Introducción

El objetivo de esta guía es que sea una referencia ante las dudas de funcionamiento que le puedan surgir sobre como se realiza el presupuesto ajustado y su posterior memoria económica final. Se van a mostrar y explicar en detalle cada uno de los pasos disponibles y los matices que hay que tener en cuenta en cada uno de ellos.

Se aplica para aquellas actividades dadas de alta a partir de la normativa 2023 (R-1237/2023 , de 28 de julio) .

El acceso a CASIOPEA se puede hacer desde cualquier punto con conexión a Internet, la url de acceso será  https://casiopea.um.es

Presupuesto ajustado

Módulo en el que los administradores pueden corregir el presupuesto estimado. En la pantalla principal pueden rellenar los datos de distintas secciones y guardar el presupuesto ajustado. Este guardado puede ser parcial o final. En el caso de ser parcial se trabajará sobre la misma versión del presupuesto, en caso de ser final, se guarda en un histórico de presupuestos (PDF) de forma que se puedan consultar luego los diferentes presupuestos ajustados finales guardados. Es posible cambiar la versión del presupuesto tantas veces como sean necesarias, y cada vez que se haga se guardará un histórico. Cada vez que cambie un presupuesto ya guardado se debe introducir un motivo de modificación.

Pantalla del presupuesto ajustado y de la memoria económica final

En esta pantalla se muestran las actividades del usuario en las que puede rellenar el presupuesto ajustado y/o la memoria económica final. Se accede a ella a través de: Gestión Actividades → Presupuesto Ajustado o Gestión Actividades → Memoria Económica Final

 ¿Cuándo se podrá dar de alta el presupuesto ajustado?

• Actividad de normativa 2023
• La fecha de registro de la actividad sea mayor que el 01-ene-2023.
• Si la actividad no tiene registrada fecha de registro que la fecha de alta sea mayor que el 01-ene-2023 
• Actividad en estado validado o realizado
• Le fecha desde la que se pueden matricular los alumnos debe ser menor a la fecha actual

Listado

En esta pantalla se muestran las actividades del usuario que están en periodo de poder rellenar el presupuesto ajustado.

Descripción de la funcionalidad de los botones y sus condiciones:

Uno: Creación el presupuesto ajustado de la actividad. Redirige a la página de edición del presupuesto ajustado nuevo. Aparece cuando la actividad no posee un presupuesto ajustado.

Dos: Edición del presupuesto ajustado. Redirige a la página de edición cargando el último presupuesto ajustado. Aparece cuando la actividad posee al menos un presupuesto ajustado. Si está finalizado solo el gestor podrá editarlo.

Tres: Descarga el último presupuesto ajustado en formato PDF. Aparece cuando haya un presupuesto ajustado al menos.

Cuatro: Descarga el presupuesto ajustado final en formato Excel. Aparece cuando el presupuesto ajustado está en estado terminado.

Cinco:  Muestra el historial de presupuestos ajustados de la actividad. Muestra el índice, la fecha de modificación, el usuario que modificó el presupuesto y el motivo de modificación. Además, permite descargar en formato PDF cada uno. Aparece cuando haya un presupuesto ajustado al menos.

Ventana del historial de presupuestos:

Edición

Esta es la pantalla de creación de un nuevo presupuesto ajustado. Aparece cuando la actividad no tiene presupuesto ajustado. En la parte derecha se rellenan los datos del presupuesto ajustado y en la izquierda se muestran los datos del presupuesto estimado. El botón azul realiza un guardado parcial y el verde un guardado final.

Los directores podrán hacer tantos guardados parciales como quieran haciendo las modificaciones oportunas, pero una vez finalizado, solo podrán ver el Excel y el PDF. En el caso de los gestores, si que podrán continuar haciendo modificaciones al presupuesto una vez finalizado, para esto deberán indicar un motivo de forma obligatoria:

Memoria económica final

Memoria económica final

¿Cuándo se podrá dar de alta la memoria económica final?

La memoria económica final podrá ser dada de alta por la persona con rol de director cuando cumpla lo siguiente:

• Actividad de normativa 2023
• Actividades registradas a partir de la fecha DD/MM/YYYY
• Actividad en estado validado o realizado
• Presupuesto ajustado terminado
• La fecha de fin de curso es mayor a la actual pero no sobrepasa los 2 meses. Pasado este tiempo, sólo podrá ser dada de alta por los gestores.

Acceso

Se crean diferentes enlaces:

• Desde el menú superior: nos llevará al listado de presupuesto ajustado y memoria económica final:
  
• Desde mis actividades, por cada actividad (menú lateral y registro de actividad), tendrá diferentes opciones.
  

Dentro del listado de presupuestos ajustados y memoria económica final:

Aparecerán dos opciones:

• PDF: La memoria económica final está terminada y se descargará en PDF. 
• Nuevo: si aún no se ha creado y llevará a la página de edición

Para rellenar la memoria económica final se tendrá que indicar si ha habido algún cambio o no:

Si se marca que si: deberá poner de forma obligatoria un motivo y se le redirigirá a la página del presupuesto ajustado para que la modifique. Tras pulsar guardar, se guarda el presupuesto ajustado con una marca de que es el último y, a continuación, se guarda la memoria económica final con la el motivo rellenado anteriormente.

Si se marca no: podrá rellenar el campo observaiones opcionalmente. Se realiza una copia del último histórico del presupuesto y se guarda la nueva copia con una marca de que es el último presupuesto registrado. Después, se guarda la memoria económica final con el campo observaciones indicado si ha sido rellenado.

En el listado, una vez que se haya realizado la memoria económica final, ya no se podrá editar el presupuesto ajustado, se podrá consultar el último presupuesto ajustado y el histórico de presupuesto. En este caso, el historial muestra dos tablas separadas por una línea: una con los presupuestos y otra con la memoria económica final: