Descripción
La sección Timesheet del módulo CSP será accesible de manera independiente a cada proyecto si bien desde cada proyecto existirá un acceso a su listado de timesheet. Existirá un timesheet por cada investigador y mes natural. En cada timesheet se mostrarán los proyectos en los que participe el investigador (de acuerdo al periodo) y que tengan marcada la característica de "Requiere timesheet" (apartado Datos generales del proyecto). Si además el proyecto está desglosado en paquetes de trabajo (apartado Datos generales del proyecto), cada línea de proyecto se desglosará en los paquetes de trabajo en los que participe el investigador (de acuerdo a la duración de los mismos). De esta forma en cada timesheet mensual se podrá detallar la dedicación diaria del investigador para cada proyecto y/o paquete de trabajo en los que participe el investigador.
Estados y ciclo de vida
Los timesheet tendrán definido el siguiente ciclo de estados:
- Propuesta
- Abierto
- Validado IM
- Validado IP. La inclusión de estado podrá ser omitida por configuración en la implantación del SGI.
- Validado unidad.
- Subsanación
- Cerrado
Es importante destacar que este estado hace referencia al timesheet completo, es decir, a un periodo mensual de un investigador, incluyendo todos los proyectos que pueda incluir. Es decir, el SGI implementa un mecanismo de gestión de timesheet en base a periodos mensuales completos y no de forma individualizada por proyecto (salvo para el estado "validado IP"). Esto no debe confundirse con la generación de las hojas de firma de timesheet, que sí podrán ser generadas para cada mes y proyecto particular, pero siempre teniendo en cuenta el estado del timesheet completo con las horas imputadas en todos los proyectos que contenga el timesheet.
De acuerdo a lo anterior, y teniendo en cuenta la activación en la configuración del SGI del estado "Validado IP", un timesheet solamente podrá pasar a estado "Validado unidad de gestión" cuando hubiera sido validado individualmente por cada IP de todos los proyectos incluidos en el periodo.
El estado inicial de un timesheet será el estado "propuesta". Mientras el timesheet permanezca en este estado aún no será visible para los investigadores. El paso del estado "propuesta" a "abierto" podrá realizarse de forma automática y/o manual por parte de los ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador. El paso en modo automático estará activado o no de acuerdo a un parámetro de configuración de la implantación del SGI que conllevará además la especificación del periodo de antelación con el que se producirá este cambio. Este periodo se tomará siempre en referencia al primer día del mes/año con el que se corresponda el timesheet, y será el mismo para todos los timesheet.
Una vez que el timesheet figure en estado "abierto", estará visible para los investigadores a través del acceso que éstos tendrán habilitado al SGI. En este estado, el investigador podrá modificar la dedicación diaria a cada uno de los proyectos/paquetes de trabajo que figuren en el timesheet. Será el investigador quien deba poner el timesheet en estado "Validado IM" (investigador miembro). Una vez que haya indicado este estado no podrá modificar el timesheet.
El paso a estado "Validado IM" supondrá la creación de un aviso que será gestionado por el módulo global del SGI AVI - Módulo de Avisos / Alertas. Este aviso será recepcionado por el ACT- CSP-001-Investigador que actúe como IP del proyecto o por los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente, en caso que no esté activado el estado "validado IP".
Del estado "validado IM" el timesheet podrá pasar a estado "validado IP", si así lo establece la configuración del SGI. En este caso la validación debe de ser realizada por cada IP de cada proyecto incluido en el timesheet, de forma que, hasta que no se alcance el estado "validado IP" para cada uno de los proyectos, el timesheet no podrá pasar al siguiente estado. El IP solamente podrá realizar el cambio de estado del timesheet (en este caso afectando únicamente al proyecto que le corresponda), no podrá modificar las horas del timesheet de otro miembro del equipo. Cualquier corrección que desee precisar sobre las horas aportadas por el miembro en el timesheet deberá ser recogido a través del campo comentario que estará disponible en la pantalla de validación del timesheet. La modificación deberá ser introducida por el miembro volviendo a desencadenar el flujo de validación con IP.
El paso a estado "Validado IP" supondrá la generación de un aviso en el módulo AVI - Módulo de Avisos / Alertas. Este aviso será remitido al miembro al que pertenece el timesheet validado.
Cuando el timesheet alcance el estado "validado IP" para todos los proyectos que incluya, se creará un nuevo aviso en AVI - Módulo de Avisos / Alertas para ser recibido por los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente.
En caso que por configuración se establezca no hacer uso del estado "validado IP", el timesheet podrá pasar desde "validado IM" a "validado unidad". Los ACT-CSP-003-Gestor de la unidad de gestión correspondiente serán los responsables de poner cada timesheet en estado "Validado unidad". Para que los ACT-CSP-003-Gestor puedan modificar los datos del timesheet deben de modificar el estado del mismo a "Subsanación". Bien desde "Subsanación", bien directamente desde "Validado IP", los ACT-CSP-003-Gestor podrán pasar el timesheet a estado "validado unidad". Desde "validado unidad" podrá volverse a estado "Subsanación" iterativamente hasta que el timesheet sea pasado a estado "Cerrado".
Hojas de firma de timesheet
La generación de las hojas de firma de timesheet podrá ser realizada por cada miembro del equipo a través de su acceso al SGI. Un timesheet podrá derivar en la generación de varias hojas de firma, una por cada uno de los proyectos que estén incluidos en el timesheet. Las hojas de firma solamente podrán ser generadas si el timesheet se encuentra en estado "Validado unidad" o "Cerrado".
El flujo de firma de las hojas de timesheet se establecerá a través de la integración del SGI con el sistema de firma digital corporativo REQ - NF - INT - 0110 - SFIDI - Sistemas de Firma Digital. De acuerdo a la capacidad de integración y posibilidad de configuración de un flujo de firma variable (en función del IP y unidad de gestión), el proceso de firma de los timesheet podrá estar más o menos automatizado. El sistema de firma digital deberá informar al SGI de que el flujo de firma definido ha finalizado, devolviendo al SGI el documento final firmado por todos los involucrados en el flujo definido.
La plantilla de hoja de firma deberá ser establecida en la configuración de cada proyecto (Datos generales), y será generada haciendo uso del módulo común del SGI de generación de informes REQ - NF - INT - 0040 - SGREP - Integración con SI Generación de Reportes.