EER-Empresas

Introducción

El módulo de empresas de explotación de resultados permite gestionar las empresas, tanto de base tecnológica (EBTs) como las intensivas de conocimiento no tecnológico (EINCNTs), así como la transferencia tecnológica, por parte de la OTRI.

Las empresas de base tecnológica o EBTs, son empresas que se crean para explotar un resultado  surgido de la actividad investigadora de la Universidad. Normalmente estos resultados son patentes.

Las empresas intensivas en conocimiento no tecnológico o EINCNTs son empresas que se crean para explotar el conocimiento adquirido de la activad de investigación universitaria. En este caso no se explota una patente sino un conocimiento, un know-how.

Existen otros tipos de empresa que cabe mencionar en este contexto, como son las Spin-off, que es un nombre más genérico bajo el que quedan englobadas, entre otros posibles modelos,  EBT o EINCNT y las Start-up, que son empresas de marcado carácter innovador pero que, en este caso, surgen desde fuera de la Universiad. Tanto para las EBTs como en las EINCNTs y, de igual forma, también en las spin-off, la premisa de su constitución es la Transferencia de los resultados y conocimiento adquirido fruto de la actividad de investigación promovida por el personal investigador de la Universidad, es por ello que, surgen desde el seno de la Universidad e interesa registrar la información acerca de su constitución, actividad, documentación, participantes etc ... en el SGI.

El proceso de registro de una EER en el SGI puede venir por parte de un investigador, quien en primera instancia notifique su interés por constituir una EER. Para ello las Universidades suelen disponer de un formulario a tal efecto, que se podrá adjuntar como documentación de la Empresa. En otras ocasiones, podría darse el caso que fuese la OTRI la que proponga que un determinado resultado o conocimiento es candidato a ser transferido.

Una vez se dispone de toda la información necesaria, la OTRI inicia el proceso de constitución de la Empresa, prestando a su vez el servicio de acompañamiento durante todo el proceso y registrando la documentación generada en el mismo.

Una vez constituida la Empresa, se irá gestionando información acerca de la vida de la misma en el SGI, tal como documentación adicional a la de constitución, las diferentes formaciones del equipo societario, etc ... que permita gestionar el ciclo de vida de la misma.

Se contemplará también el hecho de que la Universidad entre a participar de una empresa que ya estuviese constituida de antemano, siendo en este caso el proceso más sencillo en cuanto a la gestión por parte de la OTRI. En el SGI, se podrá si así se considera registrar exactamente la misma información que para el caso de que se haya constituido en la propia Universidad.

A la gestión de todo ello se da acceso a través de la opción de menú "Empresas de Explotación de Resultados", la única opción del menú principal del gestor de este módulo, que da acceso al buscador y listado de empresas, a partir de las cuales se podrá llevar a cabo la gestión del resto de entidades relacionadas con ellas.

Detalle de una empresa

Con carácter general todas las empresas tienen la posibilidad de recoger en el SGI la misma información. Esta información se presentará y gestionará agrupada en diferentes apartados de la siguiente forma:

• Datos generales: serán aquellos datos mínimos básicos necesarios para dar de alta una empresa en el sistema y que habrán sido proporcionados en su mayoría en el documento de solicitud de constitución de la empresa.
• Documentos:  documentación digitalizada de diferente naturaleza (de procedimiento, corporativa, estatutos, ...) asociada a las empresas, como puede ser el propio documento de solicitud de constitución de la empresa.
• Equipo empresarial: información relativa al equipo de personas y de entidades que de una u otra forma están relacionadas con la empresa en cuanto a su constitución, su participación en la sociedad o su administración.

Cada uno de estos apartados constituye una pestaña o menú. Se verán con detalle en los apartados de creación y modificación de una empresa.

Listado y búsqueda de empresas

El acceso a la gestión de empresas sigue la estructura general del SGI, tras pulsar en el menú "Empresas de Explotación de Resultados" se accede a la página inicial que contiene el listado de empresas y su buscador, que sigue las normas básicas descritas en MDU - Manual de usuario -> 3.2 Buscadores y listados.

CAPTURA

Por defecto, se listan todas las empresas disponibles sobre una tabla de resultados paginada, que sigue las normas básicas descritas en MDU - Manual de usuario -> 3.5 Paginación de listados.  La tabla muestra una serie de campos significativos, que serán los siguientes:

• Nº de identificación fiscal: número identificación fiscal de la entidad o empresa, obtenido del Sistema de Gestión de Empresas de la Universidad, que esté asociada a la empresa en el SGI (si existe).
  
• Nombre / Razón social: nombre o razón social de la empresa en el SGI. Si la empresa del SGI está asociada a una entidad o empresa del SGEMP, se mostrará el nombre de la entidad en los sistemas de la Universidad en lugar del dato almacenado en el SGI.
• Objeto social: objeto social de la empresa de explotación de resultados.
  
• Fecha constitución: fecha de constitución de la empresa de explotación de resultados.
• Fecha incorporación: fecha de incorporación de la Universidad a la empresa de explotación de resultados.

En el listado se muestra además una columna final "Acciones" con las acciones disponibles para cada empresa, cumpliendo con lo descrito en MDU - Manual de usuario -> 3.3 Listado de entidad. 

El apartado de empresas incluye únicamente un buscador, no dispondrá de buscador ampliado. Los campos por los que se podrá son los siguientes:

• Rango de fechas de constitución (desde - hasta)
• Rango de fechas de incorporación (desde - hasta)
• Nombre / Razón social
• Objeto social

Su funcionamiento sigue las normas básicas descritas en MDU - Manual de usuario -> 3.2 Buscadores y listados.

En el caso concreto de las empresas, desde este listado el gestor/a puede realizar las siguientes acciones para cada registro:

• Editar un registro
• Borrar un registro

Añadir nueva empresa

Desde el listado de empresas se dispondrá del botón "Añadir Empresa de Explotación de Resultados" para añadir una nueva empresa.

CAPTURA LISTADO SIN MENÚ INCLUYENDO BOTÓN (VER MDU INVENCIONES)

Al pulsar sobre el botón "Añadir Empresa de Explotación de Resultados" se navegará a una pantalla donde se podrán completar únicamente una de las secciones de información de empresas, "Datos generales".

CAPTURA NUEVA EMPRESA INCLUYENDO EL MENÚ CON LA OPCIÓN DATOS GENERALES

Para la creación de una nueva empresa únicamente es necesario informar los datos de este apartado, el resto de apartados se podrán informar desde la edición o modificación de la empresa (ver apartado del manual Modificar una empresa).

Hasta que todos los campos de este apartado no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Guardar Empresa de Explotación de Resultados", informándose de cuál es la causa de error en cada caso (ver apartado del manual Validaciones).

Datos Generales

Este apartado contendrá el conjunto de información general necesaria para gestionar una empresa en el SGI, además de información general adicional.

La información general de la que se dispondrá en el SGI relativa a las empresas es:

• Fecha de la solicitud: fecha (sin hora) de la solicitud de constitución de la empresa. Es obligatoria.
  
• Solicitante: referencia a una persona, dentro del Sistema de Gestión de Personas de la Universidad, que es el que hace la solicitud. Aunque los datos de la persona serán visibles y, con los permisos adecuados, modificables, en ambos casos con la adecuada conexión con los sistemas de la Universidad, estos datos no estarán almacenados en el SGI. Es obligatorio.
• Tipo de empresa: tipología de la empresa. Tomará uno de los siguientes valores posibles:
  
  • EBT
  • EINCNT
• Estado: estado de la empresa. Tomará uno de los siguientes valores posibles:
  

  • En tramitación: cuando se empieza a tramitar el expediente pero aún no se puede considerar la empresa como tal.

  • No aprobada: ha sido rechazada la solicitud por algún estamento de la Universidad.

  • Activa:  es cuando ya se ha producido la aprobación del Consejo de Gobierno (CG) y la firma de la escritura (bien de incorporación, bien de constitución). Para poder poner este estado, ha de tener asociada una Entidad que esté dada de alta en la Universidad.

  • Sin actividad: cuando aún no se ha disuelto pero el negocio está parado, aunque podría reactivarse.

  • Disuelta: con fecha de cese incluida.

Es obligatorio.

• Nombre / Razón social: nombre o razón social de la empresa que se podrá rellenar, a modo informativo, previo a su asociación con una entidad de la Universidad a través del campo Entidad, ya que, en ese caso, este dato del nombre sería el de la propia entidad o empresa del SGEMP de la Universidad vinculada a la empresa del SGI y no aparecerá por pantalla este campo. Es obligatorio entre tanto y no se seleccione la Entidad.
• Entidad: referencia a la entidad, en el Sistema de Gestión de Empresas de la Universidad, que viene a representar a la entidad o empresa creada en los sistemas de la Universidad ya con su CIF y Razón social propios y que se podrá asociar a la empresa del SGI, significando esto que son la misma empresa, si bien en el SGI se gestionan datos adicionales acerca de la misma a los gestionados en la Universidad. Aunque los datos de la entidad/empresa en el SGEMP serán visibles y, con los permisos adecuados, modificables, en ambos casos con la adecuada conexión con los sistemas de la Universidad, estos datos no estarán almacenados en el SGI. Es opcional.
  
• Objeto social: es un campo de texto para aportar información adicional sobre el objeto de la empresa. Es opcional.
  
• Conocimiento/Tecnología: campo de texto para describir bien el conocimiento (EICNT), bien la tecnología (EBT) en la que la empresa se basa. Es  obligatorio. Si el tipo de empresa es EBT, se hará referencia a este campo como "Tecnología" y si es de tipo EINCNT, como "Conocimiento".
  
• Número de protocolo: número asignado por la notaría asociado a la constitución de la empresa o a la incorporación de la Universidad a la misma. Es opcional.
• Notario: datos del notario que intervino en la constitución o a la incorporación de la Universidad a la empresa. Es opcional.
  
• Fecha de constitución: fecha (sin hora) de constitución de la empresa. Es opcional.
• Fecha de aprobación en Consejo de Gobierno: fecha (sin hora) de la creación de la empresa o de la aprobación en Consejo de Gobierno de la Universidad de la incorporación de la Universidad a la misma. Es opcional.
  
• Fecha de incorporación: fecha (sin hora) de la firma de la escritura notarial de incorporación de la Universidad a la empresa. Es opcional.
• Fecha de desvinculación (de la Universidad):  fecha (sin hora) de la desvinculación de la Universidad de la empresa.
  
• Fecha de cese: fecha (sin hora) del cese de la empresa. Es opcional.
• Observaciones: campo de texto abierto. Es opcional.

Validaciones y guardado

En el proceso de alta de una empresa, además de las validaciones ya descritas para cada sección de información particular dentro del apartado "Datos Generales", se aplicarán las siguientes validaciones, algunas de las cuales se deducen de las características de cada campo descritas anteriormente:

• Validaciones de obligatoriedad:
  • Fecha solicitud
  • Tipo empresa
  • Estado
  • Nombre / Razón social (solo si no se ha seleccionado una entidad en el campo "Entidad")
  • Objeto social
  • Conocimiento / Tecnología
• Además, se validará que el campo "Estado" no se pueda informar con el valor "Activa" si no se ha informado el campo "Entidad".

CAPTURAS CASOS CON ERRORES VALIDACIÓN

Cuando se haya completado la información de "Datos Generales" y ya no haya errores de validación en el formulario, se deberá pulsar sobre el botón "Guardar Empresa de Explotación de Resultados", global a la pantalla, para registrar todos los datos y crear la empresa.

Si todo va bien, se mostrará al usuario un mensaje confirmando que la empresa se ha creado correctamente y se navegará a la pantalla de modificación de la empresa, donde ya aparecerán el resto de apartados de información de la empresa.

CAPTURA

El resto de apartados, se podrán completar durante el proceso de modificación de la empresa.

Modificar una empresa

La modificación de los datos de una empresa puede realizarse a través del icono de acción "Editar" del listado de empresas.

Al pulsar sobre la acción "Editar" de una empresa, se navegará a una pantalla donde se podrán completar o modificar todos los apartados de información de empresas.

CAPTURA PANTALLA MODIFICACIÓN con las 3 opciones del menú

Se mostrará el detalle de la empresa, en su apartado inicial "Datos generales", donde se podrán modificar los datos de la empresa de este apartado.

Del mismo modo, accediendo a través del menú lateral izquierdo, se podrán completar o realizar modificaciones sobre los campos del resto de apartados.

Datos Generales

El apartado de "Datos Generales" que se muestra en la modificación es exactamente igual al presentado en el alta de empresa y el funcionamiento y validaciones serán las mismas que en el Alta de empresa.

Se podrán modificar todos los campos de este apartado.

Documentos

Al pulsar sobre la opción de menú "Documentos" se podrán completar o realizar modificaciones sobre los datos de la documentación asociada a una empresa.

Este apartado contendrá un árbol con toda la documentación que se genere y se decida registrar en el SGI durante el proceso de gestión de la empresa.

Se mostrará el árbol de documentos asociados a la empresa estructurado por Tipo de documento y Subtipo de documento. Si hubiera documentos sin tipo o sin subtipo, se mostrarán agrupados al final bajo epígrafes con nombres genéricos.

CAPTURA

Desde esta sección se podrá además añadir nuevos documentos a la empresa, además de ver o modificar los datos de los existentes o de descargar el fichero asociado a cada uno.

Añadir un nuevo documento

Al pulsar sobre el botón "Añadir Documento", se mostrará una sección al lado derecho del árbol de documentos, donde se podrá introducir la información del documento a añadir.

CAPTURA

La información de la que se dispondrá en el SGI relativa a los documentos de una empresa es la siguiente:

• Nombre: campo de texto, a modo de nombre identificativo que se da al documento asociado a la empresa. Es obligatorio.
  
• Tipo: tipo de documento. Tomará uno de los valores que se hayan configurado en la fase de implantación del SGI en la Universidad. Es opcional.
  
• Subtipo: subtipo de documento, que especificará más a detalle al tipo de documento. Tomará uno de los valores que se hayan configurado en la fase de implantación del SGI en la Universidad asociados al Tipo seleccionado. Es opcional.
  
• Documento: fichero físico asociado a la empresa como documento. Es obligatorio.

Hasta que todos los campos no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Aceptar", informándose de cuál es la causa de error en cada caso.

CAPTURA

Al pulsar el botón "Aceptar", se ocultará la sección para la introducción de los datos para añadir el documento y el nuevo documento aparecerá en el árbol de documentación de la empresa.

CAPTURA

Si en la sección para la introducción de los datos para añadir el documento se pulsase el botón "Cancelar", se ocultaría esa sección, ocupando de nuevo el árbol de documentos todo el espacio del aparatado, sin realizar ninguna otra acción.

Ver detalle de un documento

Al seleccionar un elemento del árbol, se mostrará una sección al lado derecho del árbol de documentos, donde se podrá ver el detalle del documento seleccionado.

CAPTURA

Un icono diferente al de los demás documentos situado al lado del nombre del documento seleccionado nos indicará que es el que se está visualizando en la sección de datos del documento.

CAPTURA CON UN DOCUMENTO SELECCIONADO Y OTROS NO, DETALLE DE OJO NORMAL / OJO TACHADO

Desde esta sección de detalle de un documento se podrá descargar el fichero del documento seleccionado, editar el documento seleccionado o borrarlo.

Descargar un documento

Si se pulsa sobre la acción "Descargar Fichero" desde el detalle de un documento, se mostrarán al usuario las opciones para la descarga a disco del documento, al que el usuario podrá dar el nombre y ubicación que considere.

Editar un documento

Si se pulsa sobre la acción "Editar Documento" desde el detalle de un documento, los campos de la sección con los datos del documento seleccionado se activará, permitiendo introducir cambios en los mismos.

CAPTURA

La edición o modificación de un documento tendrá el mismo funcionamiento y validaciones que se describen en el Alta de documento.

Todos los datos del documento son modificables.

Hasta que todos los campos no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Aceptar", informándose de cuál es la causa de error en cada caso.

CAPTURA

Al pulsar el botón "Aceptar", se ocultará la sección para la modificación de los datos del documento y el documento aparecerá en el árbol de documentación de la empresa con los datos modificados.

CAPTURA

Si en la sección para la modificación de los datos del documento se pulsase el botón "Cancelar", se ocultaría esa sección, ocupando de nuevo el árbol de documentos todo el espacio del aparatado, sin realizar ninguna otra acción.

Eliminar un documento

Al pulsar sobre el botón "Borrar Documento" desde el detalle de un documento, previa petición de confirmación de la acción, el documento se desasociará de la empresa y desaparecerá del árbol de documentos asociados a la misma.

CAPTURA CONFIRMACIÓN

Equipo Empresarial

Al pulsar sobre la opción de menú "Equipo empresarial" de una empresa, se desplegarán las opciones de menú correspondientes que permitirán completar los datos de:

• Equipo emprendedor: conjunto de personas que desempeñan la función de ser los que emprendieron en su origen la constitución de la empresa.
  
• Composición de la sociedad: conjunto de entidades que tienen participación en la empresa.
• Administración de la sociedad: conjunto de personas que desempeñan la función de administración de la empresa.

CAPTURA CON MENÚ DESPLEGADO

Esto es, esta opción de menú, no es más que un agrupador de otros menús.

El funcionamiento de cada una de estos apartados se describe a continuación.

Equipo emprendedor

En este apartado el usuario puede ver el listado de personas que componen el equipo emprendedor de la empresa.

CAPTURA

La información que se presentará de cada persona en este listado es:

• Nombre: nombre del miembro del equipo emprendedor de la empresa.
• Apellidos: apellidos del miembro del equipo emprendedor de la empresa.
• Email/s: lista de emails del miembro del equipo emprendedor de la empresa.
• Categoría: categoría del miembro del equipo emprendedor de la empresa dentro de la Universidad, en caso de disponer de una.
• Entidad: nombre de la entidad a la que pertenece el miembro del equipo emprendedor de la empresa, en caso de estar vinculado a alguna.

Esta información será toda obtenida desde los sistemas de la Universidad.

Cada registro que asocia una persona con la empresa puede ser borrado.

También se podrán asociar nuevas personas a la empresa como parte del equipo emprendedor, siendo siempre personas que se encuentren dadas de alta en los sistemas de la Universidad.

Añadir nuevo miembro de equipo emprendedor

Composición sociedad 

En esta sección se muestran los miembros de la composición societaria de la empresa. Son entidades (empresas) o personas que participan en la sociedad. 

La información que se presentará de cada persona o entidad en este listado es: un nombre identificativo del miembro de la sociedad (nombre+apellidos en el caso de personas y nombre en el caso de entidades), se obtendrá desde los sistemas de la Universidad, fecha de inicio y fecha de fin  de su participación en la sociedad , % de participación, capital social y tipo de aportación, se obtendrán del propio SGI.

Cada registro que asocia una persona o una entidad con la empresa puede ser modificado, visualizado y borrado.

También se podrán asociar nuevas personas y/o entidades a la empresa como miembros de al sociedad, siendo siempre personas y/o entidades que se encuentren dadas de alta en los sistemas de la Universidad.

Por cada miembro de la sociedad se podrán introducir adicionalmente estos datos de los que no se dispone en los sistemas de la Universidad:

• % Participación. Campo de numérico de 1 a 100, obligatorio. Porcentaje de participación de la persona o entidad en la sociedad.
• Capital social. Campo de numérico, opcional. Capital que aporta la persona o entidad a la sociedad.
• Tipo de aportación. Desplegable de tipos, obligatorio:
  • Dineraria
  • No dineraria
• Fecha de inicio. Campo fecha, obligatorio. Fecha de inicio de la participación en la sociedad de la persona o entidad.
• Fecha de fin. Campo fecha, opcional. Fecha de fin de la participación en la sociedad de la persona o entidad.

Administración sociedad

En esta sección se muestra la composición de la administración de la empresa. Son personas que se encargarán de la administración de la empresa.

La información que se presentará de cada persona en este listado es: tipo de administración, se obtendrá del propio SGI, nombre, apellidos, email/s, entidad, información obtenida desde los sistemas de la Universidad y fecha de inicio y fecha de fin de su labor de administración, obtenida del SGI.

Cada registro puede ser visualizado, modificado y borrado.

También se podrán asociar nuevas personas a la empresa como parte de la administración de la sociedad, siendo siempre personas que se encuentren dadas de alta en los sistemas de la Universidad.

Por cada miembro de la administración de la sociedad se podrán introducir adicionalmente estos datos de los que no se dispone en los sistemas de la Universidad:

• Tipo de administración. Desplegable de tipos de administración, obligatorio:
  
  • Administrador único (1 persona)

  • Administrador solidario (2 personas o más) 

  • Administrador mancomunado (2 personas o más) 

  • Consejo de administración (3 personas o más)

• Fecha de inicio. Campo fecha, obligatorio. Fecha de inicio de la labor de administración del tipo indicado en el campo "Tipo de administración" de la persona.
• Fecha de fin. Campo fecha, opcional. Fecha de fin de la labor de administración del tipo indicado en el campo "Tipo de administración" de la persona.