La entidad convocatoria es el punto de partida para el flujo convocatoria - solicitud - proyecto.
El registro de nuevas convocatorias será realizada por los usuarios con perfiles:
- ACT-CSP-003-Gestor (CSP - Actores)
- ACT-CSP-004-Administrador (CSP - Actores)
pertenecientes a una de las unidades de gestión que tengan habilitado la creación de convocatorias entres sus funcionalidades (USR - Módulo de usuarios)
El personal de las unidades de gestión registrará la convocatoria en el SGI a partir de la información publicada por el organismo convocante/financiador. El registro de convocatorias no es una fase obligatoria para el SGI. La Universidad podría decidir no realizar el registro de la convocatoria en el SGI y directamente registrar el proyecto ya concedido. Cada convocatoria registrada quedará vinculada a una unidad de gestión (UGI, OTRI, OPE, etc.) de forma que se limite la visibilidad de la misma al personal cuyo usuario tenga un rol asociado sobre dicha unidad de gestión (USR - Módulo de usuarios).
La gestión de las convocatorias en el SGI será homogénea, independientemente de su naturaleza de financiación y/o la finalidad del proyecto resultante.
Las convocatorias serán visibles por ACT- CSP-001-Investigador, a través de su acceso al SGI, serán las que hayan sido registradas por el personal de las unidades de gestión. La información disponible en el SGI será la que haya sido transcrita a la estructura convocatoria durante este proceso de registro. Esta estructura permitirá recoger los enlaces web y/o la documentación facilitada por el organismo convocante/financiador, pero el ciclo de vida de la convocatoria en el SGI será independiente del proceso que siga la misma en el organismo correspondiente. El SGI no definirá o limitará los criterios para decidir el registro de la convocatoria. Serán los procedimientos internos del Servicio de investigación de cada Universidad quienes decidan registrar la convocatoria en el SGI, así como las solicitudes presentadas. Del mismo modo serán estos procedimientos internos, y los datos aportados por el personal de la unidad de gestión durante el registro de la convocatoria, los que determinarán si el personal investigador podrá registrar los datos de la solicitud en el SGI. La configuración para habilitar el proceso de registro de las solicitudes estará disponible a nivel de convocatoria. Esto permitirá a las unidades de gestión tomar esta decisión en función de la casuística de cada convocatoria particular. En caso de no habilitar esta opción será el personal de las unidades de gestión quien deba registrar en el SGI las solicitudes presentadas, siempre y cuando resulte de su interés el disponer de esta información recogida en el SGI.
Dada la heterogeneidad y multitud de posibilidades que puede tener la información de las convocatorias, la estructura de esta entidad en el SGI será lo menos restrictiva posible, debiendo balancearse la minimización de limitaciones y restricciones con la posibilidad de agrupación y estructuración de sus datos para posibilitar la realización de búsquedas y/o la posterior obtención de estadísticas.
Descripción de convocatoria
Una convocatoria tendrá los siguientes bloques de información:
- Datos generales
- Entidades convocantes
- Entidades financiadoras a través de un plan y programa, que financia un porcentaje determinado haciendo uso de un tipo de financiación y a través de una fuente de financiación (que tiene un ámbito geográfico, un origen (público o privado) y la caracterísitica de si es un fondo estructural o no).
- Enlaces
- Plazos y fases
- Periodos de justificación
- Periodos de seguimiento científico
- Documentos
- Requisitos a cumplir por el IP
- Requisitos a cumplir por el equipo investigación
- Elegibilidad
- Códigos económicos → Pendiente de verificar si la correspondencia es a nivel general del SGI o debe variar a nivel de convocatoria/proyecto
- Configuración de solicitudes
- Áreas temáticas
- Palabras clave
- Estado
Datos generales
En este apartado se agrupará información general e identificativa:
- Identificador. Será un identificador numérico único asignado de manera automática por el SGI. No podrá ser modificado. Será un código interno que no estará visible en las pantallas.
- Código de referencia. Código alfanumérico para referenciar a la convocatoria. Será un campo obligatorio y debe de ser introducido por la persona que registra la convocatoria. El SGI comprobará que se trate de un código único. No podrán existir dos convocatorias con el mismo código de referencia. El objeto es que cada convocatoria disponga de una código conocido e interpretable por los gestores.
- Año de la convocatoria. Por defecto, tomará el valor del año actual pudiendo ser modificado, para cubrir aquellos casos en los que la convocatoria se registre en el sistema de forma tardía o con adelanto.
- Unidad de gestión. Será la unidad u oficina (OTRI, OPE, UGI, etc.) que realizará la gestión de la convocatoria. Estas oficinas deberán haber sido registradas en el SGI (CU-CSP-0010 - Gestión de "unidad de gestión"). Como el usuario que esté creando la convocatoria podrá estar asociado a varias unidades de gestión (CU-USR-0010-010 - Asignar usuario a unidad de gestión), con diferente perfil en cada uno de ellas, solo podrá registrar una convocatoria sobre la/s unidad/es de gestión sobre las que tenga perfil ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador. Es dcir, las unidades de gestión disponibles en el desplegables serán solamente aquellas sobre las que el usuario disponga de un rol ACT-CSP-003-Gestor o ACT-CSP-004-Administrador.
- Título de la convocatoria. Campo alfanumérico que permitirá darle un título a la convocatoria.
- Modelo de ejecución: Será un listado configurable que determinará los tipos disponibles en la pestaña de fases, enlaces, documentos y en el listado de "finalidad". La explicación ampliada de los modelos de ejecución se encuentra disponible en (CSP - Modelo de ejecución). Los modelos de ejecución disponibles en el momento de crear o modificar la convocatoria serán los que tenga asociados la unidad de gestión a la que se ha asociado la convocatoria a través del campo "Unidad de gestión".
- Finalidad: Será un listado configurable, cuyos valores estarán limitados por el Modelo de ejecución. Ejemplos de valores: proyectos i+d, contratación rrhh, servicios técnicos, asesorías, movilidades, constitución grupos, infraestructuras, royalties, etc. Puede consultarse CSP - Modelo de ejecución e IU-CSP-0020 - Gestión de tipos de finalidad)
- Régimen de concurrencia. Será un listado con los valores: concurrencia competitiva, concesión directa. Tomará los datos de una tabla interna del sistema que solo será configurable por ACT-008-Sysadm (equipo técnico).
- Proyectos colaborativos: Permitirá indicar si la convocatoria requiere el planteamiento de proyectos colaborativos (proyectos que deben de ser desarrollados en colaboración con otras entidades externas: empresas, centros tenológicos, etc.).
- Destinatarios. Será un listado predefinido, con las opciones: individual, equipo de proyecto, grupo de investigación, que permitirá activar uno o los dos apartados en los que se definirán los requisitos a cumplir:
- Si se indica "individual", solamente se activará el apartado "requisitos a cumplir por el IP" .
- Se se indica "equipo de proyecto", se activarán los apartados "requisitos a cumplir por el IP" y "requisitos a cumplir por el equipo de investigación".
- Se se indica "grupo de investigación", se activarán los apartados "requisitos a cumplir por el IP" y "requisitos a cumplir por el equipo de investigación".
- Entidad gestora. Será la entidad u organismo que actuará como gestor de la convocatoria. Solo se permitirá indicar una única entidad gestora para la convocatoria. El listado de entidades disponible procederá del módulo Empresas, común a todo el SGI. Este módulo, a su vez, tendrá establecidos los mecanismos de integración correspondientes con el/los sistemas corporativos universitarios, donde se centralice la información de empresas/organismos. No se realizará ninguna comprobación para validar que la entidad gestora se encuentre entre el listado de las entidades convocantes y/o financiadoras incluidas.
- Objeto o descripción de la convocatoria. Campo alfanumérico de mayor extensión que el título, que permitirá describir cuales son los objetivos de la convocatoria.
- Observaciones internas. Campo alfanumérico para recoger observaciones de carácter interno.
- Áreas temáticas
- Palabras clave
- Estado: Contará con dos posibles valores representativos del estado del registro de la convocatoria
- Borrador
- Registrada
Una convocatoria se podrá guardar en estado "Borrador" sin completar todos sus campos obligatorios, aunque sí respetando sus restricciones de tipo y longitud (cuando apliquen).
Cambiar el estado de una convocatoria a "Registrada" implicará la validación de la existencia de todos los campos obligatorios:
Para crear una convocatoria será obligatorio cumplimentar los siguientes campos:
- Código de referencia
- Año
- Unidad de gestión
- Título
- Modelo de ejecución
- Finalidad
- Destinatarios
- Entidad gestora
- Una entidad financiadora
- Estado
Entidades convocantes
Se permitirá la inclusión de una o varias Entidades convocantes. No se realizará ninguna comprobación para asegurar que la Entidad gestora figure entre las entidades convocantes, ni tampoco que las Entidades convocantes figuren entre las Entidades financiadoras. Las Entidades convocantes se deberán seleccionar del listado de Entidades disponible en el módulo Empresas, común a todo el SGI. Este módulo, a su vez, tendrá establecidos los mecanismos de integración correspondientes con el/los sistemas corporativos universitarios, donde se centralice la información de empresas/organismos.
De todos los campos que pudieran tener las Empresas, en el listado de las entidades convocantes se mostrará:
- Nombre de la entidad
- Razón social de la entidad
- CIF de la entidad
Si en el momento de creación de la convocatoria la entidad convocante no estuviese registrada, el usuario deberá dirigirse al módulo de Empresas, común al SGI, desde el que se registrarán los datos necesarios para la creación de la nueva entidad. Será la integración de este módulo de Empresas con los sistemas corporativos de la Universidad, la que determine cuándo estará disponible la nueva entidad para poder vincularla a la convocatoria, así como quien determine los campos obligatorios a cumplimentar para poder registrar la Empresa.
Toda entidad convocante que se vincule a la convocatoria debe asociarse a un Plan (programa) Ver IU-CSP-0060 - Gestión de plan de investigación
Para crear una convocatoria no será obligatorio que se indica ninguna entidad convocante.
Una vez añadida una o varias entidades convocantes a la convocatorias, éstas se podrán eliminar (se eliminará la vinculación de la convocatoria a la Entidad convocante, pero la Entidad seguirá existiendo en el módulo común de Empresas.
Entidades financiadoras
Se permitirá la inclusión de una o varias Entidades financiadoras. No se realizará ninguna comprobación para asegurar que la Entidad gestora figure entre las Entidades financiadoras, al igual que tampoco se realizará ninguna comprobación para validar que las entidades financiadoras se correspondan con las Entidades convocantes. Las Entidades financiadoras se deberán seleccionar del listado de Entidades disponible en el módulo Empresas, común a todo el SGI. Este módulo, a su vez, tendrá establecidos los mecanismos de integración correspondientes con el/los sistemas corporativos universitarios, donde se centralice la información de empresas/organismos.
De todos los campos que pudiera tener regsitrados la Entidade en el módulo de Empresas, en el listado de las entidades financiadoras se mostrará:
- Nombre de la entidad
- CIF de la entidad
Si en el momento de creación de la convocatoria la entidad convocante no estuviese registrada, se redirigirá al módulo de Empresas, común al SGI, desde el que se registrarán los datos necesarios para la creación de la nueva entidad. Será la integración de este módulo de Empresas con los sistemas corporativos de la Universidad, la que determine cuándo estará disponible la nueva entidad para poder vincularla a la convocatoria, así como quien determine los campos obligatorios a cumplimentar para poder registrar la Empresa.
Asociado a cada una de las entidades financiadoras de la convocatoria se deberá vincular:
- Plan y programa de financiación (IU-CSP-0060 - Gestión de plan de investigación)
- Fuente de financiación (IU-CSP-0070 - Gestión de fuentes de financiación)
- Tipo de financiación (IU-CSP-0080 - Gestión de tipos de financiación)
- Porcentaje de financiación
Los planes y programas de financiación deberán haber sido registrados en el sistema (IU-CSP-0060 - Gestión de plan de investigación) por los ACT-CSP-004-Administrador con caracter previo. No existirá ninguna restricción para poder vincular cualquier Entidad financiadora a cualquier Plan de financiación.
Una vez añadida una o varias entidades financiadoras a la convocatoria, éstas se podrán eliminar (se eliminará la vinculación de la convocatoria a la Entidad, pero la Entidad seguirá existiendo en el módulo común de Empresas.
Fases
Dada la heterogeneidad de convocatorias
Enlaces
En este apartado se unificará la información documental que pueda complementar a la información introducida en el resto de apartados
- Listado de enlaces: URLs directas a la información de la convocatoria
Documentos
- Listado de documentos: Documentos que se puedan aportar para ser descargados (bases de la convocatoria, formulario de solicitud, etc.)
Información adicional
Datos de la convocatoria:
- Código identificación
- Objeto de la convocatoria: descripción de texto
- Tipo de convocatoria (identificar si es necesaria esta tipología o si la clasificación quedaría cubierta solo con la modalidad). Ejemplos de valores para este tipo: proyectos de investigación, proyectos de colaboración, servicios técnicos, rrhh, proyectos de transferencia, contratos)
- Modalidad, descompuesto en:
- Plan
- Programa
- Subpromaga
- Plazos. Se deberá definir una tipología configurable a nivel de usuario administrador, de forma que a partir de los tipos de plazo, definidos de forma común para todas las convocatorias, en cada convocatoria se pueda seleccionar el tipo de plazo que aplique e indicar la fecha de inicio y fecha de fin de vigencia. Ejemplo:
- Presentación interna solicitudes - -
- Presentación solicitudes - -
- Periodo justificación
- Periodo de ejecución
Decidir si los periodos de justificación deben de tener una entidad individual
- Conceptos de gastos elegibles
- Deberán estar tipificados, de forma que cada concepto de gasto se corresponda con una aplicación presupuestaria del sistema de gestión económica
- Organismos financiadores
- ¿deben llevar asociado el tipo de financiación?
- ¿algún dato económico más?
- Datos económicos
- Importe
- ¿algún dato del tipo % costes indirectos?
- ¿alguna tipología para identificar el tipo de financiación ej: subvención, factura, préstamo, fondos feder?
- Listado de documentos
- Se dará la posibilidad de definir una tipología de documentos (ejemplo: bases convocatoria, preguntas frecuentes)
- Nombre del documento
- Activación de visibilidad para investigadores
- Listado de enlaces de interés asociados a la convocatoria
Recordatorio: Y otra cosilla, no se si lo hemos comentado en otras sesiones, cuando vimos las altas de convocatorias y proyectos de investigación, pero no quiero que se nos pase; habría que mantener, al menos para los proyectos de ámbito nacional, autonómico, local, ... la fecha de la Resolución de la convocatoria y la de su publicación en el Boletín Oficial que corresponda, así como poder incorporar la referencia asignada al proyecto por la entidad financiadora, tanto en su fase de solicitud como en la de concesión, cuando introducimos el proyecto en el sistema.