Diagrama

1. Reuniones de seguimiento de proyectos de la cartera

Cada dos/tres meses, el responsable de la PMO (Project Managment Office), convocará a los RTP (Responsable Técnico Principal) de proyectos a una o varias reuniones de seguimiento de aquellos pórticos en los que desempeña este rol. 

La distribución y contenido de las reuniones será la siguiente:

• Nuevos proyectos de desarrollo [1/2] y [2/2]:
  • Se revisará el estado de los proyectos con Responsable Técnico Principal del ámbito de desarrollo, y que por tanto tendrán como Unidad Responsable en PÓRTICO a uno de los tres servicios de desarrollo, se distribuirán en estas dos reuniones (excepto aquellos considerados TRANSVERSALES), de tal forma que cada Responsable Técnico Principal solo deba asistir a una de ellas.
  • Los proyectos se distribuirán de tal forma que en ambas reuniones se realice el seguimiento de proyectos asignados a diferentes servicios del ámbito de desarrollo.
• Proyectos TRANSVERSALES y OPERACIÓN de los servicios [1/1]:
  • Primera parte:
    • Los proyectos con Responsable Técnico Principal de cualquier servicio (del ámbito de desarrollo o no) en los que hay participación de más de dos equipos de desarrollo.
  • Segunda parte:
    • Líneas de trabajo de las operaciones que puedan tener impacto en otros equipos (tan sólo esas líneas y no las que sean puramente verticales) y así como otras cuestiones que puedan haber sido anotadas por los jefes de servicio en las reuniones bilaterales.

MUY IMPORTANTE que en esta segunda parte no tratarán cuestiones verticales que ya habrán sido revisadas en reuniones bilaterales con los jefes de servicio.

Para cada una de estas reuniones existirá un borrador de ACTA, generada previamente por parte del responsable de la PMO (Project Managment Office) que debe ser actualizada y completada de forma colaborativa por los asistentes de forma previa, de acuerdo a las indicaciones que se detallan más adelante.

2. Generación de la instantánea del proyecto para el seguimiento

La generación de instantáneas, tal como se describe en 03. Realizar instantáneas del proyecto, se puede realizar en cualquier momento, pero el Responsable Técnico Principal deberá realizar una instantánea del Jira Plan del proyecto, de manera OBLIGATORIA el último día en la que se cierra el periodo. Esta instantánea deberá estar disponible, en todo caso, antes de la reunión de seguimiento.

3. Cumplimentar la ficha de seguimiento en PÓRTICO

El Responsable Técnico Principal (ya sea un proyecto NUEVO o sea OPERACIÓN) debe rellenar los datos de seguimiento al finalizar cada periodo y antes de las reuniones de seguimiento, en la aplicación Pórtico según las Normas para cumplimentar la ficha de seguimiento de PÓRTICO.

Una vez completados en Pórtico, estos datos podrán ser cargados de forma automática en las respectivas actas de seguimiento del ejercicio y período (En 2025: 2025 - [DES] - Aprobación, seguimiento y cierre).

4. Revisión de las actas de seguimiento

Una vez cumplimentados los datos de seguimiento en la aplicación Pórtico , el Responsable Técnico Principal revisará las actas correspondientes a la/s reunión/es para las que haya sido convocado (En 2025: 2025 - [DES] - Aprobación, seguimiento y cierre).

Para cada proyecto en el que figure como Responsable Técnico Principal, debe actualizar los datos de seguimiento pulsando el botón:

Veamos a continuación qué datos se cargan en el acta desde pórtico (y hay que revisar) según el tipo de proyecto.

4.1 Secciones correspondientes a pórticos nuevos PROYECTOS

Una vez pulsado el botón se recuperará de forma automática la información que se haya cumplimentado en la pestaña de seguimiento de la aplicación Pórtico tal y como se muestra en el siguiente EJEMPLO:

El tic verde indica que los datos se han rellenado en Pórtico, y el tic rojo que NO.

Además, en caso de que se considere relevante para el seguimiento y/o para el interés de otros Responsable Técnico Principal, se podrán añadir líneas bajo el apartado "Otras observaciones".

Por otra parte, deben actualizarse los siguientes enlaces: 

• Instantánea de planificación. Esta actualización corresponde al RTP.
• Instantánea del plan de ejecución del proyecto. Esta actualización corresponde al jefe de servicio/adjuntía a la jefatura del área.

Los siguientes apartados "Tareas QA", "Tareas Despliegue" y "Tareas de Gestión del Cambio" se actualizarán automáticamente pulsando el botón .

Para más información sobre estas MACROS personalizadas ÁTICA, ver 6. Macros personalizadas (ATICA).

4.2 Apartados correspondientes a pórticos de OPERACIÓN por equipos de trabajo

En este apartado, la OPERACIÓN se mostrará agrupada por equipos de trabajo.

Una vez pulsado el botón se recuperará de forma automática la información que se haya cumplimentado en la pestaña de seguimiento de la aplicación Pórtico tal y como se muestra en el siguiente EJEMPLO:

✔️ RTP: Juan José Pujante

✔️ Líneas de actuación en PÓRTICO:

+ Mantenimiento (500)
      - Cambio de Ejercicio en Gesperpro (enero)
      - Artículo 55 (Productividad Investigadora)
      - Certificados 190

+ Bolsa
      - Continuación con el desarrollo de la Cuota de Solidaridad
      - Reconversión de categoría PDI 
      - Mejoras a Carrera para consulta de cursos

En el caso de que no se haya cumplimentado el apartado "Líneas de actuación en PÓRTICO" se indicará de la siguiente forma:

Además, en caso de que se considere relevante para el seguimiento y que sean de interés para otros Responsable Técnico Principal, se podrán añadir líneas bajo el apartado "Otras observaciones".