El SGI Hércules es un sistema de acceso vía web que requiere autenticación a través de un nombre de usuario/a y contraseña. En el proceso de autenticación el SGI identifica el permiso o rol que le corresponde al usuario/a. En función de este rol se delimitará la visibilidad de unos u otros módulos así como los permisos con los que se puede acceder a la información de cada uno estos módulos. Los módulos del SGI son:
El módulo INV es un módulo particular ya que es el que centraliza la funcionalidad disponible para el personal investigador (perfil de investigación).
El manual de usuario se estructura en función de los dos principales perfiles de acceso (perfil de gestión y perfil de investigación) y en función de los módulos funcionales CSP, PRC, ETI y PII.