Contenido

Introducción

A continuación se recoge de forma detallada cada uno de los ajustes realizados en PRÁCTICAS EXT. para completar la adaptación del proceso para poder gestionar las prácticas externas (curriculares y extracurriculares) de los estudiantes de formación permanente.

Distinción tipo de estudio en ofertas de PRADO-JS (PRAE-5200)

En la opción de menú Web/PRADO → Peticiones → Consulta/Validación solicitudes peticiones estudiantes, ahora se ha incluido la opción de filtrar por el Tipo de Petición

• Alumnos en Práctica
• Alumnos en Práctica informática (Sin oferta)
• PRADO - Títulos oficiales
• PRADO - Formación permanente

Regularización práctica tras anulación matrícula actividad formación permanente (PRAE-5259)

Se ha creado un nuevo proceso, a semejanza de que se hace para rescisión práctica por anulación de matrícula de título oficial, para realizar la rescisión de prácticas del COIE de estudiantes de formación permanente que estando realizado prácticas anulan su matrícula. 

Este nuevo proceso hace una labor similar a la existente para la expedición del título y se ha añadido el motivo de rescisión "Anulación de matrícula de actividad de formación permanente" , también se ha recogido que la solicitud de la rescisión viene de la Escuela de Formación Continua (EFC).

Finalmente, tanto a nivel de prácticas como de prórrogas se ha añadido un nuevo estado_anexo:  (C)Rescindida por Escuela de formación continua por anulación de matrícula

Eliminación de plazas CARM no asignadas a fin de fase (PRAE-5260/PRAE-5288)

El proceso diariamente comprueba si hay fases de consulta y asignación abiertas en la CARM. Desde la CARM nos informan que el servicio mantiene actualizado, al momento de la consulta, las ofertas disponibles para asignar; es decir, en caso  por ejemplo que una oferta ya haya sido asignada a otra universidad, o el tutor no disponga de disponibilidad la CARM no enviará ya esa oferta a través del servicio. 

Si hay una fase de consulta y asignación abierta el proceso procederá a leer las ofertas que lleguen desde el servicio de PRADO JS dándose los siguientes supuestos:

1) La oferta no está registrada en el sistema. El proceso guardará una petición con los datos de la oferta y se notificará al COIE (coiepracticas@um.es) por correo electrónico de la incorporación de esta nueva oferta al sistema. 

2) La oferta ya estaba registrada en el sistema. El proceso comprobará si existe algún cambio en las fechas de disponibilidad y las actualizará si procede. En este supuesto no se envía notificación al COIE. 

3) Si ha existido algún problema en la incorporación de la oferta al sistema el proceso enviará una notificación al COIE (coiepracticas@um.es)  informando del problema.

Una vez que el proceso concluye la inclusión o actualización de las ofertas procede a eliminar las ofertas que ya no están disponibles en el momento de la consulta. 

Estas ofertas pueden no estar disponibles por dos motivos:

1) No hay fase de consulta y asignación abierta y por tanto llega el servicio vacío de ofertas.

2) El servicio no envía la oferta porque ya no está disponible para asignar.

En este caso el proceso eliminará las ofertas registradas en el sistema si no han sido gestionadas por el COIE, es decir, las peticiones que no han sido validadas y por las que el COIE no ha creado ya la práctica.

Registro prácticas curriculares de plazas adjudicadas de formación permanente por COIE (PRAE-5279 / PRAE-5292)

Se ha creado una nueva opción de menú:

Web/PRADO → Alta Aceptación práctica EFC que da acceso a una nueva pantalla. 

La pantalla está dividida en tres pasos:

• Paso 1. Introducimos el cif y la delegación si la hubiere de la entidad que va a crear la petición.
• Paso 2. Pulsamos el botón Nueva Aceptación Libre que nos llevara a la pantalla web para introducir los datos de la petición. 
• Paso 3. Una vez creada la petición se habilita el botón Crear Práctica.  Al pulsar  se enlaza con la pantalla de aceptación y se simula la pulsación del botón 'Aceptar Solicitud' que ya hace todo el circuito hasta crear la práctica.

Si el proceso falla en algún punto se cancela el proceso y se borra la oferta creada. También se dispone de un botón Cancelar Proceso para hacerlo de forma manual.

Vamos a detallar el ciclo completo con un ejemplo práctico. Escogemos un estudiante inscrito en prácticas de estudios propios, Miguel Marín Candel, y una entidad/delegación CEIP CERVANTES (MOLINA DE SEGURA)

Posibles estudiantes para hacer pruebas:

50381745S
49249977P
48359576Y
77442816E
52779414A
45930062M
77855956J
48665201F
74221971M
48451146J

1) El COIE inicia el registro de la aceptación libre desde la opción detallada anteriormente.

2) El COIE registra los datos en el formulario web. Para agilizar la introducción de datos el campo de Nombre y Apellidos del estudiante se autocompleta al introducir el NIF. 

3) Tras la introducción de datos el sistema informará de si la operación se ha realizado correctamente o de si ha existido algún tipo de error.

En caso de realizarse correctamente de forma automática se dará como validada la aceptación libre.

4) El COIE una vez que el sistema informa del registro correcto de la solicitud deberá volver a la aplicación de gestión y clicar en el botón del paso 3 que llevará directamente a crear la práctica.

5) Se inicia el proceso habitual de creación de la práctica 

Una vez que se concluye el proceso, si todo ha ido bien la aplicación mostrará mensaje de práctica creada con éxito.

6) En este paso es el coordinador, tras recibir la notificación que se lanza en la creación de la práctica, el que debe entrar en su perfil en la opción de aceptaciones pendientes.

Para este caso particular el sistema asigna por defecto a fcerro@um.es como coordinador.

Cabe señalar que también podrán ver las aceptaciones pendientes los coordinadores extraordinarios indicados por el COIE y que la práctica se quedará asignada bien al coordinador ordinario o extraordinario que la acepte.

Nosotros, a modo de prueba, hemos puesto a una compañera de ATICA, lidiaps@um.es

7) El coordinador tras aceptar la práctica e indicar el tutor al que se la asigna y el tipo de práctica, curricular o extracurricular, guardará la aceptación y el sistema para este caso particular:

• Guardará la aceptación del coordinador
• Creará de oficio la aceptación del estudiante
• Dejará la práctica en estado pendiente de validación por parte del COIE para que los gestores puedan realizar cualquier revisión antes de validarlas definitivamente.
• Notificará al coordinador de que la operación se ha realizado correctamente.

8) El COIE en Web/PRADO > Selecciones > Selección de candidatos validadas podrá realizar la validación final de las prácticas.

Si genera el anexo se podrá comprobar que para estos casos solo muestra la firma del coordinador

Y finalizará el proceso con la validación habitual de las prácticas.

Asignación plazas CARM (PRAE-5281)

Se ha modificado el proceso de asignación de plazas de manera que si la notificación a PRADO falla no se completa la asignación del estudiante.

El proceso quedaría como:

En gestión desde la opción WEB/Prado > Peticiones > Consulta/Validación solicitudes peticiones estudiantes filtramos por Origen > Prado , Tipo Petición PRADO - Formación Permanente. 

Aceptamos la petición seleccionando y pulsando en "Aceptar Petición", nos saldrá una pantalla para indicar la delegación CARM

Cuando seleccionemos la delegación, el sistema nos mostrará unas ventanas de aviso y vamos continuando con el proceso respondiendo "Si" a los distintos mensajes.

Tras esto se nos abrirá el formulario de Oferta

Para asignar al estudiante clicamos en "Detalle Plazas" del menú izquierdo

Para seleccionar un estudiante clicamos en DNI y en la lista de valores disponible buscamos a una persona y lo asignamos a la práctica.

En ese momento es cuando se va a producir la notificación a PRADO, si el mensaje ha ido bien se continuará el proceso y en caso de mostrar mensaje de error el gestor podrá cancelarlo para no continuar con la gestión de la práctica.

Volcado información servicio pradojs (PRAE-5293 /PRAE-5294)

A partir del xml proporcionado por PRADO se ha extraído la información correspondiente a la disponibilidad de huecos por parte del tutor para asignar.

Control duración práctica para actividades de formación permanente (PRAE-5280 / PRAE-5258). 

Se ha solicitado hacer los siguientes controles:

• Podrán hacer prácticas extracurriculares solo los títulos de posgrado de formación permanente que se indiquen
• Podrán hacer prácticas curriculares los estudiantes de actividades que tengan marcado que requieren hacer prácticas externas.
• Si la práctica es curricular no se podrá superar la duración de las horas de la asignatura de práctica, 
• El total de horas no podrá ser superior al 50% de la duración de la actividad teniendo en cuenta todas las prácticas curriculares y extracurriculares que el estudiante haya hecho para la actividad.

Estos controles se acuerda que se van a realizar en el momento de la validación de la práctica por parte del COIE.

Actualmente se realiza el control de que las horas no excedan el 50% de la duración de la actividad. 

El resto de controles dependen del servicio ORDS que se está implementando y que hay que invocarlo desde base de datos. 

Pendiente de realización:

• Integración del servicio ORDS creado con las funciones de base de datos que realizan la validación de la práctica
• Incorporación de la lógica de estos controles al proceso de validación. 

Permitir más de un coordinador para prácticas de formación permanente (PRAE-5282). 

Bajo demanda del COIE se solicitará la inclusión de coordinadores extraordinarios en el sistema para las prácticas de formación permanente. 

Se deberá indicar identificador del coordinador y actividades de EFC que podrá gestionar en prácticas.

La aplicación a estos coordinadores le ofrecerá la posibilidad de poder gestionar las aceptaciones de prácticas pendientes, asignándoles tutor y tipo de práctica, curricular o extracurricular. Si se designan ellos mismos como tutores se les habilitará también su perfil de tutor para el seguimiento de las prácticas del estudiante en su sección de estudiantes tutelados.

Se ha puesto en Registro prácticas curriculares de plazas adjudicadas de formación permanente por COIE un ejemplo de lo que un coordinador vería y actuaciones a realizar.