Con la entidad "Proyecto" y sus relaciones se cubrirá el ciclo de gestión de los proyectos de investigación y contratos artículo 83. Se puede considerar la entidad más compleja del SGI ya que en ella converge el flujo de Convocatorias y solicitudes, así como enlace con los módulos de Relación con clientes (RCL), Propiedad industrial e intelectual (PII), Ética (ETI) y Producción científica (PRC). Dos de los apartados más complejos serán los correspondientes a los Datos económicos, desde el que se activará la integración con el Sistema de gestión económica (SGE) corporativo, y a los Contratos de RRHH, desde el que se activará la integración con el sistema de Gestión de RRHH corporativo.
Un proyecto podrá ser registrado en el SGI a partir de la concesión de una solicitud, o podrá ser registrado directamente, sin que exista el flujo previo de convocatoria - solicitud (como será en la mayoría de los casos de contratos del artículo 83).
Debido a la elevada cantidad de información que tendrá un Proyecto/Contrato ésta se mostrará de forma estructurada en diferentes apartados, agrupada de acuerdo a la naturaleza de la misma. A continuación se enumeran los apartados y subapartados en los que se estructura la información :
- Datos generales
- Ficha general
- Contexto del proyecto
- Histórico de estados
- Relaciones
- Entidades
- Entidad gestora
- Entidades convocantes
- Entidades financiadoras
- Equipo
- Socios: Listado de socios colaboradores. Por cada socio se dispondrá de los siguientes apartados:
- Miembros del equipo
- Periodos de pago
- Periodos justificación. Por cada periodo de justificación:
- Datos generales
- Documentación
- Plazos e hitos
- Listado de plazos y fechas
- Listado de hitos del proyecto
- Seguimiento científico. Por cada periodo de seguimiento:
- Datos generales
- Documentación
- Prórrogas del proyecto. Por cada prórroga del proyecto:
- Datos generales
- Documentación
- Documentos. Árbol de documentos del proyecto
- Configuración de timesheet:
- Actividades
- Paquetes de trabajo
- Distribución de investigadores en paquetes de trabajo
- Distribución de actividades en paquetes de trabajo
- Configuración económica. Apartado para realizar la configuración de los datos y seguimiento económico.
- Identificación
- Elegibilidad
- Códigos económicos
- Presupuesto
- Agrupaciones de gastos
- Consulta de presupuesto
- Calendario de facturación
- Calendario de justificaciones
- Ejecución económica
- Contratos RRHH
- Timesheets
- Además, desde un proyecto se podrá acceder a la solicitud y convocatoria de origen (en caso de que el proyecto haya sido registrado en el SGI siguiendo este flujo).
Estados de un proyecto
Antes de detallar cada uno de los apartados de información se expone el ciclo de estados por los que puede pasar un proyecto. Los estados del proyecto no serán configurables por implantación así como tampoco lo será el flujo para pasar de un estado a otro. El comportamiento estará predefinido en el SGI.
Los cambios de estado deberá ser realizados por los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión responsable del proyecto. No existirá ningún proceso automático que provoque el cambio de estado. El cambio de estado, junto con la fecha en que se produce, quedará historificado, siendo este histórico visible para los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador en el apartado "Datos generales". Cada vez que se produzca un cambio de estado, se podrá dejar registrado un comentario asociado al cambio.
- Borrador. Es el estado inicial. El proyecto, de forma automática tomará este estado, tanto cuando se genera a partir de la concesión de una solicitud como cuando se registra directamente. Este estado será indicativo de que el proyecto está aún en periodo de registro. No será aún visible para el equipo investigador a través de su acceso al SGI ni desde el Portal público del SGI. No existirá ninguna regla ni periodo establecido para pasar un proyecto en estado borrador al siguiente estado. Serán los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión responsable del proyecto quienes deban cambiar el estado del proyecto, cuando estimen oportuno. Mientras un proyecto esté en estado borrador no será necesario que se cumplan todas las validaciones de obligatoriedad, pudiendo permanecer aún algunos de los campos obligatorios sin cumplimentar. Desde el estado Borrador se podrá pasar a los siguientes estados:
- Provisional
- Activo
- Cancelado
- Provisional. Estado intermedio por el que podrá pasar un proyecto/contrato antes de pasar a estar Activo. El paso por el estado Provisional no será obligatorio, es decir, el proyecto/contrato podrá pasar desde el estado Borrador al estado Activo directamente. Mientras el proyecto/contrato permanezca ene estado Provisional, no será aún visible para el equipo investigador a través de su acceso al SGI ni desde el Portal público del SGI. Desde el estado Provisional, el proyecto/contrato podrá ser cambiado a estado:
- Activo
- Cancelado
- Activo. El paso a este estado será indicativo de que el proyecto/contrato ya está en marcha. Un proyecto/contrato en estad Activo será visible para el equipo investigador a través de su acceso al SGI y desde el Portal público del SGI. El paso a estado "Activo" supondrá que se desencadenen una serie de operaciones de validación de datos que serán necesarios para una correcta gestión de proyecto.
Desde el estado "Activo" el proyecto/contrato se podrá pasar a:
- Cancelado
- Finalizado
- Cancelado. Es un estado final. Será indicativo de que el proyecto se Cancela por algún motivo y no llega a su finalización. De manera automática la fecha de fin del proyecto tomará la fecha del paso a estado Cancelado. El estado Cancelado podrá ser puesto desde cualquiera de los estados previos:
- Borrador
- Provisional
- Activo
- Finalizado. Es un estado final. Será indicativo de que el proyecto ha finalizado. Si la fecha en la que se marca el proyecto como Finalizado no coincide con la fecha de fin indicada para el proyecto/contrato, se mostrará un mensaje de advertencia, pero no se producirá de forma automática el cambio de la fecha de fin del proyecto/contrato, salvo que así lo indique específicamente cualquier ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador de la Unidad de gestión a la que está asociado el proyecto/contrato. El estado finalizado podrá ser puesto exclusivamente desde el estado "Activo".
Datos generales
En este apartado se unifica al información global del proyecto. Dispondrá de tres bloques de información:
- Ficha general
- Contexto del proyecto
- Histórico de estados
Ficha general
Información general del proyecto:
- Estado. Estado en el que se encuentra el proyecto/contrato. En el apartado Estados de un proyecto se detalla el flujo de estados. El estado inicial tras la creación de un proyecto/contrato será "Borrador". El cambio a cualquier otro estado, siguiendo el flujo predefinido, provocará que se muestre el campo Comentario que permitirá registrar una nota de texto libre asociada al cambio de estado. El cambio de estado quedará automáticamente vinculado a la fecha/hora en la que guarden los cambios tras haber modificado el valor del Estado. Esta información, junto con el comentario introducido, podrá ser visualizada desde el subapartado "Histórico de estados". El estado será un campo obligatorio, que por defecto tomará el valor Borrador. No se permitirá la creación de un proyecto/contrato sin estado.
- Título. Título del proyecto. Será un campo obligatorio, incluso para guardar el proyecto/contrato en estado Borrador. En caso que el proyecto se cree desde la concesión de una Solicitud, este campo tomará el valor indicado en la misma.
- Acrónimo. Identificador corto del proyecto. Será un campo alfanumérico, no obligatorio que permitirá asignar al proyecto un código de referencia. En caso que el proyecto se cree desde la concesión de una Solicitud, este campo tomará el valor indicado en la misma.
- Código de identificación externo. En este campo se podrá recoger el código de identificación que ha sido asignado al proyecto en la entidad convocante externa (en caso de existir). Será un campo alfanumérico y no será obligatorio.
- Fecha de inicio. Fecha de inicio del proyecto. Será obligatoria desde el momento en que el proyecto pase a estado Activo. En los estados Borrador y Provisional se mostrará un mensaje de aviso pero se permitirá Guardar el proyecto/contrato sin haber indicado su fecha, no así en estado Activo.
- Fecha de fin. Como en el caso anterior será un valor obligatorio en el momento en que el proyecto pase a estado Activo. En caso de que el proyecto se cree a partir de la concesión de una solicitud registrada en el SGI, la fecha de fin se calculará de forma automática a partir de la Fecha de inicio indicada en el campo anterior y la Duración en meses indicada en los datos de la Solicitud.
- Unidad de gestión. El proyecto/contrato quedará vinculado a la Unidad de gestión indicada en este campo. El componente utilizado para indicar la unidad de gestión será desplegable que contendrá únicamente las Unidades de gestión a las que el ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador que está creando el proyecto esté vinculado con rol Gestor o Administrador. Un proyecto/contrato solo podrá ser creado o modificado por los usuarios que tengan rol Gestor o Administrador sobre una Unidad de gestión que tenga activa la acción de creación/modificación de proyectos. Si un usuario tiene rol Visor sobre la Unidad de gestión a la que está vinculado el proyecto/contrato, podrá ver sus datos pero nunca modificarlos ni crear un nuevo proyecto vinculado a dicha Unidad de gestión. Ver Actores del módulo CSP y Gestión de usuarios y permisos. Será obligatorio indicar una Unidad de gestión para poder guardar el proyecto/contrato, incluso si el proyecto se guarda en estado Borrador. En caso que el ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador que está creando el proyecto/contrato tenga rol Gestor o Administrador sobre más de una Unidad de gestión Unidad de gestión, y con el objetivo de obligar a que el valor introducido sea revisadoantes de crear el proyecto/contrato, el desplegable no tomará por defecto ningún valor (se forzará a que el usuario deba de seleccionar uno de los valores disponibles). Si el proyecto procede de la concesión de una Solicitud, el proyecto tomará la Unidad de gestión a la que ya estuviera vinculada la convocatoria.
- Modelo de ejecución. De acuerdo a la Unidad de gestión asociada al proyecto/contrato, se cargarán los modelos de ejecución vinculados a la misma. Será obligatorio indicar un modelo de ejecución para poder guardar el proyecto, incluso en estado Borrador. El modelo de ejecución marcará muchos de los listados que estarán disponibles en otros apartados del proyecto. Ver Detalle de modelo de ejecución para más información. En caso que la Unidad de gestión tenga más de un modelo de ejecución asociado y con el objetivo de obligar a que el valor introducido sea revisado por el ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador que está creando el proyecto/contrato, el desplegable no tomará por defecto ningún valor. Si el proyecto procede de la concesión de una Solicitud, el proyecto tomará la Unidad de gestión a la que ya estuviera vinculada la convocatoria origen.
- Finalidad. Uno de los listados marcados por el valor seleccionado en el Modelo de ejecución será el asociado al desplegable Finalidad (Ver Gestión de tipos de finalidad). El tipo de finalidad del proyecto/contrato será un valor obligatorio para poder guardar el proyecto, incluso si el proyecto se guarda en estado Borrador. Para obligar a que el valor introducido sea revisado por el ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador que está creando el proyecto/contrato, y éste no se cree con un valor por defecto, el desplegable no tomará por defecto ningún valor. Si el proyecto procede de la concesión de una Solicitud, el proyecto tomará la Unidad de gestión a la que ya estuviera vinculada la convocatoria origen.
- Convocatoria.
- Solicitud
- Ámbito geográfico
- Confidencial
- Clasificación producción científica/CVN
- Proyecto colaborativo
- Coordinador
- Universidad subcontratada
- Requiere timesheet
- Paquetes de trabajo
- Contratación RRHHH
- Requiere facturación
- Aplica IVA
- Observaciones
Contexto de proyecto
- Objetivos del proyecto
- Justificación e intereses
- Resultados esperados
- Rama de conocimiento
- Área temática
- Código UNESCO
Histórico de estados
Relaciones
Entidades relacionadas
Proyecto
PII
Grupo investigación
Justificaciones
Proyecto finalista (Si, No)
Limitativo (Si, No)
Un proyecto finalista es aquél en el que los ingresos que recibe se deben gastar en unos conceptos determinados y no en otros (por ejemplo, la entidad que subvenciona te da 5000 euros para material informático, pues no puedes comprar sillas). Se resuelve relacionando las partidas de ingreso con las partidas de gasto. Desde este punto de vista no hay más tipos. O se es finalista o no.
Un proyecto limitativo es aquél en que el importe de todas sus partidas de gasto tienen que gastarse en dicha partida de gasto y no se pueden compartir con otras partidas de gasto del mismo proyecto. (Supongamos que presupuestamos 5000 euros para un proyecto, 2000 para material informático y 3000 para material de oficina estrictamente. Pues si es limitativo no puedo gastar dinero de material informático en material de oficina ni viceversa. En cambio, si es NO limitativo puedo repartir los 5000 euros entre ambos conceptos como quiera y por lo tanto, superar el gasto previsto para cada concepto por separado quedando su importe disponible para gastar en negativo.
Se quedo pendiente por nuestra parte clarificar la forma de introducir la información de si un proyecto es o no finalista.
El sistema deberá contemplar dos opciones que son excluyentes:
1.- Opción 1: viene de gestión económica. La interfaz con gestión económica incorpora este dato.
2.- Opción 2: se introduce de forma manual en los siguientes puntos:
2.1.- Desde la pantalla de convocarla se tiene que poder marcar a mano si el proyecto es finalista o no.
2.2.- También se tiene que poder marcar desde la pantalla de proyectos (nuevo, edición, etc..).
En Murcia, para el piloto, usaremos la opción 2.
Accesos a:
Timesheets
RRHH
Datos económicos
Orgánica, número Justo
Partidas y códigos económicos
Presupuesto
Ejecución económica
Balance
Detalle
Facturas y gastos (más viajes)
Validación de gastos
Justificación de gastos
Nóminas
Facturación emitida
CSP
Configuración
Convocatorias
Soliciutdes
Proyectos
Timesheet
RRHH
Ejecución económica proyectos
Notificaciones SGE
Notificas
Configuración de identificador SGE
Nombre del campo
Tipo
Longitud
UM
Nombre del campo: "Número JUSTO"
Tipo: Entero
UPV
Nombre del campo: "Orgánica"
Tipo: Alfanumérico
Longitud: 10
Configuración codificación partidas presupuestarias
Nombre del campo
Longitud
Código económico: sí/no
Identificador SGE: sí/no
UM
Año
4
No
No
Vicerrectorado
2
No
No
Servicio
4
No
No
Programa
4
No
No
Capítulo presupuestario
5
No
No
UPV
Orgánica
10
No
Sí
Funcional
4
No
No
Económica
5
Sí
No
En desglose de presupuesto la partida presupuestaria llevará todos los campos que tengan no en cod económico. El cod económico será el desplegable de los códigos económicos vinculados a los conceptos de gasto del proyecto/convocatoria
En justificación cruzar con ts para sacar junto a las nóminas y coste hora el importe a justificar