La gestión de la participación en proyectos externos en el SGI sigue el siguiente flujo:
En este manual se centra en la funcionalidad de la unidad de gestión. Las funcionalidades del persona de investigación se explican en su manual MDU - Perfil personal investigador
El personal de gestión puede consultar todas las solicitudes de autorización registradas, además de recibir una notificación cada vez que cualquier personal de investigación marca como "presentada" una solicitud de participación en proyecto externo.
El personal de gestión puede modificar el estado de la solicitud de autorización. No se implementa ningún flujo concreto, por lo que tendrán libertad para realizar cualquier cambio de estado. Los estado posible por los que puede pasar una solicitud de participación en proyecto externo son:
El personal de gestión puede modificar cualquier dato de las solicitudes de autorización, salvo que éstas ya hayan sido marcadas como "autorizadas".
El cambio de estado de la solicitud de autorización realizado desde el personal de gestión lleva implícito un comunicado hacia el personal de investigación.
Una vez que la solicitud de participación en proyecto externo ha sido autorizada será notificada, de forma automática, al módulo de CVN.
El personal de gestión puede generar el certificado de autorización para que sea descargado por personal de investigación. Tendrá la posibilidad de generar el certificado con los datos recogidos en la autorización y con un formato pre-establecido o bien podrá adjuntar un documento generado de forma ajena al SGI. Se podrá generar tantos documentos de autorización si bien solo uno podrá estar marcado como "público", será éste el que esté disponible para su descarga por parte del personal de investigación. Cada vez que se marque un certificado como público, se generará un comunicado automático para informar al personal de investigación.
Con la información recibida en la notificación de CVN y la disponibilidad o no del documento acreditativo de la concesión del proyecto, el personal de gestión tomará la decisión de registrar el proyecto en el módulo de CSP. Si este proyecto se registra quedará vinculado a la notificación del proyecto creado en el CVN y, por extensión, a la solicitud de autorización inicial (siempre que ésta hubiese sido vinculada por el personal de investigación) al proyecto creado en CVN.
La información recogida desde CVN no será suficiente para registrar el proyecto en el SGI, aunque sí se dispondrá de la información de partida básica. La introducción de los campos en el registro del proyecto deberá ser realizada por el personal de gestión, si bien, como para cualquier otro proyecto SGI, la introducción de los mismos podrá ser realizada progresivamente.