ECU
Evaluación docente
Manual del administrador
de la aplicación
V 3.1.4
Índice
Introducción
Estructura de la aplicación
Otras relaciones del sistema
Entrada a la aplicación
Requerimientos mínimos
Acceso a EVALUACIÓN DEL PROFESORADO
Formato general del sistema
Menús
Tipos de puntos de menú
Barra de botones
Barra de título de formularios
Líneas de estado
Diferentes formas de interacción
Resumen de las teclas principales con las acciones que realizan
Funcionamiento general de los formularios de la aplicación
Guía de uso
¿Definición de Código y Fichero de códigos?
¿Cómo comenzar la evaluación de un nuevo curso académico?
¿Qué profesores se van a evaluar?
Planificación de centros
Registro de profesores que van a ser evaluados
Carga de códigos desde el POD.
Carga de códigos manual.
¿Cómo consultar o modificar los códigos que vamos a evaluar?
¿Cómo modificar el código asociado a una ficha de códigos existente en el sistema?
Proceso de recogida y mecanización de cuestionarios cumplimentados por los alumnos.
Cumplimentación ON-LINE mediante invitación
Definir periodos de cumplimentación de los cuestionarios por asignatura
Envío de notificación al profesor previo al envío de las invitaciones a los alumnos
Envío de invitaciones a los alumnos para cumplimentar los cuestionarios
¿Para que asignaturas se pueden enviar las invitaciones?
¿A que alumnos les llegara la invitación para cumplimentar el cuestionario de la asignatura y profesorado?
Acto de evaluación
Encuestadores.
Encuestadores reales
Encuestadores ficticios
Actos de evaluación.
Asigna encuestador a acto de evaluación.
Consulta ficha acto de evaluación.
Acceso Web de los encuestadores a los Actos de Evaluación
Abrir el acto de evaluación
Cerrar el Acto de Evaluación
Acceso Web de los alumnos a los Actos de Evaluación
¿Cómo consultar los cuestionarios registrados en el sistema?
Resumen cumplimentaciones.
Carga y verificación de cuestionario recogidos en papel (Formato Unidad para la Calidad)
Estructura de los ficheros.
Ubicación de los ficheros.
Limite en el número de ficheros a tratar.
Bloques de la pantalla.
Proceso de carga.
Proceso de verificación.
Errores detectados por el sistema:
Avisos detectados por el sistema:
Códigos considerados validos para cargar sus cuestionarios:
Carga y verificación de cuestionario recogidos en papel (Hojas codificadas EXAPLUS)
Limite en el número de ficheros lógicos a tratar.
Bloques de la pantalla.
Pantalla de consulta y edición de cuestionarios.
Proceso de carga.
Proceso de verificación.
Errores detectados por el sistema:
Avisos detectados por el sistema:
Códigos considerados validos para cargar sus cuestionarios:
Incluir cuestionarios en sistema de ENCUESTAS.
Comprobar códigos sin encuestas.
¿Cómo eliminar las encuestas registradas de un código?
¿Cómo cambiar las encuestas registradas de un código a otro?
Generar y enviar los informes de evaluación al profesorado.
Cuando se puede generar el informe de avance.
Cuando se puede generar el informe definitivo.
Generar informes.
Revisar, visualizar y enviar informes.
Descargar informes.
Envío de informes.
Enviar informe a SUMA:
Enviar informe por correo electrónico:
Errores detectados en el modo de envío:
Regenerar informes.
Cerrar avance de evaluación.
¿En que situación se encuentra la evaluación?
Anexo I ¿Cómo usar EXAPLUS para leer cuestionarios?
La Unidad para la Calidad de la Universidad de Murcia tiene como una de sus funciones la de confeccionar informes de evaluación del profesorado partiendo de cuestionarios cumplimentados por los alumnos en los que valoran diversos aspectos de su docencia.
Con el fin de gestionar y automatizar la confección y puesta a disposición del profesorado de los informes generados se ha desarrollado este módulo informático englobado en la aplicación ECU y sustituyendo al módulo existente que no cubría todos los aspectos de automatización.
El modulo se ha dividido en apartados o submenús con el fin de agrupar funcionalidades y tener ordenadas las acciones que se deben realizar desde el inicio del proceso de evaluación (identificación de los profesores a ser evaluados) hasta su culminación (publicación de los informes generados).
Este programa informático está integrado con otros módulos de la Universidad de Murcia: GENTE (integración débil), que permite homogeneizar la gestión de códigos comunes a todas las aplicaciones informáticas, y fundamentalmente, integrar todos los colectivos de personas ( y datos personales) del entorno en una única gestión común, SIVA (gestión académica) (integración media), ENCUESTAS (plataforma para generación de encuestas) (integración fuerte).
Resolución mínima de pantalla recomendada: 1024 x 768.
Es necesario que los usuarios que van a hacer uso de la aplicación estén dados de alta en el sistema NOVEL de la Universidad de Murcia y se le haya incluido el acceso a la aplicación en el menú de inicio.
Soporte a usuarios:
868 88 4222
A la aplicación ECU3 se accede mediante el menú de novel a través de la opción Ecu3:
"Inicio Windows" "Aplicaciones UM" "Gestión" "ECU3"
El sistema le solicitara que se identifique para poder acceder a la aplicación.
La aplicación dispone de dos módulos:
Nosotros accederemos usando el enlace a 'Evaluación Docente'
El sistema en este punto nos desplegara el menú con la estructura indicada en la introducción y quedara a la espera de seleccionar una opción para proseguir.
A continuación se recogen los distintos elementos que nos podemos encontrar al navegar por el sistema.
Debajo de la línea del título de la ventana principal de la aplicación (ECU3. ATICA. UNIVERSIDAD DE MURCIA) aparecen los distintos puntos de menú principales a los que el usuario tiene acceso, por ejemplo: Archivo, Edición, Fichero de códigos, Encuestas, Informes, Maestros. Cuando se selecciona un punto de menú principal normalmente se despliega el menú asociado donde aparecen puntos de menú, que vamos a llamar secundarios. Estos puntos de menú secundarios pueden ser puntos de entrada a opciones de gestión o pueden ser a su vez puntos de entrada a submenús. Cuando se selecciona un punto de entrada a submenú se desplegará el submenú que tenga asociado. Los puntos de entrada a submenús se diferencian del resto en que tienen el símbolo 8 en la parte derecha.
El punto de menú Ventana siempre aparece pero no forma parte de la aplicación, sino que es propio del entorno de Windows.
Las entradas de los menús tienen en todas las pantallas las mismas funciones, podemos clasificarlas en dos tipos: las primeras son clásicas en las aplicaciones desarrolladas en entorno Windows, en nuestra aplicación forman parte de este grupo las entradas Archivo, Edición, Ayuda y Ventana. El otro grupo es el formado por las entradas específicas de la aplicación y por tanto entran en este grupo Ficheros de códigos, Encuestas, Informes y Maestros.
Otra característica del menú de la aplicación es la definición de una serie de botones a forma de iconos que realizan distintas funciones y que se definen en el ámbito de menú, es decir, están presentes en todas y cada una de las opciones de gestión. Más tarde se explica la función que realizan los botones y la combinación de teclas equivalentes para realizar la misma acción.
Cuando se sitúa el cursor sobre cualquier botón aparece una etiqueta de ayuda que describe la función que realiza dicho botón.
Por formulario entendemos aquella ventana que aparece dentro de la ventana principal, con la que el usuario interactúa introduciendo y/o mostrando información. El formulario realiza la lógica de programación de las distintas opciones de menú.
Todos los formularios tienen una cabecera en la parte superior de la ventana en la que se especifica el nombre del formulario y una breve explicación de su utilidad.
Las últimas líneas de la pantalla tienen un significado especial:
La última línea sirve para indicar información de control o de estado:
La penúltima línea es la línea de mensajes, en la que puede aparecer:
Se podrá interactuar con el programa a través del teclado, para ello se definen una serie de acciones a realizar asociadas a las cuales hay una tecla o combinación de teclas para invocar dicha acción. También tenemos la posibilidad de usar el ratón, en lugar del teclado, para invocar las acciones. Se ha hablado de posibilidad de uso, esto quiere decir que, también se puede interactuar con el programa, casi totalmente con el teclado, sin usar para nada el ratón (aunque en muchos casos no será lo más racional). La única acción que requiere obligatoriamente del uso del ratón es la invocación de pestañas y botones.
Botón |
Combinación de teclas |
Descripción |
|---|---|---|
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Alt + Insert |
Alta (Insertar Registro). |
|
Mayús + F2 |
Introducir consulta. |
|
F2 |
Ejecutar consulta (se utilizará siempre después de Mayús+F2 y poner los criterios de búsqueda). |
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|
Cancelar la consulta. Después de pulsar el botón "ejecutar consulta", sólo se recuperan de la base de datos el registro o registros que caben en el formulario, pero la base de datos sigue lista para enviar los siguientes cuando sea necesario mostrarlos en pantalla. Al cancelar la consulta se libera la base de datos y no se recuperan más registros aunque los hubiera. |
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F5 |
Recuento de registros recuperados. |
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F10 |
Validar cambios introducidos. Los cambios hechos en los datos del formulario se guardan en la base de datos. |
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|
Configura las opciones de impresión. |
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Ctrl + p |
Imprimir pantalla. |
|
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Imprimir informe. |
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F4 |
Salir. |
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Crtl + C |
Copia el texto seleccionado en el portapapeles. |
|
Crtl + X |
Borra el texto seleccionado y lo copia en el portapapeles. |
|
Crtl + V |
Pega el contenido del portapapeles. |
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Alt + Supr |
Baja (Eliminar Registro) |
|
|
Limpia el contenido del registro. |
|
|
Limpia el contenido del registro. |
|
|
Limpia el contenido de la pantalla. |
|
AvPág |
Bloque Siguiente. |
|
RePág |
Bloque Anterior. |
|
|
Se desplaza al primer registro de un bloque. |
|
Flecha Arriba |
Registro Anterior. |
|
Flecha Abajo |
Registro Siguiente |
|
|
Se desplaza al último registro de un bloque. |
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Ctrl + T |
Editar Campo. Muestra una pantallita para editar el campo sobre el que está situado el cursor. Se usa para campos que pueden recoger varias líneas de información. |
|
F12 |
Muestra la lista de valores posibles |
|
CTRL + K |
Enseña las teclas disponibles |
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May + F1 |
Visualizar error. Cuando se producen errores del tipo "No se ha podido INSERTAR registro" o "No se ha podido MODIFICAR registro". Muestra más información sobre el error. |
|
|
Información técnica sobre el campo en el que se está situado. |
Hay que tener en cuenta que cuando se introduce un valor en un campo, para estar seguro de que sobre él se han hecho todas las validaciones posibles, es conveniente siempre cambiar de campo, antes de abandonar el registro, bloque, programa.
Por formulario entendemos cada una de las ventanas que se abren dentro de la ventana principal de la aplicación. Clasificaremos los formularios de la aplicación en formularios de consulta y formularios de gestión.
La mayoría de los formularios se caracterizan por disponer en la parte superior de una cabecera de parámetros en la que se definen los filtros a usar en la consulta que vamos a realizar y cuyo resultado se muestra en la parte inferior. Por ejemplo, en el formulario de la figura se muestra información sobre los códigos registrados en el sistema. Como filtros hemos indicado que queremos que nos muestre los registrados para el año de evaluación 2012, del master 254 y asignatura 'CALIDAD DEL SOFTWARE', el resultado a nuestra consulta nos muestra un único registro que cumpla nuestros criterios.
Nada más entrar a un formulario, el cursor aparece en la cabecera y ésta se encuentra en el modo Introducir Consulta. Esto significa que está a la espera de que se le introduzcan una serie de criterios que deben cumplir los registros sobre los que se va a trabajar. Una vez introducidos éstos se puede pulsar el botón Buscar y aparecerán los datos de los registros que cumpla los criterios que se han introducido.
Los criterios se pueden introducir directamente tecleando su código (por ejemplo, el código de una titulación), pero también puede hacerse seleccionándolo de la lista de valores que se despliega al pulsar <F12>.
Si se pulsa el botón Nueva búsqueda en la cabecera se limpiarán todos los campos y se podrán introducir de nuevo los criterios.
Por defecto aparecerá siempre seleccionado el año de evaluación actual, aunque éste podrá cambiarse.
En los formularios que admiten modificación de datos hay que pulsar el botón Validar cambios para que los cambios hechos en los datos se guarden en la base de datos.
Pulsando sobre el botón '+' de un registro se abrirá una nueva ventana con la ficha completa del registro seleccionado para su consulta o modificación.
En las pantallas donde se pueda lanzar un proceso para mas de una línea normalmente aparecerá un campo check para seleccionar los registros para los que queremos que se ejecute el proceso.
En esta pantalla el primer campo de la lista 'Selec.' Indicara que queremos 'Descargar', 'Enviar' o 'Regenerar' el informe del código indicado, pudiendo seleccionar mas de uno si lo deseamos.
Cuando en alguna pantalla insertemos o actualicemos un dato el sistema siempre nos solicitara la confirmación antes de guardar dichos cambios, esto lo hace a través del siguiente mensaje emergente.
El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir al administrador/gestor del sistema respecto al módulo de evaluación del profesorado.
Antes de continuar vamos a definir el concepto de Código el cual vamos a emplear muy a menudo en el trascurso de este manual y de la aplicación.
Nosotros llamaremos código al elemento que va a ser evaluado, este elemento esta definido por:
Por tanto cuando nos refiramos a un código en realizada nos estamos refiriendo a la tupla profesor-titulación-asignatura-grupo que va a ser evaluado.
Como fichero de códigos nos referiremos al conjunto de códigos que van a ser evaluados.
Lo primero que vamos a definir es el curso académico que vamos a evaluar, para ello vamos a crear los parámetros generales de la aplicación para el nuevo año de evaluación.
Al entrar en esta opción el sistema nos mostrara los parámetros definidos para el último año de evaluación realizado.
Para crear un nuevo año de evaluación pulsaremos sobre el botón "Nuevo Año" y el sistema creara el año siguiente de evaluación (en el caso de nuestro ejemplo se creara el año de evaluación 2015 (Curso académico 2015/2016)).
El sistema copiara en el nuevo año los parámetros del último año de evaluación y dejara que el administrador modifique los datos que cambian en el nuevo año con respecto al anterior.
En esta pantalla definidos los siguientes datos:
El cuerpo de esta notificación lleva incluido un texto especial '{_}\[TOKEN_INVITACION\]{_}' que se podrá poner en cualquier parte del cuerpo del correo y el sistema sustituirá por un hiperenlace etiquetado con el nombre del profesor y asignatura que se va a evaluar, al pinchar sobre él se abrirá en el navegador el cuestionario para ser cumplimentado.
\\ |
Además de definir el año de evaluación también hay definir los cuestionarios que los alumnos van a cumplimentar en el sistema de encuestas de la Universidad de Murcia. Dada la complejidad del tratamiento que hay que hacer la información recogida en estos cuestionarios para generar los informes del profesorado se deben remitir a ATICA los cuestionarios de asignatura y profesorado con todas las preguntas y tratamiento de cada una de ellas (en caso de que la pregunta tenga alguna particularidad) para que los técnicos la den de alta y definan todas las vinculaciones internas con la aplicación ECU.
Una vez definidos los parámetros del nuevo año de evaluación el siguiente paso es registrar los profesores que van a ser evaluados, en este punto vamos a dividir a los profesores evaluados en dos bloques.
Teniendo en cuenta esta división lo que debemos hacer ahora es definir los centros que tenemos planificados para realizar la evaluación.
En el bloque de la izquierda el sistema nos mostrara todos los centros definidos en la Universidad de Murcia y en el bloque de la derecha los centros que ya hemos incluido en la planificación del año de evaluación.
Para incluir nuevos centros en la planificación marcaremos el check de la columna de la izquierda en los centros que vamos a planificar y pulsando sobre el botón '=>' el sistema los moverá al boque de la izquierda. De forma análoga podremos excluir un centro de la planificación seleccionandolo en el bloque de la derecha y pulsando sobre el botón '<='.
Dado que la planificación de centros se hace por bloques se ha incluido un filtro 'Último año de evaluación' para que se muestren solo los centros planificados en un determinado año de evaluación y así poder pasarlos todos en bloque a planificación.
Una vez planificados los centros es el momento de registrar los profesores que van a ser evaluados, para ellos el sistema dispone de dos opciones.
Hay que tener presente que si esta cerrado el avance de la evaluación, el sistema no permitirá registrar nuevos códigos ya que la inclusión de nuevas encuestas de los alumnos distorsionaría los cálculos de medias a nivel de titulación, departamento, área y universidad de los informes finales generados. Cuando se de este caso se mostrara un mensaje en la pantalla advirtiéndolo.
Mediante este proceso se cargarán los códigos definidos en el Plan de Ordenación Docente definido en la Universidad de Murcia para el año de evaluación en el que estamos.
Para que el sistema pueda realizar la búsqueda es obligatorio indicarle el año de evaluación así como al menos uno de los siguientes filtros.
Como filtros alternativos podemos indicarle:
Es importante tener presente que en la versión v 3.1.4 se podrán cargar asignaturas/grupo/profesor y actualizar datos también del primer cuatrimestre según petición ECU-458.
El parámetro 'Cuatrimestre' es importante ya que si seleccionamos 'Segundo y anuales' el sistema nos permitirá.
En caso de seleccionar 'Todos' o 'Primero' el sistema solo nos permitirá cargar las asignaturas/grupos/profesores no cargados previamente en ECU.
Una vez introducidos los filtros se pulsara sobre Consultar y el sistema obtendrá todos los códigos que cumplan con los filtros introducidos.
La información recuperara por el sistema del Plan de Ordenación Docente se divide en dos bloques:
Se mostraran todas las titulaciones que cumplan con los filtros introducidos.
Se ha incluido un indicador para saber si de la titulación se imparte docencia o no, por defecto se visualizaran solo las titulaciones con docencia pero el check 'Visualizar solo titulaciones con docencia' puede ser cambiado por el usuario y el sistema actualizara la lista de titulaciones.
Conforme nos desplazamos por el bloque de titulaciones el sistema cargara todas las asignaturas/profesor que la imparte definidas en el Plan de Ordenación Docente para dicha titulación.
Como información relevante para saber si se debe evaluar o no al profesor a nivel de asignatura, grupo y profesor se han incluido los siguientes indicadores:
El último campo es un indicador que puede ser cambiado por el usuario para indicar si se debe cargar el código en el sistema o no, por defecto estará marcado para los códigos recuperados y que aun no están registrados en el sistema, o si se ha seleccionado 'Cuatrimestre segundo y anuales' se marcaran también los códigos existentes para su actualización.
Una vez recuperados los códigos por el sistema se puede hacer una carga en el sistema de una determinada titulación o de todas en bloque, teniendo en cuenta que solo se cargaran los registros cuyo indicador de carga este marcado.
Es posible que los profesores definidos en el Plan de Ordenación Docente por ser externos no estén dados de alta con un identificador valido, en este caso el sistema antes de proceder a darlos de alta en el sistema mostrara la lista de dichos profesores y dará opción de cambiar su identificador por el valido o guardarlos tal cual están.
Una vez que se continua con el proceso de carga ya sea al pulsar sobre los botones 'Cargar todas las titulaciones', 'Cargar titulación seleccionada' o 'Seguir con el proceso de carga' el sistema analizara los registros seleccionados con el check 'Cargar' y mostrara la siguiente ventana de confirmación.
En este bloque se muestran las asignaturas/grupo/profesor que hemos seleccionado previamente y aun no existe un código en ECU.
Al pulsar sobre el botón 'Cargar' el sistema tras una confirmación por parte del usuario procederá a cargar las asignaturas/grupo/profesor en ECU asociándole un código.
Debajo del botón el sistema informara del número de códigos que se van a cargar.
En este bloque se muestran los códigos ya existentes en ECU que van a ser actualizados con la información actual del POD (nº de alumnos y créditos) sin cambiar el código, titulación, asignatura, grupo y profesor, así como las marcas que pudiéramos haber puesto al código.
Al pulsar sobre el botón 'Actualizar' el sistema tras una confirmación por parte del usuario procederá a actualizar el nº de alumnos y créditos del código en ECU.
Debajo del botón el sistema informara del número de códigos que se van a actualizar.
En este bloque se muestran los códigos que existen en ECU y que en la consulta realizada al POD ya no está la asignatura/grupo/profesor vinculado a él.
En caso de que el código no se pueda eliminar por tener ya cuestionarios cumplimentados no aparecerá en esta lista.
Al pulsar sobre el botón 'Eliminar' el sistema tras una confirmación por parte del usuario procederá a eliminar los códigos de ECU.
Debajo del botón el sistema informara del número de códigos que van a ser eliminados.
Una vez realizadas las acciones deseadas pulsaremos sobre el botón 'Volver' y regresaremos a la pantalla de consulta con los indicadores de 'Cargar' y 'Ya incluido' actualizados.
Este es un proceso alternativo y debe de realizarse siempre después de que en la opción de carga desde el Plan de Ordenación Docente no se recupere el código que necesitamos incluir el proceso de evaluación.
Llegados a esta pantalla pulsaremos sobre el botón Nuevo Código y se nos abrirá la ficha que es necesario cumplimentar para registrar el nuevo código.
Indicar que los campos sombreados en color verde son de cumplimentación obligatoria y los campos sombreados en gris no se pueden cumplimentar ya que serán cumplimentados por el sistema cuando llegue el momento.
Hay que prestar especial atención a los siguientes campos ya que aunque su cumplimentación no es obligatoria si es necesaria a posterior para confeccionar y enviar los informes de evaluación que se van a generar.
En el bloque 'Datos de Evaluación' se podrán marcar los siguientes indicadores, ya sea a la hora de dar de alta al nuevo profesor o una vez registrados los cuestionarios y antes de generar los informes.
En el bloque 'Datos para la emisión de informes' se muestran los datos que el sistema va a tener en cuenta a la hora de marcar por defecto el indicador 'Incluir en la emisión de informes' mostrando la siguiente información.
El número de encuestas cumplimentadas se muestra desglosado en:
La pantalla que se visualizara será:
Para ello seleccionaremos la opción Fichas códigos/Alta manual del menú Fichero de códigos.
Se nos abrirá la siguiente pantalla donde podremos aplicar los filtros que consideremos necesarios para realizar nuestra consulta.
En las líneas obtenidas si pulsamos sobre el botón '+' podremos ver la ficha completa del código seleccionado y realizar los cambios necesarios.
El sistema dispone de una opción para cambiar el código asignado a una ficha de códigos si por error el gestor da el código a un profesor sin ser generado desde la aplicación.
Esta opción esta disponible al consultar la ficha del código, existiendo un botón en la parte inferior para tal fin.
Una vez el gestor pulse sobre el botón el sistema comprobara que se puede realizar el cambio del código indicado en el ficha y en caso de ser posible solicitara el nuevo código que debe estar comprendido entre "0001" y "9999".
El cambio de código no se podrá realizar si existen encuestas registradas en el sistema tanto para el código actual como para el nuevo que se desea poner.
En caso de que el nuevo código indicado ya este registrado en el sistema el sistema mostrara el profesor, titulación, asignatura y grupo al que esta asociado para que el gestor compruebe que no se encuentra en el proceso de evaluación y por tanto se puede realizar el cambio.
En caso de ser posible el cambio se habilitara el botón 'Realizar Cambio' y tras ser pulsado el sistema realizara el cambio.
El sistema proporciona 2 vías diferentes para mecanizar los cuestionarios cumplimentados por los alumnos para evaluar al profesorado.
El único requisito que deben de tener los códigos para usar esta vía de cumplimentación de cuestionarios es que no existan cuestionarios ya recogidos por cualquiera de las otras vías de cumplimentación.
Por tanto si un código ya tiene cuestionarios recogidos no aparecerá al realizar la búsqueda en la pantalla.
En un acto de evaluación los cuestionarios se pueden recoger de dos formas distintas.
Para la cumplimentación en papel hay dos alternativas:
Sea cual sea la opción elegida el sistema siempre almacena los resultados de los cuestionarios en el sistema de ENCUESTAS de la Universidad de Murcia para poder realizar la explotación de los datos y sincronización con la aplicación ECU, por tanto en caso de recoger los cuestionarios en papel será necesario realizar el proceso de 'Carga en sistema de ENCUESTAS'.
El sistema también dispone de una pantalla de control 'Códigos sin encuestas' donde podremos ver que códigos tenemos definidos en nuestro fichero y aun no tienen ningún cuestionario registrado.
Estas opciones se encuentran recogidas en el menú Encuestas.
Hay que tener presente que si esta cerrado el avance de la evaluación, el sistema no permitirá cargar nuevos cuestionarios ya que la inclusión de estos distorsionaría los cálculos de medias a nivel de titulación, departamento, área y universidad de los informes finales generados. Cuando se de este caso se mostrara un mensaje en la pantalla advirtiéndolo.
Al realizarse la cumplimentación del cuestionario por los alumnos directamente en el sistema de ENCUESTAS no es necesario ningún proceso de carga y verificación ya que los datos se encuentran ubicados ya en dicho sistema y la verificación se realiza en el momento del registro por lo que estamos seguros de que los datos son correctos.
Los códigos cuyos cuestionarios se registran a través de esta vía ya están listos para realizarles el informe de avance de la evaluación.
Los alumnos van a recibir en un único correo electrónico (o alerta en UMUAPP para dispositivos móviles) con los enlaces a todas las asignaturas para las cuales deben cumplimentar el cuestionario de satisfacción, en dicho cuestionario existirá un apartado con las preguntas para cada uno de los profesores que van a evaluar.
De forma esquemática el diseño del cuestionario seria.
NOMBRE ASIGNATURA.
1.- Primera Pregunta a evaluar sobre la asignatura.
2.- Segunda Pregunta a evaluar sobre la asignatura.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre la asignatura.
PROFESOR 1 (con nombre y foto si existe autorización para mostrarla).
1.- Primera pregunta a evaluar sobre el profesor 1.
2.- Segunda pregunta a evaluar sobre el profesor 1.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre el profesor 1.
PROFESOR 2 (con nombre y foto si existe autorización para mostrarla).
1.- Primera pregunta a evaluar sobre el profesor 2.
2.- Segunda pregunta a evaluar sobre el profesor 2.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre el profesor 2.
…
PROFESOR m (con nombre y foto si existe autorización para mostrarla).
1.- Primera pregunta a evaluar sobre el profesor m.
2.- Segunda pregunta a evaluar sobre el profesor m.
…
n.- Última Pregunta a evaluar sobre el profesor m.
Para realizar la invitación usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones".
Este proceso consta de cuatro pasos.
1.- Definir los periodos de cumplimentación de los cuestionarios por parte de los alumnos por asignatura.
2.- Envío de notificación al profesor previo al envío de las invitaciones a los alumnos.
3.- Envío de invitaciones a los alumnos para cumplimentar los cuestionarios.
4.- Envío de recordatorios a los alumnos.
Vamos a pasar a detallar cada uno de estos pasos.
Ya que los cuestionarios pueden ser cumplimentados hasta el momento de realizar el examen de la asignatura el sistema permite ajustar el periodo de cumplimentación de los cuestionarios de cada asignatura, para ello usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones – Periodos de cumplimentación".
Con el bloque de parámetros podremos seleccionar las asignaturas para las que queremos consultar o cambiar el periodo de cumplimentación.
Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará las asignaturas que cumplan con dichos parámetros.
La información que se muestra es:
Una vez seleccionadas todas las asignaturas en el bloque Nuevo periodo de cumplimentación indicaremos el nuevo periodo para las asignaturas seleccionadas y le daremos a aplicar.
El sistema volverá a realizar la carga mostrando el nuevo periodo en las asignaturas seleccionadas.
Importante: Para poder enviar las invitaciones de una asignatura en concreto es necesario que dicha asignatura tenga el periodo de cumplimentación definido y no esté finalizado, en caso de no ser así en el proceso de envío de invitaciones el sistema nos informara y accederemos a esta pantalla para registrarlo.
Antes de que los alumnos reciban las invitaciones el sistema permite enviar un correo electrónico a los profesores que van a ser evaluados informándoles de dicho proceso, en el correo electrónico se puede anexar el documento oficial de información, para ello usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones – Envío correo a profesores".
Con el bloque de parámetros podremos seleccionar los profesores a los cuales se les va a enviar la notificación.
Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará los profesores que van a ser evaluados y cumplan con dichos parámetros.
En el bloque "Notificación que se va a enviar" definimos los datos de dicha notificación y tenemos opción de subir el fichero que se va a anexar, para ello pulsaremos en el botón 
y una vez subido podremos consultar el documento que se va a enviar pulsando sobre el botón 
.
Una vez pulsado el botón "Enviar notificación" el sistema generara una notificación por profesor y las dejara en la cola corporativa de envió de correos electrónicos donde se irán enviando, dependiendo del volumen de correos en dicha cola los profesores pueden tardar unos minutos en recibirlos.
Ya tenemos el sistema preparado para enviar las invitaciones a los alumnos para que cumplimenten los cuestionarios.
Recordar que cada alumno recibirá un correo electrónico con un enlace por cada asignatura en la que este matriculado y tenga que evaluar al menos a un profesor, para ello usaremos la opción de menú "Encuestas – Enviar Invitaciones – Enviar invitaciones".
Con el bloque de parámetros podremos seleccionar las asignaturas para las que se van a generar las invitaciones.
Con el parámetro "Mostrar" podremos seleccionar:
Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará las asignaturas que cumplan con dichos parámetros.
La información que se muestra es:
\\
Conforme se van seleccionando las asignaturas el sistema indicara en el botón '{_}Enviar invitación{_}' el nº de asignaturas seleccionadas para el envío.
Si seleccionamos una asignatura que previamente ya hayamos enviado la invitación en el botón '{_}Reenviar invitación{_}' aparecerá entre paréntesis (1). (2) y así sucesivamente.
Al pulsar sobre el botón '{_}Enviar invitación{_}' el sistema mostrara la siguiente ventana donde se detallan las asignaturas para las que se va a realizar el envío.
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\\
Como puede verse en el ejemplo puede darse el caso de que para alguna asignatura de las que se le va a enviar las invitaciones a los alumnos no tengan definido el periodo de cumplimentación de los cuestionarios, en este caso se mostrara el mensaje en rojo y el botón '{_}Definir periodos de cumplimentación{_}' y mientras no se cumplimenten no se activara el botón '{_}Proceder al envío{_}'.
Pulsando sobre el botón '{_}Definir periodos de cumplimentación{_}' el sistema abrirá dicha pantalla filtrando por defecto las asignaturas seleccionadas en el proceso de envío y sin periodo de cumplimentación definido o cuyo periodo ya ha finalizado, la regresar de la pantalla de definición del periodo de cumplimentación el sistema volverá a cargar la información para las asignaturas seleccionadas y si ya están todas las asignatura con periodo valido dejara proceder con el envío.
En el bloque inferior '{_}Notificación que se va a enviar{_}' muestra la notificación que se va a enviar, puede ser modificada antes del envío y dicha modificación se quedara guardada como plantilla para posteriores envíos.
El cuerpo de esta notificación lleva incluido un texto especial '{_}\[TOKEN_INVITACION\]{_}' que se podrá poner en cualquier parte del cuerpo del correo y el sistema sustituirá por un hiperenlace etiquetado con el nombre de la asignatura que se va a evaluar, al pinchar sobre él se abrirá en el navegador el cuestionario para ser cumplimentado.
Al pulsar sobre el botón 'Proceder al envío' el sistema enviara por correo una invitación a los alumnos matriculados en la titulación/asignatura.
Se le enviara copia al remitente de la notificación pero solo de unos de los correos generados para que le quede constancia del envío.
Una vez un alumno ha cumplimentado su cuestionario si vuelve a pinchar sobre el hiperenlace del correo el sistema mostrara el cuestionario cumplimentado con anterioridad y podrá ser modificado, en ningún caso se permite que un mismo alumno cumplimente más de una vez el cuestionario.
\\ |
Se podrán enviar invitaciones para las asignaturas de los profesores que vamos a evaluar.
La invitación para cumplimentar el cuestionario le llegara a todos los alumnos matriculados en dicha asignatura y al menos uno de los profesores que le ha impartido docencia va a ser evaluado.
Los actos de evaluación son los realizados por los encuestadores cuando asisten a las clases para que los alumnos cumplimenten los cuestionarios de una determinada asignatura/grupo.
Desde gestión hay dos pasos a seguir para gestionar estos actos.
En esta pantalla daremos de alta las personas que van a intervenir como encuestadores en el proceso, existe la posibilidad de definir encuestadores ficticios para la planificación inicial de los actos de evaluación, llegado el momento del acto, este debe de estar asociado a un encuestador real.
Se puede aplicar un filtro para realizar la búsqueda, tan solo tendremos que escribir el texto a buscar y el sistema lo buscara en las columnas DNI, Correo electrónico y Apellidos, nombre tanto de los encuestadores reales como ficticios.
Los encuestadores tienen que tener cuenta de correo de la Universidad de Murcia para poder abrir el proceso de evaluación vía web una vez que se encuentran en el aula.
Para registrar un nuevo encuestador se puede:
La cuenta tiene que ser UMU, si no se indica @um.es el sistema lo autocompleta.
Si un encuestador ya definido no va a participar en los actos de evaluación del presente año de evaluación se puede quitar el check de activo y el sistema no dejara asignarlo.
En este caso deberemos indicar de forma obligatoria un identificador interno y el nombre del encuestador ficticio, de forma opcional se podrá indicar cuenta de correo electrónico.
En este proceso se va a asignar el encuestador a las asignaturas/grupos que va a gestionar en sus actos de evaluación.
El sistema deja filtrar las asignaturas/grupos que queremos consultar/asignar por una serie de parámetros.
Una vez introducidos los parámetros de búsqueda pulsaremos sobre el botón "Buscar" y el sistema mostrará todas las asignaturas que cumplan con los parámetros introducidos.
La información que podremos visualizar de cada asignatura/grupo que cumpla con los parámetros es:
De las asignaturas/grupos recuperados en la consulta al pulsar sobre el botón "Asignar encuestador" el sistema mostrará una nueva ventana con las asignaturas/grupos recuperadas en la consulta que aun no tienen asignado encuestador y solicitará que se indique encuestador y se seleccionen las asignaturas/grupo que va a encuestar.
En la parte superior el sistema nos está solicitando el encuestador que vamos a asignar a las asignaturas/grupos (lo podremos indicar por DNI, NIF, NIE o identificador interno (en caso de ser ficticio) o cuenta de correo).
Para asignar una asignatura/grupo al encuestador tan solo tendremos que indicar en ella la fecha y hora de inicio planificada (tiene valor orientativo) del acto de evaluación, de forma opcional se podrá indicar aula y observaciones.
Una vez indicado el encuestador y al menos una asignatura/grupo el botón "Asignar Encuestador" se activará y pulsándolo el sistema asignara el encuestador a todas las asignaturas/grupos a las que le hayamos indicado fecha y hora de inicio del acto de evaluación.
De las asignaturas/grupos recuperados en la consulta y siempre que este el encuestador asignado a ella pulsando sobre el botón '+' de la línea se podrá consultar y modificar la información recogida del acto de evaluación.
Los datos del encuestador aparecerán cumplimentados y el sistema nos permitirá cambiar
El sistema a modo informativo nos mostrará.
Desde la Web https://encuestas.um.es los encuestadores, que previamente hayan sido dados de alta desde el módulo de gestión y tengan algún acto de evaluación asignado, tendrán acceso a configurar la apertura y cierre los actos de evaluación.
El acceso lo podrá realizar desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, ya sea PC, tablet o smartphone.
Una vez acceda el encuestador, tras autenticarse con el CAS de la Universidad de Murcia, el sistema les dará acceso a un listado con las asignaturas que están configuradas para que se realice los actos de evaluación.
El encuestador puede cambiar los filtros de la pantalla para que se muestren:
Para cada una de las asignaturas/grupo a evaluar, el sistema permite acceder al panel de configuración mediante el icono 
Desde esta opción se muestra un resumen de la asignatura/grupo a evaluar, y permite realizar las operaciones de Abrir y Cerrar el acto de evaluación.
Sólo será posible abrir el proceso de evaluación en la fecha en la que haya sido planificada, la hora asignada en el proceso de asignación del encuestador es sólo orientativa. El sistema dejará registrada la hora exacta de apertura y cierre de la evaluación para su posterior consulta.
Pulsando el icono 
el sistema comprobará si hay una clave de acceso definida, y solicitará, en su caso, que se indique una en ese mismo momento, y mostrará la URL de acceso para poder cumplimentar el cuestionario de evaluación.
Los alumnos accederán mediante el navegador Web de su dispositivo, Smartphone o Tablet o PC, a la URL indicada, y podrán cumplimentar el cuestionario de evaluación una vez indiquen la clave de acceso.
Se garantiza el acceso único por alumno a la encuesta de evaluación mediante una cookie en el navegador del dispositivo del alumno, aunque hay que advertir, que no existe una solución infalible para controlar el acceso único por alumno, ya que el sistema de Encuestas Web sólo tiene acceso a la navegación del alumno al cuestionario de evaluación a través del navegador del dispositivo.
El sistema irá contabilizando y mostrando el total de cumplimentaciones de los alumnos
Pulsando el icono 
el sistema procederá a cerrar el Acto de Evaluación, y no será posible cumplimentar nuevos cuestionarios de evaluación.
Una vez abierto un acto de evaluación por el encuestador, el sistema muestra la URL a la que deberán acceder los alumnos desde sus Tablets o Smartphones para poder cumplimentar al Acto de Evaluación.
El sistema les requerirá como paso previo, que introduzcan la clave de acceso que haya configurado el encuestador.
Y podrán cumplimentar la encuesta de evaluación de la asignatura/grupo.
Se garantiza el acceso único por alumno a la encuesta de evaluación mediante una cookie en el navegador del dispositivo del alumno, aunque hay que advertir, que no existe una solución infalible para controlar el acceso único por alumno, ya que el sistema de Encuestas Web sólo tiene acceso a la navegación del alumno al cuestionario de evaluación a través del navegador del dispositivo.
En caso que el alumno intente acceder tras haber cumplimentado la encuesta, el sistema le informará que ya ha cumplimentado la encuesta a la está intentando acceder.
Como se ha indicado anteriormente, el sistema va mostrando al encuestador el número cuestionarios que se van registrando durante el proceso de evaluación.
Desde el módulo de gestión se pueden consultar las encuestas registradas con los valores introducidos en cada una de ellas. Para ello consultaremos la ficha de la asignatura/grupo o el profesor (submenú "Fichero de Códigos" -> Fichas Códigos o Asignaturas).
Ficha profesor
Ficha asignatura/grupo
Una vez tengamos abierta la ficha de la asignatura/grupo o profesor el sistema nos informara del número de cuestionarios registrados (1) y pulsando sobre el botón (2) nos mostrará los valores registrados en cada cuestionario.
En este proceso podremos consultar los actos de evaluación realizados pudiendo filtrar por 'Actos con cumplimientaciones' y 'Actos sin cumplimentaciones' así como por periodos.
Esta opción se pude lanzar desde la opción de menú 'Encuestas – Actos de evaluación – Resumen cumplimentaciones'.
Importante:
En caso de existir actos de evaluación realizados en los últimos 3 días sin ningún cuestionario cumplimentado el sistema abrirá esta pantalla al entrar al modulo de evaluación del profesorado.
Podremos filtrar por los siguientes campos:
La información que nos muestra es:
El sistema permite ordenar la lista por: Fecha, encuestador, titulación, asignatura, grupo y número de profesores
Esta opción será usada cuando el resultado de la lectura de los cuestionarios de los alumnos de cómo resultado un fichero físico en formato ASCCI ya que estos ficheros serán la fuente de datos del proceso.
Los ficheros a cargar mediante este proceso deben seguir la siguiente estructura.
Nota cuestionarios asignatura curso 2014/15 en adelante.
En la recogida de estos cuestionarios no se incluye la respuesta a la pregunta 4 por no ser valida, en el sistema la respuesta a esta pregunta tiene que existir para normalizar las respuestas por lo que se acuerda fijar la respuesta a esta pregunta en todos los cuestionarios cargados desde fichero a NS/NC.
Por requerimientos del propio sistema, los ficheros tienen que estar ubicados en una carpeta de una unidad locales del ordenador donde se va a lanzar el proceso, por tanto no son validas carpetas de red.
Por defecto en el proceso a la hora de seleccionar la carpeta donde están ubicados los ficheros se mostrara "c:\temp" aunque puede ser cambiada.
No existe limite en cuanto al número de ficheros a tratar en el proceso, si bien es cierto que cuanto mayor sea el numero mayor será el tiempo de procesado y verificación de datos.
Hay que tener presente que se trataran todos los ficheros con la extensión que se indiquen y estén en la carpeta seleccionada, por lo que es recomendable que una vez finalizado el proceso los ficheros validados sean eliminados de dicha carpeta para evitar que el sistema los vuelva a tratar (en este caso informara de un error en el fichero duplicado) al volver a lanzar el proceso.
La pantalla se encuentra dividida en cinco bloques.
Una vez tenidos en cuenta lo puntos anteriores nos disponemos a cargar los ficheros con las evaluaciones realizadas por los alumnos.
Deberemos indicar en primer lugar el año de evaluación (por defecto el actual) en el que se van a incluir los cuestionarios cargados así como la carpeta donde tenemos almacenados los ficheros a tratar y la extensión de estos.
Una vez indicados los parámetros pulsaremos sobre Leer y verificar encuestas y el sistema procederá a realizar la lectura y verificación.
El sistema nos ira informando del fichero que se esta procesando en cada momento así como de las líneas leídas y al finalizar el proceso mostrara una serie de información a titulo de resumen.
También nos mostrara el fichero unificado dándonos opción a guardarlo en disco.
Tras la carga el sistema realizara la verificación de todas las líneas leídas y en función del resultado el fichero lo catalogara como:
Ante la existencia de errores se indica la acción que debe realizar el usuario para corregirlo.
Acción: editar el fichero y corregirlas a mano.
Acción: editar el fichero y corregirlas a mano.
Acción: Existe un botón para buscar el correcto o crearlo directamente desde esta pantalla.
Acción: será necesario revisar porque se intentan cargar cuestionarios para un código cuyo informe ya esta generado.
Acción: este error ocurrirá cuando se intente cargar un fichero por segunda vez, revisar y en caso de ser así eliminarlo de la carpeta de carga.
Ante la existencia de avisos se indica cual será la acción del sistema para auto-corregirlos.
Acción: Incluirá un espacio entre las respuestas e informara al usuario.
Acción: Eliminara el doble espacio existente e informara al usuario.
Acción: Cambiara el espacio por el carácter '.' e informara al usuario.
Acción: Informara al usuario, ya que puede ser que efectivamente se haya incluido mas de un código en el mismo fichero por parte del usuario, debe ser comprobado ya que si no ha sido así se trata de un error.
El sistema considerara códigos validos, es decir códigos para los que se pueden cargar sus cuestionarios leídos todos aquellos contenidos en ficheros que no contengan errores.
El sistema mostrara la lista de códigos validos detallando los datos del código que se encuentran en nuestro fichero de códigos para que se pueda comprobar con la documentación del sobre que contiene los cuestionarios que efectivamente es correcto.
Si los datos son considerados correctos se pulsara sobre el botón Validar y el sistema dejara los cuestionarios listos para ser subidos al sistema de ENCUESTAS en un paso posterior.
Esta opción será usada cuando los cuestionarios pasados a los alumnos se cumplimenten usando las hojas codificadas a tal fin y su lectura se realiza empleando el programa EXAPLUS.
La lectura desde EXAPLUS se hace por bloques, incluyendo en cada bloque los cuestionarios recogidos de un determinado código (cada bloque contendrá los cuestionarios de un sobre recogido de los encuestadores), a estos bloques los en el sistema los nombraremos como ficheros lógicos para seguir una analogía con el proceso de lectura desde ficheros.
Ver Manual EXAPLUS en apartado "Anexo I ¿Cómo usar EXAPLUS para leer cuestionarios?"
No existe limite en cuanto al número de ficheros a tratar en el proceso, si bien es cierto que cuanto mayor sea el numero mayor será el tiempo de procesado y verificación de datos.
Por defecto al entrar en este proceso el sistema mostrara los ficheros lógicos leídos con EXAPLUS y que están pendiente de ser validados, siendo el usuario el que determine finalmente los ficheros lógicos a tratar en cada momento (pantalla de parámetros).
La pantalla se encuentra dividida en cinco bloques.
El sistema dará opción de consultar y editar para modificar los cuestionarios contenidos en un fichero lógico, esta opción será disponible en los bloques de Error y Avisos (mediante un botón etiquetado con el carácter +) que es donde se necesitara la actuación del usuario para resolverlos.
El sistema mostrara los cuestionarios cargados con el código y respuestas a las diferentes preguntas y a la derecha mostrara los errores y avisos existentes en el cuestionario, dejando modificar la columna del código y respuestas para corregir los errores detectados.
Una vez modificados todos los cuestionarios necesarios se debe pulsar sobre Salir, en este punto el sistema preguntara si guardar los cambios realizados, al indicarle que si, el sistema volverá a verificar el fichero lógico y colocara dicho fichero en la pestaña que corresponda en función de si tienen errores, avisos o se puede validar el código.
Para realizar el proceso de carga en primer lugar se debe indicar el año de evaluación (por defecto el actual) en el que se van a incluir los cuestionarios cargados.
También se debe indicar en el campo Estado el valor Pendiente validar para que el sistema solo muestre los ficheros lógicos pendientes de ser validados (valor por defecto).
Una vez indicados los parámetros se pulsara sobre el botón Consultar y el sistema mostrara los bloques lógicos leídos con EXAPLUS y pendientes de validar.
Por defecto están marcados todos los ficheros lógicos (Campo seleccionar) para la carga, pero el usuario podrá modificar dicha selección para cargar solo los ficheros deseados pulsando sobre el botón Verificar encuestas.
Además de para la carga esta pantalla sirve para consultar los ficheros lógicos ya validados (Estado = Validados), los descartados (Estado = Descartados) o todos los ficheros lógicos existentes en el sistema.
Un fichero lógico que contenga errores no recuperables o que se detecte que no son validos los cuestionarios leídos podrá ser descartado en cualquiera de los procesos siguientes (Errores, avisos y validación), con ello el fichero lógico quedara marcado y sus cuestionarios podrá volver a ser leído con EXAPLUS o no evaluar el código.
Una vez pulsado sobre Verificar encuestas el sistema procederá a realizar la lectura y verificación.
El sistema nos ira informando del fichero lógico que se esta procesando en cada momento así como de las líneas leídas y al finalizar el proceso mostrara una serie de información a titulo de resumen.
Tras la carga el sistema realizara la verificación de todas las líneas leídas y en función del resultado el fichero lo catalogara como:
Ante la existencia de errores se indica la acción que debe realizar el usuario para corregirlo.
Acción: editar el fichero lógico y corregirlas a mano.
Acción: editar el fichero lógico y corregirlas a mano.
Acción: Existe un botón para buscar el correcto o crearlo directamente desde esta pantalla.
Acción: será necesario revisar porque se intentan cargar cuestionarios para un código cuyo informe ya esta generado.
En caso de no ser posible corregir los errores existe la opción de descartar el fichero lógico para volver a ser leídos los cuestionarios o descartarlo definitivamente porque no se va a evaluar.
Ante la existencia de avisos se indica cual será la acción del sistema para auto-corregirlos.
Acción: Incluirá un espacio entre las respuestas e informara al usuario.
Acción: Eliminara el doble espacio existente e informara al usuario.
Acción: Cambiara el espacio por el carácter '.' e informara al usuario.
Acción: Informara al usuario, ya que puede ser que efectivamente se haya incluido mas de un código en el mismo fichero por parte del usuario, debe ser comprobado ya que si no ha sido así se trata de un error.
Al igual que en la pestaña de errores, en esta también existe un botón para descargar el fichero lógico.
El sistema considerara códigos validos, es decir códigos para los que se pueden cargar sus cuestionarios todos aquellos contenidos en ficheros que no contengan errores.
El sistema mostrara la lista de códigos validos detallando los datos del código que se encuentran en nuestro fichero de códigos para que se pueda comprobar con la documentación del sobre que contiene los cuestionarios que efectivamente es correcto.
Si los datos son considerados correctos se pulsara sobre el botón Validar y el sistema dejara los cuestionarios listos para ser subidos al sistema de ENCUESTAS en un paso posterior.
Al igual que en las pestañas anteriores, en esta también existe un botón para descargar el fichero lógico.
Para centralizar la ubicación de los cuestionarios recogidos se va a usar el sistema de ENCUESTAS de la Universidad de Murcia, recordemos que los cuestionarios pueden ser introducidos en el sistema por dos vías (Directamente en sistema de encuestas o recogidas en papel y leídas con escaner), sea cual sea la vía el resultado final debe ser que estén incluidas en dicho sistema ya que es aquí donde se van a realizar los cálculos matemáticos y generación de los informes de evaluación.
El sistema por tanto tiene implementada una pantalla donde se pueden visualizar los cuestionarios validados y pendientes de incluir en el sistema de ENCUESTAS para que el usuario haga el paso y ya estén disponibles para la generación de los informes de evaluación.
Como el resto de pantallas de la aplicación esta dividida en dos bloques, parámetros y resultado de la consulta.
Una vez introducidos los parámetros y pulsado sobre el botón Buscar el sistema mostrara los códigos para los que existen cuestionarios validados y pendientes de registrar en el sistema de ENCUESTAS.
Por defecto se mostraran todos los códigos marcados como Seleccionados pero siempre se podrá cambiar la marca para aquellos que aun no queramos registrar por un motivo u otro.
Una vez marcados los códigos deseados se pulsara sobre Guardar y el sistema procederá al registro de los cuestionarios en el sistema de ENCUESTAS.
Una vez finalizado el proceso el sistema actualizara la pantalla con los códigos no seleccionados que serán los que aun están pendientes.
Con esto ya estamos en disposición de generar los informes de avance de la evaluación para aquellos códigos que hayamos seleccionado.
El sistema dispone de una pantalla donde se podrá comprobar que códigos de los registrados en nuestro fichero de códigos aun no tienen encuestas registradas y por tanto no se les podrá realizar los informes de evaluación.
Esta pantalla es solo a nivel de consulta y comprobación para ver que no se olvida registrar ningún cuestionario.
El sistema dispone de una opción para eliminar las encuestas registradas en un código.
Esta opción esta disponible desde el menú de 'encuestas' – 'Eliminar encuestas de código', al pulsar sobre esta opción se abrirá una ventana como la siguiente.
La única condición que debe cumplirse es que el 'Avance de evaluación' no este cerrado.
El sistema solicitara el año de evaluación y el código al que le queremos eliminar las encuestas.
El sistema informara de todos los datos de ambos códigos así como del número de encuestas validadas del fichero (y aun no pasadas a encuestas) y el número de encuestas registradas ya en el sistema de encuestas.
Una vez pulsado sobre el botón 'Eliminar Encuestas' el sistema pedirá varias veces al usuario que confirme que desea eliminar las encuestas y tras la confirmación las encuestas registradas en el sistema de encuestas serán eliminadas y si se han cargado desde fichero estas quedarán marcadas como 'Desestimadas' y en el campo de observaciones se incluira 'Eliminadas encuestas desde proceso especifico'.
Es importante tener presente que se eliminara el informe de avance del código si existe ya que se han eliminado las encuestas en el que están basadas.
El sistema dispone de una opción para cambiar las encuestas registradas en un código a otro.
Esta opción esta disponible desde el menú de 'encuestas' – 'Cambiar encuestas de código', al pulsar sobre esta opción se abrirá una ventana como la siguiente .
La única condición que debe cumplirse es que el 'Avance de evaluación' no este cerrado.
El sistema solicitara el año de evaluación y el código actual que contiene las encuestas que queremos cambiar y el nuevo al que asociárselas.
El sistema informara de todos los datos de ambos códigos así como del número de encuestas validadas del fichero (y aun no pasadas a encuestas) y el número de encuestas registradas ya en el sistema de encuestas.
Una vez pulsado sobre el botón 'Realizar cambio' el sistema cambiara de código tanto las encuestas registradas en las cargas desde fichero como las existentes en el sistema de encuestas.
Es importante tener presente que se eliminaran los informes de avance de ambos códigos si existen ya que los datos que los generaron han cambiado.
Al profesorado se le emiten dos informes de evaluación cada uno en un momento distinto, pero la base de ambos informes son los cuestionarios cumplimentados por los alumnos.
Es importante tener en cuenta que los informes solo se podrán generar del curso académico actual, quedándose solo activas las opciones de consulta, envío e impresión de cursos académicos anteriores.
El informe de avance para un código se podrá generar cuando los cuestionarios cumplimentados por los alumnos se encuentren registrados en el sistema de ENCUESTAS.
Los informes definitivos se podrán generar cuando estén registradas en el sistema de ENCUESTAS todos los cuestionarios cumplimentados por los alumnos.
Se ha definido un proceso en el sistema "Informes – Cerrar avance de evaluación" que se encarga de marcar el cierre del proceso de avance y abrir el proceso definitivo.
Esta opción esta disponible tanto para informes de avance como definitivos para aquellos códigos que cumplan con los criterios anteriormente indicados.
Se podrá filtrar por una serie de datos (como en pantallas anteriormente descritas) y el sistema mostrara los códigos que cumplan con los criterios indicados para el tipo de informe seleccionado.
En caso de haber seleccionado informes definitivos cambiara la etiqueta central por 'INFORMES FINALES'.
Por defecto se mostraran todos los códigos marcados como Seleccionados pero siempre se podrá cambiar la marca para aquellos que aun no queramos genera el informe por un motivo u otro.
Una vez marcados los códigos deseados se pulsara sobre Generar y el sistema procederá a la generación del informe de evaluación.
Una vez finalizado el proceso el sistema actualizara la pantalla con los códigos no seleccionados que serán los que aun están pendientes.
Los códigos para los que se ha generado el informe quedarán pendientes de revisión y su envío a SUMA o por correo electrónico al profesorado.
Esta opción esta disponible tanto para informes de avance como definitivos para aquellos códigos que tengan el informe generado.
En caso de haber seleccionado informes definitivos cambiara la etiqueta central por 'INFORMES FINALES'.
Por defecto se mostraran todos los códigos marcados como Seleccionados pero siempre se podrá cambiar la marca para aquellos que no queramos gestionar.
Una vez marcados los códigos deseados podremos realizar tres acciones con ellos:
Con esta opción tenemos la posibilidad de descargarnos en nuestra maquina los informes (ya sean de avance o definitivos) de los códigos que hemos seleccionado.
La descarga se realiza en la unidad local de nuestra maquina y por tanto tendremos que indicar la carpeta donde el sistema los debe guardar.
También podemos indicar que deseamos visualizar los informes descargados, en este caso el sistema una vez descargados los abrirá directamente. Es importante tener en cuenta que si el nº de informes a descargar es grande la visualización hará que se sobrecargue nuestra maquina por lo que se recomienda no visualizar directamente si el numero de informes a descargar es superior a 5. Por defecto si el numero de informes es inferior a 5 el indicador aparecerá marcado y si es superior desmarcado.
Al pulsar sobre Seguir el sistema procederá a la descarga de los informes y quedaran almacenados en la carpeta seleccionada.
Con esta opción tenemos la posibilidad de enviar los informes tanto a SUMA como por correo electrónico para aquellos códigos que tengan marcado el indicador 'Se enviará el informe'.
El caso de realizarse el envío el sistema determinara el tipo de envío:
También existe un bloque en el que el sistema incluirá los códigos para los cuales no es posible realizar el envío definido, ya sea porque no esta definida la cuenta de correo o porque en su ficha no esta marcado el indicador 'Se enviará el informe', el motivo se especificara en la columna 'Error'.
En este bloque se mostraran los profesores que tengan definidos códigos con el indicador 'Se enviará el informe' marcado y tenga acceso al portal de SUMA en estos momentos.
Para los registros mostrados podremos realizar dos acciones:
Antes de enviar el correo se puede editar para comprobar o cambiar el texto del mismo, para ello existe el botón 'Editar Correo', existe una plantilla de correo para los informes de avance y otro distinto para los de informes definitivos y pueden ser modificados en cualquier momento.
Advertir que se puede marcar la casilla 'Adjuntar informe' si se desea anexar el informe en el propio correo.
En este bloque se mostraran los profesores seleccionados en la pantalla anterior que tengan definidos códigos con el indicador 'Se enviará el informe' marcado y NO tenga acceso al portal de SUMA en estos momentos.
En este caso solo se podrá realizar el envío y editar la plantilla del correo. Igual que en el caso de envío a SUMA existen dos plantillas diferentes, una para informes de avance y otra para informes definitivos.
En este bloque se mostraran los profesores para los cuales no se puede realizar el envío tal cual está definido en su código, esto puede ser por los siguientes motivos:
Estos errores deben ser corregidos en la ficha del código directamente y volver a realizar el envío.
Esta opción hace que el sistema vuelva a generar los informes seleccionados, esta opción debe realizarse cuando se detecte algún error.
Este proceso marca el cierre del proceso de evaluación y abre el proceso para generar los informes finales.
La necesidad de realizar este paso es porque para confeccionar los informes definitivos es necesario realizar cálculos agrupados por titulación, departamento, área y universidad por tanto deben estar registrados todos los cuestionarios que van a formar parte de nuestra evaluación.
Debe ser lanzado cuando ya estén todos los cuestionarios que van a formar parte de la evaluación registrados en el sistema de ENCUESTAS, ya que una vez cerrado no se permitirá realizar ninguna de las acciones siguientes:
Si se permite:
Una vez pulsado sobre 'Cerrar AVANCE' el sistema realizara las siguientes actuaciones:
En el sistema existe una pantalla (Menú Maestros – Años de evaluación) donde de un solo vistazo podremos saber la situación actual de la evaluación que estamos realizando, así como la realizada en años anteriores.
En esta pantalla podremos ver de un simple vistazo los estadísticos por año de evaluación:
Para poder consultar o descargar los resultados de los cuestionarios tenidos en cuenta en el cálculo de medias (titulación, departamento, centro, etc) que se incluyen en el informe final debemos acceder seguir los siguientes pasos:
Este indicador solo contendrá información cuando se haya realizado el proceso 'Cierre de avance' que es en el momento en el que el sistema determina que cuestionarios se van a tener en cuenta y cuales no para el calculo de las medías (Ver apartado 'Cerrar avance de evaluación').
Para poder emplear la aplicación EXAPLUS se debe disponer de un PC que tenga instalada la aplicación y este conectado a un lector de cuestionarios codificados.
El manual de usuario completo de la aplicación se encuentra en la carpeta Documentación EXAPLUS, en estas líneas vamos a dar a modo de resumen los pasos necesarios para poder incluir los cuestionarios leídos en nuestra evaluación docente.
Una vez abierto el programa EXAPLUS se nos mostrara la ventana principal del programa.
Nosotros seleccionaríamos Nuevo (segundo botón de la izquierda) y se nos abrirá la siguiente ventana.
Seleccionando la plantilla 'PRUEBA EN BLANCO' pulsaremos sobre Aceptar y se nos abrirá la pantalla de parámetros de la prueba que vamos a leer.
En esta pantalla es donde vamos a definir los parámetros que la aplicación necesita para realizar la lectura y poder exportar los datos al aplicativo ECU-EVALUACIÓN DOCENTE.
Por ejemplo se puede indicar: código de nuestro fichero de códigos del que son los cuestionarios que se van a leer, dni o nombre del profesor, titulación, asignatura y grupo evaluados, etc.
Una vez cumplimentados los datos indicados pulsaremos sobre la pestaña Subpruebas.
Aquí pulsaremos sobre el botón Nueva, automáticamente se cambiara la etiqueta del botón a Añadir.
Deberemos pulsar nuevamente sobre este botón (ahora Añadir) y se nos activara la lista de valores Selec. Subprueba, en dicha lista de valores seleccionaremos el valor '1'
Y cumplimentaremos los siguientes datos
Indicaremos:
Con esto ya hemos terminado de introducir los parámetros, pulsaremos sobre Aceptar y volveremos al menú principal con la pantalla de lectura abierta.
Pulsaremos sobre el botón 'Leer' (sexto por la izquierda) de la barra superior y se empezaran a leer las hojas que se han depositado en la lectora.
Con forme va procesando hojas irán apareciendo en la pantalla en función de cómo es la lectura, correcta o con incidencias.
En este ejemplo se puede ver que existen 5 hojas correctas y una con incidencias.
Para saber las incidencias producidas haremos doble click sobre la línea y se nos abrirá una pantalla con el mismo formato que la hoja marcando donde se encuentra la incidencia.
En este caso la incidencia esta en la línea 6 (marcada con un cuadro rojo) y se ha producido por que existen dos respuestas a esa pregunta.
En este caso la incidencia es porque el identificador no esta registrado en la aplicación y por tanto no puede ser leída la hoja.
En el primer caso se revisaría la hoja y se eliminaría en la pantalla la respuesta no valida y en el segundo se corregiría el identificador y se pulsaría sobre Aceptar.
Si se han corregido las incidencias de la hoja el sistema la colocara en el bloque de las correctas.
Es importante que no existan hojas con incidencias ya que estas no serán tenidas en cuenta en ECU para la evaluación del profesor.
Una vez que tengamos todas las hojas en el bloque de las hojas correctas debemos guardar el resultado, botón Guardar de la barra superior (tercero por la izquierda)
Como ultimo paso indicaremos que migre el resultado de la lectura al sistema ECU usando como pasarela SUMA, por tanto pulsaremos sobre el botón AV/SUMA (tercer botón por la derecha), esto no incluye nada en SUMA, simplemente usa SUMA como pasarela hacia ECU.
Se nos abrirá una ventana donde deberemos seleccionar la encuesta recién leída
En asignatura pondremos 'EEEE' y buscaremos en la lista la denominación que le hemos puesto a la nuestra (debe ser la ultima que aparece).
Una vez seleccionada pulsaremos sobre el botón Migrar.
El proceso procederá a la migración de datos.
En caso de que ya exista registrada la prueba en base de datos informara con un aviso.
El proceso finalizara mostrando un resumen con la información de la migración.
Con esto las hojas leídas ya están disponibles en ECU para ser cargadas y verificadas mediante el proceso 'Encuestas – Carga/Verificación desde EXAPLUS'.
Para procesar otra evaluación se pulsara sobre el botón Parar, y el sistema inicializara los datos y podremos registrar una nueva prueba.
