CSP - Ejecución económica

Descripción

La ejecución económica de los proyectos/contratos/becas/ayudas, si bien estará accesible desde el detalle de cada proyecto, constituye un acceso independiente dentro del módulo CSP. Los datos disponibles en este apartado están sujetos a la integración con el SGE.

Como ya se ha se recogido en el apartado Configuración económica de CSP Proyectos, contratos, becas y ayudas, los proyectos/contratos/becas/ayudas registrados en el SGI deberán disponer del identificador de correspondencia en el SGE. En función de los procedimientos establecidos en las diferentes Universidades, podría darse el caso de que varios proyectos del SGI compartan un mismo identificador en el SGE. Esto implicará que en el SGI no se pueda distinguir qué operaciones y/o documentos contables se corresponden con cada proyecto particular del SGI que comparte el mismo identificador SGE. Es decir, el SGI recibirá el detalle de las operaciones a través del código de identificación del SGE y de las aplicaciones presupuestarias, si ambos datos son compartidos por varios proyectos del SGI, no será posible realizar la discriminación hacia uno u otro, mostrándose de manera unificada en este apartado de Ejecución económica. Desde el detalle de cada uno de los proyectos que compartan el mismo código identificador en el SGE se accederá al mismo detalle de Ejecución económica.

El acceso a los datos de ejecución económica podrá realizarse:

• Desde el detalle de cada proyecto/contrato.
• Desde el buscador habilitado en este bloque funcional de "Ejecución económica". Este buscador incorporará filtros por:
  • Título del proyecto
  • Rango de fechas de inicio y fin del proyecto
  • Identificador SGE

Los apartados incluidos en este bloque de Ejecución económica son:

• Listado de proyectos
• Ejecución presupuestaria
• Detalle de operaciones
• Facturas y justificantes
• Validación de gastos
• Justificaciones 
• Facturas emitidas

Listado de proyectos

Debido a la casuística  comentada en el párrafo inicial (varios proyectos SGI comparten el mismo identificador en el SGE), en este listado se informará de todos los proyectos que están vinculados al identificador SGE para el que se va a mostrar el detalle económico. Todos los proyectos incluidos en el listado compartirán la misma información económica.

Desde este listado de proyectos se podrá acceder al detalle de cada uno de ellos.

Ejecución presupuestaria

En este apartado se verá el balance de la situación de las aplicaciones presupuestarias que hubieran sido incluidas en el presupuesto del o los proyectos que estén vinculados al identificador SGE para el que se está consultando la información. Este balance de las aplicaciones presupuestarias se presentará desglosado en tres bloques:

• Anualidades
• Gastos 
• Ingresos

La información mostrada será la íntegramente recuperada del SGE a través del mecanismo de integración establecido teniendo en cuenta la configuración establecida en el periodo de implantación. Esta configuración determinará el detalle mostrado en este apartado de acuerdo a lo descrito en Configuración del detalle de información económica

Anualidades

En esta sección se podrá consultar el balance de situación de una, varias o todas las anualidades del proyecto. Para cada anualidad se mostrarán todas las aplicaciones presupuestarias (agrupadas por agrupación y/o concepto de gasto), y para cada aplicación presupuestaria las columnas configuradas en la implantación de acuerdo a Configuración del detalle de información económica. Se distinguirán las partidas de gasto de las de ingreso.

El listado podrá ser exportado a .csv.

Gastos

En esta sección se mostrará el balance de las aplicaciones presupuestarias de gasto. Se permitirá la visualización de las mismas para una o varias anualidades del proyecto. Las aplicaciones presupuestarias mostradas serán las incluidas en el presupuesto del proyecto y se listarán agrupadas por agrupación o concepto de gasto. Las columnas de detalle mostradas para cada aplicación presupuestaria serán las configuradas en fase de implantación, de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.

El listado podrá ser exportado a .csv.

Ingresos

En esta sección se mostrará el balance de las aplicaciones presupuestarias de ingreso. Se permitirá la visualización de las mismas para una o varias anualidades del proyecto. Las aplicaciones presupuestarias mostradas serán las incluidas en el presupuesto del proyecto. Las columnas de detalle mostradas para cada aplicación presupuestaria serán las configuradas en fase de implantación, de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.

El listado podrá ser exportado a .csv.

Detalle de operaciones

En este apartado se listará el detalle de operaciones contables asociadas a las aplicaciones presupuestarias que hubieran sido incluidas en el presupuesto del o los proyectos que estén vinculados al identificador SGE para el que se está consultando la información económica. Este detalle de las operaciones contables se presentará desglosado en tres bloques:

• Gastos 
• Ingresos
• Modificaciones

La información mostrada será la íntegramente recuperada del SGE a través del mecanismo de integración establecido teniendo en cuenta la configuración establecida en el periodo de implantación. Esta configuración determinará el detalle mostrado en este apartado de acuerdo a lo descrito en Configuración del detalle de información económica

Gastos

El listado de operaciones se presentará agrupado por anualidades y aplicación presupuestaria. Para cada operación se mostrará su tipo y los campos configurados en periodo de implantación de acuerdo a Configuración del detalle de información económica. 

El listado podrá ser exportado a .csv.

Ingresos

El listado de operaciones se presentará agrupado por anualidades y aplicación presupuestaria. Para cada operación se mostrará su tipo y los campos configurados en periodo de implantación de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.

El listado podrá ser exportado a .csv.

Modificaciones

El listado de operaciones se presentará agrupado por anualidades. Se presupone que de la información recogida del SGE se  podrá identificar:

• Tipo de modificación
• Aplicación presupuestaria de origen
• Aplicación presupuestaria de destino
  
  

En función de si es la aplicación presupuestaria de origen o destino la que se corresponde con una de las incluidas en el presupuesto del proyecto se determinará el sentido de la modificación presupuestario (origen o destino).

Además para cada operación de modificación se mostrarán los campos configurados en periodo de implantación del SGI de acuerdo a Configuración del detalle de información económica.

El listado podrá ser exportado a .csv.

Facturas y justificantes

En este apartado se centralizarán los listados de los justificantes de gasto que estarán asociados a la fase de justificación y que procederán de la integración con el SGE. La información se agrupará en tres bloques:

• Facturas y gastos
• Viajes y dietas
• Nóminas

Facturas y gastos

Como toda la información económica del proyecto se presentará agrupada por anualidad (siempre que en el proyecto se hubiera recogido el desglose por anualidad), de forma que  se podrán seleccionar una o varias anualidades para las que recuperar el detalle de las facturas y justificantes de gasto.

Además de por anualidad el listado se podrá clasificar por:

• Agrupación de gasto (si se han indicado para el proyecto)
• Concepto de gasto
• Aplicación presupuestaria

El detalle de campos a recoger de cada justificante/factura será común a todos ellos y deberá ser configurado en tiempo de implantación, pues esta información debe ser recuperada desde el SGE por medio de los mecanismos de integración disponibles. Se parte de la base que los campos básicos a recuperar son:

• Número del justificante de gasto
• Proveedor
• Número de factura
• Fecha de emisión
• Estado
• Importe total
• Importe imputado
• Porcentaje IVA (si aplica)

La disponibilidad de todos estos campos será dependiente del SGE, ninguno de estos campos será gestionado de manera particular por el SGI.

El listado de factura y justificantes de gastos será exportable a formato .csv.

Viajes y dietas

Los justificantes de gastos asociados  a viajes y dietas estará agrupado en un apartado independiente debido a sus particularidades que exigen. Como en todos los detalles económicos el listado podrá ser agrupado por anualidad. Si bien los campos disponibles serán dependientes del SGE se presuponen campos a recuperar de este sistema:

• Número del justificante de gasto
• Proveedor
• Número factura
• Fecha emisión
• Estado
• Importe total
• Importe imputado
• Origen
• Destino
• Fecha de ida (incluyendo hora)
• Fecha de vuelta (incluyendo hora)

Como en el caso de cualquier detalle económico, todos los campos deberán haber sido detallados en el SGE durante el registro del gasto.

El listado disponible podrá ser exportado a formato .csv.

Personal contratado

En este apartado se recopilarán los gastos asociados a las nóminas de personal. El detalle disponible de las nóminas será recuperado en el SGI una vez se hubiera realizado la imputación correspondiente desde el SGRRHH al SGE, es decir, el SGI recuperará esta información desde el SGE y no directamente del SGRRHH. El SGI realizará la extracción de esta información de la misma forma que el resto de datos económicos: consultando al SGE por medio de la aplicación presupuestaria. Por tanto, si un proyecto requiere la justificación del coste de personal se deben haber incluido todos los conceptos de gasto correspondientes (coste laboral, seguridad social, etc.) junto con las aplicaciones presupuestarias asociadas.  La integración entre los sistemas de gestión de RRHH y de gestión económica será independiente al SGI. Se parte del supuesto que el Sistema de RRHH  va a vincular la nómina con el identificador del proyecto SGE correspondiente, desglosando la nómina en las partidas de formaque estén asociadas a la aplicación presupuestaria correspondiente. El SGI extraerá el detalle que haya sido imputado a las aplicaciones presupuestarias del proyecto por medio de los mecanismos de integración con el SGE.

Si bien los campos que vayan a ser recuperados dependerá de las estructura de información de cada SGE, debiendo ser definidos y configurados en tiempo de implantación, se presupone que serán campos indispensables para la justificación y que, por tanto, deben ser recuperados del SGE:

• Nombre y apellidos de la persona
• Número de identificación personal
• Importe
• Fecha del pago

El listado disponible podrá ser exportado a formato .csv.

Validación de gastos

El apartado de validación de gastos está destinado a que los ACT-CSP-003-Gestor validen, de acuerdo a la elegibilidad y estado de las partidas económicas del proyecto, las imputaciones de gastos realizadas sobre las mismas. Los gastos objetivo de este apartado son aquellos que aún no han entrado en fase de contabilización, aún no han desencadenado la contabilización del documento contable asociado.  Las imputaciones de gasto deberán haber sido realizadas en el SGE a una de las aplicaciones presupuestarias configuradas en el presupuesto del proyecto y, como en todos los apartados de Ejecución económica, la información disponible en el SGI será extraída desde el SGE. En la fase de configuración se debe de establecer el estado en el que deben de figurar estos documentos en el SGE (ya vinculados a una aplicación presupuestaria) para que sean recuperados por el SGI para poder mostrarlos en este apartado. La viabilidad de este módulo en el SGI será dependiente de los servicios de integración que puedan ser facilitados por el SGE.

Se presupone que será posible recoger del SGE:

• Tipo de documento
• Número de documento
• Descripción del gasto
• Proveedor
• Fecha
• Importe imputado

Se dispondrá de un filtro para listar los gastos pendientes de validación y/o que estén dentro de un determinado rango de fechas.

Para cada gasto los ACT-CSP-003-Gestor podrán:

• Cambiar el estado, pasando el cargo del gasto a:
  
  • Validado
  • Rechazado
  • Bloqueado
• Recoger un comentario asociado al cambio de estado

Se podrá ver el histórico de estados  por los que ha pasado el gasto. Los estados validado, rechazado y blqoueado son propios del SGI. La información de este estado será notificado al SGE a través del mecanismo de integración que se determine. Serán ya los procedimientos y flujos del SGE los que operen con el estado de validación remitidos desde el SGI para realizar la contabilización. Una vez que el gasto avance en el flujo de registro propio del SGE ya no cumplirá los filtros para ser mostrado en este apartado de Validación de gastos. La operación contable derivada de la contabilización del gasto será recogida por los servicios de integración correspondientes pasando a ser mostrado en los apartados de Ejecución presupuestaria, Detalle de operaciones y/o Facturas y justificantes de gasto.

El estado bloqueado será un estado propio del SGI que permitirá no remitir de vuelta el gasto al SGE, se marca con este estado temporalmente hasta poder asignarle uno de los estados:

• Validado
• Rechazado

Que implicarán que el cambio sea notificado al SGE con el estado de validación incorporado en el SGI.

Justificaciones

El apartado Justificaciones partirá del calendario introducido en Configuración económica. Desde el calendario se podrá enlazar cada justificación con su detalle que constará de los siguientes bloques o apartados:

• Datos generales
• Histórico de estados
• Documentación
• Facturas y justificantes de gastos 
• Viajes y dietas
• Personal contratado
• Horas de timesheet

Datos generales

Este apartado tomará sus datos de los introducidos en el Calendario de justificaciones, se mostrarán a modo de resumen para tenerlos accesibles mientras se gestiona la justificación.

• Número de periodo
• Tipo de periodo: periódico o final.
• Periodo a justificar, delimitado por:
  • Mes inicial
  • Mes final
• Fechas del periodo a justificar:
  • Fecha inicio
  • Fecha fin
• Periodo de entrega de la justificación:
  • Fecha inicio
  • Fecha fin
• Observaciones

Estos datos se mostrarán en esta pantalla a modo de consulta, si fuese necesario modificarlos se deberá acceder al apartado Configuración económica - Calendario de justificaciones del proyecto. 

Además de los campos anteriores se añadirá el estado de la justificación. Los estados por los que puede pasar una justificación serán:

• Pendiente. Es el estado inicial, en el que se crea el periodo de justificación cuando es añadido en el Calendario de justificaciones  de Configuración económica.
• Elaboración. Los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador podrán poner el periodo de justificación en este estado, para indicar que se está trabajando sobre él.
• Entregada. Estado para indicar que el periodo de justificación ha sido remitido a la entidad gestora del proyecto.
• Subsanación. Estado para indicar que la entidad gestora ha remitido alguna indicación sobre la justificación. 
• Cerrada. Estado para indicar que la entidad gestora ya ha aceptado la justificación y ésta pasa a estar cerrada, sin que se pueda ya modificar ninguno de sus datos.

El cambio de estado será siempre manual, a realizar por los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador del proyecto, desde este apartado de Datos generales. Cada vez que se realice un cambio de estado, se podrá registrar un comentario asociado al mismo.

El estado "Entregada" junto con el periodo de entrega de la justificación (fecha fin), supondrá la creación de un aviso a través del módulo AVI - Módulo de Avisos / Alertas, de forma que, si no se registra el estado antes de la fecha fin, se notificará el aviso correspondiente. Este aviso será un refuerzo al ya generado a partir de la fecha de inicio del periodo de justificación (identificado en el apartado Configuración económica - Calendario de justificación).

Histórico de estados

Apartado informativo donde se mostrará el listado de estados por los que ha ido pasando la justificación. La información disponible será la que se ha ido recogiendo desde el apartado anterior de Datos generales, de forma que el listado de Histórico de estados contendrá:

• Estado. De acuerdo al listado indicado en el apartado anterior.
• Fecha del estado. Fecha en la que se registra el estado, teniendo en cuenta que el primer estado ("Pendiente") tomará la fecha en la que se registra el periodo en el Calendario de justificaciones del proyecto.
• Comentario. Comentario asociado al cambio de estado. El primer estado ("pendiente") no tendrá un comentario asociado.

Documentación

Para cada periodo de justificación se podrá recoger la documentación asociada. Un periodo podrá tener asociados varios documentos, y por cada documento que se adjunte se podrá indicar:

• Tipo de documento. El tipo de documento será uno de los disponibles en el modelo de ejecución al que se haya vinculado el proyecto/contrato. No será obligatorio indicar un tipo de documento. El tipo de documento permitirá mostrar de forma agrupada la documentación en el apartado general "Documentos" del proyecto.
• Comentarios al documento. Campo de texto libre para recoger cualquier aclaración sobre el documento.
  
  

Una vez adjuntado, el documento podrá ser descargado, modificado o eliminado.

Los documentos asociados a los timesheets serán incluidos directamente como parte de la documentación del periodo de justificación, de acuerdo a lo indicado en el apartado Horas de timesheet. Del mismo modo los documentos asociados a los apartados:

• Facturas y justificantes de gastos
• Viajes y dietas
• Personal contratado (nóminas)
  
  

podrán ser también incluidos de manera directa, siempre y cuando los servicios de integración con el SGE así lo permitan.

Facturas y justificantes de gastos

En este apartado se añadirán las facturas y justificantes de gastos que van a ser incluidos en el periodo de justificación. Será un subconjunto de las disponibles en el apartado Facturas y justificantes - Facturas y gastos de la Ejecución económica del proyecto. En el apartado Facturas y justificantes - Facturas y gastos de la Ejecución económica del proyecto se dispondrá de todas las facturas y justificantes de gastos recuperados del SGE, de forma que en este apartado de Justificaciones se pueda seleccionar cuáles de ellos van a ser incluidos en la justificación. Por defecto, el SGI realizará una selección automática a partir de las fechas de inicio y fin del periodo de justificación y de la fecha del gasto (debiendo ser este campo identificado en periodo de implantación y siendo indispensable que figure entre los campos de detalle recogidos a partir de la integración con el SGE). 

Se podrán añadir o eliminar facturas y justificantes de gastos al periodo de justificación mientras éste figure en los estados:

• Pendiente
• Elaboración
• Subsanación

Para las facturas y justificantes de gastos incluidas en el periodo de justificación, siempre y cuando los servicios de integración del SGE lo permitan, se recuperará el documento de factura o justificante asociado para ser incorporado al apartado Documentación del periodo de justificación.

Como parte de la información asociada al periodo de justificación, podrá registrarse para cada justificante un motivo de rechazo y un comentario sobre el mismo (en caso que el gasto no hubiera sido aceptado tras la entrega de la justificación). Ambos campos solo estarán disponibles si el periodo de justificación se encuentra en uno de los estados siguientes:

• Entregada
• Subsanación

en cualquier otro estado los campos "motivo de rechazo" y "comentario de rechazo" estarán visibles pero no podrán ser modificados. No se mantendrá un histórico para estos campos, solo se permitirá un único valor para los mismos, siendo sobre-escrito en caso de que sea modificado.

Viajes y dietas

Este apartado seguirá la misma operativa que el anterior, Facturas y justificantes de gastos. La finalidad será recoger el listado de gastos de viajes y dietas que van a ser incluidos en el periodo de justificación. Los gastos de viajes y dietas disponibles serán los que figuren en el apartado Facturas y justificantes - Viajes y dietas de la sección Ejecución económica del proyecto que, a su vez, habrán sido recuperados del SGE por medio de los servicios de integración correspondientes.  Por defecto, el SGI realizará una selección automática a partir de las fechas de inicio y fin del periodo de justificación y de la fecha del gasto (debiendo ser este campo identificado en periodo de implantación y siendo indispensable que figure entre los campos de detalle recogidos a partir de la integración con el SGE). 

Se podrán añadir o eliminar justificantes de gastos y dietas al periodo de justificación mientras éste figure en los estados:

• Pendiente
• Elaboración
• Subsanación

Para las facturas y justificantes de gastos de viajes incluidos en el periodo de justificación, siempre y cuando los servicios de integración del SGE lo permitan, se recuperará el documento de factura o justificante asociado para ser incorporado al apartado Documentación del periodo de justificación.

Como parte de la información asociada al periodo de justificación, podrá registrarse para cada justificante un motivo de rechazo y un comentario sobre el mismo (en caso que el gasto no hubiera sido aceptado tras la entrega de la justificación). Ambos campos solo estarán disponibles si el periodo de justificación se encuentra en uno de los estados siguientes:

• Entregada
• Subsanación

en cualquier otro estado los campos "motivo de rechazo" y "comentario de rechazo" estarán visibles pero no podrán ser modificados. No se mantendrá un histórico para estos campos, solo se permitirá un único valor para los mismos, siendo sobre-escrito en caso de que sea modificado.

Personal contratado

Apartado equivalente a los dos anteriores, donde se recogerá el listado de gastos de personal contratado que van a ser incluidos en el periodo de justificación. Los gastos de personal disponibles para ser incluidos en la justificación serán los que figuren en el apartado  Facturas y justificantes - Personal contratado de la sección Ejecución económica del proyecto que, a su vez, habrán sido recuperados del SGE por medio de los servicios de integración correspondientes.  Por defecto, el SGI realizará una selección automática a partir de las fechas de inicio y fin del periodo de justificación y de la fecha del gasto (debiendo ser este campo identificado en periodo de implantación y siendo indispensable que figure entre los campos de detalle recogidos a partir de la integración con el SGE). 

Se podrán añadir o eliminar justificantes de gastos y dietas al periodo de justificación mientras éste figure en los estados:

• Pendiente
• Elaboración
• Subsanación

Para los gastos de personal incluidos en el periodo de justificación, siempre y cuando los servicios de integración con el SGE y SG RRHH lo permitan, se recuperará el documento de nómina asociado para ser incorporado al apartado Documentación del periodo de justificación. Deberá existir una forma directa de obtener la persona titular y el periodo de nómina concreto a partir de los campos de detalle del gasto recuperados del SGE, solo de esta forma el SGI podrá solicitar al SG RRHH el documento de nómina concreto correspondiente al gasto incluido en la justificación.

Como parte de la información asociada al periodo de justificación, podrá registrarse para cada gasto un motivo de rechazo y un comentario sobre el mismo (en caso que el gasto no hubiera sido aceptado tras la entrega de la justificación). Ambos campos solo estarán disponibles si el periodo de justificación se encuentra en uno de los estados siguientes:

• Entregada
• Subsanación

en cualquier otro estado los campos "motivo de rechazo" y "comentario de rechazo" estarán visibles pero no podrán ser modificados. No se mantendrá un histórico para estos campos, solo se permitirá un único valor para los mismos, siendo sobre-escrito en caso de que sea modificado.

Horas de timesheet

El objetivo de este apartado es vincular los timesheet, registrados desde la sección CSP - Timesheet, con el periodo de justificación. Por defecto el SGI incluirá en primera instancia los timesheet que dispongan de horas registradas para el proyecto y periodo con los que se corresponde el periodo de justificación. Adicionalmente podrán añadirse de forma manual otros timesheet, siempre que hubieran sido registrados en la sección CSP-Timesheet. De la misma forma podrá eliminarse cualquiera de los timesheet incluidos por defecto.

Se podrán añadir o eliminar horas de timesheet al periodo de justificación mientras éste figure en los estados:

• Pendiente
• Elaboración
• Subsanación

El importe asociado a las  horas de timesheet será calculado en base al coste/hora de cada investigador y las horas imputadas en el timesheet al proyecto. En cada implantación se determinará si este coste/hora:

• Será informado desde el sistema de RRHH con lo cual deberá ser un dato común para todos los proyectos (REQ - NF - INT - 0130 - SGRRHH - 0100 - Coste hora persona).
• Será un dato a calcular en el SGI. En este caso el cálculo del coste/hora se realizará por proyecto, considerando:
  • Coste personal de acuerdo a la nómina. Que deberá ser informada por el SGRRHH ya desglosada en los conceptos de gasto de acuerdo a los que se desglosa el presupuesto (cada uno con su código económico). REQ - NF - INT - 0130 - SGRRHH - 0080 - Desglose nómina
  • Horas productivas anuales. Las horas productivas estarán vinculadas al proyecto (Datos generales) de forma que se establezca para ellas una de las siguientes configuraciones:
    • Valor fijo. Que será introducido en los Datos generales del proyecto. Este valor podrá venir impuesto por la entidad financiadora o por la propia Universidad. Aplicará el mismo valor para todos los miembros del equipo, independientemente de su relación laboral con la Universidad. Se contemplará que pueda ser diferente por cada anualidad del proyecto.
    • Valor fijo dependiente de la relación laboral que cada investigador tenga establecida con la Universidad. Cada tipo de contrato deberá tener asociado un número de horas anual, este dato debe de venir informado desde el sistema de RRHH.  Se contemplará que pueda ser un valor diferente por cada anualidad del contrato. REQ - NF - INT - 0130 - SGRRHH - 0110 - Horas anuales persona
    • Valor variable o real, de acuerdo a las horas imputadas en timesheet por el propio investigador, a las que se sumarán las horas de dedicación teóricas sobre aquellos proyectos/contrato en los que participe y no figuren en timesheet por tener en su configuración "requiere timesheet" a "no".

Las hojas de firma de los timesheet asociadas al periodo de justificación serán añadidos al apartado Documentación, de forma que ya estén disponibles como parte de los documentos a recopilar para remitir a la entidad gestora.

Como parte de la información asociada al periodo de justificación, podrá registrarse para cada timesheet un motivo de rechazo y un comentario sobre el mismo (en caso que el gasto no hubiera sido aceptado tras la entrega de la justificación). Ambos campos solo estarán disponibles si el periodo de justificación se encuentra en uno de los estados siguientes:

• Entregada
• Subsanación

en cualquier otro estado los campos "motivo de rechazo" y "comentario de rechazo" estarán visibles pero no podrán ser modificados. No se mantendrá un histórico para estos campos, solo se permitirá un único valor para los mismos, siendo sobre-escrito en caso de que sea modificado.

Informes

Si bien desde cada uno de apartados:

• Facturas y justificantes de gasto
• Viajes y dietas
• Personal contratado
• Horas timesheet

se dispondrá de la opción de "exportar" generando un fichero en formato .csv con el detalle de los gastos incluidos en la justificación, el SGI contempla la elaboración de un informe propio para la justificación a partir de la integración con el módulo de BI. Este informe deberá partir de un modelo predefinido. Los diferentes modelos de informe de justificación deberán estar preconfigurados en el BI.

Facturas emitidas

Si bien el listado de facturas emitidas estará centralizado en el módulo común de SGI  FACT - Módulo de Facturación, que será desde el que se realice la integración con el SGE, se dispondrá de un visor en este bloque de Ejecución económica, de forma que ya se disponga de la agrupación por proyecto/contrato sin tener que aplicar esta búsqueda FACT - Módulo de Facturación.  Este apartado solo estará disponible si el proyecto/contrato vinculado a la Ejecución económica dispone de la configuración "Requiere facturación". El detalle de las facturas emitidas recuperadas del SGE a través del Módulo de facturación estará enlazado con el calendario de facturación disponible en el apartado Configuración económica. 

Vista ACT-CSP-001-Investigador con rol principal

El detalle de la ejecución económica de un proyecto estará disponible solo para los ACT-CSP-001-Investigador durante el periodo en que actúen con un rol que tenga categoría de "rol principal" o "rol responsable económico". Los bloques de la ejecución económica de un proyecto disponibles para el "rol principal" serán:

• Ejecución presupuestaria
• Detalle de operaciones
• Facturas y justificantes
• Facturas emitidas

Vista ACT-CSP-001-Investigador con rol responsable económico

El detalle de la ejecución económica de un proyecto estará disponible solo para los ACT-CSP-001-Investigador durante el periodo en que actúen con un rol que tenga categoría de "rol principal" o "rol responsable económico". Los bloques de la ejecución económica de un proyecto disponibles para el "rol responsable económico" serán:

• Ejecución presupuestaria
• Detalle de operaciones
• Facturas y justificantes
• Validación de gastos
• Justificaciones
• Facturas emitidas

Anexo: Configuración del detalle de información económica

Se describe en este anexo la solución propuesta para resolver de la forma más genérica posible la integración entre SGI y SGE. Como ha quedado reflejado en otros apartados del análisis funcional todo dato económico debe ser registrado en el SGE, actuando siempre el SGI como un receptor de las operaciones y documentos contables disponibles en el SGE. El SGI contará con un interface de integración que deberá ser, del mismo modo, implementado por el SGE a fin de lograr la correcta conexión entre ambos sistemas.

Descripción general

La gestión económica de los proyectos de investigación en las Universidades públicas ha de regirse por el ciclo presupuestario característico de la contabilidad pública (contabilidad presupuestaria). En base a esto la ejecución del paquete económico de un proyecto se regirá, a muy alto nivel, por los ciclos:

• Ejecución del presupuesto de gastos: retención del crédito (RC), autorización del gasto (A), compromiso o disposición del gasto (D), reconocimiento de la obligación de pago (O) y propuesta de pago (K)
• Ejecución del presupuesto de ingresos: reconocimiento del derecho de cobro, cobro.

La ejecución del presupuesto se recoge en documentos contables. Estos documentos sirven de soporte a los apuntes contables que se realicen como consecuencia de operaciones de gestión del presupuesto asociado al proyecto. Los documentos contables además de una fase que los clasifica, tendrán un estado (ejemplo de estados: elaborado, consolidado, materializado, barrado).

Se parte de la base que el Sistema de Gestión Económica (SGE) es el sistema donde se van a realizar todos los apuntes contables que marcan la situación económica de un proyecto. El SGI será un "lector" de esos apuntes contables y en determinadas ocasiones notificará al SGE la necesidad de realizar una operación en contable. Pero en ningún caso el SGI realizará internamente la gestión de los datos económicos de un proyecto (no se registrarán gastos, ni facturas emitidas, ni reservas de crédito, etc).

El presupuesto de un proyecto se ha de descomponer en aplicaciones presupuestarias. Estas aplicaciones deberán tener su correspondencia en el SGE. A grandes rasgos la ejecución del presupuesto de gasto asociado a un proyecto (a cada una de las aplicaciones presupuestarias que le correspondan) conlleva:

• Presupuesto o crédito inicial
• Modificaciones sobre este presupuesto inicial
• Ejecución del gasto (en cualquiera de las fases)

El avance en el tiempo de las modificaciones y la ejecución del gasto de una aplicación presupuestaria quedará determinada por todas las operaciones contables que se registren, es decir, por todos los documentos contables de los tipos correspondientes. Los documentos contables que recogen las modificaciones o ejecución del gasto serán dependientes del procedimiento contable de cada Universidad (que a su vez puede venir determinado por la normativa de la contabilidad pública marcada a nivel autonómico). Del mismo modo, los estados por los que puedan pasar estos documentos contables también serán dependientes de los procedimientos contables internos y/o del SGE.

De acuerdo a esto, el SGI no puede partir de una estructura fija de operaciones contables, ni de una agrupación de las mismas preestablecida. El SGI implementará la gestión económica de los proyectos a partir un modelo de tablas que permita, dentro de unos límites, realizar una definición abierta de las operaciones contables y la agrupación de las mismas. Será una definición abierta, pero exigirá  una fase de configuración en periodo de implantación, así como una fase reconfiguración cada vez que las posibles modificaciones de los procesos contables internos a la  Universidad así lo requiriese.

Como parte de esta configuración es imprescindible el conocimiento y la identificación de todas las operaciones contables gestionadas en el SGE correspondiente que afecten al control presupuestario de los proyectos del SGI.

Todos los proyectos/contratos y todas las aplicaciones presupuestarias estarán sujetas al mismo comportamiento de las operaciones contables que acontezcan sobre ellas.

El SGI dispondrá el detalle económico en varios apartados:

• Ejecución presupuestaria: agrupación estructurada de las operaciones contables que debe permitir conocer el estado económico del proyecto agrupado por partidas presupuestarias
• Detalle de operaciones: listado de detalle de las operaciones contables.
• Facturas y justificantes: listado de facturas y justificantes de gasto
• Facturas emitidas: listado de facturas emitidas, centralizado previamente desde el módulo común del SGI FACT - Módulo de Facturación

La configuración descrita en este aparatado afecta a los apartados:

• Ejecución presupuestaria
• Detalle de operaciones

Ejecución presupuestaria

El apartado de ejecución presupuestaria se presentará desglosado en:

• Anualidades
• Gastos
• Ingresos

La información presentada en  Anualidades, Gastos, Ingresos  seguirá la misma estructura:

Las columnas que se mostrarán en cada sección estarán definidas a partir de unas tablas de configuración que deberán quedar especificadas durante la fase de implantación del SGI. Si bien podrán ser reconfiguradas, cualquier reconfiguración deberá ser realizada por personal técnico del SGI, es decir, no existirá una opción de configuración disponible para los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-0004-Administrador. El valor representado en cada columna se corresponderá con un importe.

El SGI dispondrá internamente de dos tablas de configuración:

• Configuración de operaciones contables a incluir en cada sección.
• Configuración de las columnas con las que se detallará la situación o balance económico en el que se encuentra la aplicación presupuestaria. El SGI definirá un número máximo de 6 columnas. Aunque el modelado previsto para la configuración admita un número ilimitado de columnas, se debe considerar la necesidad de mostrar esta información en pantalla. Se debe tener en cuenta también que a mayor número de columnas mayor complejidad en la interpretación del balance económico del proyecto.

Ejemplo (que pudiera no tener sentido contablemente pero que simplemente pretende servir como ilustración del modelo)

Las columnas de agrupación quedarán configuradas en otra tabla:

Ejemplo

Sobre cada columna "imputarán" las operaciones contables que queden establecidas en la tabla "Configuración de operaciones contables". Para cada columna solo se mostrará un dato: un importe, que será leído desde el SGE y que se agrupará bajo la/s columna/s correspondientes de forma positiva o negativa de acuerdo a la tabla "configuración de operaciones contables". A su vez, las columnas podrán operar entre sí  (sumando o restando) contra otra columna, la que figure referenciada a través del "Identificador columna de agrupación" de la tabla "Configuración de balance de partida presupuestaria".

A partir de esta tabla se identificarán los tipos de operaciones contables que se considerarán en el SGI  y se "agruparán" conceptualmente. Para cada operación contable se identificará su signo de acumulación (positivo o negativo) sobre la columna. De esta forma se tendrá:

• El detalle de las operaciones contables que van a ser recuperadas del SGE y el estado contable con el que deben de figurar para ser recuperadas.
• El cómputo del importe asociado a cada operación sobre cada uno de los apartados de Ejecución presupuestaria y Detalle de operaciones

El número de columnas de cada sección deberá ser limitado, equilibrando siempre el detalle de información necesaria y la facilidad de su entendimiento para destinatarios que no tengan excesivos conocimientos contables. Además, la limitación del número de columnas también estará determinada por la información a mostrar en pantalla. Aunque las columnas sean configurables, se partirá de una estructura de diseño pre-definida que no podrá variar en función del número de columnas. Se fija en 6 el número máximo de columnas.

El siguiente ejemplo de configuración:

Operación contable 1:  Modificación relación interna de transferencia positiva, 3000 (agrupa sumando sobre Créditos totales)

Operación contable 2: OK, 1500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)

Operación contable 3: OK, 500 (agrupa sumando sobre Gastos ejecutados)

Operación contable 4:  Modificación relación interna de transferencia negativa, 1000 (agrupa restando sobre Créditos totales)

Operación contable 5: Retención, 3000 (agrupa sumando sobre Retenciones)

Se traducirá en una tabla de balance de ejecución presupuestaria, tal que:

Para cada aplicación presupuestaria recogida en el presupuesto del proyecto se mostrará un balance como el anterior.

En cada implantación se debe de realizar la identificación de las operaciones contables, participando en esta identificación tanto las áreas funcionales de gestión de la investigación como las de gestión económica. Las columnas de agrupación deben ser homogéneas con la estructuración de las operaciones contables. El SGE debe ser capaz de notificar al SGI todas las operaciones contables que se identifiquen y esta información debe de ser remitida para todas las aplicaciones presupuestarias del proyecto, a partir del código de identificación indicado que en el apartado de Configuración económica del proyecto y las partidas/aplicaciones presupuestarias recogidas en el Presupuesto del proyecto (también disponible en el apartado Configuración económica). Admeás, el SGE debe proveer el detalle de operaciones contables de manera individual y con el detalle de campos. 

Detalle de operaciones

El detalle de operaciones económicas de los proyectos quedará agrupado en:

• Gastos
• Ingresos
• Modificaciones presupuestarias

En cada una de las pestañas se mostrará el detalle de las operaciones contables de acuerdo al valor que el tipo de operación tenga definido en la columna "Sección detalle" de la tabla "Configuración operaciones contables".

Cada una de estas secciones listará las operaciones contables con los campos de detalle configurados para cada operación. Estos campos quedarán definidos en fase de implantación, por medio de una tabla de configuración.  Estos campos van a depender del detalle con el que el SGE remita las operaciones contables al SGI. Como en el caso de las columnas del balance de partidas, deberán equilibrase la fácil comprensión de la información con el detalle requerido para la elaboración de los informes de justificación (si bien en caso de ser necesario más detalle puede ser siempre obtenido accediendo al detalle de la operación contable a través de la integración con el SGE).

Habrá campos que resultarán indispensables, como son la anualidad, el importe y la fecha. Se marca un máximos de 6 campos para recuperar y mostrar en el SGI.

Modelo lógico configuración integración económica