El módulo de empresas de explotación de resultados permite gestionar las empresas, tanto de base tecnológica (EBTs) como las intensivas de conocimiento no tecnológico (EINCNTs), así como la transferencia tecnológica, por parte de la OTRI.
Las empresas de base tecnológica o EBTs, son empresas que se crean para explotar un resultado surgido de la actividad investigadora de la Universidad. Normalmente estos resultados son patentes.
Las empresas intensivas en conocimiento no tecnológico o EINCNTs son empresas que se crean para explotar el conocimiento adquirido de la activad de investigación universitaria. En este caso no se explota una patente sino un conocimiento, un know-how.
Existen otros tipos de empresa que cabe mencionar en este contexto, como son las Spin-off, que es un nombre más genérico bajo el que quedan englobadas, entre otros posibles modelos, EBT o EINCNT y las Start-up, que son empresas de marcado carácter innovador pero que, en este caso, surgen desde fuera de la Universidad. Tanto para las EBTs como en las EINCNTs y, de igual forma, también en las spin-off, la premisa de su constitución es la Transferencia de los resultados y conocimiento adquirido fruto de la actividad de investigación promovida por el personal investigador de la Universidad, es por ello que, surgen desde el seno de la Universidad e interesa registrar la información acerca de su constitución, actividad, documentación, participantes etc ... en el SGI.
El proceso de registro de una EER en el SGI puede venir por parte de un investigador, quien en primera instancia notifique su interés por constituir una EER. Para ello las Universidades suelen disponer de un formulario a tal efecto, que se podrá adjuntar como documentación de la Empresa. En otras ocasiones, podría darse el caso que fuese la OTRI la que proponga que un determinado resultado o conocimiento es candidato a ser transferido.
Una vez se dispone de toda la información necesaria, la OTRI inicia el proceso de constitución de la Empresa, prestando a su vez el servicio de acompañamiento durante todo el proceso y registrando la documentación generada en el mismo.
Una vez constituida la Empresa, se irá gestionando información acerca de la vida de la misma en el SGI, tal como documentación adicional a la de constitución, las diferentes formaciones del equipo societario, etc ... que permita gestionar el ciclo de vida de la misma.
Se contemplará también el hecho de que la Universidad entre a participar de una empresa que ya estuviese constituida de antemano, siendo en este caso el proceso más sencillo en cuanto a la gestión por parte de la OTRI. En el SGI, se podrá si así se considera registrar exactamente la misma información que para el caso de que se haya constituido en la propia Universidad.
A la gestión de todo ello se da acceso a través de la opción de menú "Empresas de Explotación de Resultados", la única opción del menú principal del gestor de este módulo, que da acceso al buscador y listado de empresas, a partir de las cuales se podrá llevar a cabo la gestión del resto de entidades relacionadas con ellas.
En este manual se utilizará el término "empresa" para referirse a "empresa de explotación de resultados", para facilitar la lectura y comprensión del mismo. Como el concepto de Empresa se utiliza también para referirse a las entidades o empresas dentro de los sistemas de Universidad, cuando se mencionen ambas en una misma frase se aclarará de cuál se trata en cada caso. |
Con carácter general todas las empresas tienen la posibilidad de recoger en el SGI la misma información. Esta información se presentará y gestionará agrupada en diferentes apartados de la siguiente forma:
Cada uno de estos apartados constituye una pestaña o menú. Se verán con detalle en los apartados de creación y modificación de una empresa.
El acceso a la gestión de empresas sigue la estructura general del SGI, tras pulsar en el menú "Empresas de Explotación de Resultados" se accede a la página inicial que contiene el listado de empresas y su buscador, que sigue las normas básicas descritas en MDU-Manual de usuario - 3.2 Buscadores y listados.
Por defecto, se listan todas las empresas disponibles sobre una tabla de resultados paginada, que sigue las normas básicas descritas en MDU-Manual de usuario - 3.5 Paginación de listados. La tabla muestra una serie de campos significativos, que serán los siguientes:
En el listado se muestra además una columna final "Acciones" con las acciones disponibles para cada empresa, cumpliendo con lo descrito en MDU-Manual de usuario - 3.3 Listado de entidad.
El apartado de empresas incluye únicamente un buscador, no dispondrá de buscador ampliado. Los campos por los que se podrá son los siguientes:
Su funcionamiento sigue las normas básicas descritas en MDU-Manual de usuario - 3.2 Buscadores y listados.
En el caso concreto de las empresas, desde este listado el gestor/a puede realizar las siguientes acciones para cada registro:
Desde el listado de empresas se dispondrá del botón "Añadir Empresa de Explotación de Resultados" para añadir una nueva empresa.
Al pulsar sobre el botón "Añadir Empresa de Explotación de Resultados" se navegará a una pantalla donde se podrán completar únicamente una de las secciones de información de empresas, "Datos generales".
Para la creación de una nueva empresa únicamente es necesario informar los datos de este apartado, el resto de apartados se podrán informar desde la edición o modificación de la empresa (ver apartado del manual Modificar una empresa).
Hasta que todos los campos de este apartado no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Guardar Empresa de Explotación de Resultados", informándose de cuál es la causa de error en cada caso (ver apartado del manual Validaciones).
Este apartado contendrá el conjunto de información general necesaria para gestionar una empresa en el SGI, además de información general adicional.
La información general de la que se dispondrá en el SGI relativa a las empresas es:
En tramitación: cuando se empieza a tramitar el expediente pero aún no se puede considerar la empresa como tal.
No aprobada: ha sido rechazada la solicitud por algún estamento de la Universidad.
Activa: es cuando ya se ha producido la aprobación del Consejo de Gobierno (CG) y la firma de la escritura (bien de incorporación, bien de constitución). Para poder poner este estado, ha de tener asociada una Entidad que esté dada de alta en la Universidad.
Sin actividad: cuando aún no se ha disuelto pero el negocio está parado, aunque podría reactivarse.
Disuelta: con fecha de cese incluida.
Es obligatorio.
En el proceso de alta de una empresa, además de las validaciones ya descritas para cada sección de información particular dentro del apartado "Datos Generales", se aplicarán las siguientes validaciones, algunas de las cuales se deducen de las características de cada campo descritas anteriormente:
Cuando se haya completado la información de "Datos Generales" y ya no haya errores de validación en el formulario, se deberá pulsar sobre el botón "Guardar Empresa de Explotación de Resultados", global a la pantalla, para registrar todos los datos y crear la empresa.
Si todo va bien, se mostrará al usuario un mensaje confirmando que la empresa se ha creado correctamente y se navegará a la pantalla de modificación de la empresa, donde ya aparecerán el resto de apartados de información de la empresa.
El resto de apartados, se podrán completar durante el proceso de modificación de la empresa.
La modificación de los datos de una empresa puede realizarse a través del icono de acción "Editar" del listado de empresas.
Al pulsar sobre la acción "Editar" de una empresa, se navegará a una pantalla donde se podrán completar o modificar todos los apartados de información de empresas.
Se mostrará el detalle de la empresa, en su apartado inicial "Datos generales", donde se podrán modificar los datos de la empresa de este apartado.
Del mismo modo, accediendo a través del menú lateral izquierdo, se podrán completar o realizar modificaciones sobre los campos del resto de apartados.
Al pulsar sobre la opción de menú "Datos Generales" se podrán completar o realizar modificaciones sobre los datos generales de una empresa.
Este apartado que se muestra en la modificación es exactamente igual al presentado en el alta de empresa y el funcionamiento y validaciones serán las mismas que en el Alta de empresa.
Se podrán modificar todos los campos de este apartado.
Al pulsar sobre la opción de menú "Documentos" se podrán completar o realizar modificaciones sobre los datos de la documentación asociada a una empresa.
Este apartado contendrá un árbol con toda la documentación que se genere y se decida registrar en el SGI durante el proceso de gestión de la empresa.
Se mostrará el árbol de documentos asociados a la empresa estructurado por Tipo de documento y Subtipo de documento. Si hubiera documentos sin tipo o sin subtipo, se mostrarán agrupados al final bajo epígrafes con nombres genéricos.
Desde esta sección se podrá además añadir nuevos documentos a la empresa, además de ver o modificar los datos de los existentes o de descargar el fichero asociado a cada uno.
Al pulsar sobre el botón "Añadir Documento", se mostrará una sección al lado derecho del árbol de documentos, donde se podrá introducir la información del documento a añadir.
La información de la que se dispondrá en el SGI relativa a los documentos de una empresa es la siguiente:
Hasta que todos los campos no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Aceptar", informándose de cuál es la causa de error en cada caso.
Al pulsar el botón "Aceptar", se ocultará la sección para la introducción de los datos para añadir el documento y el nuevo documento aparecerá en el árbol de documentación de la empresa.
Si en la sección para la introducción de los datos para añadir el documento se pulsase el botón "Cancelar", se ocultaría esa sección, ocupando de nuevo el árbol de documentos todo el espacio del aparatado, sin realizar ninguna otra acción.
Al seleccionar un elemento del árbol, se mostrará una sección al lado derecho del árbol de documentos, donde se podrá ver el detalle del documento seleccionado.
Un icono diferente al de los demás documentos situado al lado del nombre del documento seleccionado nos indicará que es el que se está visualizando en la sección de datos del documento.
Desde esta sección de detalle de un documento se podrá descargar el fichero del documento seleccionado, editar el documento seleccionado o borrarlo.
Si se pulsa sobre la acción "Descargar Fichero" desde el detalle de un documento, se mostrarán al usuario las opciones para la descarga a disco del documento, al que el usuario podrá dar el nombre y ubicación que considere.
Si se pulsa sobre la acción "Editar Documento" desde el detalle de un documento, los campos de la sección con los datos del documento seleccionado se activará, permitiendo introducir cambios en los mismos.
La edición o modificación de un documento tendrá el mismo funcionamiento y validaciones que se describen en el Alta de documento.
Todos los datos del documento son modificables.
Al pulsar el botón "Aceptar", se ocultará la sección para la modificación de los datos del documento y el documento aparecerá en el árbol de documentación de la empresa con los datos modificados.
Si en la sección para la modificación de los datos del documento se pulsase el botón "Cancelar", se ocultaría esa sección, ocupando de nuevo el árbol de documentos todo el espacio del aparatado, sin realizar ninguna otra acción.
Al pulsar sobre el botón "Borrar Documento" desde el detalle de un documento, previa petición de confirmación de la acción, el documento se desasociará de la empresa y desaparecerá del árbol de documentos asociados a la misma.
Al pulsar sobre la opción de menú "Equipo empresarial" de una empresa, se desplegarán las opciones de menú correspondientes que permitirán completar los datos de:
Esto es, esta opción de menú, no es más que un agrupador de otros menús.
El funcionamiento de cada una de estos apartados se describe a continuación.
En este apartado el usuario puede ver el listado de personas que componen el equipo emprendedor de la empresa.
La información que se presentará de cada persona en este listado es:
Esta información será toda obtenida desde los sistemas de la Universidad.
En el listado se muestra además una columna final "Acciones" con las acciones disponibles para cada miembro del equipo emprendedor, cumpliendo con lo descrito en MDU-Manual de usuario - 3.3 Listado de entidad.
En el caso concreto de los miembros del equipo emprendedor, desde este listado el gestor/a puede realizar las siguientes acciones para cada registro:
Desde esta pantalla también se podrán asociar nuevas personas a la empresa como parte del equipo emprendedor, siendo siempre personas que se encuentren dadas de alta en los sistemas de la Universidad.
Al pulsar sobre el botón "Añadir Miembro equipo emprendedor" se mostrará una ventana emergente donde se deben completar los datos de un nuevo miembro del equipo emprendedor a asociar a la empresa:
La información de la que se dispondrá en el SGI relativo a cada miembro del equipo emprendedor de una empresa es únicamente un campo:
Hasta que todos los campos no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Añadir", informándose de cuál es la causa de error en cada caso.
Al pulsar el botón "Añadir", se cerrará la ventana emergente y el nuevo miembro aparecerá en el listado de miembros de equipo emprendedor de la empresa.
Si en la ventana emergente se pulsase el botón "Cancelar", se cerraría la ventana emergente sin realizar ninguna otra acción.
Desde este apartado se podrá, además de añadir nuevos miembros al equipo emprendedor, eliminarlos.
Al pulsar sobre la acción "Borrar" un miembro del equipo emprendedor, previa petición de confirmación de la acción, el miembro se desasociará de la empresa y desaparecerá del listado de miembros de equipo emprendedor asociados a la empresa.
En este apartado el usuario puede ver el listado de entidades (o empresas) y personas que participan la empresa como sociedad.
La información que se presentará de cada miembro de la sociedad en este listado es:
Cada registro que asocia una persona o una entidad con la empresa puede ser modificado, visualizado y borrado.
También se podrán asociar nuevas personas y/o entidades a la empresa como miembros de al sociedad, siendo siempre personas y/o entidades que se encuentren dadas de alta en los sistemas de la Universidad.
Al pulsar sobre el botón "Añadir Miembro sociedad" se mostrará una ventana emergente donde se deben completar los datos de un nuevo miembro de la sociedad a asociar a la empresa:
En primer lugar, se debe seleccionar el tipo de miembro que se va a añadir, esto es, si es una Persona o una Entidad o empresa. En base a esta selección, se presentará a continuación el campo desde donde poder realizar la búsqueda, respectivamente, de personas o de empresas. Por defecto, se considerará que se quiere añadir una persona, por lo que estará marcada esa opción. Si se quiere añadir una Entidad, se debe marcar la opción "Entidad".
Por cada miembro de la sociedad se podrán introducir estos datos, que coinciden sea una persona o sea una entidad:
Es obligatorio.
No se obligará a que se desglose el total de personas y/o entidades que componen el 100% de la composición de la sociedad, pero sí se validará que, la suma de las participaciones de las que se incluyan, sumen como máximo el 100%.
Hasta que todos los campos no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Añadir", informándose de cuál es la causa de error en cada caso.
Al pulsar el botón "Añadir", se cerrará la ventana emergente y el nuevo miembro aparecerá en el listado de miembros de la sociedad de la empresa.
Si en la ventana emergente se pulsase el botón "Cancelar", se cerraría la ventana emergente sin realizar ninguna otra acción.
Desde este apartado se podrá, además de añadir nuevos miembros a la sociedad, modificar los datos de uno existente o eliminarlos.
Al pulsar la acción "Modificar" un miembro de la sociedad, se abrirá una ventana emergente con los datos actuales de dicho miembro, teniendo el mismo funcionamiento y aplicándose las mismas validaciones que en el caso de Añadir un nuevo miembro.
Al pulsar sobre la acción "Borrar" un miembro de la sociedad, previa petición de confirmación de la acción, el miembro se desasociará de la empresa y desaparecerá del listado de miembros de la sociedad asociados a la empresa.
En este apartado el usuario puede ver la lista de miembros que componen el equipo de administración de la sociedad. Son personas que se encargarán de la administración de la empresa.
La información que se presentará de cada persona en este listado es:
Cada registro puede ser visualizado, modificado y borrado.
También se podrán asociar nuevas personas a la empresa como parte de la administración de la sociedad, siendo siempre personas que se encuentren dadas de alta en los sistemas de la Universidad.
Al pulsar sobre el botón "Añadir Miembro administración sociedad" se mostrará una ventana emergente donde se deben completar los datos de un nuevo miembro del equipo de administración de la sociedad a asociar a la empresa:
Por cada miembro de la administración de la sociedad se podrán introducir estos datos:
Administrador solidario (2 personas o más)
Administrador mancomunado (2 personas o más)
Consejo de administración (3 personas o más)
Es obligatorio seleccionar uno.
Hasta que todos los campos no cumplan con las condiciones adecuadas, no se activará el botón "Añadir", informándose de cuál es la causa de error en cada caso.
Al pulsar el botón "Añadir", se cerrará la ventana emergente y el nuevo miembro aparecerá en el listado de miembros de la sociedad de la empresa.
Si en la ventana emergente se pulsase el botón "Cancelar", se cerraría la ventana emergente sin realizar ninguna otra acción.
Desde este apartado se podrá, además de añadir nuevos miembros a la administración de la sociedad, modificar los datos de uno existente o eliminarlos.
Al pulsar la acción "Modificar" un miembro de la administración sociedad, se abrirá una ventana emergente con los datos actuales de dicho miembro, teniendo el mismo funcionamiento y aplicándose las mismas validaciones que en el caso de Añadir nuevo miembro de administración de sociedad.
Al pulsar sobre la acción "Borrar" un miembro de la administración de la sociedad, previa petición de confirmación de la acción, el miembro se desasociará de la empresa y desaparecerá del listado de miembros de la administración de la sociedad asociados a la empresa.
En el proceso de modificación de una empresa, además de las validaciones ya descritas para cada sección de información particular dentro del apartado "Datos Generales", se aplicarán las siguientes validaciones, algunas de las cuales se deducen de las características de cada campo descritas anteriormente o coinciden con las ya descritas en el apartado Validaciones y guardado del alta de empresa:
Si el tipo de administración es "Administrador solidario", haya 2 personas o más en el equipo de administración.
Si el tipo de administración es "Administrador mancomunado", haya 2 personas o más en el equipo de administración.
Si el tipo de administración es "Consejo de administración", haya 3 personas o más en el equipo de administración.
Ejemplo de validación de composición de la administración de la sociedad:
Cuando se hayan completado las modificaciones en todos los apartados y ya no haya errores de validación en el formulario, se deberá pulsar sobre el botón "Guardar Empresa de Explotación de Resultados", global a la pantalla, para modificar todos los datos de la empresa.
Si todo va bien, se mostrará al usuario un mensaje confirmando que la empresa se ha creado correctamente y se navegará a la pantalla de modificación de la empresa, donde la empresa ya aparecerá con los cambios realizados.
