Los posibles estados de un programa formativo son:

• En Introducción. Cuando el actor está introduciendo los datos del programa formativo.
• Pendiente de aprobación. Cuando el/la solicitante ha finalizado la introducción de los datos del programa formativo y confirma que quiere que sea evaluado por los gestores para su posible publicación en el portal. Dependiendo de si el programa formativo ya está preparado o dependiendo del procedimiento de la universidad, el/la gestor/a podrá pasar el programa formativo al estado de Aceptado, Rechazado o Aceptado para publicación.
• Aceptado. La propuesta del solicitante ha sido aceptada y, si no se ha hecho ya, el programa formativo se pasaría a introducir/desplegar en el LMS. A partir de este momento el solicitante se convierte en docente del programa formativo, así como todos aquellos indicados en la descripción del programa formativo.
• Rechazado. La solicitud de programa formativo ha sido rechazada. Se incluye información sobre el motivo de rechazo.
• En subsanación para aprobación. La solicitud se entiende que potencialmente podría ser aceptada, sin embargo, hay algunos aspectos que deben subsanarse para que sea aceptado como, por ejemplo, mejor descripción de competencias, mayor detalle del programa formativo, cambio de fechas, etc. El solicitante entonces podrá realizar cambios y una vez realizados los cambios pasará al estado de pendiente de aprobación.
• Pendiente de publicación. El/La docente confirma que ha introducido el programa formativo (reprograma formativos, actividades, etc.) y que está disponible para que los gestores puedan evaluar la estructura del programa formativo, contenidos, etc.
• Aceptado para publicación. El programa formativo ha sido aceptado por los gestores y está pendiente de su realización. A partir de este estado, tal y como se puede ver en el esquema, para pasar a los siguientes, sólo será posible de forma automática, cuando corresponda según las fechas definidas en el curso.
• En subsanación para publicación. Los gestores determinan que para que el programa formativo pueda ser publicado es necesario realizar cambios en el programa formativo (materiales, actividades, etc.). El docente recibirá una notificación con los motivos por los que pasa a este estado y tendrá que editar el programa formativo. Una vez realizados los cambios el programa formativo pasará a pendiente de publicación.
• En inscripción. El programa formativo está en período de inscripción. A este estado se pasa de forma automática en base a las fechas introducidas en el programa formativo. Una vez finalizado el plazo de inscripción, si se supera el mínimo de personas necesarias, el sistema enviará al módulo de eventos los usuarios inscritos al programa formativo.
• Pendiente de inscripción. A este estado pasa si una vez finalizado el período de inscripción no se han alcanzado el número mínimo de estudiantes (si es que este valor fue establecido). Recibirán notificación de este cambio de estado tanto los gestores como los docentes.
• En desarrollo. El programa formativo se está desarrollando por parte del alumnado inscrito. A este estado se pasa de forma automática en base a las fechas introducidas en el programa formativo.
• Finalizado. El programa formativo ha finalizado por lo que se da por concluido el proceso formativo. A este estado se pasa de forma automática en base a las fechas introducidas en el programa formativo.
• Retirado. El programa formativo no se mostrará en el el Portal Web.

Una vez finalizado un programa formativo se podría realizar una nueva edición del programa formativo. En este caso se indicará que se quiere crear una nueva edición, creándose un duplicado con la información del programa formativo (salvo la del alumnado inscrito) y éste pasará al estado de introducción para que se actualice la información necesaria: fechas, profesorado, etc.