1. Introducción

Contratos de Proyectos de Investigación es una aplicación web que sirve para gestionar las solicitudes de contratación de personal (módulo Solicitudes de Contrato), así como consultar el personal contratado en los proyectos de investigación (módulo Personal Contratado).

2. Módulo Solicitudes de Contrato

En este módulo, se centralizan los procesos de gestión de las Solicitudes de Contrato para Proyectos de Investigación, en los que intervienen los siguientes interesados:

• Investigador Principal: persona a cargo de un proyecto de investigación en curso. Es quien detecta la necesidad de contratar personal a cargo de dicho proyecto y, en consecuencia, realiza una solicitud de contrato, iniciando el proceso. Para ello, deberá cumplimentar un formulario con la información necesaria para que dicha solicitud sea valorada por la Unidad Gestora asignada al proyecto y Recursos Humanos (en adelante, RRHH).
• Unidad Gestora: entidad administrativa cuya labor principal en el proceso es valorar si el coste del proyecto es compatible con el presupuesto disponible. Dentro de cada Unidad Gestora, pueden existir dos tipos de usuario: 
  • Usuario de Unidad Gestora: persona que pertenece a una Unidad Gestora y puede validar o rechazar solicitudes de proyecto asignadas a la Unidad Gestora a la que pertenece.
  • Responsable de Unidad Gestora: puede realizar las mismas gestiones que el Usuario de Unidad Gestora, y además gestionar en la aplicación el alta, modificación y baja de los Usuarios de las Unidades Gestoras.
• Gestor de RRHH: persona del Departamento de RRHH de la Universidad de Murcia, encargada de revisar las solicitudes de contrato, verificando que la información declarada por el Investigador Principal sea completa, coherente, veraz y use un lenguaje apropiado de cara a la publicación de la convocatoria. Constituye el principal punto de contacto para el Investigador Principal en caso de que requiera orientación a la hora de cumplimentar o corregir el formulario de solicitud.

El flujo que sigue una solicitud de contrato se define en el diagrama siguiente:

• Presentación de la Solicitud de Contrato: el Investigador Principal del proyecto inicia una solicitud, cumplimenta el formulario, firma y presenta la Solicitud de Contrato. Se genera un documento en formato PDF que incluye la firma del Investigador Principal y se archiva, de forma que queda registrada y se puede consultar a través de la aplicación.
• Revisión de la Solicitud de Contrato: las solicitudes son revisadas por dos entidades:
  • Unidad Gestora: valora si la solicitud es compatible con el presupuesto disponible del Proyecto, y aprueba o rechaza la solicitud en consecuencia, presentando en ambos casos las alegaciones necesarias.
  • Gestor RRHH: revisa toda la información de la Solicitud para verificar si se ha cumplimentado correctamente, y aprueba o rechaza la solicitud en consecuencia.
• Reinicio de la Solicitud de Contrato: si la solicitud ha sido rechazada, ya sea por la Unidad Gestora o el Gestor RRHH, puede optar a reiniciarla para empezar de nuevo manteniendo los datos aportados anteriormente.
• Publicación de Convocatoria (fuera del alcance de la aplicación): si la solicitud ha sido aprobada por el Gestor RRHH, éste deberá reenviarla a Comité de Selección para tramitar la publicación de la convocatoria correspondiente.

La aplicación mostrará los distintos estados en los que puede encontrarse cada solicitud: 

1. : la solicitud se encuentra en borrador y aún no ha sido firmada ni presentada por el Investigador Principal.
2. : el Investigador Principal ha firmado y presentado la solicitud y se encuentra en proceso de revisión por parte de la Unidad Gestora asociada al proyecto.
3. : la solicitud no ha sido validada por la Unidad Gestora asociada al proyecto o por el Gestor RRHH, quienes deben alegar los motivos que han llevado a su rechazo.
4. : la solicitud ha sido validada por la Unidad Gestora y se encuentra en proceso de revisión por parte del Gestor RRHH.
5. : la solicitud ha sido aprobada por el Gestor RRHH y éste la remitirá al Comité de Selección para la publicación de la convocatoria.

Los apartados siguientes explican qué puede hacer cada uno de los usuarios implicados en la gestión de las solicitudes de contrato.

2.1. Investigador Principal

Al acceder al módulo, se mostrará un listado con todas las solicitudes de contrato que el usuario haya creado. Opcionalmente, puede utilizar los campos del formulario "Filtro de Búsqueda de Solicitudes de Contratos de Investigación" para afinar la búsqueda. También podrá hacer clic en el botón "Crear nueva Solicitud", lo que iniciará un nuevo trámite de solicitud y redirigirá al formulario para aportar los datos necesarios para su presentación.

A la derecha de cada solicitud listada, se mostrarán unos botones en función del estado en que se encuentre:

• Si todavía se encuentra , el Investigador Principal podrá:
  • Hacer clic en el botón 'Editar' para modificar los datos en el formulario de solicitud
  • Eliminar un borrador, haciendo clic en la opción 'Borrar' del menú desplegable que aparece al hacer clic en la flecha del botón 'Editar':

• En caso de que ya haya sido firmada y presentada, podrá hacer clic en 'Consultar' para visualizar la información aportada en la solicitud y descargar el documento firmado.

Tanto cuando se crea una nueva solicitud como cuando se entra a editar, se abrirá el formulario de solicitud. Si se trata de una solicitud anteriormente cumplimentada pero guardada como borrador, el formulario ya contendrá los datos guardados, tal como se puede ver en la siguiente imagen:

Los campos a rellenar en el formulario son los siguientes:

• Proyecto
  • Nº JUSTO: este menú desplegable mostrará aquellos proyectos vigentes de los que el usuario es Investigador Principal. Una vez seleccionado, se cargarán los datos de dicho proyecto para verificar que la información es correcta.
  • Tipo de contrato: si las características del proyecto seleccionado lo permiten, podrá seleccionar si el contrato solicitado es de carácter indefinido o temporal.
  • (Opcional) Datos del proyecto en inglés: si alguno de los siguientes datos mostrados no figura en inglés, el Investigador Principal podrá indicar su traducción si lo considera aplicable:
    • Título del proyecto
    • Nombre de la Línea de Investigación
    • Organismo financiador
• Definición del Contrato
  • Número de personas a contratar: se debe indicar para cuántas personas se solicita contrato bajo las mismas condiciones.
  • Categoría: se debe seleccionar una de las categorías profesionales disponibles en este menú desplegable. La titulación genérica necesaria para optar al proceso de selección se inferirá automáticamente a partir de la Categoría seleccionada.
  • (Opcional) Requisitos de participación, en español e inglés: es posible indicar todos aquellos requisitos que, no siendo títulos genéricos (Licenciado, Diplomado, Graduado, etc.), se consideren necesarios para participar en el proceso de selección, tales como títulos específicos, certificaciones de capacitación, etc.
  • Dedicación: se debe seleccionar una de las dedicaciones disponibles en este menú desplegable. Esto define el número de horas semanales de trabajo estipuladas en el contrato.
  • (Opcional) Horario previsto, en español e inglés: indicar con la mayor exactitud posible el horario previsto para el trabajador.
  • Duración, en español e inglés: describir el periodo de tiempo para el que se solicita la contratación.
  • Fecha Inicio prevista: día en que se prevé comenzar el contrato y, por tanto, la actividad del trabajador contratado. Aunque la aplicación permite que esta fecha sea el primer día del mes siguiente al actual, se recomienda dejar un margen mayor de tiempo para respetar los plazos que supone la tramitación de la solicitud, así como la publicación y resolución de la convocatoria de empleo.
  • Fecha Fin prevista: día en que se prevé finalizar el contrato y, por tanto, la actividad del trabajador contratado. Como norma general, los contratos deben durar como mínimo dos meses.

Las fechas inicio y fin previstas únicamente computan a efectos de cálculo del coste del contrato, mientras que la Duración indicada es la que figurará tanto en el documento de Solicitud de Contrato firmado como en el Anexo a la Convocatoria que define el contrato.

• • Lugar de Trabajo, en español e inglés: definir la ubicación de la actividad a desarrollar para el contrato solicitado.
  • Coste del contrato: este campo se calcula automáticamente una vez se hayan definido la Categoría, Dedicación, Fecha Inicio y Fecha Fin del contrato.
  • Coste total de los contratos asociados a la solicitud: se mostrará este campo únicamente en caso de que se haya indicado más de una persona a contratar, para indicar el coste que supone la totalidad de los contratos solicitados.
• Principales tareas y funciones del contrato convocado, en español e inglés: utilizando los campos de texto y el botón 'Añadir tarea', se deben describir las tareas que la persona contratada deberá desarrollar. Se recomienda que el estilo de redacción sea profesional, coherente y fácil de comprender, pues estas descripciones figurarán en la convocatoria de empleo.
• Méritos a Valorar y Criterio de Baremación, en español e inglés
  • En este apartado, se definen los méritos que se valorarán en el proceso de selección, así como el criterio para puntuar cada uno de ellos y la puntuación máxima que supone dicho mérito sobre la puntuación total.
  • Al crear una solicitud, la tabla mostrará una serie de méritos predeterminados que el usuario puede utilizar como guía y puede modificar utilizando el botón o descartar clicando en , según crea conveniente.
  • También es posible añadir nuevos méritos utilizando los campos que hay sobre la tabla y haciendo clic en 'Añadir mérito'.
  • El Investigador Principal debe asegurarse de que la suma de las puntuaciones máximas de todos los méritos sea 100, de lo contrario la aplicación no permitirá presentar la solicitud.
  • Un ejemplo de mérito podría ser:
    • Mérito: Idiomas de Interés Científico
    • Criterio: capacidad hablada y escrita del idioma inglés, demostrable mediante certificado oficial. B2: 5 puntos, C1: 15 puntos, C2: 20 puntos)
    • Puntuación máxima: 20
  • Puntuación mínima para superar proceso selectivo: indicar un número entre el 1 y el 100 que designe la puntuación mínima que debe superar un aspirante al contrato para que su postulación sea considerada en el proceso selectivo.

Los botones al final del formulario permiten realizar las siguientes acciones:

• Volver: regresa al listado de solicitudes sin guardar los datos del formulario.
• Guardar borrador: guarda los datos introducidos en el formulario y regresa al listado de solicitudes. 
• Descargar PDF borrador: genera un borrador del documento de solicitud en formato PDF a partir de los datos introducidos en el formulario.
  • Firmar y enviar solicitud: guarda los datos, genera el documento de solicitud en formato PDF a firmar, redirige a la pasarela de firma para que el Investigador Principal firme el documento y vuelve al formulario de solicitud una vez se ha firmado correctamente. Cuando termina este proceso, la solicitud se considera presentada y pasa a fase de revisión, notificando a las entidades que deben hacer dicha revisión.

Una vez firmada y presentada la solicitud, se podrá consultar pero no modificar, y será notificado por email del resultado de la revisión de la solicitud. Al acceder a una solicitud presentada haciendo clic en 'Consultar' en el listado de solicitudes, el formulario se visualizará como se muestra en la imagen siguiente, con los campos visibles pero inactivos (en gris). Adicionalmente, podrá descargar una copia del documento de solicitud firmado en formato PDF haciendo clic en 'Descargar PDF firmado'.

Si una solicitud es , la razón que ha motivado la no aceptación de la solicitud será notificada vía email y se podrá consultar en el formulario de solicitud. Llegado a este punto, el Gestor RRHH puede contactar al Investigador Principal para darle indicaciones, de forma que pueda volver a presentar la solicitud si el motivo del rechazo es subsanable. En tal caso, si el Investigador Principal desea aprovechar los datos ya aportados en la solicitud rechazada para modificarlos y volver a presentarla, puede hacer clic en el botón "Reiniciar solicitud" que aparece al final del formulario de la solicitud rechazada. Esto devolverá la solicitud a su estado inicial , y será nuevamente editable para su presentación.

2.2. Unidad Gestora

Al acceder al módulo, se mostrará un listado con todas las solicitudes de contrato asignadas a la Unidad Gestora a la que pertenezca el usuario y que ya hayan sido firmadas y presentadas por el Investigador Principal. Opcionalmente, puede utilizar los campos del formulario "Filtro de Búsqueda de Solicitudes de Contratos de Investigación" para afinar la búsqueda. Haciendo clic en el botón 'Consultar' ubicado a la derecha de cada solicitud listada, se puede visualizar la información aportada en la solicitud y descargar el documento firmado.

Al consultar una solicitud, se abrirá el formulario que muestra los datos aportados por el Investigador Principal para la solicitud de contrato. Independientemente de su estado, al final del formulario se muestran los botones 'Volver', para regresar al listado de solicitudes y 'Descargar PDF firmado', para descargar una copia del documento de solicitud firmado en formato PDF. 

Como usuario de Unidad Gestora, normalmente se consultarán aquellas solicitudes cuyo estado sea , pues son aquellas que requieren de su intervención para continuar su tramitación. Mientras la solicitud se encuentra en este estado, las principales acciones que debe realizar la Unidad Gestora sobre la solicitud son las siguientes:

• Verificar que el logotipo mostrado en la sección 'Proyecto' es el correcto. Si no es correcto, deberá modificarlo en la aplicación Hércules o solicitar su modificación antes de continuar con la tramitación.
• Verificar que el texto de publicidad mostrado en la sección 'Proyecto' es el correcto tanto en español como en inglés y, de ser necesario, modificarlo
• Aprobar o rechazar la solicitud según los criterios propios de la Unidad Gestora. Para ello, utilizará los botones dispuestos a tal efecto al final del formulario. En ambos casos, se abrirá un diálogo en el que escribir las alegaciones que la Unidad Gestora considere pertinentes en relación a la aprobación o rechazo de la solicitud.

Si la solicitud se aprueba, ésta pasa al siguiente estado , y se notifica vía email al Gestor RRHH, incluyendo las alegaciones, para que proceda con la siguiente fase de revisión de la solicitud. En caso de que sea rechazada, pasa al estado y se notifica al Investigador Principal, incluyendo el motivo del rechazo.

2.3 Gestor RRHH

Al acceder al módulo, se mostrará un listado con todas las solicitudes de contrato que ya hayan sido firmadas y presentadas por el Investigador Principal. Opcionalmente, puede utilizar los campos del formulario "Filtro de Búsqueda de Solicitudes de Contratos de Investigación" para afinar la búsqueda. Haciendo clic en el botón 'Consultar' ubicado a la derecha de cada solicitud listada, se puede visualizar la información aportada en la solicitud y descargar el documento firmado.

Al consultar una solicitud, se abrirá el formulario que muestra los datos aportados por el Investigador Principal para la solicitud de contrato. Independientemente de su estado, al final del formulario se muestran los botones 'Volver', para regresar al listado de solicitudes y 'Descargar PDF firmado', para descargar una copia del documento de solicitud firmado en formato PDF. 

Como Gestor RRHH, normalmente se consultarán aquellas solicitudes cuyo estado sea , pues son aquellas que requieren de su intervención para continuar su tramitación. Mientras la solicitud se encuentra en este estado, las principales acciones que debe realizar el Gestor RRHH son aprobar o rechazar la solicitud según su criterio. Para ello, utilizará los botones dispuestos a tal efecto al final del formulario. En caso de rechazo, se abrirá un diálogo en el que solicitará al usuario alegar el motivo por el que no se acepta la solicitud.

Si la solicitud se aprueba, ésta pasa al siguiente estado , notificando vía email al Investigador Principal de que su solicitud de contrato ha sido aprobada y que se publicará una convocatoria de empleo para cubrir dicho contrato. En caso de que sea rechazada, pasa al estado  y se notifica al Investigador Principal, incluyendo el motivo del rechazo.

2.4 Selección

Una vez el gestor de recursos humanos ha tramitado la solicitud tenemos que le llega a el personal de selección. El personal de selección podrá gestionar aquellas solicitudes que están en el estado de EN TRAMITE DE SELECCION. Los usuarios de selección únicamente pueden acceder a las solicitudes de contrato, en dicho apartado les aparecerán las disponibles.

Los estados que podemos encontrar siendo usuario de selección son los siguientes:

• REMITIDA A SELECCION: Estado inicial en el cual los usuarios de selección encontraran el contrato. Después de que el equipo de recursos humanos valide entonces nos llegara a este estado.
  En este estado se debe revisar que el logotipo y los texto de publicidad son correctos para la convocatoria. Si la información es correcta pasaremos al siguiente estado EN TRAMITE DE SELECCION, este estado corresponde a el momento en el que se crea la convocatoria, en el caso de que no todos los datos sean correctos entonces se manda al estado PENDIENTE SUBSANACION.

• PENDIENTE SUBSANACION: Si la parte de selección ha detectado algún error entonces se mandara a este estado, el encargado de subsanar esto ha de ser el IP. Una vez el IP ha corregido los errores entonces vuelve a el estado de REMITIDA A SELECCION para que nos validen los cambios realizados.
• EN TRAMITE DE SELECCION: Los datos son correctos y se puede crear la convocatoria. Este estado engloba 3 llamadas a servicios externos, los servicios son: Resoluciones, ConvocUM/Convocatorias y TOUM. El estado inicial se ve de la siguiente manera:
   
  
  
  • Resoluciones: Para tramitar la convocatoria el equipo de selección tiene que solicitarla en resoluciones, para ello deberá comprobar los 2 archivos que se generan en el botón Descarga de documentos, es decir, 'Anexo Convocatoria' y 'Modelo Convocatoria'. Si los documentos son correctos el equipo es encargado de solicitar la resolución, cambiando el estado de la misma a 'SOLICITADA', cuando se tramite la resolución aparecerá como 'REGISTRADA' y se almacenara un Nº Asiento y una fecha de registro.
  • ConvocUM: Una vez se ha asignado un asiento (Es decir al resolución esta REGISTRADA) tenemos la posibilidad de realizar la convocatoria de la plaza, tras solicitar dicha plaza hay un proceso en base de datos que se encargara de revisar diariamente si la convocatoria se ha publicado, esto cambiara el estado a PUBLICADA y por ultimo tendremos la posibilidad de publicarlo en TOUM, es necesario haberlo solicitado en ConvocUM.
  • TOUM:  Cuando la plaza se ha asignado sin importar su estado se puede solicitar su publicación en TOUM.

Una vez se ha tramitado en ConvocUM, es decir pasa a estado 'PUBLICADA', el estado de la solicitud llegara a su estado final 'PUBLICADA/CONVOCADA', no es necesario que se publique en TOUM para que llegue a este estado. Esto nos dara dos posibles estados finales: El primero en el cual podemos ver la convocatoria creada pero en TOUM todavía no se ha publicado. Y un segundo estado en el que si se ha publicado en TOUM y tenemos su respectivo enlace al mismo.

3. Módulo de Personal Contratado

En este módulo, los usuarios podrán consultar el listado de personas que han sido contratadas para Proyectos de Investigación. La información que puede ser consultada depende del perfil del usuario:

• Investigador Principal: sólo puede consultar el personal que ha sido contratado en proyectos de los que sea Investigador Principal.
• Unidad Gestora: sólo puede consultar el personal que ha sido contratado en proyectos que estén asignados a su Unidad Gestora.
• Gestor RRHH: puede consultar todo el personal contratado.

Para realizar una búsqueda de personal contratado, se debe indicar al menos el DNI de la persona contratada o el Nº JUSTO del proyecto a consultar en el formulario "Filtro de Búsqueda de Solicitudes", excepto si el usuario es Investigador Principal, en cuyo caso se cargará automáticamente la lista de todo el personal contratado para sus proyectos. Complementariamente, es posible utilizar el resto de campos del formulario para afinar la búsqueda. Al hacer clic en el botón "Buscar", el listado de personal contratado cuya información coincida con los criterios del filtro se mostrará en el apartado "Listado de Personal de Investigación", tal como se ve en la siguiente imagen.

4. Gestión de Usuarios de Unidades Gestoras

Los Responsables de Unidades Gestoras tienen a su disposición un módulo adicional para gestionar los usuarios que pertenecen a cada Unidad Gestora, accesible desde el menú de inicio y desde la barra lateral. 

Para dar de alta a un usuario de una Unidad Gestora, se deberá introducir la siguiente información en el formulario "Asignar Usuario a Unidades Gestoras":

• Su NIF/NIE (haciendo clic opcionalmente en el botón "Buscar" para verificar su nombre y apellidos).
• Unidad Gestora a la que pertenece usando el cuadro desplegable.
• Si desea que este usuario pueda gestionar usuarios de Unidades Gestoras como se explica en el presente apartado, puede marcar la casilla "Responsable".

Al hacer clic en el botón "Guardar", el usuario aparecerá en el Listado de Usuarios de Unidades Gestoras, acompañado de los siguientes botones:

• → permite cambiar tanto la Unidad Gestora asignada como si es responsable o no de la misma.
• → permite dar de baja al usuario, eliminándolo del listado.