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1. Gestiones administrativas para la utilización de algunos tipos de documentos en la plataforma ELECTRA

1.1. Utilización de Sellos electrónicos de Órgano

Cuando se desean utilizar documentos que se firmen automáticamente con un sello electrónico de órgano, como consecuencia de una actuación administrativa automatizada, podemos encontrar dos escenarios:

1. Que NO existe el Sello electrónico de órgano que queremos utilizar, por lo que habría que solicitar su creación.
2. Que se quiera utilizar un Sello electrónico de Órgano existente, para lo cual hay que solicitar autorización de uso del sello de órgano.

La Resolución formal SG-13/2018 por la que se describe y aprueban estos procedimientos puede ser encontrada aquí . 

En base a esta resolución, se ha acordado con Secretaria General que para estos dos escenarios el modo de proceder para realizar la solicitud será el mismo, diferenciándose únicamente en el modelo de documento que se debe cumplimentar.

El modo de proceder para solicitar la creación de un nuevo Sello electrónico de Órgano y para solicitar el uso del sello se describe en el siguiente apartado 1.1.1.

Para la utilización de sellos, el Responsable Técnico Principal  se debe asegurar que existe un trámite inventariado asociado a la aplicación que se está construyendo en el proyecto,

La documentación técnica para el uso de los sellos electrónicos por parte de las aplicaciones se encuentra disponible en el siguiente enlace: Integración sellos electrónicos en las aplicaciones

1.1.1. Solicitud de creación de Sellos electrónicos de Órgano y Solicitud de comunicación de uso de un Sello de Órgano

1. El Responsable Técnico Principal deberá informar al Responsable funcional del proyecto de la necesidad de realizar la solicitud de creación de un sello electrónico de órgano o la solicitud para el uso de sello electrónico de órgano y de cómo realizarla.
2. El responsable funcional del proyecto acordará con el responsable del órgano del sello la creación del sello o el nuevo uso de sello.
3. El responsable del órgano o unidad (o persona a quien delegue) rellenará el Anexo correspondiente de la Resolución SG-13/2018 (Anexo III para creación de sello o Anexo IV para el uso de sello).  
4. El responsable del órgano o unidad (o persona en quien delegue) creará en la aplicación Portafirmas una solicitud de firma con un flujo de firmantes ordenado con los 2 siguientes firmantes, adjuntando el Anexo anterior cumplimentado e indicando que se envié a la dirección de correo electrónico del responsable funcional una copia auténtica del documento firmado.   
   1. Primer firmante: Responsable de órgano
   2. Segundo firmante: Secretario General
5. Una vez firmado el Anexo correspondiente, el Responsable Técnico Principal deberá ser informado por parte del responsable funcional del proyecto de la aprobación de la creación del sello o del uso del sello. Para ello, el Responsable Técnico Principal deberá actuar de forma proactiva, si es necesario.
6. El Responsable Técnico Principal, una vez informado por parte del responsable funcional, para que se adopten las medidas técnicas necesarias creará un JIRA con la siguiente información: 
   1. Para la creación de sello electrónico de órgano:

1. 1. Para el uso sello electrónico de órgano:

1.2. Volantes de datos personales

El Servicio de Consulta de Datos de ELECTRA permite la consulta de volantes de datos personales que ofrecen otras AAPP, a través de la Plataforma de Intermediación de Datos (PID).

La documentación técnica para la integración con el Servicio de Consulta de Datos de ELECTRA, incluyendo los volantes incluidos en este Servicio, se encuentra disponible en el siguiente enlace: Servicio de consulta de datos

Para poder utilizar el Servicio de Consulta de Datos de ELECTRA,:

• el Responsable Técnico Principal  se debe asegurar que existe un trámite inventariado asociado a la aplicación que se está construyendo en el proyecto,
• el Responsable Técnico Principal se debe asegurar que el trámite asociado a la aplicación esté autorizado en la PID para  el acceso a los servicios correspondientes de consulta de datos intermediados. Para poder realizar consultas de volantes intermediados de datos personales a través del Servicio de de Consulta de Datos en ELECTRA, se requiere que el organismo cedente haya autorizado el acceso a los datos para los trámites que precisan consultarlos. Esta autorización se realiza a través de la PID, que actúa de mediadora entre el organismo cedente y el organismo cesionario.

Tanto para la consulta de volantes de datos personales de forma automatizada desde las aplicaciones como para la consulta de forma manual por parte del funcionario desde la aplicación Volantes ( https://volantes.um.es) , es necesario solicitar a la PID la autorización para el acceso a los servicios de consulta datos intermediados. El modo de proceder para solicitar dicha autorización se describe en el siguiente apartado 1.2.1.

Si el trámite asociado a la aplicación está inventariado y está autorizado por la PID, entonces ya se puede proceder para hacer uso del Servicios de Consulta de Datos de ELECTRA tal y como describe en el apartado 1.2.2 de más abajo.

1.2.1. Solicitud de Autorización a la PID para el acceso a servicios de consulta de datos intermediados.

1. Antes de proceder a solicitar la autorización, el Responsable Técnico Principal debe consultar previamente si el trámite está ya autorizado para la consulta del servicio correspondiente de datos en Autorización PID concedidas PRODUCCIÓN.  
2. Una vez comprobado que el trámite no esta autorizado, el Responsable Técnico Principal deberá informar al  Responsable funcional del proyecto de la necesidad de cumplimentar la ficha modelo de solicitud  de autorización a la PID. En el siguiente enlace se puede encontrar más información sobre la ficha de solicitud a cumplimentar y un ejemplo de ficha cumplimentada de solicitud real que puede servir de guía: Ficha solicitud autorización en PID.
3.  Para cursar la solicitud de la autorización a la PID y para solicitar ayuda para cumplimentar la ficha de autorización, el Responsable Técnico Principal creará un JIRA a nombre del Responsable funcional del proyecto, incluyéndose como observador, con la siguiente información:

1.2.2. Utilización del Servicio de Consulta de Datos de ELECTRA 

• Para utilizar el Servicio de Consulta de Datos de ELECTRA, el Responsable Técnico Principal creará un JIRA con la siguiente información:

Se puede encontrar la documentación técnica para la integración con el Servicio de Consulta de Datos de ELECTRA en Servicio de consulta de datos.

2. Utilización de la Pasarela de firma Web

Si el proyecto requiere la utilización de la Pasarela de Firma web para ofrecer firma electrónica de usuarios, el Responsable Técnico Principal se debe asegurar que:

1. Existe un trámite inventariado asociado a la aplicación que se está construyendo en el proyecto, y que utilizará la Pasarela de firma web.
2. Que están dados de alta los documentos, a través de uno de los mecanismos descritos ENLACE A LA PAGINA de DOCUMENTOS.
3. Que se le ha solicitado al Grupo de Administración Electrónica el alta de la aplicación que va a hacer uso de la Pasarela de firma web. 

Se puede encontrar más información en Servicios de la Aplicación de la Pasarela de Firma. 

3. Utilización de los Servicios de ELECTRA

Si el proyecto necesita la integración con los servicios de ELECTRA, se debe consultar la siguiente información.

Se recomienda contactar con el equipo de desarrollo con anterioridad para obtener información sobre los servicios que mejor se adaptan a las necesidades de cada proyecto particular.

4. Utilización del Gestor de Expedientes Administrativos

Si la aplicación que se está construyendo con el proyecto gestiona trámites cuyos expedientes serán incorporados al Gestor de Expedientes Administrativos, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos que son de obligado cumplimiento:

• Para poder conectar con los servicios web es necesario solicitar el alta de la aplicación que va a hacer uso de ellos, creando un JIRA con la siguiente información:

Se puede encontrar más información sobre la integración con el Gestor de Expedientes en: Servicios de la aplicación Gestor de Expedientes.

Es importante tener en cuenta que cuando se vaya a poner el trámite en producción para el cuál se va a hacer uso el Gestor de expedientes, se tiene que solicitar a la UGP la actualización del inventariado para establecer la información relativa a  estados de tramitación, URL de subsanación (si incluye), URL de señalización, ...

5. Anotación en Registro Electrónico de entrada

Si dentro del alcance del proyecto es necesario realizar una anotación en el Registro Electrónico de entrada, se debe abordar la integración con el correspondiente servicio de ELECTRA.

En este caso, es OBLIGATORIO implementar la funcionalidad para realizar anotaciones diferidas, con el objetivo de paliar las situaciones de indisponibilidad de los servicios de Registro de la Administración General del Estado.  Se puede encontrar más información en:  Anotaciones diferidas y no diferidas en Registro Electrónico de entrada  

Finalmente, teniendo en cuenta el Artículo 3.2 del   Reglamento de Registro Electrónico de la Universidad de Murcia , " Es competencia exclusiva del Secretario General habilitar nuevos  procedimientos de Registro Electrónico ", se requiere la   autorización "expresa" del Secretario General   para la habilitación de nuevos procedimientos de Registro Electrónico en los siguientes casos:

• Habilitar un nuevo procedimiento en el catálogo de procedimientos de Registro Electrónico.
• Habilitar un nuevo trámite para anotación en Registro Electrónico de entrada.
  • En este caso, también se requiere que el trámite tenga marcado el atributo "Anotación en registro de entrada" de la pestaña "Regulación" en la aplicación Inventario de Trámites Administrativos.

Para solicitar dicha autorización, el/la Jefe/a de proyectos de Administración Electrónica debe contactar con el Secretario General. Por lo tanto, el responsable técnico principal del pórtico asociado al trámite debe crear un JIRA, una semana antes de la fecha prevista de puesta en producción del trámite, con la siguiente información: