto, un apartado clave para que puedan estar disponibles otras funcionalidades como la elaboración del presupuesto y la notificación del mismo al SGE, o el seguimiento del estado económico del proyecto.
El aspecto inicial de este apartado, cuando aún no se ha establecido ningún vínculo entre el proyecto/contrato SGI y el SGE es:
Para vincular el proyecto/contrato con el identificador del proyecto SGE se debe pulsar el botón "Añadir identificador SGE". Se mostrará la ventana del buscador común de proyectos económicos.
Para establecer la relación entre proyecto/contrato SGI con el identificador SGE pueden darse dos escenarios:
- Que la relación se vaya a establecer con un identificador SGE que ya estuviera previamente creado en este sistema.
- Que la relación se vaya a establecer con un identificador SGE que aún no estuviera creado en este sistema y que se vaya a crear en esta acción de vinculación. Para que esto sea posible, debe estar habilitada la opción de crear un nuevo proyecto económico en el SGE desde el SGI, para lo que ha de darse la doble circunstancia de que lo permitan tanto los procedimientos establecidos entre las Servicios de Investigación y Gestión económica como los servicios de integración disponibles por el SGE
2.1 Relación con un identificador SGE existente
Tras introducir los criterios de búsqueda, en el buscador común de proyectos económicos, se pulsará el botón "Buscar". Los resultados obtenidos deberán ser devueltos por el SGE corporativo, es decir, la operación de búsqueda no es una tarea propia del SGI sino que se realiza directamente por el SGE haciendo uso de los servicios de integración desarrollados por cada Universidad en este sistema.
Para seleccionar uno de los proyectos SGE listado se deberá pulsar el icono de acción . Al pasar el ratón por encima del mismo se mostrará un mensaje informativo "Seleccionar y notificar SGE"
Si se pulsa la acción "Seleccionar y notificar SGE", se estará confirmando que se desea vincular el proyecto/contrato SGI con el identificador SGE seleccionado. Se mostrará una ventana de confirmación en la que se incluirán los datos del proyecto SGI que serán remitidos al SGE.
Sobre esta ventana se debe pulsar el botón "Solicitar relación proyecto económico" notificando así al SGE que se desea vincular el proyecto/contrato SGI con el identificador SGE. El SGE realizará una serie de comprobaciones internas para asegurar que puede ser establecida la relación. Si el SGE acepta la vinculación se mostrará un mensaje de confirmación
y el identificador del proyecto SGE pasará a mostrarse en el listado del apartado Configuración económica - Identificación:
En este listado se muestra el dato "Sector IVA", es un dato propio del SGE que debe ser devuelto por este sistema.
Como cualquier modificación sobre los datos del proyecto debe pulsarse el botón "Guardar proyecto".
Una vez establecido el vínculo con el identificador SGE ya podrán ser creado el presupuesto del proyecto y/o acceder al detalle de ejecución económica que recuperará los datos económicos del SGE.
El SGI no establece ninguna limitación sobre el número de identificadores SGE con los que puede estar relacionado un mismo proyecto/contrato del SGI. Una vez establecida la relación con un proyecto SGE se podría volver a pulsar el botón "Añadir identificador SGE" para relacionar el proyecto/contrato SGI con otro identificador SGE adicional. Serán los procedimientos de Gestión económica los que marquen en cada Universidad si un proyecto/contrato SGI puede relacionarse con más de un identificador SGE (Ver Número de relaciones entre proyectos SGI e identificadores SGE permitidas).
Si la relación de un proyecto/contrato SGI con varios identificadores SGE está permitida, cada vez que se realice la operación "Añadir identificador SGE" seguida de la correspondiente "Solicitar relación proyecto económico", se notificará la información al SGE, para que en este sistema se almacene el vínculo del proyecto/contrato SGI con el nuevo identificador SGE seleccionado. Si el SGE crea el nuevo vínculo correctamente se mostrará un mensaje informativo y el nuevo identificador SGE se mostrará en el listado de Identificadores del proyecto/contrato SGI.
2.2 Creación de un nuevo identificador SGE
Si el identificador SGE correspondiente al proyecto/contrato SGI aún no ha sido creado, el SGI dispone de los mecanismos de integración para solicitar la creación de un nuevo identificador en el SGE. Como se ha indicado previamente, hacer uso de este mecanismo ofrecido por el SGI debe de estar contemplado por los procedimientos establecidos entre las Servicios de Investigación y Gestión económica y el SGE debe de contar con los servicios de integración correspondientes.
La solicitud de creación de un nuevo identificador SGE se realizará desde la misma ventana del buscador común de proyectos económicos
Sin necesidad de realizar ninguna búsqueda se pulsará el botón "Añadir proyecto económico":
Se mostrará la ventana de resumen con los datos que serán remitidos al SGE para la creación del nuevo identificador SGE (proyecto económico), como muestra la imagen previa. Los datos necesarios para crear un nuevo proyecto económico en el SGE serán dependientes de cada SGE, en el ejemplo adjunto todos los datos necesarios pueden ser recuperados directamente del SGI, mostrándose, por tanto, en modo solo lectura ya que no precisan introducción manual. Sobre esta ventana se pulsará el botón "Solicitar alta", que remitirá los datos al SGE. Esta ventana de "Solicitar alta" de nuevo proyecto económico debe ser definida en tiempo de implantación de acuerdo a los requisitos establecidos por cada SGE. Es este sistema el que debe de proceder a la creación del nuevo proyecto económico aplicando los requisitos de validación correspondientes y devolviendo los mensajes de error adecuados.
Según la implementación que se realice en el SGE de cada Universidad de los servicios de integración necesarios para la creación de un nuevo proyecto económico, podrán darse dos escenarios:
- Que la creación del nuevo proyecto económico SGE se puede realizar de manera inmediata una vez que se pulse el botón "Solicitar alta" desde el SGI. En este caso, la respuesta que debe dar el SGE será el identificador del proyecto económico recién creado, si éste se ha podido crear con éxito. El SGI informará del resultado de la operación sobre el SGE, de acuerdo a los mensajes que éste devuelva. De esta forma, cuando la creación del nuevo proyecto económico no pueda realizarse, el SGI mostrará el mensaje devuelto por el SGE tras la operación de "solicitar alta".
- Que la creación del nuevo proyecto económico en el SGE no pueda realizarse de forma inmediata tras pulsar el botón "Solicitar alta" desde el SGI. En este caso el SGI no podrá mostrar ningún mensaje de forma inmediata y se mantendrán abiertas tanto la ventana de solicitud de alta, como la de búsqueda. Estas ventanas deberán ser cerradas manualmente. El SGI será ajeno al momento en el que se haya completado la creación del proyecto económico en el SGE, debiendo hacerse uso con posterioridad del buscador de proyectos económicos para consultar si el proyecto económico ya está disponible en el SGE.
Si el proyecto económico se crea de manera inmediata y correcta en el SGE se mostrará un mensaje informativo en el SGI, y el nuevo identificador SGE pasará a mostrarse en el listado de del apartado Configuración económica - Identificación:
Si el SGE no puede crear el proyecto económico y devuelve un mensaje explicativo, el SGI mostrará el mensaje de error devuelto. Sirvan como ejemplo:
2.3 Número de relaciones entre proyectos SGI e identificadores SGE permitidas
El SGI no establece por configuración ningún límite en la relación entre proyectos/contratos SGI con identificadores SGE, permitiéndose:
- Que un proyecto/contrato del SGI pueda estar relacionado con más de un identificador SGE.
- Que varios proyectos/contratos del SGI puedan estar relacionados con un mismo identificador SGE.
Si cualquiera de las dos circunstancias no pudiera darse, la limitación deberá ser impuesta por el propio SGE. Se adjunta un ejemplo de una implantación piloto en la que no se permite que varios proyectos/contratos SGI estén vinculados a un mismo identificador SGE. En este caso el mensaje devuelto por el SGE es el que se muestra en la siguiente imagen:
Los dos escenarios no son incompatibles, es decir, podría darse el caso que un proyecto/contrato SGI pueda estar asociado a más de un identificador SGE aun cuando un identificador SGE solo pueda estar asociado a un único proyecto/contrato SGI. Siguiendo con el mismo ejemplo de implantación piloto se adjunta una imagen donde puede apreciarse que un mismo proyecto/contrato SGI puede estar vinculado a más de un identificador SGE.
3. Elegibilidad
En este apartado se permite definir los conceptos de gastos permitidos y no permitidos para el proyecto. No es obligatorio recoger la elegibilidad de un proyecto, pero hacerlo será de ayuda en el posterior desglose de presupuesto así como en la validación de gastos del proyecto (en caso que ésta se encuentre habilitada en el SGI). Si el proyecto está asociado a una convocatoria registrada en el SGI, el proyecto dispondrá, por defecto, de la configuración de elegibilidad indicada para la convocatoria.
3.1 Proyecto no asociado a convocatoria registrada en el SGI
Si el proyecto/contrato se crea sin vincularlo a ninguna convocatoria registrada en el SGI, es decir, el campo convocatoria no está informado:
El apartado "Elegibilidad" se mostrará inicialmente vacío:
A través de los botones "Añadir concepto de gasto permitido" y "Añadir concepto de gasto no permitido" se podrá realizar la configuración de Elegibilidad del proyecto. Esta configuración será útil en la definición del presupuesto y en el proceso de validación de gastos (siempre que éste se encuentre habilitado en el SGI).
3.1.1 Conceptos de gasto permitidos
Tras pulsar el botón "Añadir concepto de gasto permitido" se mostrará la ventana de configuración del concepto de gasto:
La configuración de un concepto de gasto dentro de un proyecto dispone de dos apartados:
- Datos generales
- Códigos económicos. Listado de códigos económicos (tipos de gasto del SGE) que están permitidos en el proyecto dentro del concepto de gasto.
3.1.1 Datos generales
En la pantalla de Datos generales se deberá indicar obligatoriamente el concepto de gasto. El concepto de gasto se debe seleccionar del desplegable proporcionado. Los conceptos de gasto listados serán todos los conceptos de gasto activos configurados en el SGI desde la opción Configuración - Conceptos de gasto. El desplegable concepto de gasto incluye los controles y , siguiendo el comportamiento descrito en controles sobre campos desplegables.
Tras seleccionar un concepto de gasto se mostrará, a título informativo, el campo "costes indirectos" de acuerdo a la configuración del concepto de gasto. Se recuerda que el campo "costes indirectos" asociado a un concepto de gasto indica si el concepto de gasto se utiliza o no para representar costes indirectos (pudiendo haber uno o más conceptos para los costes indirectos) y no si el concepto de gasto genera costes indirectos.
El resto de campos disponibles serán opcionales:
- Importe máximo. Si el proyecto tiene un importe máximo permitido sobre este concepto de gasto, se puede indicar en este campo.
- Fecha de inicio y fecha de fin. Ambos son campos opcionales que permitirán establecer el periodo durante el que está permitido el concepto de gasto en el proyecto. Si no se informa ninguno de los dos campos "fecha de inicio" y "fecha de fin" se entiende que el concepto de gasto está permitido durante toda la duración del proyecto. Si se informa la fecha de inicio pero no se informa la fecha de fin, se entiende que el concepto de gasto está permitido desde la fecha de inicio indicada hasta la fecha de fin del proyecto.
- Observaciones. Campo de texto libre que permite recoger cualquier observación que aplique sobre el uso del concepto de gasto en el proyecto.
3.1.2 Códigos económicos
Una vez cumplimentado el apartado "Datos generales" se puede cumplimentar el apartado "Códigos económicos". En este apartado se permite introducir la correspondencia entre el concepto de gasto y los códigos económicos (tipos de gasto) del SGE. El SGI no realiza la gestión económica, propiamente dicha, de los proyectos o contratos. La gestión económica (gestión de gastos, ingresos, reservas de crédito, facturase emitidas, etc.) será realizada en el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo. El SGI y el SGE deberán disponer de la correspondiente integración que permita mantener ambos sistemas comunicados. La creación de los gastos, facturas o ingresos de un proyecto/contrato se realizará en el SGE. Este sistema tendrá definidos los tipos de gasto que a nivel contable sean necesarios y que serán utilizados de manera compartida con el resto de Servicios y Sistemas corporativos. Para que posibilitar que en el SGI se puedan ver los gastos creados en el SGE agrupados de acuerdo a los conceptos de gasto que se definen en el proyecto, es necesario establecer la correspondencia entre estos conceptos de gasto y los tipos de gasto (códigos económicos) bajo los que se realizan los apuntes y registros contables en el SGE. Esta correspondencia, que no es obligatoria pero sí conveniente, puede ser realizada en este apartado "Códigos económicos". Es decir, en este apartado se introducirán todos los códigos económicos (tipos de gasto del SGE) con los que se corresponda el concepto de gasto.
Inicialmente el apartado "Códigos económicos" de un concepto de gasto estará vacío.
Para añadir un código económico al concepto de gasto se pulsará el botón "añadir código económico permitido". Se mostrará la siguiente ventana:
El campo "Código económico (SGE)" será un desplegable que listará los códigos económicos disponibles en el SGE. Son los tipos de gasto/ingresos que se utilizarán en el SGE para realizar el registro de los gastos, facturas, reservas de crédito, etc. Este listado procede del SGE.
Se debe seleccionar un código económico, aquel con el que se vaya a corresponder el concepto de gasto del proyecto.
Existen dos campos adicionales:
- Vigencia: fecha inicio y fecha fin: Se podría establecer la vigencia de la correspondencia entre el concepto de gasto y el código económico. Esto permitirá que, en caso a lo largo de la duración del proyecto, se realizasen cambios en la configuración de los códigos económicos del SGE se pueda indicar la correspondencia con el nuevo código económico, manteniendo así el histórico de todos los códigos económicos del SGE con los que se haya correspondido el concepto de gasto durante toda la duración del proyecto. No se permite añadir el mismo código económico sobre el mismo concepto de gasto de forma duplicada, salvo que se especifique un rango de fechas de vigencia sin solapamiento. Dejar la vigencia sin cumplimentar es equivalente a indicar que la vigencia está activa de forma permanente durante toda la duración del proyecto.
- Observaciones: Es un campo de texto libre sobre el que se puede recoger cualquier comentario explicativo sobre la correspondencia entre el concepto de gasto y el código económico.
Introducidos los campos se pulsará el botón "Añadir". El código económico se mostrará en el listado de "códigos económicos" del concepto de gasto.
Un concepto de gasto puede estar vinculado a más de un código económico, para añadir otro código económico al concepto de gasto se volverá a pulsar el botón "añadir código económico permitido". Se seguirán los mismos pasos indicados previamente, pasando el nuevo código económico a mostrarse en el listado.
Tras añadir todos los códigos económicos que fuese necesario, y siguiendo el comportamiento general del SGI, debe pulsarse el botón "Guardar concepto de gasto" para que la configuración del concepto de gasto quede almacenada. Tras pulsar este botón se mostrará un mensaje informativo:
Para volver a la página de configuración de Elegibilidad del proyecto, se puede hacer uso de la miga de pan:
Se volverá a la página de Elegibilidad del proyecto, desde donde se podrán añadir nuevos conceptos de gasto al proyecto.
El mismo concepto de gasto no podrá solaparse como permitido en el mismo periodo de tiempo. Así, con el ejemplo anterior, si se intenta añadir de nuevo el concepto de gasto "Fungible" se mostrará un mensaje de error, advirtiendo que se solapa la configuración del concepto de gasto permitido:
Para establecer configuraciones diferentes para el mismo concepto de gasto permitido deben utilizarse periodos de tiempo diferentes, para lo que se utilizarán los campos "fecha de inicio" y "fecha de fin". Así una configuración válida podría ser:
La ausencia de fecha de fin en el segundo registro sería indicativa de que la segunda configuración del concepto "Fungible" sería válida hasta fin de proyecto.
3.1.2 Conceptos de gasto no permitidos
De igual forma que se definen los conceptos de gasto permitidos se pueden definir los conceptos de gasto no permitidos del proyecto. Para ello se hará uso del botón "Añadir concepto de gasto no permitido". Su uso será igual al descrito previamente para los conceptos de gasto permitidos.
Se podría incluir el mismo concepto de gasto como permitido y como no permitido, siempre que para un mismo periodo (fecha de inicio y fecha de fin) la correspondencia entre conceptos de gasto y códigos económicos sea única.
Aunque no sea lo habitual, sería válida una configuración tal que:
La correspondencia entre un mismo concepto de gasto y un mismo código económico no puede solaparse en el mismo periodo de tiempo (independientemente que el concepto de gasto sea permitido o no permitido). Debe tenerse en cuenta que el solapamiento de la correspondencia se calcula considerando las fechas de inicio y fin de los conceptos de gasto. Si en la configuración de un concepto de gasto no se informa ninguno de los dos campos "fecha de inicio" y "fecha de fin", se entiende que la configuración del concepto de gasto abarca toda la duración del proyecto (por lo que no se permitiría que los mismos códigos económicos de ese concepto de gasto figurasen en otro/s concepto/s de gasto). Si se informa de la fecha de inicio pero no se informa de la fecha de fin, se entiende que la configuración del concepto de gasto abarca desde la fecha de inicio hasta el fin del proyecto (por lo que no admitiría que los códigos económicos de este concepto de gasto figurasen en otro/s concepto/s de gasto a partir de la fecha de inicio indicada).
Una vez incluidos, los conceptos de gasto permitidos y no permitidos pueden ser modificados y/o eliminados, para ello se utilizarán los iconos de acción correspondientes (y ). También pueden añadirse nuevos conceptos de gasto tanto permitidos como no permitidos con posterioridad a la configuración inicial del proyecto. Desde la modificación de un concepto de gasto permitido o no permitido, se podrán modificar sus datos principales (importe y rango de meses), además de añadir, modificar o eliminar los códigos económicos asociados.
3.2 Proyecto asociado a convocatoria registrada en el SGI
Si el proyecto está vinculado a una convocatoria, bien porque al crear el proyecto se seleccione una convocatoria registra, bien porque el proyecto se haya creado a partir de una solicitud concedida (y ésta a su vez se haya creado sobre una convocatoria registrada en el SGI), el apartado Elegibilidad del proyecto tomará la configuración establecida en la elegibilidad de la convocatoria.
La imagen anterior muestra un proyecto asociado a una convocatoria.
El apartado Elegibilidad de la convocatoria ejemplo tiene la siguiente configuración:
En el momento inicial de su creación, el proyecto tomará la misma configuración de elegibilidad. Todos los proyectos derivados de la misma convocatoria tomarán la configuración de la misma.
Una vez creado un proyecto asociado a una convocatoria podrán darse dos escenarios:
- Que se modifique el apartado elegibilidad en la convocatoria.
- Que se modifique el apartado elegibilidad del proyecto.
Ante cualquiera de los dos escenarios, el SGI no realizará de forma automática ninguna acción sino que mostrará avisos para que sea el personal de gestión quien adapte, si fuera necesario, la configuración del proyecto.
3.2.1 Nuevo concepto de gasto en Convocatoria
Si una vez credo el proyecto se añade un nuevo concepto de gasto a la convocatoria. Siguiendo con el ejemplo, se añade a la convocatoria el concepto de gasto:
Este cambio se verá reflejado en el proyecto, mostrando un icono de aviso sobre el nuevo concepto de gasto
El nuevo concepto de gasto añadido en la convocatoria se muestra en el listado de Elegibilidad del proyecto, sin embargo, no se añade a la elegibilidad del proyecto de forma automática. Debe de ser el personal de gestión quien verifique esta acción. Al pasar el ratón sobre el icono de aviso se mostrará un tooltip informativo.
Si el nuevo concepto de gasto de la convocatoria no se desea añadir al proyecto no será necesario realizar ninguna acción, el aviso informativo se seguirá mostrando pero la configuración de elegibilidad del proyecto no se verá afectada por el cambio en la convocatoria.
Si la configuración del nuevo concepto de gasto de la convocatoria se desea añadir al proyecto se deberá pulsar el icono de la acción editar del mismo:
Al pulsar el botón editar se mostrará la información de configuración del concepto de gasto en la convocatoria (parte derecha de la pantalla)
Para que el concepto de gasto añadido a la elegibilidad de la convocatoria sea incluido también al proyecto se debe pulsar el botón "Aplicar proyecto":
Los datos del concepto de gasto de la convocatoria (parte derecha de la pantalla), se mostrarán en la parte izquierda, y el botón "aplicar al proyecto" se mostrará desactivado. El concepto de gasto se mostrará en el listado de Elegibilidad del proyecto y el aviso informativo desaparecerá:
3.2.2 Cambios sobre concepto de gasto en proyecto
Cualquier concepto de gasto podrá ser modificado en el proyecto independientemente de la configuración establecida en la convocatoria. Cuando la configuración de un concepto de gasto en el proyecto difiere de la de la convocatoria, se mostrará el aviso informativo
Al pasar el ratón por encima del icono de aviso se mostrará un tooltip informativo.
Como en el caso anterior, al pulsar el botón Editar sobre el concepto de gasto se mostrará la información de configuración del proyecto (parte izquierda) y de la convocatoria (parte derecha)
En el ejemplo anterior se incorporó un periodo a la elegibilidad del concepto de gasto en el proyecto, dato que no está presente en la convocatoria. Si en algún momento se desea recuperar la configuración de la convocatoria para el concepto de gasto, se puede hacer uso del botón "Aplicar proyecto", que tendrá el mismo efecto comentado en el punto anterior: la configuración del concepto de gasto en el proyecto pasa a ser la misma que en la convocatoria. Desaparecería por tanto el aviso del listado de elegibilidad. Si, por los motivos particulares del proyecto, éste debe tener una configuración diferente a la convocatoria podrá permanecer así, permaneciendo siempre visible el icono .